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金晖公司内部控制循环制度

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2020年5月29日
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金晖公司内部控制循环制度
第一章 总 则
第一条 为规范金晖公司的运作,加强内部管理,防范经营风险和财务风险,依据<中华人民共和国会计法>、<内部会计控制基本规范>等相关法律法规,特制定金晖公司内部控制制度。
第二条 本公司所称内部控制主要包括财务开支审批内部控制制度、采购与付款业务程序内部控制制度以及销售与收款业务程序内部控制制度等三个主要内部控制制度。
第三条 在公司业务程序内部的控制环节上,上一环节控制点的负责人有权指导和监督下一环节控制点的责任人,并对出现的错误和误差承担相应的责任:即对于下一环节控制点责任人因出现错误和误差所带来的损失,除其本人应承担相应的责任外,其上级责任人也要承担相应责任的处罚。
第四条 本制度需要公司的财务部门、生产部门、销售部门等各部门及各岗位职责的有效发挥,确保公司内部控制的有效运作。
第五条 公司的法定代表人对本公司内部控制机制的建立健全及有效实施负责。
第二章 财务开支审批内部控制制度
第六条 公司财务开支审批内容包括:成本费用开支审批、固定资产购置审批、对外投资审批等。
第七条 公司财务开支审批原则
（一） 成本费用开支时,应严格执行有权签字人及财务负责人双签字制度。
（二 所有经济事项必须由经办人签名,一名或一名以上的有权签字人审批签字,并经财务负责人签字后,方可到财务部门报账;
（三） 报账所持原始凭证必须是税务部门或财政部门认可的票据,无效的票据一律不得用于报账。公司在对外办理经济事项时,要同对方签订合同或协议。在报账时,必须附上有效的合同或协议;
（四） 报账单据经有权签字人签字后,会计人员应按照有关成本费用开支标准审核把关,确保审核无误后制作付款凭证,出纳要根据付款凭证办理付款手续。决不允许先付款,后制作会计凭证;
（五） 各部门和经办人员必须按照本制度规定的审核程序办理报账手续,对于审批手续不全的款项,财务部门有权拒绝支付;
（六） 各部门和经办人员从财务部门借款办理经济事项时,必须于经济事项办理完毕后1周内到财务部门报账;
（七） 在公司财务开支过程中,严禁经过化大为小、化整为零等形式来逃避开支权限管理的行为。
第八条 公司成本费用开支内容包括物料采购费、运杂费、保管费、包装费、保险费、差旅费、招待费、运输费、交通费、电话费、修理费、办公费、会议费、书报费、业务宣传费及其它费用。
第九条 公司成本费用开支审批权限
公司发生的管理费用,在核定的年度预算范围内列支。对于预算外的成本费用开支,必须经过预算外支出程序的审批后,在财务部门费用预算中的机动费用中开支,详细规定见第九部分:财务预算管理制度。
（一） 办公用品或低值易耗品:公司日常办公所需的办公用品或低值易耗品,购置金额在100元以下的由部门负责人审核批准,在100元——500元的由办公室主任审核批准,500元以上的由总经理审核批准;
（二） 业务招待费、修理费、会议费、差旅费、业务宣传费等公司对外发生的各项费用,金额在200元以下的由部门负责人审核批准,金额在200至500元的由主管副总经理审核批准,金额在500元以上的由公司总经理审核批准;
第十条 公司成本费用开支审批流程
（一） 支出申请:因公司业务需要发生费用开支时,部门内的经济事项经办人员要根据当月公司费用预算和公司相关费用支出标准填制”费用开支审批申请表”,呈报部门负责人审阅。

（二） 部门负责人接到”费用开支审批申请表”后,对费用开支的合规性进行审核;预算内开支按成本费用审批权限办理;预算外成本费用上报总经理审批后,列入部门机动费用支出。
（三） ”费用开支审批申请表”审批签字后,返还给申请人,申请人将其呈报至财务部负责人审核签字后,交由财务部出纳办理领取现金或支票的相关事宜。
（四） 原辅材料货款的支付
供应部每月底应根据生产需要和供货情况,提出下月用款计划,报送财务部及有关领导处。财务部要积极组织资金,根据资金的到位情况,报经董事长组织有关人员研究确定后,由供应部逐户填写付款通知单。
1． 在下列两种情况下,经部门领导、分管经理审批后,可直接到财务办理审批付款手续:
（1） 付款额属于已结算入帐的应付货款;
（2） 付款额度在已到货但尚未结算货款的80%以内。
2． 在下列两种情况下,须先签订供货合同,再按以上审批程序办理付款审批手续:
（1） 付款额超过已到货但尚未结算货款的80%的部分;
（2） 经审核后确实需要预付的货款。
（五） 工程款项的支付
项目与发展部应组织施工单位于每月底向财务部及有关领导报送经项目负责人审核后的工程进度表,项目与发展部、供应部应于每月底提出下月用款计划,报送至财务部及有关领导处,根据资金的到位情况,经董事长组织有关人员研究确定后,由项目与发展部、供应部的经办人员逐户填写付款通知单,经部门领导和主管副总审批后,按合同规定到财务部办理审批付款手续,无合同的必须先签定合同,超出合同规定付款范围的需要经过董事长审批。
第十一条 公司固定资产购置原则
（一） 公司固定资产的购置必须严格按照审批权限和相应手续办理。
（二） 公司固定资产购置采用”统一采购、归口管理”的原则,由公司供应部办理固定资产的购置工作。
第三章 采购与付款业务程序内部控制制度
第十二条 公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、订货、验收、付款和入账等环节。
第十三条 公司的采购与付款业务程序内部控制制度包括:
（一） 请购制度:
1． 按照采购单价和采购总金额将公司采购物资分为A、B、C三类。
2． 需求部门依据生产经营的需求情况确定需求计划,供应部门结合库存数据制订采购计划,采购计划包括采购物资名称、代码、需要量、到货时间。
（二） 对供货商的信用评估:
供应部供应商管理人员对供应商的产品质量、供货条件等进行评估,以确定入围供应商。
（三） 批准采购
经过信用评估后,将确定下来的符合公司的采购条件的供应商名单报经公司总经理批准后,签发采购合同,正式办理订购手续。
（四） 合同签订
经公司总经理批准后,按照审批权限由总经理或指定的授权委托代理人与供货商签订采购合同,采购合同一式四份,一份留供货商以备发货,一份送财务部门以备核算,一份供应部留存,一份交生产技术部。
（五） 验收
公司机动部负责按照合同约定的条件,检验采购物资(机电设备)品质、规格及验收数量。质量部负责采购物资(原煤)的检验。
物资验收的原则:随到随办,逐件检验;
物资验收后作如下会计处理:
材料入库后,无论是否与采购合同相符,都必须填写一式四联的入库单,一联由保管仓库留存,二联由供应部留存,三联交生产技术部留存,四联由生产技术部转送财务部门留存。
由供应部负责检查发票所填写的名称、数量、单价等是否有误,同时将入库单与采购合同进行核对,以检查所购物料与采购合同是否相符;由机动部负责进行所购物品(机电设备)质量的检验,由质量部负责原煤的质量检验;在完成了审核程序并确认准确无误后,送财务部门核算。
会计接到入库单和发票后,要审核入库单和发票并确认无误后,才可进行编制记账凭证等账务处理。
（六） 到货与采购合同不符的处理
如果验收时出现实际数量多出采购合同的规定数量,供应部负责填写退货通知单,将多余的材料退回供应厂商处,因此所发生的运输及其它费用全部由供货商负担;
如果验收时出现实际数量少于采购合同的规定数量,供应部负责负责通知财务部,本批货物暂不给予结款。待货物补齐后一并付款。
如果验收时或入库后出现品质不符,生产技术部负责填写退货通知单,将因品质不符而拒收的材料,退回供应厂商处;因此所发生的运输及其它费用全部由供货商负担。
退货通知单一式四联,一联由供应部留存,附于原采购、验收单的后面归档;二联由生产技术部留存;三联送财务部门;四联通知供应厂商。对于因质量不符的退货,相应负责质量检验的部门要在退货通知单上签章。
（七） 付款
公司支付货款时,除按规定能够支付现金外,一般应以支票等方式支付。首先由会计核对应付账款的明细账与客户提供的发票等单据是否有误,然后经财务部部门负责人或总经理签章后,交出纳人员办理支付。
（八） 入账
公司财务部门取得供货方的发票和收货单等原始凭证后,进行计量并计入适当的账户和适当的会计期间。
第四章 销售与收款业务程序内部控制制度
第十四条 销售与收款业务程序内部控制制度包括销售部门、生产部门财务部门、保管部门及其它涉及销售与收款业务的部门与人员。
第十五条 销售与收款业务程序的主要环节包括报价、信用调查、接受订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的账务处理等。
第十六条 在销售与收款业务程序的执行方面应保证以下职务的相互分离:
(一)接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作;
(二)填制销货通知的人不能同时负责商品的发货工作;
(三)开具发票的人不能同时负责发票的审核工作;
(四)办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作;
(五)记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作;
(六)会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。
销售部门要负责制定出恰当的销售政策,明确定价原则、信用标准与条件、收款方式以及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容,强化对商品发出和账款回收的管理,以尽可能地避免或减少公司的坏账损失。