招标文件制作的注意事项.doc

招标文件制作的注意事项编制出完整、严谨、科学、客观公正，集针对性、合理性与保护性一体的招标文件，是招标成败的关键环节。招标文件制作不科学，往往是纠纷、投诉增多，影响政府采购效率等的原因。为此，本文试就招标文件制作中应注意的事项，发表一些浅见。编制原则要知晓制作招标文件的原则有四条：全面反映采购人需求原则，科学合理原则，公平竞争原则，维护国家利益和供应商商业秘密原则。倘若招标文件的制作人不知道上述编制原则，就会“盲人摸象”，在制作过程中不是走错了方向，就是进入了误区。编制方法要恰当也许有人说，编制方法最简单不过了，只要委托专门机构编制，没什么需要注意的。这种观点是不对的，所谓编制方法要恰当，就是选择的编制方法要能体现出合法合规、提高效率、降低费用、保证质量等特点。具体讲，即一要依法编制，招标文件的编制方法要符合政府采购有关法律法规；二要量力而行，尽管在分散采购模式下，采购人可自行编制招标文件，但如果自身没有编制能力，应委托经有关部门批准取得法定资格的采购代理机构、或编制招标文件的中介机构代理编制；三要掌握技巧，无论自行编制，还是委托编制，都要掌握一定的技巧。自行编制时，应注意采用“组合法”，按招标文件的结构组成，分别由不同的专业人员编制。委托编制时，一方面，要注意委托前认真调研，在掌握数家有真正资质机构的基础上选择最优者；另一方面，也要注意将采购需求告诉委托方，并认真协商委托事宜，以书面形式确定，减少纠纷可能。“实质要求”要合理招标文件中对投标人提出的实质性要求要合理。太高了，会导致供应商不敢投标，或无法评标；太低了，会导致投标人太多太滥，拉长了开、评标时间，降低采购效率。招标文件对投标人的实质性要求主要指：对供应商的资质要求，所采购物品的技术、价格、实施、评标、验收要求这6个方面。防止上述这些“实质要求”不合理的措施主要有：分析自身需求 首先，要认真分析采购人所要采购物品的实际情况，只有依照实际需要确定“实质要求”，才能根据采购人需求“量体裁衣”提出合理建议。摸清市场信息 就是要摸清市场上的供应商信息、商品信息。其中商品信息又分为商品的技术信息和销售行情信息。而供应商信息则是指招标采购所涉及的供应商行业的基本情况，包括分布、资质管理、信誉管理情况等；只有摸清上述这些市场信息，才能恰如其分地抓住采购人要求的需求要点。征询各方意见 就是制作人在编制招标文件时，要充分听取各方对涉及招标文件各相关事项的意见。如有必要，可以向工商管理部门征询招标文件中有关合同格式的意见，向质量监督管理部门征询招标文件中有关标的技术标准和验收的意见等。这样做既能解决招标文件制作人知识面不足的问题，又能减少调查时间，提高编制效率，避免“实质要求”的不合理。编制内容要完整这是编制招标文件的又一基本要求。由于政府采购货物和服务招标和投标管理办法等规定，未对招标文件的内容进行具体明确，因而至今仍有不少人包括部分采购代理机构负责招标文件制作的工作人员，不清楚招标文件究竞包括哪些内容，以致于因招标文件内容不完整，使投标人看不懂，如此非常容易使招投标双方发生纠纷。招标文件的主要内容应主要包括以下六个方面：招标邀请函部分；投标人须知部分；采购项目的技术要求部分；采购项目的合同要求部分；投标书格式部分和分包要求部分。编制完毕要审核所谓审核，就是要求标书制作人员在招标文件初稿完成后一定要“回头看”，这是避免招标文件出差错的最后一道关口。首先，审核被委托设计的“技术标”部分的设计人是否不按规范设计、超资质范围进行设计、个人挂靠公司设计等行为。这种冒名顶替设计在工程招标采购项目中尤为突出，也是最容易出差错的地方。其次，审核有无漏项。主要看：该由投标人提供附件的有否明确；该由投标人提供配件的是否明确；应明确的具体品种和数量有无漏项；属于工程招标项目的还要看工程量清单或材料清单上明确的品种和数量是否齐全，有无漏项。再次，审查有无错误。一查有无违规性错误，如该采用综合评分法的却错误地标注了的最低评标价法；二查有无数据性错误，特别是有关规格、型号的说明中最容易发生数据性错误，务必审核好；三查有无文字或格式等一类的错误。