工贸企业档案管理制度(2篇).docx

工贸企业档案管理制度一、目的安全生产管理文件使用及档案管理的失控将会给安全生产管理工作带来重大的影响。为加强对档案资料的管理，明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等，确保资料保存的完整性、连续性、真实性和准确性，以便后续借鉴；使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化。二、适用范围本制度适用于本公司的安全生产管理文件使用及档案管理。三、机构与职责公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责，根据档案的重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。3.2各部门资料管理：所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归管理。档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。四、档案管理程序4.1安全生产档案归档范围包括：(1) 安全生产管理委员会人员名单及变动记录，安全标准化体系各类文件。(2) 安全机构设置情况及专职、兼职安全员名单；(3) 特种作业人员操作资格证件及人员名单；(4) 特种设备清单及有关档案资料；(5) 危险源(点)资料及三级危险源(点)管理清单；(6) 作业环境监测资料(地压监测、岩石移动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等)；(7) 职工健康档案及健康监护资料；(8) 职业病人档案及监护资料；(9) 安全生产检查记录及整改情况；(10) 安全例会及安全日、月活动记录。(11) 职工代表大会关于安全生产的提案及整改落实情况；(12) 安全生产事故记录和统计资料；(13) 职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料；(14) 安全生产管理制度及岗位操作规程及作业安全规程，并汇编成册；(15) 安全措施费用的提取和使用情况；(16) 安全教育培训记录；(17) 事故应急救援预案，事故应急救援演练及实施记录；4.1.1档案质量4.1.2档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。4.1.3档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。4.1.4档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4.1.5档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。4.1.6档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。4. 2立档4.2.1档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。4.2.2跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。4.2.3档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。4.3归档类别4. 3.1企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别：（一）安全组织（二）安全规章制度（三）监督执法检查（四）安全检查（五）教育培训（六）安全投入（七）工伤保险（八）职业病防治（九）劳动防护用品（十）“三同时”管理（十一）安全防护设备管理（十二）安全用电管理（十三）特种设备管理（十四）事故管理4.3.2特殊载体安全生产档案（录像带、照片、磁盘等）可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。4.3.3特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。4.4档案编号4.4.1档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4. 4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。4. 5归档及保存年限4.5.1归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。4. 5.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为 年、年。4. 5.2.1 永久安全技术管理制度、办法、总结，自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料;4.年安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等4.年安全、消防教育、应急演练活动文件材料公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。4.5.4归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。4.5.5按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。4.6档案日常管理4. 6.1借阅4. 6.1.1借阅手续：(1) 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。(2) 档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。(3) 档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，在记录上写明“已还”字样。4. 6.1.2借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。4. 6.1.3借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。4. 6.1.4借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。4. 6.2销毁4. 6.2.1每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。4. 6.2.2销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。4. 6.2.3保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。4. 6.3移交4.6.3. 1需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。4. 6.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。4. 6.4保密4. 6.4.1档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。4. 6.4.2档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。4. 6.4.3爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。4.7档案库房管理设置专门的档案库，对上述要求档案管理的资料进行管理，档案库要按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房安全管理要求，配备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设施、遮光窗帘、防虫药品等档案安全保管设施和用品。应关注电子媒体文件和档案的管理，确认是否有规定，能否及时修改等。4.8附则在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报办公室备案后，与本制度具有同等效力。工贸企业档案管理制度（二）一、目的为了加强操作与检修之间的安全管理，避免设备与作业人员之间、生产与检修过程中的人身伤害事故，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于厂内的要害岗位及主要机械、电气设备的操作与检修。三、术语及说明3.1操作牌：是生产操作人员有权操作设备的唯一指令标牌，严格执行安全生产确认制，无操作牌者不准操作设备。3.2检修牌：是检修人员在检修时，为确保安全，设备不发生误操作，而设立的警示标牌。3.3安全生产确认制：就是确认、确信、确实的总称，即在每次操作和动作前对欲操作的对象，必须做到确实认定，确实可行，确实准确地去执行。3.4确认制内容：包括操作确认制，联系呼应，行走确认制三个方面。四、操作牌与检修牌的管理4.1操作牌是操作设备的唯一凭证，无操作牌者一律禁止操作设备；设备的操作员将操作牌交给其他人员后，就失去操作设备的权利。4. 2操作牌是交接班不可缺少的一部分，并随同设备一同交接班。4.3在正常生产情况下，操作牌应当摆放在操作室内的固定位置，由操作员负责保存与清理表面卫生。未经班长或组长同意不准擅自取出。如需要取出，操作牌由取走人保管，取走人送回。4.4在正常生产情况下，检修牌应当存放在设备检修班组，由检修班组长负责保存与清理表面卫生。检修人员接到检修指令后应向班组长索取检修牌，检修结束后负责交回检修牌。4.5检修开始前，检修人员与操作人员应当相互沟通，明确检修内容和检修起止时间等，然后进行操作牌与检修牌互换。操作台上未挂检修牌、操作牌未从操作台取走的，不准检修设备。4.6检修期间，操作牌由检修人员保管，检修牌则应当挂在操作台上。4.7检修结束后，不准许将工具和零件遗留在设备上，必须待所有作业人员全部撤离到安全区域后，方可互换回各自的工作牌。然后按照指令恢复正常生产。多个检修工种（电工、机修工等）在同一设备上进行检修作业时，应事先确定一人负责办理工作牌交换手续，并负责保管操作牌。4.9如果拒绝将操作牌交给检修人员，表明操作工不同意在该时间进行检查或修理，有争论时由班组长或单位领导协调解决，但未达成一致并互换工作牌之前，不准进行检修作业。4. 10设备工作不正常或可能发生事故时，技术管理部门、生产管理部门和有关主管人员有权拿走操作牌，并迅速通知其有关单位和人员。4.11操作牌要妥善保管，如有丢失立即报告，未经补发前，该设备禁止使用，特殊情况须经总经理同意、并办临时手续后方可使用。