制度执行管理程序.doc

制度执行管理程序

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2020年6月23日
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编制日期
版本
修改内容
编制人
生效日期
/10/14
初版

王俊泉

制 表
会 签
核 示

1． 目的:
经过对内部制度、 流程的执行情况进行审核, 找出制度、 流程未执行的原因并进行改进, 保证公司所制定的所有制度、 流程得到切实的执行。
2． 适用范围:
仅适用于本公司经正式受控的制度、 流程、 规定等文件, 不包括其它受控文件或非受控文件
3． 定义:
制度: 本程序所指的制度包括经规定权限人审批过, 经行政部受控的公司有关程序文件、 操作指引和制度文件, 以及其它经行政部确认需按此程序执行的其它文件。
4．参考制度:
《文件控制程序》 COPPF-001
5．权责:
行政部: 负责本程序的制定、 修改, 并监督其执行; 主导公司内部制度的集中审核。
制度编写部门: 负责对所编写制度开始执行时的讨论、 会签、 审核, 及制度的改进。
总经理: 批准本程序。
6．内容:
制度执行的管理包括两部分: 制度发行时的管理和公司所有内部制度的集中审核。
6.1 制度发行时的管理: 制度发行时的管理包括制度的拟订、 宣导、 执行、 审核、 改进等。
6.1.1 由制度编写部门按《文件控制流程》将草稿完成后, 须先将草稿用邮件形式发给相关部门经理及总经理, 征集其修改意见, 对合理性建议给予采纳, 对不合理建议给予解释, 对无法定论的一起进行讨论; 根据实际情况, 也能够直接召集与所拟制度直接相关的人员进行会议讨论。凡公司所有制度都应尽量多的征求各方意见, 使制度更切合实际和易于执行。
6.1.2 经讨论定稿的制度由编写部门组织相关部门主管、 产品经理、 部门经理进行培训。具体培训流程参考《培训控制流程》。培训前一星期左右应先将待培训制度以邮件的形式发给所有参加的人员, 给予其熟悉、 思考和提出问题的时间。培训中应确保所有参加培训人员得到正确理解, 对所有人员提出的疑问及时解答, 并对提出的建议当即讨论确定最终定稿文本, 如确有特殊原因无法当场确定的, 也应用最快的速度解决, 并通知相关人员。
6.1.3 由编写部门将制度类型发给行政部申请编号, 在行政部提供编号后, 由编写部门打印出来, 并送交相关的各部门主管、 产品经理、 部门经理会签后, 经总经理批准执行。整个会签和批准过程一般应在培训后的三天内完成。
6.1.4 由编写部门发出《内部联络单》, 对制度的执行日期进行通知, 也可在受控文件上做出规定, 此《内部联络单》必须给行政部一份。
6.1.5 行政部应于执行前三天将制度进行分发。( 具体操作见《文件控制程序》) 。
6.1.6 各部门在接到分发的制度后, 应于制度执行前由部门经理/主管对本部门所有人员进行培训和宣导。
6.1.7 自执行之日起, 由行政部组织、 制度编写部门主导, 对该制度的执行情况进行审核。审核时, 由编写部门提出, 根据需要能够成立专门的审核小组。小组组长由编写部门经理担任, 组员由编写部门成员、 部门经理/主管、 产品经理中的一人或多人担任。
6.1.8 审核一般为每星期进行一次, 根据需要和实际情况能够一星期审核2-3次, 但每星期不能少于一次。
6.1.9 审核人员在审核时应首先将该制度的关键控制点( 如原则、 时间限制等) 和制度的主要执行部门找出来登记《制度执行审核记录表》上, 并将之作为审核的重点。在审核时经过询问操作人员的实际操作流程并找出与之相应的表单记录进行对照, 核对其是否按文件规定的操作及所填写表单记录是否符合要求等。审核过程中要以所产生的表单记录等客观依据作为审核的重点。同时将不合格项如实记录在《制度执行审核记录表》上, 并将审核结果向总经理和行政部汇报。
6.1.10 审核过程中, 如有员工反映不同意见, 审核人员应认真听取, 作好记录, 能立即答复或是解释的要立即答复或解释, 不能立即处理的应说明原因并承诺预计可答复的日期。
6.1.11 由编写部门针对未执行的制度或是制度中未执行的部分组织相关人员进行讨论( 能够是正式的会议形式, 也能够是临时召集人员进行, 或是用邮件形式等等) , 找出未执行的原因, 并针对原因确定改进措施和预防措施。
6.1.12 由编写部门以适当的方式( 修改制度、 内部联络单、 邮件、 会议等) 处理后, 在公司内立即执行。
6.1.13 编写部门主导进行再次审核。如仍发现有未执行的制度或是制度中未执行的部份参见6.1.9 条处理, 循环进行, 直至经审核连续5次以上未出现问题后, 才停止其审查。
6.1.14 对未执行的原因属于员工无正当理由, 拒不执行的, 能够给予其纪律处分。公司决策层和管理层应给予支持。
6.1.15 所有《制度执行审核记录表》必须上交行政部统一保存。
6.2 内部制度的集中审核:
6.2.1 由行政部组织对全厂所有正在运行的制度每半年进行一次集中审核。审核采取抽样的形式进行。经行政部提出, 总经理批准后, 能够适当增加审核次数。
6.2.2 集中审核必须成立专门的审核小组, 小组组长由行政经理担任, 成员从部门经理/主管、 产品经理等人员中抽取。审核小组名单由行政部报总经理批准。
6.2.3 由审核组长编制《________年度制度执行的审核计划》, 报总经理批准。在审核计划中要列出审核小组成员, 并指定负责具体部门审核的小组长及成员, 注意不能出现本人审核本部门的情形。
6.2.4 各审核小组长和成员调阅相关制度, 必要时参考上次审核结果, 做出审核计划。
6.2.5 由行政部组织召开一次简短的首次会议, 说明本次审核活动的目的、 内容及过程安排, 会议参加人员为审核小组成员和各部门主管/经理、 产品经理等人。
6.2.6 各审核小组进行现场审核, 搜集客观证据, 分析观察结果, 将不合格的部份填写在《制度执行审核记录表》上。所有不合格项必须经被审核部门负责人确认, 并经审核组长批准。
6.2.7 由行政部组织召开末次会议, 各审核小组长通报审核结果。
6.2.8 每次审核活动完成后, 由审核组长编写《______年__次制度执行审核总结报告》, 此报告在审核结束后一个星期内完成。总结报告应阐述审核范围的制度执行情况, 并对不合格的部分做出汇总于《制度执行集中审核不合格汇总表》上。
6.2.9 审核总结报告经总经理批准后, 分发各部门主管/经理、 产品经理及以上职务人员。
6.2.10 对审核中不合格的部分, 属于受审核部分责任的, 由受审核部分主管/经理及时采取改进措施和预防措施; 属于必须由全公司组织重新讨论才能解决的, 由行政部组织进行讨论, 提出改进措施和预防措施。所有的改进措施和预防措施必须及时在公司内采取行动。
6.2.11 由行政部统一对各不合格内容的改进措施和预防措施进行跟踪验证 对其执行结果记录于《制度执行集中审核不合格汇总表》上, 并由行政部经理向经理例会上通报进度。
6.3 记录与保存:
6.3.1 行政部对《制度执行审核记录表》、 《______年______次制度执行审核总结报告》、 《________年度制度执行的审核计划》及相关的会议记录、 其它资料等统一保存三年。
7．附件:
附件一、 《制度执行审核记录表》 COPHR-005-1A
附件二、 《________年度制度执行的审核计划》 COPHR-005-2A
附件三、 《______年______次制度执行审核总结报告》 COPHR-005-3A
附件四、 《制度执行集中审核不合格汇总表》 COPHR-005-4A

制度发行初期的审核流程图

制度草稿

制度讨论

制度定稿

制度培训

制度会签及批准

制度审核

YES
改进和预防措施

NO
制度再审核
全部执行

内容摘要

邮件/会议的形式

各部门主管/经理要对下属进行培训

交行政部编号/
培训后三天完成

《制度执行审核记录表》

编写部门主导, 相关部门人员参加, 经讨论确定后立即执行

《制度执行审核记录表》

《制度执行审核记录表》交行政部保存

责任部门

编写部门

相关部门主管/经理/产品经理/总经理

编写部门

编写部门

相关部门主管/经理/产品经理/总经理

编写部门主导/审核小组

相关部门主管/经理/产品经理/总经理

编写部门主导/审核小组

行政部

内部制度的集中审核
编制审核计划

成立审核小姐

审批

审核准备

首次会议

现场审核

末次会议

审核总结

提出改进和预防措施

执行改进和预防措施

NO
跟踪验证

YES

全部执行

内容摘要

《________年度制度执行的审核计划》

《________年度制度执行的审核计划》

《________年度制度执行的审核计划》

《________年度制度执行的审核计划》, 由行政部主导

《制度执行审核记录表》

《制度执行审核记录表》由行政部主导

《______年______次制度执行审核总结报告》/《制度执行集中审核不合格汇总表》
《制度执行集中审核不合格汇总表》

《制度执行集中审核不合格汇总表》

《制度执行集中审核不合格汇总表》

责任部门/人员

行政部

行政部

总经理

审核小组成员

审核小姐成员/产品经理/部门经理/主管

审核小组成员

审核小姐成员/产品经理/部门经理/主管

行政部经理

部门经理/主管/行政经理

各部门

行政部