单位公司企业规章制度进销业务管理办法.docx

进销业务管理办法
第一章总则
第一条 为规范公司进销业务的操作，加强进销业务管理，有效控制进货和销售环节的经营风险，明确各部门员工的工作职责，以保障公司经营业务的正常有序开展，根据控股公司《关于购销业务管理的指导意见》，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 本办法旨在对公司开展经营业务活动时进销业务的操作进行控制与管理。
第二章职责
第三条 业务管理部（以下简称业务部）为进销业务操作的主管部门，负责制订进销业务管理办法和操作流程，并组织实施。
第四条 业务部应建立检查评判工作机制，对相关进销业务进行检查、监督和评价管理，发现问题、隐患，及时督促与落实整改，使内控管理处于受控状态
第五条各营销部负责进销业务的洽谈、合同签订、执行和后续管理等工作，以及办理有关进销业务的操作手续。
第六条 各营销部负责建立进销商的评估和准入制度，确定合格的进销商和健全客户信用档案。对重要的进销商的资信、经营变动等情况进行实时管理和综合评价，防范经营风险出现。

第七条财务部负责进销业务中的资金管理，损溢账务处理，以及增值税发票管理等工作。
第八条 对于重大进销业务洽谈，应由业务部、财务部、法务等专业人员参加，并形成相关的书面记录文件，再经风险控制评审小组评审、领导班子集体决策和审批。
第三章进货业务操作流程
第九条进货业务的操作
1. 营销部进货员提供“进货意向书”信息包括预付款金额、计划到货日期、供应商、货品、数量、价格等，由业务部进货制单员填制“进货意向书”：将该信息录入英克系统，使用功能“进货合同管理”，保存为临时状态。
填制“进货意向书”应注意：
（1）货品ID、供货单位、材质等有关基础资料，由业务部指定专人添加，不能随意改动。
（2）社会资源直销业务（俗称“搬砖头”或“大买卖”，以下简称“大买卖”）的资源视同正常进货，但在进货用途栏中应选择“直销”。
2. 进货制单员打印“进货意向书”交进货员，进货员应先复核“进货意向书”的全部内容，再按审批权限办理审批手续。
“进货意向书” 一式三联：
第一联：财务部留存，并开具临时“预付款单”（使用功

能“进货付款单管理”），经审批通过后支付预付款（如审批不通过则作废临时预付款单，流程终止），并将“预付款单”的状态改变为确认状态（使用功能“进货付款单管理”），
“预付款单”进货员自留一联；
第二联：进货制单员留存，并在系统中（使用功能“进货合同管理”）将临时状态变更为已签状态（如审批不通过则作废临时“进货意向书”，流程终止）；
第三联：进货员留存。
3. 进货员根据审批后的“进货意向书”与供应商签订供货合同。
4. 当收到供应商到货通知时，进货制单员即填写“收货单”（使用功能“进货单管理”），打印后送达指定仓库。仓库按照“收货单”查验来货，填写入库检验信息后交回进货制单员。
“收货单”一式四联：
第一联：业务部留存。（第二联〜第四联：送到仓库）。
第二联：仓库留存。（第三〜第四联：回业务部）。
第三联：业务部将实收数输入英克系统并分别按以下两种情况将此联及相关单据一并交与财务部作进货结算：
（1）“收货单”的应收数=进项发票壬“收货单”的实收数，业务部应在英克系统中进行进货应收实收数调整并打印“进货损溢单”，然后将“进货损溢单”及进项发票和“收货

单”第三联一并交财务部。财务部作进货凭证，并对英克系统中的数据进行复核。
（2）“收货单”的应收数壬进项发票=“收货单”的实收数，业务部应在英克系统中补一张“收货单”调整并打印，然后将此“收货单”及进项发票和原“收货单”第三联一并交财务部。财务部作进货凭证，并对英克系统中的数据进行复核。
第四联：仓库填写实收数返回后交予相关营销部留存。
5. 进货制单员录入收货验收信息，包括储存凭证、实收数量、检验结果等（使用功能“货品批次管理”），并作入库记保管帐，库存增加，营销部即可对此货品进行销售。
6. 若营销部在仓库验收完毕前就要销售的，应以应收数作实收数入帐，待仓库验收完毕后再按上述第六条第4款的规定操作。
7. 发生移库或加工业务时，由进货制单员在英克系统中根据进货员或综合员所提供的“内部加工（移库）联系单”分别作移库、加工操作。
8. 进货业务的审批程序按公司有关规定执行。各级管理者在审批时应关注公司的库存、资金、价格、销售等情况。
第十条增值税进项发票
1. 进项发票收到后，由业务部进货制单员登统记录。
2. 业务部将进项发票、“进货损溢单”或补开的“收货

单”与对应的原“收货单”第三联配齐后交财务部。
3. “大买卖”的进项发票，由营销部在发票的存根联上写明对应的“进货意向书”编号并登统记录，把进项发票和对应的“收货单”第三联配齐后一并交进货制单员，进货制单员作报损报溢调整后交财务部。
第十一条质量保证书
1. 营销部应对供方提供的“质量保证书”进行统一编号（包括网上质保书），并将编号输入英克系统生成的“收货单”中。
2. 各营销部负责“质量保证书”的保管、存档及顾客查询、复印。
第十二条质量异议
1. 在进货中发现的质量异议，由营销部按合同约定条款与供货方进行交涉。
2. 因“大买卖”而产生的进货质量异议，由相关营销部经理或对营销员负责与供方交涉。
第十三条退货
1. 未提退货：进货员凭原“收货单”办理退货手续，在原“收货单”上注明“进货退货”，写明退货理由，经所在营销部经理签字同意后，交进货制单员操作执行（原“收货单”作废），财务部结算时作相应调整。
2. 已提退货：进货员凭原“收货单”办理退货手续，填

制“进货退货单”（在原“收货单”上注明“进退”），写明退货理由，经所在营销部经理签字同意后，交进货制单员操作执行。
（1）进货制单员输入并打印“进货退货单”，一式四联，操作流程同“收货单”。
（2）各营销部及财务部相关人员应注意：①要求退货的货物是哪一批次（收货单号、仓库、凭证、货品ID等），②财务是否已结算并开出销售发票等。
第十四条锁定资源
因经营业务需要，对指定资源作锁定，按如下操作：
1. 营销部经办人开出需锁定的资源清单，注明数量、规格、储存凭证号码等内容，须经所在营销部经理批准。
2. 营销部综合员审核后，按规定在英克系统中作锁定或解除锁定资源的操作。
第十五条加工（移库）
加工业务在公司英克系统中为移库（移出、移入）操作。
1. 营销部进货员填写“加工申请单”，经该部门经理签字同意后，交业务部进货制单员操作。
2. 业务部将现有库存资源作移库操作的，应开具“移库单”，移入指定加工单位，同时按营销部要求开出“加工单”。
3. 加工单位对货品加工完成后，业务部应再作加工入库操作，并调整加工损溢数量。

4. 加工后的货物应开立新的储存凭证。
第四章销售业务操作流程
第十六条销售业务的操作
1. 营销部营销员根据用户需求信息，在英克系统中查询可供资源。
2. 营销部综合员使用功能“查询当前保管帐”，复核可供资源；使用功能“销售合同管理”，填制“销售意向书”，并打印后交营销员。填制“销售意向书”应注意：
（1）货品ID、客户名称、单价、约期付款等数据都由英克系统生成，不得随意更改。
（2）“大买卖”业务视同正常销售，但应选择“直销”一栏。
3. 营销员应先复核“销售意向书”的全部内容，再按审批权限办理审批手续，然后由业务部销售制单员将“销售意向书“改变为正式状态（使用功能“销售合同管理”）。同时，确定仓库出库货品的具体储存凭证。
“销售意向书”一式三联：
第一联：财务部销售收款员进行销售收款（现款、本票、支票、赊销等）确认后留存；
第二联：综合员留存；
第三联：营销员留存。
4. 销售制单员根据“销售意向书”勾对后生成“销售提

货单”（使用功能“销售开票”）。“销售提货单”一式四联。其中，第一联至第三联交客户到指定仓库提货。
第一联：提货单：仓库留存。
第二联：出仓码单：客户留存。
第三联：出仓报告：财务部留存。仓库发货员填写实发数并签字或盖章后，返回公司销售制单员。销售制单员应及时将第三联“出仓报告”与第四联“结算单”配单并复核后，把仓库实发数输入英克系统，然后一并交财务部销售结算员。
第四联：结算单：财务留存。销售结算员凭“销售提货单”第三联、第四联与客户结算，并据此开出销售发票。
5. 仓库货物出库后，销售制单员修改临时“销售提货单”（使用功能“销售单实提确定”），根据“出仓报告”录入实
际出库数量，与“结算单”配单后，交财务部作销售结算。
6. 销售业务的审批程序按公司有关规定执行。各级管理者在审批时应关注销售价格、赊销额度、赊销期限等情况。
第十七条质量异议
已经销售的货物，当顾客提出质量异议时，由营销部按合同约定条款与客户进行协商处理。
第十八条退货
1. 未提退货：客户凭原未提货的“销售提货单”（一式四联）到相关营销部办理退货手续。由营销员接待，经所在营销部经理同意后，将“销售提货单”交销售制单员操作执

行（原“销售提货单”作废），财务结算作相应调整。
2. 已提退货：顾客凭原“销售提货单”客户留存的“出仓码单”到相关营销部办理退货手续：
（1）由营销员接待顾客，并填制“退货进仓单”，一式四联，经所在营销部经理签字同意后，其中第四联营销部留存第一联至第三联交顾客到指定仓库退货，第二联仓库留存，仓库返回后第三联交客户留存，第一联交销售制单员。
销售制单员核对后开具“销售退货单”（“销售提货单”上注明“销退”），一式四联：
第一联：销退提单：营销部留存。
第二联：出仓码单：客户留存。
第三联：出仓报告：财务留存。
第四联：结算单：财务留存，结算员凭第三联、第四联与客户结算，并据此开出红字销售发票。
（2）各营销部及财务部相关人员应注意：①要求退货的货物是哪一批次（提单号、仓库、凭证、货品ID等），②财务是否已结算并开出销售发票。如公司销售发票已开出交给顾客，营销员应要求顾客在退回“销售提货单”的同时也将该销售发票退回财务部，或由顾客按同等数量、金额开具销售发票给我公司交财务部一并调整处理。对可能产出的数量差异，营销员应与顾客事先协商解决办法。
（3）顾客提出换货要求时，相关营销员应在得到该营销

部经理同意后，办理已提退货手续，同时重新开具“销售提货单”（或补办改发凭证）。
（4）如因质量问题需向供方提出异议时，营销员应在得到该营销部经理同意后，办理已提退货手续。同时与供方商讨解决办法，经供方确认退货的货物，由业务部开具“进货退货单”，操作流程同“收货单”。经供方确认作整修加工的货物，由业务部开具“移库单”。
第十九条“大买卖”业务的操作原则
1. 此类业务必须有毛利，亏损的不可操作。
2. 公司有资源或库存的，原则上不可操作。
3. 按本办法规定的正常进、销业务进行操作。特别应注意的是必须先做进货，后做销售。
4. 一般不予垫付资金，即必须俟需方的货款到帐后，再支付供方的货款（公司给予需方赊销额度的除外）。
5. 营销员在业务操作时，应将“进货意向书”与“销售意向书”一并送交有关部门经理和公司领导审批。
第五章附则
第二十条 本办法及附件由业务管理部负责解释。
第二十一条 本办法及附件自发文之日起执行。