行政办公平台的解决方案.doc

行政办公平台的解决方案252020年4月19日文档仅供参考中教行政办公平台解决方案1 方案介绍21.1背景21.2方案简介21.3特点31.4 主要技术61.4.1 工作流61.4.2 xml 数据交换61.4.3数据秘钥加密72系统结构72.1系统设置模块82.1.1功能82.1.2 结构描述92.2内部管理模块92.2.1 工作流管理功能描述92.2.2 资料管理102.2.3 档案管理功能描述102.2.4 办公用品管理功能描述112.2.5 会议管理功能描述122.2.6 车辆管理功能描述122.2.7 报刊征订功能描述132.2.8 领导政务功能描述132.3公文处理模块142.3.1内部公文处理功能描述142.4收发文件模块162.5个人信息模块172.5.1 我的日程182.5.2 我的邮箱182.5.3 通讯录182.5.4 委托代理182.5.5 我的日常见语182.6信息交流模块192.6.1 讨论区192.6.2 问卷调查192.6.3 信息发布192.7 系统帮助模块191 方案介绍1.1背景随着信息化步伐的加快,政府机关、各企事业单位积极引入信息化技术手段重塑组织、机制和管理资源。然而大多数机构现有的计算机和网络资源并未得到充分利用,内部的办公事务基本上还未实现知识共享和自动化处理。当前,政府部门建设跨省市专网已经提上日程,各部委正在或计划实施横向或纵向的专网工程。现在政府信息系统建设主要是跨处室的大系统的建设,由于投资大,需求变化多,往往造成使用效果不佳。一部分单位的文件管理仍停留在手工模式,还有一部分单位,虽然也有了自己的办公自动化系统,可是由于开发商水平参差不齐,办公自动化系统开发缺乏相应的标准,导致不同办公系统之间的连接出现问题,无法和上级单位及所管辖的单位交换电子公文。 中教行政管理平台就是针对这一现象提出的,实现内部办公与外部办公一体化的良好解决方案。1.2方案简介中教行政办公平台支持灵活多变的业务应用、层次复杂的隶属关系,是一个全方位的,立体的管理办公平台,标准的XML文件交换规范,解决了市、区多级办公平台互联的难题,帮助政府机关、学校,各企事业单位办公自动化、较好的实现了资源预约和内部的规范管理。多级行政办公解决方案图:市级行政办公平台区级行政办公平台区级行政办公平台区级行政办公平台下级单位行政办公平台下级单位行政办公平台下级单位行政办公平台下级单位行政办公平台1.3特点中教办公行政平台使用ASP、COM+、JavaScript、VB等标准开发技术,提供全面详尽的开发接口,能方便、快捷的实现系统扩充。系统以工作流程控制为核心,经过强大灵活的工作流,把行政管理融入BPR当中。l 安全合理、全面的用户管理,经过严密的权限控制,杜绝非法访问;所有操作详细记录,具体安全设置涉及到用户的每一步操作;用验证、存取控制、字段级加密和电子签名等多级安全措施,保证公文信息在传送、审批和存档时的安全性、保密性、数据的完整性及完全性。l 稳定通用的数据接口、标准的开发技术,重要功能进行组件封装,普通客户端无须任何安装,大型后台数据及成熟的服务器端软件库保证了系统的安全、高效、稳定的运行。l 强大分为七大类,共30多个子模块。从网上办公、个人事务、内部管理到网络资源的信息互递等等,利用网络技术的强大优势融合了政府部门或企业日常办公的几乎所有事务。实现了关系型数据、文本文件、静态图像(黑白、彩色)和录音、录像等多媒体文件、档案信息的一体化管理;提供各类信息的交互查询、模糊查询及全文检索,使各级领导、员工等均能够在任何地方、任何时间对单位或公司的最新动态进行即时掌握、快速获取。l 先进系统采用B/S架构,实现对Internet/Intranet及多用户的全面支持; 模块化的开发方式、强大的组件功能、标准的开发模式、流行的开发语言为系统的性能提供了可靠的保证。l 高效充分利用网络的优势,最大限度开发网络资源,实现机关/企业内部信息的快速传递和资源共享。先进的督办系统,时刻监督公文的处理状态,极大的推动机关或企业工作效率和工作质量的提高。实现了对文件的全部信息在制作期、现行期和暂存期中的运行情况进行一体化统筹监控和管理,全面提高管理水平。l 灵活可自定义工作流程和内容,定义工作委托代理人,满足用户不断变化的工作需求和内容。l 易用虚拟现实的公文系统,完全模拟现实的办公流程,界面设计合理,有丰富的在线提示和使用帮助。本系统和其它基于网络结构(lotus notes)办公软件的特点比较:OA系统(Louts版本)与OA系统(ASP版本)综合性能比较Louts OAASP OAB/S架构是是电子政务中需要增加附属用户端能够采用Notes 客户端软件不需要XML支持需要开发基于LOUTS客户端完全标准的文档定义格式管理非结构化数据的文档数据库是,但数据库开放性不好完全Lotus Domino Mail系统能够搭建企业通讯平台C/S结构的电子邮件服务B/S结构的电子邮件服务安全特性依赖于系统提供能够整合标准的各种WIN体系安全认证标准性能价格比一般高系统维护工作量较少少跨平台性依赖依赖接口开放性差一般开发周期/开发效率短/高短/一般业务规则内置内置和自己构造组件技术支持很差支持COM技术数据库技术经过LOUTS内置经过API系统底层开发难很难多媒体及图形图像开发支持内置控件内置控件和第三方标准接口网络或Web开发支持有,依赖LOUTS平台有,依赖WIN平台面向对象特性差一般代码执行效率一般一般发展潜力差一般软件升级工作客户/服务器全部服务器数据共享/浏览器兼容性一般较好系统扩展性能差一般1.4 主要技术1.4.1 工作流 工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。几乎所有的业务过程都是工作流,特别是办公自动化应用系统的核心应用-公文审批流转处理、财务审批等。每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其它部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。 工作流的运转是办公自动化系统的核心,工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素,即人员、资源、事件、状态,推动工作流的发生、发展、完成,实现全过程监控。信息技术不但应该管理工作流全过程的所有信息和操作,而且还应该主动推进工作流程的实现,如及时地收回和赋予不同人员的操作权限(如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容,而其上级领导获得文件的签署权或对内容的修改权)、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理,从而整体提高工作流处理的效率。1.4.2 xml 数据交换XML是一种网络标准,能够简化互联网和局域网内的数据交换。XML 的应用范围可分为4大类: (1)要求Web 客户机在两个或多个不同的数据库之间传递信息的应用; (2)希望将Web 服务器的大量处理负荷转移给Web 客户机的应用; (3)要求Web 客户机把同一数据以不同的表现方式提供给不同用户的应用; (4)适应特定用户需求的智能Web 工具应用。 以XML赋予Web 数据的 结构使其更容易添加上数字签名,同时更容易对文档或文档的一部分进行加密。W3C数字签名倡议从事 的正是XML 的安全和认证研究。在要求自动化和信息重复使用的其它应用方面,XML也将对HTML有所补 充。将来不论什么时候, 从HTML 向XML 的过渡将是顺畅的,不会给用户带来任何不便。1.4.3数据秘钥加密XML数据是基于文本文件的,因此能够使用经典的加密算法对XML数据进行加密,一般我们称XML源数据为明文,加密后产生的目标数据为密文,由明文产生密文的过程称为加密,而由密文恢复明文的过程称为解密。现代密码学经过秘钥解决此问题,所谓秘钥一般是由数字或字符组成的关键字,并作为加密/解密算法的参数代入,当加密算法E和明文M固定时,采用不同的加密秘钥K将得到不同的密文N,而此时由密文N恢复出明文M同样需要一个解密秘钥K解,根据加密/解密算法的不同,K解能够与加密秘钥K相同或不同,加密/解密公式表示如下:E(M,K)N /K为随机产生的关键字F(N,K解)M /K解等于K或与K匹配一般我们称K解等于K的秘钥算法为对称算法或单钥算法,此时当有数据在不同计算机间交互时,发送方首先用秘钥K将明文加密,然后传输至接收方,并由接收方采用同样的秘钥解密得到明文。2系统结构本系统有30多个子模块分成七大类:系统设置、内部管理、公文处理、收发文件、个人信息、信息交流、系统帮助。其中个人信息、信息交流、系统帮助这四个模块相对较独立,没有太复杂的数据流程,因此在本文中不作为重点,只做较简单的功能介绍。系统功能结构图 1.行政办公平台发文处理收文处理内部文件处理工作流申请发送通知 接收通知 发送公文 接收公文用户管理角色管理部门管理任务管理流程管理系统管理系统管理流程事务流程监控管理流程跟踪管理业务讨论信息发布问卷调查我的桌面内部信箱日程管理信息管理个人管理2.1系统设置模块2.1.1功能提供办公平台初始化设置。2.1.1.1. 基本行政信息设置:定义各行政部门的结构、属性及职务构成2.1.1.2 用户权限设置:新增用户,并定义用户权限。2.1.1.3 信息交换单位设置:定义文件接收单位。每个信息交换单位都有自己固定的编码,在整个文件交换系统中唯一。2.1.1.4 信息交换部门设置:定义文件接收单位中的部门。职能相同的部门编码一致。2.1.2 结构描述新增用户用户管理(各功能模块使用权限划分,使用期限设定。)部门设置职务设置加入部门信息加入职务信息加入组权限信息用户组设置图:12.2内部管理模块 2.2.1 工作流管理功能描述功能:经过定义工作对象,工作部门,控制对象,监督部门和设定审批路径,来管理整个工作流的正常运行,使得每项工作都能得到执行、控制和监督。结构: 工作流程类别设置审批部门类型设置模板设置(审批内容)适用范围确定(那些部门的人能够使用)编辑工作流(确定工作流的类型,工作流的控制人,审查人,选择审批路径)审批路径设置(确定审批部门、审批人、审批期限、审批类型、路径类型、扮演角色)图:22.2.2 资料管理功能:经过客户端上传资料,把所有的资料整合到一个资料库里,形成资源共享,用户经过查询可自由下载自己需要的资料。结构:资料上传资料库资料管理资料查询图: 32.2.3 档案管理功能描述功能:各个科室都可建立自己的档案系统,相对独立。用户可自定义自己的档案著录格式和目录打印格式,系统提供了档案管理的初始化管理方案,用户能够根据自己的情况修改建立适合自己的档案管理方式。结构:档案基础设置数据逻辑图档案类别设置信息类别设置实体分类设置模板设置(档案著录格式设置)档案目录报表定制档号自动生成格式定制档案著录目录打印档案查询档案数据库图:42.2.4 办公用品管理功能描述功能:该模块主要是用来记录办公用品的入库、领用、调拨和处理的全过程,为办公用品的管理做到有据可依,有依可查。结构:入库登记办公用品资料库领用登记调拨登记处理登记库存查询图:52.2.5 会议管理功能描述功能:该模块主要是用来了解会议室的使用情况,用户根据会议的规模来申请自己需要使用的会议室。工作流程:会议室申请会议查询会议室占用会议室使用情况记录登记图:62.2.6 车辆管理功能描述功能:该模块主要是用来安排车辆的使用,记录事故的发生,统计车辆的使用费用,而且生成费用报表。工作流程:不同意同意用车申请车辆查询用车安排车辆使用情况记录安排司机、车牌号费用登记、事故登记打印统计报表图:72.2.7 报刊征订功能描述功能:该模块主要是用来记录各科室的报刊征订情况,统计汇总征订结果,打印报表。结构:报刊征订统计汇总、打印报表报刊征订情况记录征订情况查询图:82.2.8 领导政务功能描述功能:该模块主要是用来记录领导的日常安排,使得工作人员根据领导的日程来合理的组织自己的工作。结构:日期设置领导设置领导每周的政务安排图:92.3公文处理模块2.3.1内部公文处理功能描述2.3.1.1 来文处理:(由系统管理员定制)经过强大的工作流模块,用户能够对公文的审批流程按照自己的实际业务方式自定义设置,包括文件登记单元、文件运转单元、文件批阅单元、文件督办单元、归档单元、审核单元完全能够穿插组合、自定义流程、自定义各单元功能,还能够定义手动、自动的文件流转方式,真正让用户使用最最适合自己实际业务的工作流程。 来文登记工作人员对收到的公文进行登记,登记的内容包括来文机关、来文单位、登记号、文件编号、文件标题、密级、签收人、来文日期等,以及文件的基本内容、备注等。公文的原文能够经过网络接收并支持多种文件格式(如:Word文件、扫描文件、声像文件等)。登记完成后如果阅件处理,如果是办件则转入审批路径设置。 文件拟办经办人对需拟办的文件填写拟办意见,拟办完毕后文件按照事先定义好的审批流程自动转入下一流程。 文件批阅根据设定好的审批流程,文件自动流转到批阅人的电脑终端,签署完批阅意见后,文件将自动按照制定好的流程继续运转,直至办结。 归档文件办结后,能够根据定义好的流程自动进行文件归档操作。工作流程:.办结办结办件转阅件阅件转办件来文登记来文类型办件设置审批路径阅件阅件类型传阅件领导传阅件领导阅批圈阅阅件处理审批、办理处理结果归档注:虚框内表示阅件的处理过程图:102.3.1.2 发文处理:发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文,可直接调入个人办公中起草的文件内容。可按照定义好的发文审批流程自动进行发文的登记、审核、拟办、审批、归档等处理,最后还能够根据预先的设定自动从网络上发出。工作流程图: 注:虚框内表示多个领导可同时阅示经过经过经过退回核稿处室回经过退回核稿人发文登记部门核稿呈批核稿发文核稿领导阅示办公室处理印文印章归档图:112.3.1.3 内部文件处理:主要处理来文转发和内部制发的公文,可按照定义好的发文审批流程自动进行发文的登记、审核、拟办、审批等处理。工作流程图: 注:虚框内表示多个领导可同时阅示经过经过退回核稿处回经过退回核稿人文件登记部门核稿呈批领导文件处理办结图:122.4收发文件模块系统描述:把发送的公文转化为XML格式的文件,存放在XML WEB服务器上。XML文件内含有接收方单位信息编码。接收方根据这个信息编码,把属于自己的公文下载到自己的服务器和数据库里,同时这个公文进入自己的公文处理系统。a. 数据交换示意图:XML WEB服务器图:13发送方WEB服务器接收方WEB服务器b. 系统实现结构图: 接收Xml服务器确认发送文件登记生成XML文件发送回复状态跟踪图:142.5个人信息模块2.5.1 我的日程我的日程能够定义任意时间段的工作安排,最小单位到分钟。还能够设置特殊日程,用不同的标记指示。用户界面如同月历一样。2.5.2 我的邮箱能够设置系统用户自己的邮箱,在系统内部接收公共信件、部门信件和个人信件,也能够向个人、部门成员发送邮件。能够设置自己的POP3邮箱,这样就能够经过Internet收发自己的邮件。系统实现:主要是利用组件readmail 和LyfUpload。2.5.3 通讯录提供系统、部门、个人通讯信息记载。2.5.4 委托代理为工作流工作的正常运转服务,当用户出差或其它原因不能在岗的时候,可委托其它人代替自己完成工作。2.5.5 我的日常见语主要是为工作流设置常见语言,这样能够提高办公效率。2.6信息交流模块2.6.1 讨论区为使用者都共同关心的问题和信息(如热点话题、工作常见问题、工作经验等)提供动态交流、研讨、共享和积累的功能。2.6.2 问卷调查提供网上民意调查、测验的功能,可生成统计图表。2.6.3 信息发布分2个部分2.6.3.1 信息公告由被授权的用户发布信息,发布信息在系统的桌面显示。2.6.3.2 问卷发布由被授权的用户发布信息,所有用户都能够参加问卷调查。2.7 系统帮助模块用户能够在这里找到相关的操作使用说明。