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企业管理软件的“渐进式实施方法”

　　　　随着信息技术的高速发展，企业管理软件技术上的不断成熟，越来越多的企业开始在不同层次上应用企业管理软件。但应用的成功率较低或效果不佳，是长期困扰人们的一个重要问题。原因并不在于软件的功能或性能上有什么缺陷，而是软件的使用上不够合理。这里说的企业管理软件，当然不只是单一功能模块的简单使用，而是至少包括包括库存、采购、销售、生产计划在内的整体应用，需要企业不同部门相互配合、有效协作，才能通过管理信息系统更好地完成企业经营中的各个事项的处理。这样对于信息化基础较弱的企业来说难度较大，如果简单采取传统的实施方法，一般效果都不够理想，本人在实践中，结合具体企业的实际情况，提出了“渐进式实施方法”，有效地解决了系统实施中的部分问题。为了叙述方便，本文以下将“使用企业管理软件而建立的计算机管理系统“简称为“电脑系统“。 一、系统实施过程中存在的主要问题　企业管理软件的实施一般可分为系统调研、数据准备、模拟运行或并行、切换实施、改进完善等几个阶段。其中，认真进行调查研究，作好充分的可行性分析，摸清情况是十分必要的，在此基础上，数据准备是整理基础资料，以便进行初始化和模拟运行，经过使用部分真实业务模拟运行，确认软件的相应功能确切有效后，开发进行并行运行阶段，并行是指原有手工系统照样工作，同时在系统同步完成相应的业务处理，以证实系统运行结果是否正确可靠，之后再逐步将各个模块切换至单轨状态。在管理基础较好、人员素质较高、业务较为规范的企业或者大批量、单一产品生产的特点为企业，如果上述步骤能够步步落实，成功的可能性较大，而一些相对管理基础薄弱、人员素质不是太高、产品以多品种、多规格、多型号为主的企业，这种方法存在多方面的问题在实际中难以解决，尤其是一些中小企业，企业管理软件实施的成功率就很低，如果我们要求企业先进行“业务流程重组”和规范化管理时，他们往来会说：“正是因为原来管理不规范才需要用软件的，否则，还用电脑和软件干什么！”，当然，不断学习、加强培训、提高认识还是极其重要的，但有效的实施结果，才是最有说服力的，才可以直接提高企业人员加深对企业管理软件的认识和提高信心。对实施过程中的主要问题，有针对性地采取有效的措施，往往可以达到事半功倍的效果。 “初始化”工作量过大：
初始化的任务主要是整理并输入基础资料和初始余额。由于下列种种原因，导致初始化工作量过大，以致于不能按计划完成，经常严重影响企业管理软件实施的顺利进行。企业的货品多品种、多规格型号、单件价值小而数量繁多。 这种特点，给初始化工作中的很多内容带来了更多的工作量和较大的难度。
2、库存账实不符，余额不确切。 原有手工实物账账实不符，没有正确的结存余额，如需要正确的结存余额就要进行库存盘点。而进行盘点在业务繁忙、人手不足的情况下难以完成。
3 、动态存货。 除库存结存余额以外，要想获得准确的初始余额，还有生产过程中正在使用的原材料、半成品、已订货尚未到货的在途材料等。存货流转环节越多，通过盘点获取初始余额的难度就越大。
4 、人力不足。业务人员已定岗定员，每个职位的业务人员只少不多，又无法因电脑系统实施而使用临时人员。所以在软件实施过程中，一旦工作量加大就无法完成。而初始化工作量在个别岗位会增加到原来几倍。实际中，还存在着增加工作量不增加报酬等矛盾，情况较为复杂。还有个别岗位人员不能胜任等问题等。
5 、基础资料不完整。基础资料主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、存货分类、存货目录、会计科目、产品技术资料等。往来因为一些基础资料不够准确完整责任界限又不十分清楚，经常导致实施计划不能按时完成。如存在一物多名、一名多物等现象。
6 、基础工作不规范。企业业务处理程序不严格，手续不健全，甚至业务记录不完整，而企业管理软件只能按照规范的程序进行业务处理，不可能有太多的灵活，使软件服务商疲于应付业务人员提出的各向落后业务处理方式靠拢的各种要求。业务人员由于缺乏规范业务处理的习惯反而觉得使用软件束缚手脚，长期不能适应。
7 、结果：初始化长期不能完成。由初始化工作量过大、个别事项难度过大，使得初始化工作长期不能按要求完成。致使企业慢慢丧失了对电脑系统热情和兴趣，项目实施因此很可能不了了之，而企业经历了一次这样一次打击后，重新振作起来，下决心再次实施管理软件，恐怕至少要两三年以后了。 “并行”成为沉重的负担和无意义的事后处理
并行是指手工系统与电脑系统同步完成业务处理，因为仍然延用原用办法、程序来完成业务活动，所以所谓并行是不平等的，是以原有手工系统为主的，这样就使电脑系统的处理成为了事后的数据录入，根本对实际业务没产生影响。
并行方式的本意是想让电脑系统跟在手工系统后面，从而检验电脑系统的运行结果是否正确。如查某公司开发的企业管理软件从来没有在实际中用过，不知道是否能产生正确的结果，那么这种作法是无可指责的，然而事实是，很多软件已在实际中多次成功应用，还要长时间并行，这又是为什么了呢。实际上，并行方式的采用，是源于对电脑系统的不信任或者是对操作人员使用能力的不信任。这种不信任，大降低了应用的成功率。比如一个人坐着轿车去旅行，由于此缺乏对轿车或司机的信任，道路遇有不平，车子颠簸，此人便下车前面步行，让车子跟在后面“并行”，以检验车子是否能和他步行一样正确到达目的地。软件实施中的“并行”与此人的行为是完全一样的，不知此人如果乘坐是飞机的话该怎么办。 在“并行”过程中，主要会产生以下几个方面的影响1 、工作量加倍 需要使用软件的工作岗位，一般来说会使工作量提高一倍以上。这还是指初始化完成以后。如果该工作人员完成了新增加的工作量，是不是会被认为原来的他的工作任务不够饱满，太过清闲了吧？如果不能完成新增加的工作则会被认为是非常正常的。那么如果是你的话，你该怎么办呢？ 2 、事后处理的数据结果没有任何意义 “并行”方式下的电脑系统由于是事后处理，导致系统数据与业务需要不一致，不能作为业务处理的依据。比如客户要订购某种产品，销售人员无法从系统中查知当前是否有货，因为可能该种产品刚刚从仓库发出或是生产完工入库，但由于有关单据尚未录入，所电脑系统的数据不能成业务处理的有效依据。既然产生的数据结果不能使用，岂不是“白费工夫”？ 3 、业务人员的兴趣在下降 增加了工作量不说，忙了半天又没什么意义，随着刚接触时的新鲜感逐渐消失，业务操作电脑的兴趣在下降。人们开始觉得“企业管理软件用不用都可”，与项目调研过程中软件供应商宣传的效果形成了强烈的反差，企业的决策者也觉得好象上当了一样。一些开始进非常感兴趣的人也开始没了信心。 4 、是否及时处理无关紧要 由于上述问题的存在，在并行阶段电脑系统是否及时进行业务处理，显得无关紧要，一开始可能还保持与手工系统较短的距离，慢慢大家就发现，原来快点慢点无所谓。 5 、结果：还是老样子 “并行”所产生的结果，往往是让企业感到“管理软件可有可无”，仅仅是期末会产生一些报表而已。与当初的期望值相去甚远。 “故障”导致业务人员放弃使用电脑
电脑在使用中出现一些小的“故障”是非常正常的，如输入法不能正确打出中文、出现死机、网络不通、电脑病毒等等。因而在软件实施中会听到这样的话： 1 、“电脑坏了” 由于操作人员缺乏基本电脑使用能力，稍有“故障”，便会有人说“电脑坏了”，而成为放弃使用电脑的理由。而相关负责人又无法确认电脑是否真的坏了。企业新买的电脑会经常“坏掉”，久而久之，人们发现电脑真是“靠不住”。 2 、“还是手工方便” 与此同时，一些业务人员在操作电脑时，由电脑系统在输入数据时较严格，单据项目至少要填列齐全、货品名称、规格、型号要同目录中设置的相致等，他不说是自己的习惯作法不规范，反而说软件不方便，“还是手工方便”，我们也经常会看到一些怎么也看不懂的手工单据。 3 、结果：又回到从前 即便不是“电脑坏了”，也“还是手工方便”，其结果便是“又回到从前”，新事务经历了迂回曲折之后又回到了原点。
　　二、“渐进式实施方法”的内容及要点　企业的实际情况是客观存在的，不能指望在短期内有明显的改变。软件实施只能因地因时制宜，尽快使电脑系统能正常处理业务，才是软件成功实施的唯一突破口。 　针对上述问题，在模拟测试结束后，将基础资料在较短的时间内尽可能整理清楚，注意不能拖延时间太长，在存货分类、存货目录、客户档案、供应商档案等必要的基础资料录入完毕后，开始按以下办法实施。“渐进式实施方法”是指将企业的业务逐渐地纳入电脑系统处理范围，这一周期虽然也可能较长，但在实施过程可以让人感使用企业管理软件的必要性和真正的效果，同时没有突然增加太多的工作量，使各个岗位的业务人员也容易接受。 初始化，省略库存盘点和余额录入
前已述及，库存盘点和余额录入可能成为实施的障碍，那么就将其省略，可以大大减少一次性的巨大工作量。 以销售订单为目标对象，明确划分业务界限，坚决取消以往的“并行”方式
确定一个系统切入的始点。这个始点就是从某一张销售订单。从这张订单带来的新生产任务开始，所有的相关业务一律进入电脑系统进行处理。而此前开始的原生产任务依旧按原方法处理，不做任何改变。这样，业务处理要么用电脑，要么不用，没有增加工作量。系统仍然与手工系统“并行”，但不是和以往一样处理同一业务内容，而是在各行其事。“此并行非彼并行也”。 仓库划分： A 、 B 、 C 、 D
之所以可以不必录入初始余额，只是没有一次完成而已，事实上这一环节不可能省略。为了分次地将所有存货纳入电脑系统管理，在有效的库存管理的基础上，管理系统的其他目标才有可能实现。 1 、 A 库：新生产任务采购入库的原材料、新生产任务完工后的半成品、产成品 A 库的存货结存余额即是未有生产任务需要的原材料、半成品和未被客户订出的产成品。此外的任何存货不得进入 A 库。 2 、 B 库：新生产任务所需物料 B 库的库存是待领用的原材料或待发货的产成品。也就是说这部分存货已物有所用，在确认新物料需求时不必考虑。 3 、 C 库：原有生产任务所需物料、完工产品 原有生产任务所需原材料、及完工产品在此暂存，没记入电脑系统。待所有原生产任务完成后，此库取消。 4 、 D 库：未清理存货 原有存货，没有进行清理入库部分仍在此存，随着新的采购任务的开始将逐渐被清点入 A 库。 上述库中， A 库、 B 库由电脑系统处理， C 库、 D 库由手工处理。 生产计划部门：面对新生产任务
在生产计划部门，面对新生产任务，真正的系统运行开始了。 1、 原生产任务所需物料全部出库另存至 C 库，不足部分先行请购 2、 根据新生产任务，核实相关基础资料：如 BOM 、设计资料、工艺、模具等 3、 核实新生产任务的物料需求 通过实物调查、在途统计、合理的安全存量等，将当前生产任务物料需求的 D 库中已有材料，在电脑系统中盘点入 A 库，再填单出至 B 库；物料需求中不足部分，填单请购；原生产任务完工之半成品、产成品入仍手工入 C 库；新生产任务完工之半成品、产成品在电脑系统中填单入 A 库。 4 、完工产品从 A 库出到 B 库 新生产任务的相关入库
新生产任务的采购入库、生产部门退料、完工半成品入库、产成品入库，一律在电脑系统中填单入 A 库 新生产任务的相关出库
新生产任务中每一销售订单的产品全部完成后，由 A 库出至 B 库。发货时从 B 库发出。 采购部门：只需按单采购
新生产任务采购订单由采购部门跟单核对；已到货订单标记为“已到货” 新生产任务的处理变并行为单轨，变事后为事前
新生产任务的处理经转变后，产生了多方面的积极影响。 1、 业务人员在处理业务时，只能通过电脑系统完成，没有可以放弃的余地，无路可退，只能前进。 2、 所有业务处理都要即时打印成书面单据，并由经手人员签字。 3、 系统安全保证：保证系统正常运行，对断电、系统故障事先制定有效措施。 三、循序渐进的企业信息化之路
在企业信息化的历程中，只有特定条件下，才可能“一步到位”，如信息技术企业、人员素质很高、产品单一、产品规格型号较为稳定、管理基础较好、规模较大的企业等。而一般企业，尤其是中小企业，信息化只能是一个循序渐进的过程。 首先，人员素质是信息化的关键，只有采取多方面有效措施，使人员素质提高到信息化要求的水准，才能成为信息化的动力而不是信息化的障碍。而人员素质的提高，也不可能是一朝一夕的事，也只能循序渐进的过程。 其次，企业管理软件的应用，应当从单一模块和单机系统开始，如工资管理、固定资产、会计核算等，以此逐步提高相关人员应用计算机的能力，由于单机系统没有复朵相互关联，应用效果不会相互影响，没有太大风险。 再次，在没有真正应用企业管理软件之前，要先了解企业管理软件的特点和要求，提前按照软件系统的规律和要求来制定有效的管理制度和确定业务处理流程。因为信息化总是有它自己的特定规律的，什么样的企业制度都不可能原样不动的搬到信息化的体系中来。 “渐进式实施方法”仅就特定历史时期企业管理软件实施中一个阶段所出现的一些问题提出一些方法，换一个环境可能就不适用了。但是“循序渐进”总是客观规律的一个基本要求。