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中国滦河国际投资控股公司物流管理办法

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2020年5月29日
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中国滦河国际投资控股公司物流管理办法

北大纵横管理咨询公司
二○○四年三月

目 录
第一章 总则 2
第二章 职责划分 4
第三章 采购计划和实施 6
第四章 采购监控 8
第五章 供应商管理 9
第六章 运输商管理 11
第五章 附则 13

第一章 总则
第一条 目的
为了加强中国滦河国际投资控股发展有限公司河北事业部的物流管理,规范下属公司相关部门物流管理过程,保证经营活动的正常持续供应,加速资金周转,降低采购成本和运输成本,整合资源以达到规模效益,特制订本管理办法。
第二条 适用范围
本管理办法适用于河北事业部、下属公司有关采购管理部门。
第三条 原则
1. 根据经营需要作好货物采购工作和运输工作,保障各项物资的连续供应;
2. 在保障供应的前提下,选择优质货物,确保采购货物的质量合格;
3. 开拓货源基地,优化供应渠道,合理选择供应商,与其形成战略伙伴关系,降低采购成本;
4. 开拓运输渠道,优化组合,合理选择运输商,与其形成长期合作关系,互惠互利,降低运输成本;
5. 实行公开招标、比价采购,杜绝采购活动的违规、违法及暗箱操作。
第四条 主要内容
本管理办法的主要内容包括物流管理工作职责的划分、采购计划的制定、采购计划的实施、采购过程的监控、供应商的管理、运输商的管理;
第五条 管理思路
（一） 对于生产用的大宗的原料、燃料的采购,由河北事业部采购部统一确定供应商、运输商;由各下属公司采购供应管理部门负责采购的具体执行;
（二） 对于非大宗物品的采购,由下属各公司在河北事业部采购部的指导下,自行组织采购。
第二章 职责划分
第六条 各部门职责
（一） 河北事业部采购部
1. 负责建立健全河北事业部的物流管理制度;
2. 负责供应商的选择,包括供应商信息的收集、资质评价、招投标合同谈判、供应商的评价等等;
3. 负责国内的运输管理,包括运输商信息的收集、资质评价、合同谈判、运输商的选择、运输商的评价等等;
4. 负责汇总制定河北事业部整体采购计划,并负责生产用大宗物资国内的统一采购工作;
5. 负责监督下属各公司权限范围内采购工作的执行情况;
6. 监督下属各公司物资的仓储管理工作;
7. 负责采购物资的信息统计工作;
8. 负责采购物资市场行情信息的收集,开展价格预测;
9. 负责对供应商和运输商工作的监督检查;
10. 负责河北事业部整体的物流信息的统计管理工作。
（二） 河北事业部下属各公司的采购供应管理部门
1. 负责在河北事业部采购部的指导下,建立健全本公司的采购管理体系和相关规定;
2. 负责制定本公司的采购计划;
3. 负责组织本公司权限范围内采购的组织执行;
4. 供应商管理,其中对于大宗原料、燃料供应商要收集整理其信息,上报到河北事业部采购部,参与供应商选择和考核,包括供应产品质量、速度、价格、数量等等,同时能够提出改变供应商的建议及其理由;对于非大宗物品供应商,要自行负责对这些供应商进行信息搜集、整理、归档,并组织相关部门和人员对供应商进行考核评价以及重新选择。

5. 运输商管理:参与运输商的选择,在河北事业部采购部一经确定了运输商之后,下属各公司要在确定的运输商范围内选择运输商,同时负责对运输商的工作进行监督,记录,参与对运输商的考核评价。与此同时收集运输商的市场信息,提出改换运输商的建议和理由

。
6. 制定仓储管理条例并执行;
7. 负责本公司的物流信息的统计和上报工作。

第三章 采购计划和实施
第七条 采购计划的制定
（一） 河北事业部年度采购计划的制定;
1. 河北事业部下属各公司考虑本公司的资源能力、生产情况、财务情况等等多方面因素,制定本公司的年度采购计划,上报河北事业部采购部;
2. 河北事业部采购部负责审核各公司上报的采购计划,与相关部门企业管理部、财务管理部等共同协商制定河北事业部的年度物资采购计划;
3 年度物资采购计划作为年度经营计划的一部分上报滦河国际审议批准;
4. 河北事业部采购部负责总裁办公会审议批准的年度采购计划下达执行。
（二） 月度采购计划
1. 事业部下属各公司根据自身的生产需要和年度采购计划,制定本公司的月度物资采购计划上报到河北事业部采购部;
2. 河北事业部采购部对本事业部下属公司上报的采购计划,以年度经营计划为依据和指导进行审议批准;
3. 各公司按照经审议批准的采购计划组织执行。
第八条 采购计划的实施
（一） 大宗原料、燃料的采购实施
对于大宗原料、燃料的采购由河北事业部采购部统筹安排。(大宗原料、燃料是指钢铁生产过程中需要的原材料如铁矿石、铁精粉等,燃料主要指的是消耗量巨大的煤、油等等):
1. 在每年年度采购计划制定以后,河北事业部采购部负责收集供应商信息、资质评价、一次筛选、招投标、协议谈判等环节,确定河北事业部物资采购供应商的选择范围,其中包括可选供应商清单、价格、供应量等,签订采购协议;
2. 事业部下属各公司采购管理部门负责具体的采购实施:根据计划采购时,要在河北事业部采购部确定的供应商清单中进行选择,然后按照采购协议的规定,与供应商进行协商,签订采购合同(在采购合同签订的过程中,相关财务部门和审计部门参与合同评估)。
3. 河北事业部下属各公司负责合同的具体实施,其中需要由我方承担运输费用的,各公司采购供应管理部门在河北事业部采购部指定的运输商清单中进行选择,与运输商签订运输合同。
（二） 对于非大宗的原料、燃料的采购实施
对于非大宗的原料、燃料的采购由各公司自行组织实施。(主要针对生产过程中小批量的需要、机器设备零配件等等,不能产生规模效益的物资)
1. 对于河北事业部采购部控制之外的物资采购,由各公司自行组织进行供应商信息的收集、资质评价、确定供应商等;
2. 各公司根据总的生产经营情况和财务状况制定采购计划,开展询价、比价、价格确认、进行合同谈判等签订采购合同;
3. 各公司负责采购合同的具体执行,包括运输商的确定、过程协调、收货、验货、入库登记等等。
第九条 采购货款的支付
采购货款按照授权由不同层级的财务管理部门按照合同条款规定的时间统一支付。
第四章 采购监控
第十条 采购监控的目的
对采购活动进行监控,主要是为了保证河北事业部的采购相关规定能彻底的贯彻落实、使采购工作能规范有序的开展,降低采购成本,避免违法乱纪、危害公司利益的行为发生。
第十一条 采购监控的对象
采购监控涉及到采购活动的全过程,从制定计划、签订合同、质量验收、直到货款支付的每一个环节。
第十二条 采购监督的方式
对于采购监督采取逐级监督的方式,河北事业部采购部对下属公司采购活动进行监督。
第十三条 采购监控的途径
监控途径由行政监察、财务审计、制度考核三管齐下,确保没有遗漏,形成严密的监督网。

第五章 供应商管理
第十四条 供应商管理的目的
该部分主要是针对生产用大宗原料、燃料的供应商的确定,对于零星、小批量的物资供应商由各事业部自行决定,报河北事业部采购部备案即可。
供应商管理的目的主要是为了实现规模效益,降低采购成本,保证采购物资的稳定、持续供应,与供应商建立战略伙伴关系。
第十五条 供应商的确定
（一） 供应商信息的收集
供应商信息的收集由河北事业部采购部统一牵头管理,下属公司负责提供供应商信息及推荐合格供应商;
（二） 供应商资质鉴定
由河北事业部采购部根据掌握的信息与供应商取得联系,确认有关信息,企业的法人资格、生产规模等进行第一次筛选。
（三） 供应商评审
河北事业部采购部负责组织采购部门、质量管理部门、财务管理部门、相关业务部门等有关人员组成评审小组,对供应商的货物价格、质量、信用等情况进行全方位的评审,合格后列入合格供应商档案,在以后的采购过程中,优先考虑这些供应商。
（四） 经过招投标确定供应商名单
在合格供应商名单确定以后,由河北事业部采购部组织开展供应商的招投标,经过招投标确定供应商名单,供应量、供应价格范围、订单响应时间等,签订合作协议,由河北事业部高层办公会审议批准。
供应商名单一经确定,各公司的大宗物资的采购只能在确定的供应商名单中进行选择,而不能自行改变供应商。
第十六条 供应商的监督
河北事业部采购部不定期对供应商的合同履行情况进行调查,出现问题及时解决,并将调查结果进行备案存档。
各公司相关部门和人员负责将供应商的合同履行情况定期(每月)撰写报告,上报河北事业部采购部统一管理。如果在合作过程中,出现问题,及时上报河北事业部采购部,协调解决。
同时,各公司也要负责收集新的供应商的信息,整理上报河北事业部采购部,以便于公司及时发现实力雄厚、合作条件更加优越的供应商。在此,各公司采购部门、相关部门只有建议权,而没有决定权。
第十七条 供应商的考核
由河北事业部采购部负责组织开展对供应商的考核,每季度进行一次。
考核内容包括供应商的响应时间、产品质量、价格、供应速度、供应量、合作态度、合同履行的彻底性等等。
考核人包括河北事业部采购部、各公司采购供应部门、生产部门、质量管理部门、财务管理部等相关人员。
对于考核结果最差的供应商,要给予警告,限期改正,否则予以淘汰。
第十八条 供应商的调整
公司根据需要和环境的变化,对供应商进行动态管理,及时增加符合公司发展需要、实力出众的供应商,并适时淘汰不能满足要求的供应商。
河北事业部采购部、各公司能够提出增加或淘汰供应商建议,由河北事业部采购部组织相关部门进行评审共同确定。时间由河北事业部采购部根据实际情况视需要确定。
第十九条 供应商信息管理
河北事业部采购部要负责建立供应商档案,档案内容包括初始信息、评审意见、不定期调查结果、各公司上报信息、出现的问题及处理情况、供应商考核结果等。
河北事业部采购部还要负责供应商档案信息的更新,同时制定供应商档案的管理制度。规定借阅权限和范围。
第六章 运输商管理
第二十条 运输商管理的目的
运输商管理的目的是为了河北事业部运输的统一管理,降低运输成本,与运输商建立长期的合作关系。
第二十一条 运输商的确定
该部分主要是针对生产用大宗原料、燃料的采购运输和大批量产品的运输而言。
（一） 运输商信息的收集
运输商信息的收集由河北事业部采购部统一牵头管理,下属各公司相关部门负责提供运输商信息及推荐合格运输商;
（二） 运输商资质鉴定
由河北事业部采购部根据掌握的信息与运输商取得联系,确认有关信息,企业的法人资格、企业规模等进行第一次筛选。
（三） 运输商评审
河北事业部采购部负责组织采购部门、财务管理部门、相关业务部门等有关人员组成评审小组,对运输商的运输价格、运输能力、响应速度、信用等情况进行全方位的评审,合格后列入合格运输商档案,在以后的采购过程中,优先考虑这些运输商。
（四） 经过招投标确定运输商名单
在合格运输商名单确定以后,由河北事业部采购部组织开展运输商的招投标,经过招投标确定运输商名单,运输价格范围、响应时间、运输能力等,签订合作协议。
运输商名单一经确定,各公司的大宗原料、燃料的运输和大批量产品的运输只能在确定的运输商名单中进行选择,而不能自行改变运输商。
第二十二条 运输商的监督
河北事业部采购部不定期对运输商的合同履行情况进行调查,出现问题及时解决,并将调查结果进行备案存档。
下属相关部门和人员负责将运输商的合同履行情况定期(每月)撰写报告,上报河北事业部采购部统一管理。如果在合作过程中,出现问题,及时上报河北事业部采购部,协调解决。
同时,各公司也要负责收集新的运输商的信息,整理上报河北事业部采购部,以便于公司及时发现实力雄厚、合作条件更加优越的运输商。在此,各公司采购部门、相关部门只有建议权,而没有决定权。
第二十三条 运输商的考核
由河北事业部采购部负责组织开展对运输商的考核,每季度进行一次。
考核内容包括运输商的响应时间、产品质量、价格、供应速度、供应量、合作态度、合同履行的彻底性等等。
考核人包括河北事业部采购部、各公司采购部门、生产部门、质量管理部门、财务管理部等相关人员。
对于考核结果最差的运输商,要给予警告,限期改正,否则予以淘汰。
第二十四条 运输商的调整
公司根据需要和环境的变化,对运输商进行动态管理,及时增加符合公司发展需要、实力出众的运输商,并适时淘汰不能满足要求的运输商。
河北事业部采购部、各公司能够提出增加或淘汰运输商建议,由河北事业部采购部组织相关部门进行评审共同确定。时间由河北事业部采购部根据实际情况视需要确定。
第二十五条 运输商信息管理
河北事业部采购部要负责建立运输商档案,档案内容包括初始信息、评审意见、不定期调查结果、各事业部上报信息、出现的问题及处理情况、运输商考核结果等。河北事业部采购部还要负责运输商档案信息的更新,同时制定运输商档案的管理制度。规定借阅权限和范围。

第五章 附则
第二十六条 本办法的拟定和修改由河北事业部采购部负责,经河北事业部总裁办公会审核后批准执行。
第二十七条 本办法由河北事业部采购部负责解释。
第二十八条 本办法自公布之日起实施。