韶关市国土资源局档案管理规定.doc

韶关市国土资源局档案管理规定韶关市国土资源局档案管理规定第一章 总则第一条 为加强档案工作管理，提高档案管理水平，确保档案安全与完整，制定本规定。第二条 本规定所称档案是指本局在各项工作中形成具有保存价值的全部档案（包括党、政、工、团、财务以及各专业工作中形成的档案材料）。第三条 档案管理是本局的一项基础工作，也是维护本局合法权益，真实、历史地反映本局各个时期面貌的一项重要工作。第四条 本局档案由信息中心中统一管理，实行资源共享和科学管理。第二章 库房管理第五条 坚持以防为主，防治结合原则，加强档案库房管理，维护档案完整与安全。按十一防（防盗、防火、防尘、防霉、防潮、防蛀、防光、防毒气、防震、防雷、防污染）要求，配备相应设备设施，每年在库房和密集架内施放12次防鼠防虫药物；每天定时测记库内温湿度，采取调节措施，使库内温度控制在1424，相对湿度控制在4560。第六条 每季度检查库房档案及有关设备设施情况，发现破损、霉变档案要及时修补复制；发现设备设施损坏要及时修复或更换。第七条 档案排序应按分类，从上到下、从左到右，系统排列，以便查找利用。第八条 档案管理人员要加强节假日库房值班制度，定期检查安全措施落实情况，及时消除安全隐患；如遇突发事件，要及时报告有关领导，并立即转移档案。第三章 档案查询第九条 档案查询分为查阅和借阅：查阅是指在档案室内对档案资料进行翻阅，阅后即还的查询；借阅是指将档案资料带离档案室的查询。档案按涉密与否分为普通档案和保密档案（包括：党内文件、重要会议记录及人员和财务统计等方面的机密和重要档案资料）。第十条 本局档案原则上仅供上级和本局人员查询使用，外单位（或个人）需查询使用的，须持所在单位介绍信（或个人申请），经本局办文窗口进行查询。公、检、法（监察，审计，纪委）等执法部门因工作需要，查阅本局档案，需提供工作证以及单位介绍信（协助执行通知书），经档案室分管领导同意便可提供查询。市、县国土资源局工作人员确因工作需要查阅档案的，须凭单位介绍信（说明所需档案原因、用途等）到业务科室联系；业务科室审查同意后，填写申请登记表，经档案室分管领导审核，方可办理借阅手续。第十一条 本局人员查阅普通档案的，由查询人提出口头申请并办理登记手续，经档案室负责人核准后方可提供；第十二条 本局人员查阅保密档案的，由查阅人提出书面申请，经局长批准和信息中心主任确认并办理登记手续后方可提供（在阅览室查阅，不得把档案带出室外）；保密档案不提供借阅，不对外提供查询。第十三条 普通档案原则上不提供借阅。本局人员确因工作需要借阅普通档案的，由借阅人提出申请，经档案室负责人审核，并办理登记手续后方可借阅。各科室借阅本科室的归档档案，需经科室负责人同意；借阅其他业务科室的归档档案，须征得相关科室负责人和档案室分管领导同意方可办理。第十四条 调阅和复印档案资料等事务必须由档案管理员负责。需复印普通档案的，由查阅人提出口头申请并办理复印登记手续后方可提供，查阅者不得自行调阅和复印档案，保密档案不提供复印。第十五条 借期一般不超过一周。借档时，借档人和档案管理员要当面清点确认，同时档案管理员要提醒借阅者：严格遵守本局有关规定，爱护档案，保证档案完整与安全，不得将档案带回家中或公共场所或转借他人，否则，依据有关规定追究借档人责任。借档后，如因工作任务未完成等原因，确需续借档案时，可带齐档案原件，作书面续借申请，到档案室办理续借手续。续借不可超过三次。超过三次，档案室则以书面通知形式催还档案，并将情况告知信息中心主任。第十六条 档案归还时，借档人应亲自还档，经档案管理员和借档人当面检查，确认档案完好无损（没有拆卷、抽页、划线、涂改、破损等）后方能办理注销登记；如发现有遗失或损坏的，要及时报告领导处理。第十七条 开发档案信息电子计算机储存功能，进行档案信息化建设，实现电脑自动检索目录和全文浏览。根据工作需要，编制各类档案目录、索引等检索工具和文件汇编等参考资料以便提供利用。根据档案为社会服务原则，按有关收费标准适当收取档案利用费用，以维护档案管理正常开支需要。第四章 立卷归档第十八条 归档资料必须齐全、完整，一宗一份（重要和利用频繁的档案应增备一份，作资料保存）。凡技术性文件资料和图纸，按工程、专业分别组卷；案卷大小一律折叠成A4大小（297210）标准。第十九条 各科室将归档资料移交档案时，必须填写档案移交清单一式两份，将归档资料以附件形式移交档案室，经移交方和档案室共同核对无误后在移交清单上签字确认，各存一份备查。第二十条 档案室应将每年办理完毕具有保存价值的文件材料，按文书立卷原则和方整理归档，归档重点是本局制发和其他单位发来与本局业务有密切联系的文件材料。在归档文件材料中应将每份文件的定稿与正本、证件和附件、转发件与原件、请示件与批复件分别立在一起不得分开。案卷组成后，再按以下要求进行复查：（1）年度是否分清；（2）题名是否简明、确切；（3）归类是否集中；（4）排列是否合理；（5）重复文件是否剔除；（6）案卷厚度是否适宜；（7）确定保管期限是否准确等。第二十一条 卷内文件排列。同一问题的来文与复文，请示件与批复件，将本机关形成的文件放在前面；同一份文件的正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，转发件在前、原件在后，其他文件按文件重要程度或形成时间先后排序。第二十二条 案卷组好后，打印卷内文件目录，去掉文件材料中的金属物，对破损的文件材料进行修补、叠齐、切齐，使用统一格式的案卷封皮，采用三孔一线方法进行装订。统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角编印页码。卷内有关文件的情况说明应逐项填写在备考表内，并将立卷人、检查人姓名和时间填上，以示负责。第二十三条 案卷封面应按要求，使用电子政务系统的功能，逐项打印清楚。案卷题名要简明确切，由文件责任者、问题、名称组成，能概括地揭示卷内文件内容。第二十四条 编制档案目录。每年立卷完毕后要编制档案目录，档案目录由案卷目录、卷内文件目录两部分组成。档案目录打印六份，其中装订在案卷内一份，档案移交时上交两份，自存三份；每年六月底前完成上年档案立卷归档工作。第二十五条 凡不属归档范围，但在一段时间内有查考价值的文件材料，整理后留作材料保存。第二十六条 凡不需要留作档案和材料的文件材料以及超过保管期限的档案经审核及复查后，由档案室销毁。第五章 电子归档录入第二十七条 档案室负责新生档案录入（新生档案是指电子政务开通后，既有电子档案又有纸质档案共存的档案），录入档案要与纸质档案保持一致性和完整性。第二十八条 新生档案录入包括档案扫描、录入、入库三部分。扫描：各科室归档资料移交档案室后，档案管理员应及时将归档资料进行整理，以拟装钉纸质档案为依据，核对电子政务档案，对电子政务档案资料不齐的，进行补充扫描，在后台数据库添加入库；对多余件进行清除，使电子档案与纸质档案保持一致；对完全没有走电子政务办理的档案抽出，做原始扫描录入处理。录入：整理工作完成后，按规定、标准把每份档案相关属性录入电子政务档案扫描系统中，并打印封面目录。入库：将完成录入和扫描的电子档案导入档案信息数据库。第六章 奖惩规定第二十九条 有下列成形之一的，按如下方法处理：情节较轻的，予以警告；情节较重的，扣发当事人40当月工资和当月奖金，并作书面检讨；情节严重的，扣发当事人60当月工资、当月奖金和年终奖；情节特别严重的，作待岗处理或辞退（合同工一律予以辞退）。(一)档案室负责人不认真履行职责，不按“十一防”要求严格管理档案库房，造成档案霉变、虫蛀、尘染、毒化、光化、破损不补和存在安全隐患等现象的；（二）档案室负责人不认真履行职责，对工作不请示不汇报，不按规定按时向市档案局上交有关档案和汇报材料，不按规定管理本局档案，造成本局档案管理滑坡的；（三）档案室负责人对县（市）局档案管理不检查、不指导、不监督，对出现档案管理滑坡现象的县（市）局既不督促整改又不汇报情况的；（四）工作人员对档案分类、装订、立卷、编号、存放、检索目录编辑等不按规定办理，造成档案管理次序混乱的；（五）对查询普通档案不按规定办理登记手续、查询保密档案不执行有关理审批和登记手续的；（六）对借阅的档案不跟踪归还，归还档案时不认真检查，造成档案损坏或丢失的；（七）对调档和复印档案资料等工作交由查询人自行办理的；（八）对各科室移交的档案，接收档案人员不认真检查核对，造成移交清单与移交资料不符的；（九）对新生档案录入、扫描和入库不按规定办理，造成电子档案与纸质档案不一致的；（十）对工作不积极、不主动，造成分配任务未能按时按质按量完成的。第三十条 档案室必须于每年6月前完成上年归档资料整理，否则，扣发档案室全体人员年终奖金，并处负责人作书面检讨。第三十一条 造成档案火灾、被盗或保密档案泄密等安全事故的，一律予以辞退，并视情况严重程度，移送司法机关处理。第七章 附 则第三十二条 本规定最终解释权归信息中心所有。第三十三条 本规定自2009年1月1日起开始执行。韶关市国土资源局信息中心二00八年十二月一日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