xx公司写字楼退租管理办法.doc

xx公司写字楼退租管理办法写字楼退租管理办法（初稿） 第一条 为规范xx公司（以下简称“公司”）所管辖范围内所有大厦租户的退租管理，优化退租程序，维护双方权益。根据国家和地方有关规定及公司有关规章制度，特制定本办法。第二条 本办法中相关名词定义如下：1.“大厦”：指由公司直接或代管的物业项目及其附属区域；2.“租户”：指已与公司签订租赁合同、物业管理合同的租户（即合同乙方）；3.“退租”：包括自然退租和非自然退租。“自然退租”指合同到期。“非自然退租”指租户在不具备法定或合同约定的解除条件时，因租户单方原因提前终止合同的履行，并按合同约定和有关办法交还租赁单元的行为；4.“协作部门”：指公司具体负责租户退场工作的部门。 第三条 租户退租时，应遵循客户退租管理流程（见附件一）办理相关手续。第四条 公司有关人员在办理租户退租工作时，要严格依照公司租赁合同、租赁合同、本管理办法及国家或地方相关规定执行。 第五条 各协作部门职责（详见附件二）：1市场营销部：负责与客户商谈，编制退租方案，进行退租谈判，做好相关合同会签等工作。2客户服务部：负责退租客户的访谈调查，准备退租资料，审核各类退租材料，收回公司发放的各类证卡，出具退租报告，协助做好租区保洁，将相关资料存档。3计划财务部：负责审查收缴退租客户的费用缴清情况，进行租、押金处理。4工程部：对退租租赁单元恢复后进行验收，根据实际情况出具整改意见。5安保部：协助其他门做好相关辅助性工作。第六条 客户退租的具体处理事项包括：1客户自然退租的处理1.1客户合同到期前3个月，由市场营销部与客户商谈续租事宜，若客户同意续租，则于合同到期前重新签订租赁和物业管理合同。1.2若客户确定不再续租，客户服务部配合市场营销部了解客户退租原因，相关协作部门按流程为客户办理退租手续。2客户提前退租的处理2.1客户向市场营销部提交退租申请，填写 大厦客户退租申请表。2.2市场营销部与客户服务配合调查并分析客户退租原因，客户服务部向市场营销部提供客户退租前的详细欠费或应缴费清单。2.3 市场营销部与客户商谈编制退租方案，进入退租谈判。2.3.1若能与客户达成并签订退租协议，按协议办理，签订协议后，将协议复印件送交客户服务部。若退租客户缴纳的保证金足够抵扣欠款，按正常退租进行。2.3.2若因客户原因无法达成一致意见不能签订退租协议，且其保证金不足以抵扣欠款时，由客户服务部出具清退报告，报经理办公会研究，再根据经理办公会达成的决议执行。2.4 客户服务部引导客户办理退租的具体手续。3. 因客户违约及其它原因而强制退租的处理3.1由于客户恶意拖欠费用等原因，客户服务部经努力而无法解决、确需通过解除合同以减少公司损失时，客户服务部应发出工作联系单将有关事由及时通知市场营销部。3.2市场营销部在无法同客户取得联系，或洽谈无法达成一致而客户经催告既不履行合同也拒不办理退租手续等情况下，以工作联系单方式通知客户服务部，由客户服务部、安全保卫部等协作部门在公证人员的监督下对租区进行清理，使租区恢复至待租状态。3.3 因客户原因给公司租赁区造成破坏，且客户无力或不愿承担赔偿责任时，公司可依法向有关部门提出上诉。3.4退证客户服务部收回公司发放给客户的各类证、卡。3.5验收客户按要求对租赁单元恢复到原状或达到租赁合同、退租协议中约定的状态后，客户服务部会同工程管理部、安全保卫部对租区进行验收。 3.5.1验收合格后，客户服务部给客户出具退租报告，督促做好退租区的保洁工作，将相关资料存档。3.5.2 验收不合格，由工程部出具整改意见，客户按整改意见进行整改，直至整改达标，再由客户服务部出具退租报告，督促做好退租区的保洁工作，将相关资料存档。3.6结算客户在完成以上手续后，凭客户服务部出具的退租报告到计划财务部结清费用。3.7迁出客户服务部通知安全保卫部做好相关工作，协助客户办理迁出（物品搬出）等相关事宜，收回租区钥匙。3.8待租处理客户迁出后，客户服务部安排保洁人员对空租区进行保洁清理，待其达到待租状态后，书面通知市场营销部该租区可以正常出租。3.9存档由客户服务部和市场营销部分别整理客户详细资料档案，备档查询。客户服务部和市场营销部应就此客户入驻和退租期期间，对公司的服务和管理情况按各自职能进行分析总结，形成记录。并将其中的有效信息传递至相关会议和部门，以便采取完善纠正和预防措施。附件一：1客户退租管理流程附件二： 客户退租管理要求描述序号活动类型活动要求记录1提交退租申请客户合同到期不再续租或因其它原因向市场营销部提出提前退租。2编制退租方案如果客户提前退租等非正常退租，市场营销部接收到以上信息后报部门经理，按照租户退租情况编制退租方案。3退租谈判1.1由市场营销部与客户就退租方案进行交流沟通并基本达成一致，签订退租协议。1.2如市场营销部与客户就退租方案进行交流沟通没有达成一致，无法签订退租协议。则由客户服务部在公司内部会签清退报告。4清退报告1.1清退报告内核算的客户保证金足以抵扣所欠各项费用，则按照清退报告办理后续流程。1.2清退报告内核算的客户保证金不足以抵扣所欠各项费用，则由经理办公会集体决议。清退报告5合同会签市场营销部与提前退租的租户签订退租协议退租协议6准备退租资料1.1客户服务部按正常退租和签订退租协议的租户分别准备退租资料。1.2安保部根据客户服务部出具的协助租户搬家的协作单配合租户搬运物品出大厦。协作单7对租区进行恢复客户依据租赁合同或退租协议要求，对承租单元进行恢复。退租协议8收回公司发放的各类证、卡客户持有效证件和完整的证、卡到客户服务中心办理退还证、卡事宜。9对恢复后租区进行验收工程管理部、客户服务部、安全保卫部与客户对退还的租区进行验收，在退租房屋交接表上签字， 由客户服务部收回租区钥匙。退租房屋交接表10出具整改意见若租区恢复经验收不符合要求，在退租房屋交接表上提出整改意见，由客户服务部向客户提出整改要求。退租房屋交接表11进行整改客户根据整改意见进行整改。12出具退租报告客户服务部对验收合格的退还租区向公司出具退租报告，按正常退租和非正常退租两种情况对情况进行描述，并将信息反馈到市场营销部，经相关领导审核后将退租报告交至计财部。退租报告13相关协助安保部对退还的租区进行巡视，协助客户服务部对租户遗留问题的处理。14租区保洁客户服务部通知保洁单位对收回的租区进行保洁清理。15接收信息客户服务部将客户已经完成退租将租区归还的信息反馈到市场营销部，市场营销部将该租区列入待租单元。16租、押金处理1.1计划财务部结合退租客户情况对房租押金进行处理，正常退租按迁出报告中对押金金额进行审核、对租户退租时应缴纳的费用进行审核，确认应收或应退还的费用。1.2非正常退租按退租协议中的约定处理租金和押金。迁出报告退租协议17存档客户服务部将退租租户的资料进行统一归档。