OA办公系统管理办法.doc

OA办公系统管理办法

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2020年4月19日
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OA办公系统管理办法
1 目的
为有效利用OA办公系统，建立信息化平台，规范信息的使用和传递，促进业务流程与信息流程的统一，提高经营管理的效率和效果，特制定本办法。
2 范围
本办法适用于公司OA办公系统（简称OA系统）的基本功能模块、报表系统和电子工作流程，其中，电子工作流程包括合同审批流程、公文审批流程、印章管理流程、文件处理单流程、费用报销流程等。根据公司发展需要，将对OA系统适用范围进行适时调整。
3 职责
3.1 OA系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审批经过后，方可实施。OA系统使用部门应积极参与信息系统战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。
3.2 公司行政部是OA系统的归口管理部门，可由其根据实际情况委托专业服务机构从事OA系统的开发、运行与维护等工作。
3.3 行政部信息管理员具体负责以下工作：
3.3.1 程序管理：负责保障并监控应用程序正常运行。
3.3.2 数据库管理：对OA系统中的数据进行存储、处理、管理，维护组织数据资源。
3.3.3 数据控制：确保原始数据经过正确授权，监控信息系统工作流程，协调输入和输出。
3.3.4 终端操作：终端用户负责记录交易内容，授权处理数据，并利用系统输出的结果。
3.4 行政部信息管理员，负责OA系统电子档案的存档工作。
3.5 行政部信息管理员定期核对OA系统上的人员名单。
3.6 行政部组织开展新员工培训及OA系统培训工作。
3.7 公司各部门、各分子公司，应配合开展OA系统电子工作流程的制定，积极参加培训，掌握OA系统使用技巧，实现熟练运用OA系统的目的。
4 程序
4.1 OA系统的开发、变更、运行与维护控制
4.1.1 OA系统的开发控制
4.1.1.1 公司行政部应当根据信息系统建设整体规划，提出信息系统项目建设方案，经审批后实施
4.1.1.2 OA系统开发过程中，应当明确提出开发需求和关键控制点，采取多种方式与开发单位进行充分沟通，为系统开发奠定良好基础。行政部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。
4.1.1.3 公司应当成立OA项目管理小组，负责信息系统的开发，对项目整个过程实施监控。
4.1.2 OA系统的变更控制
公司应当制定详细的信息系统上线计划。对涉及新旧系统切换的情形，OA系统用户部门应当积极参与数据迁移过程，对数据迁移结果进行测试。
4.1.3 OA系统的运行与维护控制
4.1.3.1 公司新入职（或离职）人员，由行政部信息管理员在1个工作日内完成用户注册（或注销）工作。

4.1.3.2 登陆OA系统后，新员工应首先进入“控制面板”，填写“个人信息”、“账号与安全”栏目。
4.1.3.3 每位员工的存储空间（包括个人邮箱、个人文件柜、内部短信）为100M，如要增加容量，须向行政部提出申请。
4.1.3.4 发布在OA系统“公告通知”的信息，经发文单位负责人审核、行政部经理审批后，方可进行信息发布。
4.1.3.5 电子工作流程发送后，流程发起人应根据工作的轻重缓急，对电子工作流程进行检查、催办。
4.1.3.6 流程经办人应及时处理收到的电子工作流。
4.1.3.7 公司各部门、各管理处，应指定专人，根据公司的规章制度，负责制作工作流程，填写《工作流程信息调查表》（详见附件1）；填写完毕并签批后，提交给行政部信息管理员。
4.1.3.8 行政部信息管理员根据《工作流程信息调查表》，制作OA电子工作流程，在经过试运行后，经过正式发文方式进行试运行，适时转入正式运行。
4.1.3.9 出现以下情况时，必须对工作流程进行修改：
a.公司规章制度和工作流程发生变动。
b.国家法律法规变化。
c.其它情况。
4.1.3.10 需要对工作流程做出修改时，相关人员填写《OA系统电子工作流程修改意见单》（详见附件2），经部门负责人、分管领导、总经理审批后，提交给行政部信息管理员组织修改工作。
4.1.3.11 需要废止某类工作流程时，由编写部门起草工作流程废止申请报告，说明废止原因，报公司领导审批后方可执行。
4.1.3.12 行政部信息管理员负责OA系统的存档工作。
4.1.3.13 涉及公司资金、法律权益、人事调整等重要事项的电子工作流程，如公文管理流程、合同管理流程、印章管理流程、招投标管理流程等，除进行电子存档外，还应打印纸质文本，根据公司《档案管理制度》进行存档。
4.1.3.14 OA用户应定期清理所属数据,如OA短信、邮件等，保证服务器的运行速度与质量。行政部信息管理员应定期检查服务器的可用资源，协助员工清除多余的数据资料。
4.1.3.15 行政部信息管理员应定期备份数据库，每周将服务器上的数据拷贝到专用移动硬盘。
4.2 信息系统访问安全
4.2.1 行政部信息管理员应接受培训，经考核合格后方能正式上岗。信息管理员应在权限范围内进行操作。更换信息管理员或密码泄露后，必须及时更改密码。若信息管理员离开工作现场，必须锁定或退出已运行的程序，防止其它人员利用自身账号操作。
4.2.2 行政部信息管理员应定期检测信息系统运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作，禁止用户安装非法防病毒软件和私自卸载公司要求安装的防病毒软件。未经许可，不得在服务器上安装不相关的程序、软件，避免由此带来的安全漏洞。
4.2.3 行政部信息管理员应当充分利用操作系统、数据库、应用系统自身提供的安全性能，在系统中设置安全参数，以加强系统访问安全。禁止未经授权人员擅自调整、删除或修改系统中设置的各项参数。涉及上网操作的，应当加强防火墙、路由器等网络安全方面的管理。
4.2.4 行政部信息管理员不得擅自进行系统软件的删除、修改等操作。信息管理员应严格规范账号、密码和使用权限。
4.2.5 OA用户应保管好自己的用户密码，不得将自己的帐号和密码告诉她人，由她人登陆OA、处理电子工作流程。
4.2.6 OA系统用户应及时查阅登陆日志，若发现有非法登陆的情况，应及时向行政部信息管理员报告，并及时更改密码。
4.2.7 原则上，OA用户禁止在公共场所使用公用电脑（如网吧、机场等场所的公用电脑），以防个人OA权限被盗用、泄露公司信息。
4.2.8 信息管理员应定期对系统中的账号进行清查，检查操作日志，避免有授权不当的账号，及时清除非授权账号。
4.3 OA硬件管理
4.3.1 行政部信息管理员应当根据公司制度，对系统设备的新增、报废、流转等情况建档登记，统一管理。
4.3.2 行政部信息管理员维护OA系统硬件所处环境，以及检查更换系统硬件等。维护OA系统所处环境包括机房的温度、湿度、电压，网络设施的保护措施等；检查更换系统硬件，应当包括定期或不定期对系统硬件本身状况进行检查，及时发现、排除问题。
4.3.3 公司机房由行政部信息管理员负责管理和检查。进出公司机房，需进行登记，严格管理。其它任何人员未经授权不得进入机房，不得接触计算机信息系统硬件设备。对于主要系统服务器应当配备不中断电源供给设备。硬件设备的更新、扩充、修复等工作应当由相关人员提出申请，报批后方可开展工作。信息管理员应当严格遵守用电安全，不得在计算机专用线路上使用其它用电设备。
4.3.4 公司机房一经发生异常状况（如冒烟、打火、异常声响等），应当立即通知行政部进行处理。
4.4 罚则
4.4.1 信息管理员，由于未能及时备份上周数据，导致OA系统所有数据丢失，当月绩效考核记0分。同时，公司将视情节严重性，予以处罚。
4.4.2 信息管理员，由于操作不当，导致电子文档未能及时保存、丢失电子档案的，当月绩效考核记10分。同时，公司将视情节严重性，予以处罚。
4.4.3 OA用户在上班时间需保持在线，如未按时登陆，当月绩效扣罚5A分/次。
4.4.4 原则上，流程经办人应在1个工作日内完成电子工作流程的批阅工作。超时一次，当月绩效扣罚5A分。
4.4.5 OA用户向她人泄露登录账号和密码口令，并由她人代为处理电子工作流程的，造成不良后果，公司将通报批评。
4.4.6 使用OA系统时，应注意信息保密，如将OA系统上的重要资料向外泄露，公司将进行通报批评。情节严重者，公司将依法追究其法律责任。
4.4.7 盗用她人OA系统账号、密码者，一经发现，公司将通报批评。情节严重者，公司将依法追究其法律责任。
5、记录
5.1 工作流程信息调查表
5.2 OA系统电子工作流程意见填写单
6、附则
6.1 本制度由行政部编制并解释。
6.2 本管理制度自下发之日起开始执行。

工作流程信息调查表

流程编号

流程名称

表单编号

部门

流程图例

序号
步骤名称
处理者描述
处理策略
是否允许回退
是否允许签意见
是否有字段不允许该步骤查看（有请在该步骤著名字段名称
可写字段
1

2

3

4

5

分管领导签字： 部门负责人签字： 填写人签字：

流程分类：
流程名称：
步骤名称
修改意见

问题提交人签字：
部门负责人签字：
OA系统电子工作流程意见填写单

使用说明：
流程分类中填写需要修改的流程在OA工作流中的类别
流程名称中填写需要修改的流程在OA工作流中的名称
步骤名称中填写需要修改流程中哪个步骤的步骤名称
修改意见中填写需要修改该步骤的哪些内容
问题提交人签字为问题提交人对本次修改的签字确认
部门负责人签字为问题提交人所在部门的部门负责人对本次修改的签字确认