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工程合同管理办法

1、 目的
为加强**房地产公司项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，特制定本管理办法。
2、 范围
本管理办法适用于**房地产公司各所属分公司。
3、 职责
3.1**房地产公司总部财务管理部或成本管理组负责对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。
4、 方法与控制过程
4.1一般规定
4.1.1本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、园林环境等）的合同；勘察、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。
4.1.2必须遵循以下原则：
4.1.2.1 合法性原则：
4.1.2.2 合同书面原则：
4.1.2.3 事前签订原则：工程合同应在经济事项前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。
4.1.2.4 招标原则
本原则包含以下两方面含义：
（1）采用招标方式确定合作方。除下列特殊情况外的所有合同合作方均应通过招标方式确定：
①某项工程、产品已经过XX房地产公司审批确定了长期合作伙伴关系；
②某些政府垄断工程；
③属于《XX公司工程招标管理办法》规定的适用情形，经详细填写《XX公司考察结果审批表》，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。

（2）合同文本作为招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议，工程保修协议，廉政协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。
4.1.2.5 利益明晰原则：合同应清楚的界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款，结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性，可控性做出明确规定。
4.2合同订立的管理
4.2.1标准示范合同：在招标（招标文件附件）及合同签署时，工程合同应尽量采用合同标准文本。
4.2.1.1 总部将房地产业务逐步建立统一的合同标准文本，各分公司应予采用。
4.2.1.2 合同标准文本内容尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款，通用条款，补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定；通用条款适用于所有的同类合同；补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款未尽事宜。
4.2.1.3 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准和合同执行，但需通过补充条款等方式，充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。
4.2.1.4 如公司尚未制定合同标准文本，可以沿用以往的合同，但经办部门应联系成本管理部、工程管理部、财务管理部办公室、法律组，尽快制定相应的标准合同。
4.2.1.5 当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。
4.2.2合同的经济条款应包括但不限于以下内容：
4.2.2.1 合同价款 或委托酬金：采用招标方式选择合同方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有控制价的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。
4.2.2.2 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法比如：报送的结算最终核减额在审核总价5%以内（含5%）的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出5%，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额的10%（含10%）时，承包单位除造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额各分公司自定），直至取消今后对XX工程的投标资格（且应在《工程结算通知单》强调此内容）。
4.2.2.3 计价依据：工程类合同应将施工图，预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件很一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：
（1） 包干形式、定额标准、取费方法；
（2） 发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（发包单位）限价的范围和种类；
（3） 人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；
（4） 总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等；
（5） 开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。
4.2.2.4 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据《XX公司设计变更和现场签证管理办法》的规定与其另外订立《关于设计变更、现场签证的协议》。
4.2.2.5 总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算价=合同价（或预算造价）+材料价差+设计变更+现场签证+奖励-罚款”确定结算总价。
4.2.2.6 结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，不采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的80%，无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有有效的控制好进度款，以防超付。
4.2.2.7 廉政约定：为维护公司利益，保护员工，在工程或其他高金额的合同中，应与承包单位另外签署《廉政协议》，作为合同的补充协议。
4.2.2.8 保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署《工程质量保修协议》，作合同的补充协议。
4.2.3合同起草、谈判与签署的主要职能部门：工程管理部负责工期，质量等技术部分的起草、谈判和合同签署；成本管理部负责其中的合同价款、计价方式、付款方式等经济部分工程的起草和谈判。
4.2.4合同审批流程：通过招标确定合作方后，由主办工程师填写合同审批表，在征得有关职能部门同意（会签）后，上报分管副总、总经理审批；合同审批应按照合同的审批流程（流程见公司的XX规定）。
4.2.5为提高合同审批的效率，公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要，在自身职能范围内，对于某些类别，一定金额以下的工程合同，在不违反有关规定的前提下可对下级部门或人员做一定的授权，但授权人仍为责任人。
4.3合同履行的管理
4.3.1合同的交底：在合同签订之后，一般要求至少就主体合同填写《XX公司工程合同摘要表》发至各部门，并向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解、交底说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调，配合；金额较小的合同变更只填写《XX公司工程合同摘要表》发送到相关部门的有关人员，以便执行。
4.3.2合同款支付
4.3.2.1 项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办，填写付款申请表，工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程（流程见公司的XX规定）。
4.3.2.2 对保修金等余款的支付办法应做明确规定，除一般保修金以外，可在合同约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的保证金。
4.3.3合同变更的管理
合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示报告，部门经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严谨擅自变更合同。
4.3.4合同结算
4.3.4.1 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写《工程结算申请》。
4.3.4.2 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在结算申请表中做出详细说明及处理意见。
4.3.4.3 由成本管理部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚，质量奖罚，安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料，变更签证未如实实施的部分，钢材实际用量、主材价格等。
4.3.4.4 工程结算的具体方法按《XX公司工程预结算管理办法》执行。
4.3.4.5 工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。
4.3.5合同执行情况的评估：
主体合同等金额较大的合同执行完后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写《XX公司合同执行情况评估表》。

4.4合同档案的管理
4.4.1合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档保存，以便复查。
4.4.2合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等），应由办公室专人妥善保管；工程管理部、成本管理部、财务管理部、项目部应备有合同文本等资料的复印件。
4.4.3公司有关职能部门应全面运用成本管理软件，设立合同管理台账，系统地填报合同的签订、履行、结算等动态情况。
4.4.4公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用印章，并做相应的印章登记；同时要求承包单位盖有效印章的同时，其法人代表或法定代表人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章。
4.4.5工程合同编号
4.4.5.1合同应由专人连续统一编号；
4.4.5.2以公司为买方，房地产项目合同按内容可分为六大类：
（1）土地合同
（2）前期合同
（3）施工合同
（4）材料设备采购合同
（5）园林环境合同
（6）营销包装合同

4.4.5.3 合同编号次序为： ***小区-二期-施工-001
44.5.4成本管理部、财务管理部在合同分类登记时，还应对每份合同按总部成本核算科目进行归属，以便动态反映工程发生情况。
4.4.6关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照《**公司合同管理规范》执行。
4.5其他规定
4.5.1本管理办法集团所属各分公司必须严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况做修改之请示，报总部集团总部财务管理部或成本管理组核实后经总部分管领导批准后方可实施。
4.5.2本管理办法自****年**月**日起执行。
5、表格
公司工程合同审批表
公司工程付款审批表
公司工程合同摘要表
公司工程合同执行情况评估表
公司考察承包商结果审批表
6、支持文件
廉政协议
工程质量保修协议