SAP总账业务配置与操作完全手册.doc

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SAP总账业务配置及操作手册
目录
SAP总账业务配置及操作手册 1
概述 1
业务说明 1
Table 1
配置 2
组织结构 2
总账 9
会计科目上线时的批量导入 14
记账凭证 14
业务处理 19
预制凭证 19
样本凭证 22
重复凭证Recurring_Document 26
凭证冲销 33
外币业务处理 39
GR/IR科目处理 47
凭证分割Document_Splitting( 参见专门的总结文档) 51
同其它模块的集成 51
结束( 仅用于定位) 51

SAP总账业务配置及操作手册
概述
业务说明
预收款和预付款
在SAP中预收款和预付款统一称为预付款, 预收款称为收到的预付款( Down Payment Recieved) , 预付款称为支出的预付款(Down Payment Made)。

Table

No.
Table name
Short Description

Memo
1
SKA1
G/L Account Master (Chart of Accounts)

SKAT G/L Account Master Record (Chart of Accounts: Description)
2
SKB1
G/L account master (company code)

3
BKPF

4
BSEG

BSAS 

BSIS

BSAK

BSIK

BSAD

BSID

RKPF
Document Header: Reservation

配置
组织结构
创立公司

创立信用控制范围

创立公司代码

创立科目表清单

总账
字段状态
SAP系统在很多个类型的定义上都会设置字段状态, 字段状态主要是指定在显示时需要显示和输入的内容, 例如能够控制这类数据哪些属性隐藏、 哪些属性必输、 哪些属性是可选的、 哪些属性只是显示不可修改。
因为每个记账码对应的帐户类型是不同的, 因此系统在设置字段状态时就能够针对不同类型的帐户来进行设置, 例如客户、 供应商、 会计科目等, 只是设置的方式不同而已。

定义科目组( OBD4)

设置损益科目( OB53)
这一步需要在创立科目以前做, 因为科目未创立, 系统会给出提示科目不存在, 直接确认即可。

在设置时, 因为会计科目还没有创立, 因此系统会给出提示, 直接确认即可。这个设置必须在科目创立前做, 那样这个科目肯定是没有创立了, 这个设计有些变态。
设置了损益科目以后, 在定义科目时, 对于损益类科目就能够设置其对应的结转科目, 设置这个的原因在于sap默认是采用表结法, 在年末结转时需要将损益类的科目结转到指定的本年利润科目。

定义容差组(容差组的使用需要专题说明)

记账凭证
账户类型
系统对不同的账户进行的一个统一归类, 分为: 客户、 供应商、 总账、 物料、 资产。
其中客户和供应商是结合统驭科目进行使用, 在客户和供应商维护中指定,
总账直接对应总账科目。
物料和资产暂时没有做具体的测试 应该是分别对应物料管理中的物料和固定资产管理中的固定资产。

凭证类型

号码范围: 用于指定不同的号码范围, 也就是号码范围的一个类编码, 这样能够实现多个凭证类型使用一个号码范围。在后台能够定义每个号码范围的码段。
冲销凭证类型: 指定该凭证类型的凭证生成的冲销凭证的凭证类型。
审核组
允许的账户类型: 就是系统在生成记账凭证时, 行项目允许的账户类型, 例如, 如果没有允许客户这一账户类型, 那么行项目的账户如果为客户时系统将不允许继续。这里的账户类型控制同记账码中的账户类型控制在生成记账凭证时同时起作用。
客户供应商检查: 是指一个凭证中只能记录一个客户或者是供应商的记录。这样能够避免将多个客户或者供应商的发生额放在一张凭证上的情况, 会增加一定的凭证数量。该项设置在凭证保存时才会检查, 这是因为因为这个时候才是最终的凭证, 检查的方式更有效果。
公司间过账(Inter-company postgs): 允许一张凭证属于多个公司代码, 这一项没有进行测试, 应该是在行项目中指定不同的公司代码。在输入贸易伙伴的说明中, 此项被称作跨公司过账(Cross-Company), 感觉那个名字更加合适。
输入交易伙伴: 能够允许输入交易伙伴的凭证, 这个部分还不知道如何处理, 需要结合公司间过账来统一考虑。
仅允许批量输入: 就是该凭证类型仅用于批量输入。
建议外币汇率类型: 该类型凭证建议的货币类型。
合资企业的相关设置还没有弄, 在学习多会计单位时统一作为专题学习。

凭证号码范围
SAP的科目号码是按照年度来区分的, 也就是在凭证表中年度也是也是一个主键( key) , 用户也能够自己定义一个跨越多年的号码范围, 也就是一直顺序编号, 而不是每年重新编号。
统驭科目( 参见单独的总结文档)
对于一些科目, 需要直接记账到明细账, SAP提供一种方法能够直接记录到每个明细账, 同时根据明细账对应的总账科目自动记录到相应的总账科目中。
主要的统驭科目类型包括: 客户、 供应商、 资产、 应收合同科目。
需要说明的是, 如果物料需要在凭证中记录明细账, 那么能够采用物料分类账, 具体需要专题说明。
行项目
在每个记账凭证中, 凭证的明细称为行项目, 每个行项目需要对应一个记账码、 使用的科目、 科目金额, 以及其它一些附属的属性, 例如按照供应商核算的科目的供应商, 分成本中心核算的不同成本中心。
记账码( Post key)

对于每个记账码都要说明清楚是属于借方还是贷方, 应为这个直接影响到所输入金额在科目汇总表中余额显示的方向。

对于帐户类型, 主要确定在做记账凭证时的帐户需要指定为什么样的。
1. 假如帐户类型设置为客户, 那么在进行会计凭证编制时选择的帐户就是客户编码而不是会计科目, 否则系统就会提示”Customer %kmid% is not defined in company code TE01”。在维护客户时需要对应到一个统驭科目。系统在记账时是记录了这个客户编码, 同时根据客户编码追溯记录其对应的统驭科目编码。帐户类型设置为供应商也是类似的。
2. 如果设置为总分类帐科目, 只需要在编制记账凭证时帐户指定为会计科目即可。
3. 如果设置为资产, 应该是指固定资产, 具体没有做。
4. 如果设置为物料, 更加的没有做过。

对于冲销记账码, 主要是在生成冲销记账凭证时, 设置是该记账码的行项目在新生成的行项目上的记账码是什么, 必须是借贷标识不同的记账码。

主数据
会计科目
如果设置为本位币相同的货币, 则科目能够记账其它货币。
如果设置为仅以本位币记账, 那么科目在行项目中仅记录本位币, 这样能够避免汇率差, 因此一些清帐科目应该设置该选项。对于现金折扣科目和GR/IR清帐科目必须设置仅以本位币记账。

会计科目上线时的批量导入
程序RFBISA00能够批量导入会计科目主数据。

业务处理
预制凭证
预制记账凭证

预置记账凭证过账
预置凭证过账时能够调整凭证明细的信息, 凭证头只能调整”Reference”

删除预置记账凭证

说明: 系统在删除了预置的凭证后, 凭证号并不会释放, 因此会产生空凭证号的情况。能够经过T-CODE:S_ALR_87012342查询出所有跳号的信息。
中间做过测试, 在F-02中指定删除的凭证号, 系统一样不允许。

( 缺少) 预制凭证的工作流方式

样本凭证
创立样本凭证F-01

修改和显示样本凭证
创立FBM1
修改FBM2
显示FBM3
显示修改FBM4

使用样本凭证
在经过F-02进行凭证创立时, 能够使用参考样本凭证的方式进行凭证的创立。

执行”Post with reference”。

回车以后就能够生成正常的凭证。

重复凭证Recurring_Document
创立重复凭证FBD1

Post

修改和显示重复凭证

操作方式同于FB02。

使用重复凭证
F-02

Enter

凭证冲销
关于凭证冲销
为了保持记账凭证号的连续性, Sap的凭证在记账后就不能够删除, 只能冲销。如果是预置凭证, 能够删除行项目, 可是凭证头保留, 而且不会被打印出来, 凭证号也不会被释放。

凭证冲销原因设置

在此功能中, 能够设置反记账的原因, 在后续的反记账时, 能够经过原因来控制如何生成凭证, 主要是两个参数Neg.posting”(Negative posting红冲)和”Alt.pos.dt”(Alternative posting date不同的记账期间)。
1. 关于红冲标识, 如果选择了红冲标识, 那么生成的凭证就会在当期抵消原来的凭证发生额, 也就是说在显示科目余额时, 原凭证和冲销凭证的金额在借贷方发生额中都不会反映, 这样就不会虚增借贷方发生额; 如若没有选择红冲标识, 原凭证和冲销凭证的金额在借贷方发生额中都会反映, 这样就会虚增借贷方发生额。
2. 关于不同的记账期间, 如果选择了不同的记账期间, 那么在冲销时就能够将生成的冲销凭证的记账日期指定到同原凭证不一致的记账期间 如果没有设置为允许不同会计期间, 那么在冲销时就只能将生成的冲销凭证的记账日期指定到同原凭证同一个记账期间。
冲销的凭证类型设置

此处设置冲销的记账凭证的类型, 能够根据需要指定。
特别说明: 测试发现, 此处的”Negative Postings Permitted”并不对在FB08中能够生成红冲记账凭证产生影响。
公司代码的红冲记账设置

此处的”Negative Postings Permitted”将直接对在FB08中能否生成红冲记账凭证产生影响。

凭证冲销业务操作
如果要进行红冲记账, 首先需要设置公司代码的全局变量要能够红冲记账, 然后在冲销原因处选择设置为能够红冲记账的冲销原因。
如果要将冲销的记账期间设置为同原来的会计期间不同, 就需要在冲销原因处选择设置为能够不同记账期间的原因, 同时指定记账日期和记账期间。

这个图是 7月做了一张1000元的凭证以后的效果图, 下面再在 8月做一张红冲的凭证。

这个是 8月做完红冲凭证后的效果。
能够看到 7月的借贷方发生额和余额都没有变化, 可是 的借方发生额减少了1000, 余额也相应的减少的1000, 也就是说, 在 8月份做的对7月份的红冲凭证会影响8月份的实际发生额, 有虚减的成分, 可是从 7月和8月汇总来看就是持平的。

在此处需要注意选择冲销原因和记账的日期和记账的期间。此处生成的凭证的会计年度和记账期间是根据记账日期来推算的。测试了一下, 能够实现跨年度红冲, 可是红冲的记账凭证的日期必须大于原凭证的记账日期。

外币业务处理
外币类型设置

前台有一个”Enter Translation Rates”, 后台有个”Enter Exchange Rates”,两个功能打开的界面是一样的, 先采用前台的。经过请教两个是相同的, 能够经过”系统-状态”看到这两个程序的PROGRAM是相同的, 都是用来维护汇率的。

外币评估方式设置

在此处设置外币评估产生的凭证类型和评估采用的汇率。
下面定义外币评估的产生凭证的科目。

科目余额查看

月末评估

如果选择创立凭证系统将正式运行, 否则系统测试运行外币评估。

系统显示有两个凭证, 点击显示凭证。

GR/IR科目处理
关于GR/IR科目处理
GR/IR科目相当于中国的物资采购科目, 使用方式为, 当收到货物时, 借记原材料等存货科目, 贷记该科目, 当收到发票时, 借记该科目, 贷记应付账款。
在处理该业务时需要同mm集成使用。
月底时, 做GR/IR清帐( Clearing) , 系统根据实际的收货数量和到票数量进行对比, 如果结存是货到票未到, 那么借记该科目, 贷记应付账款的材料暂估子科目, 如果结存是票到货未到, 做相反分录, 借记应付账款的材料暂估子科目, 贷记该科目。
SAP系统采用的模式是月底估价月初红冲的方式。
该科目的贷方余额为货到票未到的金额, 如果是在借方表示为票到货未到。一般情况下月底做完清帐以后同时做下月初的冲销, 因此该科目的余额在大多数情况下直接反映收到的发票和货物的差异金额。
此处的清帐相当于中国会计处理的月末估价, 月初的红冲是相同的。

设置MM记账时的GR/IR科目

此处设置的作用在于在进行材料入库时的贷方科目。

设置GR/IR科目月底清帐的记账科目

需要定义货到票未到和票到货未到的记账科目。
此处定义的是每个GR/IR科目在月底清帐的时候做账的对方科目。

凭证分割Document_Splitting( 参见专门的总结文档)

同其它模块的集成
如果希望MM等模块汇总生成总账凭证, 能够参考Note36353。

结束( 仅用于定位)