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IT类资产管理办法

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2020年5月29日
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IT类资产管理办法    
1 目的
    为加强IT类资产的使用和管理,提高 IT类资产使用效益和效率,保证资产的安全和完整,特制定本制度。
2 适 用范围
2.1 本制度给出了何氏集团IT类资产管理 标准。内容包括:IT类资产定、范围、分类;管理职责义和管理体制;采购和验收程序;日常管理要求、报减、借调、交接、维修、报废等规定;
2.2 本制度适用于集团所有IT类资产管 理。
3 定义
3.1 IT类固定资产是指使用期限超过一年,一般设备单位价值在500元以 上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产,包括计算机、服务器、交换机等与计算机相关的电子设备;
3.2 IT类低值易耗品是指对达不到3.1规定标准的IT类设备及其配 件;
3.3 IT类耗材是指一次性使用的IT类物品。
4 IT资产分类
4.1 IT类固定资产:计算机主机、显示器、打印机、复印机、传真机、扫描仪、服务器、路由器、交换机、机柜、投影仪、UPS电源、移动硬盘,监控 系统、视频会议系统等;
4.2 IT类低值易耗品:优盘、计算机配件、8 口交换机等;
4.3 IT类耗材:计算机键盘、鼠标、电源线、硒鼓、墨盒、色带、网线、水晶头,模块等;
4.4 公司信息化建设涉及到的各类服务项目、软件、网站建设等。
5 管理体制和管理职责
    5.1 管 理体制
5.1.1 集团对IT类资产实行统一领导、 归口管理、分级负责、责任到人的管理体制;
5.1.2 信息部是集团IT类资产统一归口 管理部门。
    5.2 IT类 资产的管理模式
IT类资产实行三级管理:
5.2.1 财务部:建立IT类资产总账,保 证总账、明细账、卡片相符,清清楚楚,并按账卡分类管理;
5.2.2 信息部:作为归口管理部门,负责组织清查、盘点工作,监督、检查使用部门对资产管理、维护和使用等情况;
5.2.3 使用部门:各使用部门分别建立该部门的台账,并负责实物管理,做到账、卡、实物相符,所有IT资产要落实到每个具体负责人;
5.2.4 具体负责人(使用人或保管人):IT 类资产使用人负责IT类资产的保管和日常管理,防止损坏或遗失。
    5.3 信 息部管理职责
5.3.1 拟定IT类资产管理制度和相关管 理标准,并确保制度顺利执行;
5.3.2 运用现代信息技术管理IT类资 产;
5.3.3 负责IT类资产购置,主持信息化 建设项目的论证、招标、采购和验收;
5.3.4 审核批准IT类资产调剂、处理及 对外出租、出借等手续;
5.3.5 组织集团IT类资产清查、盘点和 统计工作;
5.3.6 监督、检查IT类资产管理、维护 和使用情况;
53.7 对集团各分支机构提供IT技术支 持。
    5.4 使 用部门管理职责
    各部门落实专门的负责人。其主要职责如下:
5.4.1 严格落实IT类资产管理制度,制 定本部门具体的管理要求;
5.4.2 负责本部门IT类资产的增减变动 处理的统计等;
5.4.3 参与IT类设备可行性论证及招标 活动,并参与验收;
5.4.4 组织本部门IT类资产的清查、维 护和统计等;
5.4.5 提出本部门IT类资产调剂、配置 建议;
5.4.6 参与IT类资产报废、报损的技术 鉴定;
5.4.7 登记有关IT类资产台账,建立 IT类资产档案;
5.4.8 保管、维护本部门IT类资产。
6 IT类资产采购和验收
    6.1采购由集团信息部统一负 责。
6.1.1由使用部门填写,根据审批程序进行批 报;
6.1.2集团信息部依据审批过的及相关技术要 求,实施采购;
6.1.3固定资产:由集团信息部统一采购;
6.1.4低值易耗品和耗材:每个月末,各分支机构信息部向集团信息部提出下个月需求 (包括安全库存)。沈阳地区:由集团信息部统一采购;沈阳外地区:由各分支机构单独采购;
6.1.5软件、网站建设等其它信息化建设服务项目:由集团信息部统一采购。
    6.2新购资产的验收程序
新购资产由信息部和使用部门一起进行验收,并填写。
7 IT类资产日常管理
7.1信息部建立IT类资产使用情况检查和考核制度,对长期闲置、利用率 低下的IT类资产,信息部有权及时进行合理调配,提高资产利用率;
7.2 集团对IT类资产,原则上每半年进行 一次清理清查,确保账、卡、物相符。信息部负责将盘点表递交财务部一份。对盘盈盘亏的IT类资产应及时查明原因,分清责任,按规定进行处理;
7.3集团各部门、各分支机构要做好防火、防盗、防暴、防 潮、防尘、防锈、防蛀等工作。按照制度要求对IT类资产进行养护、定期检测或修缮,确保完好和使用安全,如因使用、养护和各种防护措施不当导 致设备损坏的,应按照集团规定追究责任人造成的经济损失。
8 IT类资产借调
8.1由申请借调入单位及部门填写,交于本单位 信息部人员;
8.2本单位内:信息部人员办理相关借调手续;
8.3单位之间:借调入单位信息部人员与借调出单位信息部人员办理相关借调手续;
8.4信息部人员负责整个借调过程中工作。
9 IT类 资产交接
由于工作变动、离职等原因,IT类资产使用人需要更换的,由部门负责人、 信息部人员与原使用人进行部门台帐与实物清点。核实无误后,再确定并转交给新使用人,最后将落实情况报信息部备案。
10 IT类 资产维修
10.1使用部门申请报修,填写产 维修申请单>,并转交给本单位信息部人员;
10.2信息部人员根据维修申请单,进行维修;
10.3 维修分为内部维修和外部维修;
10.4外部维修:维修费用在300元以下, 可由各分支机构自行维修;维修费用在300元以上(含300元),必须先上报集团信息部,由集团信息部进行判定并做下一步处理。
11 IT类 资产报废
11.1 使用部门申请报废,填写;
11.2 信息部人员对报废资产进行鉴定,并给出处理意见;
11.3 信息部对报废的资产进行处理并在账上进行减少。
12 IT类 资产管理流程
12.1 IT类资产采购流程、见附录一
12.2 IT类资产验收流程、见附录二
12.3 IT类资产借调流程、见附录三
12.4 IT类资产维修路程、见附录四
12.5 IT类资产报废流程、见附录五
13 附 注
该办法的解释权归集团信息部
附 录一:IT类资产采购流程

                          IT类资产采购申请单

资产名称

数量

主要用途及要求:

要求到货时间:    年      月     日
存放地点:
申请人签字:                部门负责人签字:              年    月    日
信息部门意见:                 

                                                      年    月     日
分支机构负责人意见:

                    年    月    日
集团信息总监意见:

                   年    月     日
主管院长意见:
财务总监意见(申购固定资产时签批):
注:此表复印件作为 采购依据,原件装入设备档案。

                    IT类资产采购申请单
资产名称

数量

主要用途及要求:

要求到货时间:    年      月     日
存放地点:
申请人签字:                部门负责人签字:              年    月    日
信息部门意见:                 

                                                      年    月     日
分支机构负责人意见:

                    年    月    日
集团信息总监意见:

                   年    月     日
主管院长意见:
财务总监意见(申购固定资产时签批):
注:此表复印件作为采购依据,原件装入设备档案。 
附 录二:IT类固定资产验收流程

                                       IT类固定资产验收报告
资产名称:

合同编号:

规格型号:

出厂编号:

序列号码:

出厂日期:

制造商名称:

代理商名称:

代理商地址:

代理商电话

保修期限:    自          年    月    日  至             年     月     日
保修电话:

联系人:

标准配置:

随
机
附
(备)
件
名   称
单位
数量
规格型号
备注

随机资料:1)设备装箱清单; □                  6)应用软件;    □
          2)使用说明书;   □                  7)驱动程序;    □
          3)维护维修手册; □                  8)产品注册证;  □
          4)保修卡片;     □                  9)销售许可证;  □
          5)产品合格证;   □                  10)其它;       □
安装位置:

使用部门:

信息部人员签字:

部门负责人签字:

财务资产员签字:

安装日期:
 年  月   日
使用日期:
     年   月   日
备注:

注:1)此表一式两份,一份财务部门保管;一份信息部保管;
            2)随机资料必须认真确认,原件装入资产管理档案,各使用部门使用复印件;

附 录三:IT类资产借调流程

IT类资产借调申请表
资产名称

资产编号

资产序号

档案编号

资产规格

资产型号

借(调)出部门

资产状况

借(调)出单位

标准配置:

附
件
或
备
件
名  称
型 号/规格
数量
单位    
备  注

部门负责人:           信 息部人员:                    年  月  日

名称

数量

单位

规格

型号

借(调)入日期:     年  月  日
借(调)入单位

借(调)入部门

预计归还日期:       年  月  日
借(调)入原因:

部门负责人:          经 手人:                          年  月  日
信息部意见:
                                                        年  月  日
信息总监:
                                                        年  月  日
集团资产总负责人:
资产归还确认记录:

借出部门负责人:             信息部人员:
借入部门负责人:             归还日期:           年  月  日
注:1)借(调)入部门向 信息部提出申请;
     2)信息部填表,请示信息总监;
     3)经信息总监批准后与调出部门协商拆机时间;
     4)信息部负责拆机与安装;
     5)请认真填写,装入资产档案。

附录四:IT类资产维修流程  

             IT类资产维修申请单 
资产编号:

资产名称:

资产序号:

使用单位:

档案编号:

使用部门:

资产负责人

故障现象:

            资产负责人:               部门负责人签字:                年   月   日
受理维修日期及检查结果:
1)操作不正确;    2)电源供电不 正常;     3)需要校正;
4)需要调试;      5)需要维 护;           6)需要维 修;

资 产负责人:       部门负责人:        信息部人员:                  年   月   日
维修记录:1 自己维修     

2 外委维修(供应商)

更换配件名称
规格型号
数量
单位
单价
金额
产地
采购部门
经手人

配件费用合计:
配件申请部门:          申 请人:         财务负责人:          分支机构负责人:
配件申请日期           年   月   日        配件 到货日期         年   月   日
维修结果:□1)正常使用;□ 2)等待配件;□ 3)申请报废;□ 4)其它;
备注:①已经维修次数

       ②其它
使用部门验收签字:                信息部人员签字:                       年    月    日
注:1)使用部门认真填写故障现象,不得涂改;维修完成后装入资产 档案;
     2)维修部门根据维修申请单及检查结果申请购买维修配件,批准后由相关部门凭复印件购买;
3)配件由使用部门或维修部门出库,更换下来的旧件(坏件),由验收人员确认后返回仓库
4)更换配件部分由信息部人员负责填写
附 录五:IT类资产报废流程

IT类资产报废申请单

资产名称

资产编号

资产序号

档案编号

资产数量

报废日期

使用单位

使用部门

标准配置:

附(备)件
名  称
数量
单位
规格/型号
备注

处理方式:
1)   整机(按废品)出售;
2)   拆件;
3)   改装(利用一部分功能);
4)   科研;
5)   其它;
附件(备件)及拆件处理方式:1)返回仓库备用,需 要时领用;
                            2)维修部门保管备用;
                            3)按废品处理;
信息部意见:
财务部意见:
信息总监:
主管院长:
财务总监:
注:装入资产管理档 案。