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自驾游活动执行方案

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2020年4月19日
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自驾游活动执行手册

活动主题:奥迪百年 动享生活——徐州沪彭奥迪大用户夏季水晶高尔夫自驾游活动

活动时间: 9月5-6日

活动对象:30台奥迪车,预计70人。7-8月份在徐州沪彭第二次购买或一次购买2台以上的奥迪车主及媒体记者

活动内容:西湾高尔夫比赛、连云港明珠万豪酒店晚宴并进行 猜猜乐游戏、 东海水晶城、东海泡温泉、迪欧咖啡厅品茶论道

一、工作进程总表
活动前二到三周工作开展进程表
活动前三周(8.17-8.23)
执行方案确定(代理)
活动场所确定(代理)
线路流程确定(代理)
现场物料制作(代理、4S店)
人员分工 (代理、4S店)
活动场所协议写作 (代理)
自驾游手册 (代理)
活动前二周
(8.24-8.30)
客户信息确定完毕 (4S店)
猜猜乐奖品确定 (4S店)
现场物料制作完成 (代理、4S店)
服务车、外聘人员招募 (代理、4S店)
活动场所预订并签订协议 (代理)

现场熟悉预演
明确责任,细节
清点嘉宾、物品、工作人员
前站协调车先行,布置现场(高尔夫)

活动前五天
8.31
活动前一周工作开展进程表
嘉宾人数确定
人员分工核定
核对物料、场所准备情况
网站宣传全面开始
活动前四天
9.1
嘉宾人数确定
人员分工再次核定
检查未定事情
活动前三天
9.2
确认嘉宾及检查车辆
再次确认物料、场所
活动前二天
9.3
活动培训安排
对嘉宾车辆检查
将物料归类,整装待发
活动前一天
9.4

二、活动日程安排

第一天 9月5号
【6:00-6:30】沪彭奥迪4S店集结
【6:30-9:30编队行驶,目标连云港西湾高尔夫球场
【9:30-16:30】打球时间,精致餐点,咖啡、水果、三明治等不间断提供
【11:30-12:30】午餐(西餐)
【17:00-17:50】编队行驶,抵达明珠万豪酒店。安排住宿、分配房号,做好记录
【18:30-21:30】晚宴、奥迪知识猜猜乐游戏

第二天 9月6号
【7:30-8:00】 早餐时间(明珠万豪)

【8:00-9:30】编队集合,目标东海酒店(午餐)
【9:30-11:10】乘豪华大巴至东海水晶馆,进行知识讲解、参观水晶城
【11:10-12:30】乘大巴车至东海酒店进行午餐
【12:30-13:10】编队集合,至东海温泉
【13:30-14:30】温泉休闲娱乐,享受假日
【14:40-15:00】编队集合,准备出发
【15:00-17:00】从东海到徐州,到达徐州(茶餐)咖啡厅
【17:00-17:40】进行品茶论道,交流活动心得,合影留念,发放纪念品。
【18:00】活动结束。
三、人员安排
n 代理公司人员
名称
人数
工作职能
负责人及成员
礼仪小姐(服务员)
3名
(随队)茶水服务、果糖补充现场活动维护、现场卫生清理、签到、提醒
陈姐
主持人
1名
(随队)现场协调,车辆讲解,组织猜猜乐游戏,提醒服务

前站协调人员
2-3名
布置现场,运送物料,组织欢迎仪式,清理停车地点

现场指挥团
2-3名
(随队,活动车)解决突发问题,掌握全局,适时分工,活动场所协调

水晶老师
1名
讲解水晶常识,鉴别真伪方法

共计
10人

n 4S经销商人员
名称
人数
工作职能
负责人及成员
现场负责人
1名
现场协调,客户投诉解决,安抚嘉宾情绪

销售顾问
2名
现场协调,奥迪车介绍,客户接待、信息留存,配合主持人进行车辆讲解

车辆应急维修
2名
(随队,维修车)解决突发故障、事故

共计
5人

n 活动前培训会议
分类项目
培训内容
培训时间
负责人
参会人员
活动介绍
活动整体介绍
15分钟

4S店
代理公司
外聘人员
现场人员分工及工作内容介绍
进程安排
准备物料(含奖品)介绍
安排事宜确认
活动车安排确认(双方共5辆)
15分钟

分工确认
人员安排确认
物料准备确认
突发事件准备工作确认
四、活动职能分配
1、代理公司前期准备
事项
详细情况
责任人
期限
活动场所(含签订协议)
高尔夫球场预订:

8.30
嘉宾下榻酒店预订:明珠万豪大酒店

8.30
工作人员住宿宾馆预订:

8.30
东海午餐地点预订:

8.30
东海水晶博物馆专家预订:

8.30
东海泡温泉地预订:

8.30
咖啡厅预订

8.30
执行方案
活动方案执行版
朱秀美
8.20
自驾游协议
安全事项、协议事宜

8.20
自驾游手册
路线图、日程安排、自驾游注意事项、景点抢先看、联系方式、突发预案

8.20
物料制作与准备
现场背景板(共3个,规格分别为:9*3;4*3;4*3)

8.31
易拉宝展架 (共4只)

8.31
横幅(高尔夫球场、明珠万豪、水晶城、东海午餐、温泉、咖啡厅)

8.25
随车对讲机(5部)

8.31
喇叭2台

8.31
应急物品:拖绳、百宝箱、药品、万能充电器、胶带、小刀、剪刀等

8.31
前站协调车1辆

8.31
物料运送车1辆

8.31
活动车1辆

8.31
随车物品准备
茶、水果、药品、咖啡、糕点(或现场采购)
尹滔
9.1
外聘人员
联系礼仪小姐三名
陈姐
8.31
联系主持人一名
陈姐

确认水晶老师一名

2、奥迪4S店前期准备
事项
详细情况
责任人
期限
接受报名
确定最终参加人数,并登记备案

告知客户
具体路线、活动规则、安全条款

签自驾游协议

车辆检查
对车辆动力、性能、外观等进行细致检查,检查油量

8.

奥迪纪念品
俱乐部会员卡及其它各种礼品。

物料准备

奥迪T恤、帽子

刀旗

指路牌

车贴

礼品袋

奥迪宣传片、背景音乐

带队车一辆

应急车一辆

工作人员胸牌

会议类
幕布、讲解白板、主持词、嘉宾、4S店讲话稿

成绩记录单、签到本、笔

3、代理公司现场执行
事项
职能描述
责任人
备注
现场协调
协调各种不满情绪,客户投诉处理

摄像拍照
发车仪式、欢迎仪式、全程跟踪拍照

行车指挥与协调
行车指挥

组织欢迎仪式
高尔夫球场、明珠万豪酒店、东海水晶馆、东海酒店、咖啡厅

品牌宣传
负责将活动场所中的抽纸、便签换成奥迪LOGO专用

安排停车事宜
清理现场、协调交警,停车事宜

签到并提醒
每到一处,均对人员进行清点、签到,提醒各种注意事项
高尔夫球场、明珠万豪、水晶城、东海午餐、温泉、咖啡厅

餐饮服务
保持与酒店联系,注意嘉宾的饮食禁忌(高尔夫午餐、晚宴、东海午餐)

负责人
与主持人保持联系、管理现场人员并随时进行分工

4、奥迪4S经销商现场执行
事项
详细情况
责任人
备注
现场协调
关注嘉宾情绪,与代理方保持联系,处理客户投诉

车辆检查
对车辆动力、性能、外观等进行细致检查,检查油量

行车指挥与协调
带队车A6L,协调嘉宾情绪

车辆维修事故处理
Q7救援车,应对各种事故

五、猜猜乐游戏活动介绍
时间段
时间
项目
备注
18:30-21:30
18:30-18:45
入场,由主持人暖场,上菜
游戏简介
18:45-19:30
晚餐时间

19:30-20:00
撤菜,茶水服务,聊天,在主持人引导下进行自我介绍

20:00-21:00
猜猜乐游戏并抽奖

21:00-21:30
颁奖、总结一天行程,对第二天行程进行提醒

六、突发事件处理
事件类型
虚拟事件
应对处理
决策人
自然等不可抗力因素
小雨
检查活动现场电器设备,电源情况,做好防雨工作

中到大雨、大风
出发前,暂停出发;活动进行中,暂停活动或随机应变

极端恶劣天气
终止活动

突发社会事件
活动前发生----应果断取消所有活动;活动中发生----应听从当地政府的指令停止活动的进行做好人员疏散工作

物料损坏
及时补救,并上报责任人,协调处理

活动前期
活动场所反悔
首先协调寻求解决方案,其次,联系备用场所,做好两手准备

活动执行
责任人缺失
启用备用人选,责任递补

嘉宾不服从时间安排时
首先,提前告知,其次,尽力劝服,最后,解除协议,责任自担

有人滋生祸端
思想引导,协商无果交警察处理

客户投诉
平静听完,迅速引导至责任人处或与相关责任人联络

交通事故
⑴ 小事故:时间超过半个小时,车队继续前进 ,现场留工作人员帮助协调解决。
⑵ 大事故:电话通知交警部门、保险部门、医疗部门,然后留工作人员现场照应,车队继续前进。

汽车故障
小故障-----由服务车上的维修工作人员进行现场处理,继续前进。
大故障-----维修工作人员确定无法现场处理,电话通知公司救援车进行救援处理,嘉宾随其它车辆继续参加活动。

人员受伤
小伤:利用现有医疗用具简单包扎处理,并询问是否需要送医院,并报责任人
大伤:第一时间将伤者送至医院,并上报责任人

掉队迷路
按照车主自驾游手册电话,及时找到责任人

七、现场工作人员目录
职责
姓名
电话
相关人员配属

八、人员管理职责表(架构图形式)
请对方提供相关负责人,及参加人员

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奥迪自驾游活动