质保金管理规定(新).doc

质保金管理规定
文件编号
CMD-20000-ZD-008
版本/修改
A/0
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1　目的

为了规范质保金的使用和支付，控制和防范法律风险，确保项目建设的顺利进行，制定本规定。

2　适用范围

本规定适用于乙烯工程及炼油老区改造工程中以公司名义对外签订的合同，其中工程建设合同、设备采购合同及工程设计合同必须约定质保金条款，其他合同视情况需要约定质保金条款。
本规定主要规定了质保金条款的必备内容、质量争议的处理程序、质保金的支付审批和支付等方面的内容。
本规定所称 “合同主办单位”是指具体承办合同业务的单位。所称“用户”是指固定资产所在单位或固定资产最终交付单位。
本规定所称“质保金”是指质量保证金和/或质量保修金,在合同条款中如需区分质量保证金和质量保修金的，则需要对质量保证金和质量保修金分别定义，明确各自的内容。若无需区分的，则统称为“质量保证金（质量保修金）（以下简称“质保金”）。”

3　职责

3.1　综合管理部负责制（修）订质保金管理规定。
3.2 合同主办单位负责在合同订立过程中明确质保金条款，牵头负责质量争议的处理、质保金的使用和办理质保金的支付。

4 流程

4.1 合同主办单位应当在合同订立时，规范质保金条款的内容，明确双方的权利义务：
4.1.1 质保金期限。质保金期限一般为验收之日起一年，其中工程建设合同为办理工程中间交接手续之日起一年后，采购合同为到货后18个月或正常运行后12个月（两者以先到者为准）。因特殊原因需要更长质保期限的，需在合同中约定。
4.1.2 质保金数量。质保金数量一般为合同标的额的5%，合同主办单位亦可根据实际情况进行调整。
4.1.3 约定质保金的合同，在文本中必须有以下约定(以下表述以甲方为我单位，乙方为签约对方为例，各单位可根据实际情况更换）：
“质保金于 支付。在质保期满前，乙方应及时负责缺陷修理及不合格文档整改等，

中国石化镇海炼化100万吨/年乙烯工程项目经理部　　2009年2月3日批准　　2009年2月4日实施
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直至甲方满意为止，如乙方在收到甲方通知后未及时修理整改或未能满足甲方要求，甲方则另请其它单位返修，发生费用在质保金内扣除，不足部分由乙方另行支付。质保金不计利息。质保金返还后，并不相应解除乙方质量责任，其质量责任按照 规定执行。”
4.1.4 设计合同执行公司技术后评价制度。其他类合同参照执行。
4.1 质量问题的处理
4.2.1 在工程建设过程中，任何单位或部门发现质量问题要立即通知合同主办单位，由合同主办单位牵头负责就该质量问题与合同对方沟通。若出现发生或可能发生以公司为当事人的法律纠纷时，应立即通知综合管理部。
4.2.2 合同主办单位要立即就质量问题的性质、内容、严重程度、拟处理意见、回复期限等通知对方单位，就争议处理与对方协商以争取达成一致意见，并按规定办理相关手续。若双方不能达成一致意见的或对方处理意见不能令我方满意的，合同主办单位应向合同对方提出书面意见，并要收到对方当事人的书面确认，若对方单位不予确认的，则要通过公证送达、特快专递等形式送达对方，以固定证据材料。
4.2.3 在工程建设过程中，合同主办单位要做好质量问题的证据保存工作特别是对方当事人不予确认、不予回复的质量问题必须留有监理、施工单位或质监等第三方对质量问题的确认和处理意见。
4.2.4 工程建设中发生的质量问题，涉及第三方检维修的，三方应对检维修及费用支付等情况友好协商达成一致意见，一般情况下，检维修费用应由合同对方先行支付，我方待质保期满后退还质保金，否则应争取由合同双方及第三方就检维修事宜签署三方合同，明确各自的权利义务及费用支付。
4.2.4 若质量问题的检维修主材需由我公司提供的，所涉材料应以销售形式卖给维修单位。
4.3 质保金的支付审批：
4.3.1 质保金在支付之前，应完成各类文件的归档工作，取得公司档案馆的项目文件验收证书，包括但不限于《建设项目设计文件验收证书》、《建设项目施工文件验收证书》、《建设项目监理文件验收证书》、《建设项目设备文件验收证书》等，以确保工程竣工文件全部到位。
4.3.2 质保金支付由合同主办单位填写《质保金支付审批表》（见附件），按规定履行相应审批流程，其中：
4.3.2.1 工程建设类合同质保金支付需经质量控制部及工程管理部确认，200万以上质保金支付需经项目经理部领导审批。
4.3.2.2 物资采购类合同需经用户确认，100万以上质保金支付需经项目经理部领导审批。
4.3.2.3 设计合同最后一笔尾款的支付执行公司设计后评价程序。
4.3.2.4各单位或部门的意见必须是“同意支付”的意见，若有不同意见，财务不予付款。
4.4 质保金的支付。
4.4.1 对于工程建设类合同及设备采购合同，财务部门凭项目文件验收证书和《质保金支付审批表》予以付款，其余项目财务部门凭《质保金支付审批表》予以付款。
涉及第三方检维修且需从质保金中支付检维修费用的，如未签署三方合同且原合同条款中也未明确第三方检维修事项的，合同主办单位还需提供监理、施工单位或质监等第三方对质量问题的确认和意见。
4.4.2 涉及第三方检维修且需要从质保金中支付检维修费用的，则：
4.4.2.1如已签署三方合同或在原合同条款中明确第三方检维修事项的，待与第三方结算付款后，根据结算额的大小首先冲减原合同对方的质保金；不够冲减的，经项目经理部领导审批后财务再予以支付，列支在原工程项目成本中。
4.4.2.2如未签署三方合同且原合同条款中也未明确第三方检维修事项的，合同主办单位必须与第三方签订检维修合同并按照合同条款的规定办理结算，其费用支付渠道由合同主办单位提出处理意见，报公司领导、项目经理部领导审批。
4.4.3 若质保金有多余且未得到合同对方响应的情况下，质保金仍予以留取，并按公司有关财务管理制度的规定予以核销。
4.5 质保金支付流程：

5　附加说明

本规定由综合管理部提出并归口。
　　本规定起草部门：综合管理部。
本规定起草人：吴慧淑
本规定审核人：黄仲文。
　　本规定批准人：李 力。
　　本规定解释权归综合管理部。

工程质保金支付审批表
项目名称

项目号

项目完工日期

质保金到期日期

资料图纸接收情况

质量状况

合同编号

质保金金额

合同对方单位

申请提出单位：

负责人：

年 月 日
监理公司 ：

负责人：

年 月 日
工程管理部：

负责人：

年 月 日
质量控制部：

负责人：

年 月 日
控制部负责人

签名： 年 月 日
项目经理部领导
批准意见

签名： 年 月 日
注：1、合同主办部门可根据项目实际情况及合同的性质、种类、关联程度等确定会签单位。
2、200万以上质保金支付需要经过项目经理部领导审批
2、如需要外部单位确认的，需加盖外部单位公章。
3、各单位或部门的意见必须是同意支付的意见，若有不同意见，财务不予付款。

物资质保金支付审批表
项目名称

项目号

项目完工日期

质保金到期日期

资料图纸接收情况

质量状况

合同编号

质保金金额

合同对方单位

经办人意见：

签名： 年 月 日
用户单位意见：

签名： 年 月 日
物资装备部负责人

签名： 年 月 日
项目经理部领导
批准意见

签名： 年 月 日
注：1、合同主办部门可根据项目实际情况及合同的性质、种类、关联程度等确定会签单位。
2、100万以上质保金支付需经项目经理部领导审批。
2、如需要外部单位确认的，需加盖外部单位公章。
3、各单位或部门的意见必须是同意支付的意见，若有不同意见，财务不予付款。

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质保金支付审批表（通用）
项目名称

项目号

项目完工日期

质保金到期日期

资料图纸接收情况

质量状况

合同编号

质保金金额

合同对方单位

申请提出单位：

负责人：

年 月 日
××单位：

负责人：

年 月 日
××单位:

负责人：

年 月 日
××单位:

负责人：

年 月 日
合同主办单位负责人:

签名： 年 月 日
项目经理部领导
批准意见

签名： 年 月 日
注：1、本《质保金支付审批表》（通用）适用于除工程类和物资采购类质保金的审批。
2、合同主办部门可根据项目实际情况及合同的性质、种类、关联程度等确定会签单位。
3、设计合同最后一笔尾款的支付执行公司设计后评价程序，并需经信息中心确认。
4如需要外部单位确认的，需加盖外部单位公章。
5、各单位或部门的意见必须是同意支付的意见，若有不同意见，财务不予付款。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责