企业办公自动化实施方案.doc

企业办公自动化实施方案102020年6月23日资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。企业办公自动化实施方案网络运营中心 /03/04目 录一、 关于办公自动化二、 实施OA系统的必要性三、 OA系统实施计划四、 总结一、 关于办公自动化企业办公自动化也称为OA (Office Automation) , 是一门综合性的科学技术。使用简单、 投入相对较小, 大多数企业往往选择从OA系统着手实施企业的信息化管理。OA系统的优点: 1. 能够实现分布式协同办公。能够支持多分公司( 工厂) 、 跨地域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要用自己的帐号登录OA系统就能够查看和处理自己的工作流程、 邮件和信息。2. 能够落实管理制度、 工作流程自动化。工作流程是OA系统的核心思想, 可实时监控、 跟踪、 解决多岗位、 多部门、 多分公司之间的协同工作问题, 从而提高工作效率。各个企业都存在着大量流程化的工作, 例如公文的处理、 收发文、 各种审批、 请示、 汇报等, 都是一些流程化的工作, 经过实现工作流程的自动化, 就能够规范各项工作, 提高企业协同工作的效率。3. 信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、 新闻发布、 电子刊物等, 使内部的规章制度、 新闻简报、 技术交流、 公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播, 使员工能够即时的了解企业内部的发展动态。能够建立企业内部邮件系统, 短信系统, 即时通讯系统等, 使企业内部的通讯和信息交流快捷通畅。4. 文档自动化管理。各类的文档( 包括各种文件、 知识、 信息) 能够按权限进行保存、 共享和使用, 并有一个方便快捷的查找手段。 OA系统的局限性: 由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统, 并不能实施企业产销存, 财务统计等较为复杂的信息化应用。二、 实施OA系统的必要性当前集团公司在长沙, 湘潭, 宁乡等地都设有分公司、 工厂和办公地点, 涉及不同的行业和业务范围。随着集团规模的扩展和员工的增加, 在集团内部规章制度管理、 分公司与各部门之间协调沟通、 财务申报与审核、 人力资源管理等方面将会遇到越来越多的问题, 正如虞总所总结的”人在路上跑, 事情办不好, 费用降不下, 效率难提高”。OA系统正好能解决异地办公, 分布式管理所遇到的问题, 利用互联网的快速便捷, 能将工厂、 分公司、 各个部门和所有员工集中在一个平台进行管理和沟通, 而且集团公司相对于其它企业的优势在于新业务刚刚起步, 不至于像老企业那样积重难返。因此我认为集团当前实施OA系统是必要的, 即能够规范企业管理, 提高工作效率, 减少办公费用, 也能够为将来实施更加复杂的ERP、 CRM等系统打下良好基础, 实现集团的现代化信息管理。OA结构图三、 OA系统实施计划系统实施需要做以下的工作: 1、 管理架构的调研。因为OA系统以工作流程为核心, 因此必须明确集团总部、 工厂、 分公司、 各部门的管理关系。例如某公司业务副总经理负责业务部门, 总经理亲自管理行政部与财务部, 这样的管理架构体现在OA系统里, 行政部与财务部的工作流程无需经过业务副总经理的审核就可提交总经理, 而业务部门的工作流程则需副总经理审核经过后, 才能提交给总经理审核。如果管理关系不明确, OA系统的基础不稳, 将不可能成功实施。2、 管理权限的调研。各个岗位的管理者、 员工有什么样的权限, 权限有多大必须要明确。例如某部门的主管有1000元以下的业务招待费审核权, 体现在OA系统里她的部门员工发生了1000元以下的招待费时, 则只需员工申请后, 部门主管审核经过后提交财务部审核, 无需经过总经理审核。如果管理权限不明确, 会造成工作流程的混乱和拖延, 不能体现OA系统的优点。3、 岗位员工的调研。需要纳入OA系统管理的员工需要明确, 在OA系统里可允许一员工兼多岗位和多员工同岗位, 但设立了某个岗位却没对应的员工的话, 则会造成工作流程的中断。4、 提供商与选型。当前国内协同OA软件厂商近400家, 相对成熟稳定、 有一定规模效应的有点击、 金和、 用友、 合强、 协达、 泛微、 浪潮、 思创、 慧点、 明基、 通达等厂商, 这类厂商软件价格偏高, 支持50-100用户企业版售价在3万至5万元。免费期满后需交纳 4000/年的服务费。二线厂商如华天动力、 思道、 竞凡、 极限等, 售价在8千至2万元, 价格的降低导致相关服务的减少, 系统的安装, 部署与维护都需要公司专人负责。经过与厂商的接触和节省开支的考虑, 我建议在华天动力, 通达科技和极限三家厂商中选择, 将软件成本控制在3万元以内。5、 系统的部署与试用。OA系统在全公司推广之前, 需要在小范围如分公司内试用, 测试系统平台的安全性和稳定性, 同时测试设置的工作流程是否完善和通畅, 并在此基础上进行功能的修改和调整。如果测试经过, 则在集团内推行。6、 系统的培训和维护。OA系统的实施触及大家的工作习惯, 甚至各个业务部门利益, 在实施过程中, 难免会遇到阻力, 甚至抵触情绪, 因此在全面推行的同时, 需要对各个部门进行培训, 加强员工对系统的认同感和习惯性。同时系统平台的日常维护也需要专人负责, 保证系统运行的稳定和安全。系统实施的时间安排: 1、 前期调研工作。需要2周时间, 更需要管理高层的积极配合。对集团公司架构的规划和安排、 人员的管理和分配将是OA系统实施的基本条件。2、 提供商的选择与产品选型。需要1周时间。需要对各个提供商的产品是否满足和适合我们的要求进行评估。有必要可派人实地考察提供商的实力与服务。3、 系统的部署与试用。需要4周时间, 需要分公司配合系统的测试与调试, 尽量将问题解决在试用阶段。4、 系统的培训和维护。时间待定。需要组织分公司、 工厂的各个部门进行现场培训, 重要部门如财务部更需要单独培训。系统的维护则将持续进行系统的实施的费用预算: 1、 购买系统软件: 30000元。( 这笔费用可省) 2、 厂商考察差旅: 元。( 1人3天北京出差) 3、 系统平台搭建: 0元。( 与网站共用服务器) 4、 培训差旅: 元。( 湘潭、 宁乡两地出差) 5、 系统维护: 元/月。( 招聘1人负责维护网站和OA平台服务器) 四、 总结OA系统只是一种辅助企业管理的工具, 并不能代替管理者本身的作用。经过它能够帮助树立企业的管理架构, 理顺业务的流程, 推动规章制度的执行, 建立快捷方便的办公环境和沟通协调渠道, 从而达到科学管理, 提高效率, 节省费用的作用, 请集团领导考虑。