前期物业入驻流程方案样本.doc

资料内容仅供您学习参考，如有不当或者侵权，请联系改正或者删除。一、 客服部物业前期接管工作职责: 1. 与开发商签订物业管理委托合同。2. 与开发商资料交接, 办理业主入住, 配合工程接管验收。3. 在项目经理的安排下, 协助开发相关部门完成备案及业主对物业服务的咨询事宜。4. 编制接管、 入住所需资料清单, 报项目经理审批。5. 配合项目经理完成物业用房选址、 装修、 办公室布置及办公用品采购等工作。6. 依据项目物业接管验收计划, 落实相关物业验收的标准、 方法和日程安排。7. 协助项目经理与开发沟通, 初步建立业主联系清单。8. 结合项目实际情况汇总交接资料, 并配合工程部进行钥匙、 资料等接管验收。9. 对交接验收存在的问题汇总, 提交项目经理。10. 依据开发商的入住通知时间, 配合公司财务计算物业费、 供暖费、 垃圾消纳费等应收及代收代缴费用。11. 依据入住时间协助公司做好, 入驻现场的布置及相关资料的印制工作。12. 熟悉周边环境、 小区布局, 熟知业主手册、 物业协议中的内容。13. 完成业主入住时签约、 资料钥匙的发放工作。解答业主对物业的疑问。14. 完成上级领导交办的其它事宜。二、 各部门共同汇编的文件: 房屋使用、 管理、 维修公约房屋质量保证书房屋使用说明书房屋交付( 入住) 通知入伙授权书业主( 使用人) 服务指南装修管理规定办理装修流程说明治安、 消防协议书二次装修施工区域治安、 消防承诺书二次装修协议书业主联络资料登记表收楼须知物业管理费收费标准公约承诺书备注: 房屋使用、 管理、 维修公约编制后需经开发商确认, 并到北京市居住小区管理办公室进行备案, 备案生效后执行。建议: 公约承诺书与治安、 消防协议书可装订成一册( 一式三份) , 在业主收楼时发给业主, 由业主签字( 盖章) 认可、 执行; 公约、 房屋质量保证书、 房屋使用说明书、 业主( 使用人) 服务指南、 装修管理规定、 办理装修流程说明可合装成一册, 作为业主收楼时的用户手册。同时, 在用户手册正文内容前增加: ”总经理致三、 管业部前期阶段编制的文件、 规定, 以及需要在前期办理的事宜1. 制订物业管理收费标准明细: 物业管理费( 押金) 、 车位费( 押金) 、 租线费( 押金) 、 装修管理费( 押金) 。2. 制订业主( 使用人) 收楼流程, 建立”缴款通知单”、 ”工程返修单”、 ”返修工程验收单”、 ”钥匙交接表”、 ”备用钥匙封存表”、 ”业主签到表”、 ”业主档案”, 并告知此流程中涉及的部门。3. 制定业主( 使用人) 二次装修管理流程, 建立”业主( 使用人) 装修施工申请表”、 ”装修审批单”、 ”装修施工许可证”、 ”验收申请表”、 ”施工变更单”、 ”业主装修区域巡检表( 管业部) ”、 ”施工人员出入证”。4. 制订有偿服务价格表: 维修费、 车位费、 电话费、 装修管理费、 能源费、 特约服务费。5. 制订部门运作手册: 人员编制、 岗位职责( 经理、 客务主管、 内务主管、 客务代表、 前台接待) 、 工作程序、 管理制度。6. 编写车位租赁( 购买) 协议书、 电话租线( 购买) 协议书。7. 落实垃圾房的位置, 业主垃圾放置地( 楼层垃圾间) 。8. 编制员工手册, 经公司领导批准后, 统一印刷成册。9. 制订员工考勤制度, 建立”考勤登记表”、 ”月考勤汇总台帐报表”。10. 制订员工奖惩条例, 建立”员工过失单”、 ”奖励审批单”。11. 制订员工聘用办法, 建立”应聘面试登记表”、 ”入职循环单”、 ”转正审批表”、 ”离职结算表”、 ”调动通知单”、 ”劳动合同续签审批单”。12. 制订员工培训规定、 培训计划, 建立”培训审批表”、 ”培训协议”。13. 制订物资采购、 验收、 入库、 报销流程。14. 制订员工工服管理规定, 建立”制作工服通知单”、 ”工服更换通知单”。15. 制订员工请假制度, 建立”休假申请单”。16. 制订薪金实施细则, 建立”工资报表”、 ”薪金明细表”。17. 制订印章管理规定, 建立”公章启用、 报废、 移交登记表”、 ”用印申请”; 统计公司各种印章, 经总经理审批后统一刻制( 公章、 管业部章、 保卫部章、 工程部章、 财务专用章、 文件传阅章、 审批合格章、 餐票专用章、 浴室专用章) 。18. 制订库房管理规定, 建立”物品入库登记单”、 ”物品领用单”、 ”物品入库验收单”、 ”库存物19. 品台帐”、 ”月收、 发、 存报表”、 ”采购申请单”。20. 制订内部行文管理规定, 建立”文件签收表”、 ”内部请示报告”。21. 制订档案管理规定, 建立”档案分类表”、 ”档案( 一、 二、 三级) 目录表”、 ”档案借阅登记表”。22. 制订部门运作手册: 人员编制、 岗位职责( 经理、 行政主管、 总经理秘书、 库房管理员、 文员) 、 工作程序、 管理制度。23. 联系印刷厂, 对需要印刷的各种表格、 信封, 经总经理审批后统一印刷。24. 制订开办费使用方案, 统计、 制订前期开办物资的配置内容、 标准, 并负责前期采购工作; 建立”固定资产台帐”、 ”个人办公用品台帐”。25. 制订合同、 协议审批制度、 合同、 协议管理办法, 建立”合同、 协议审批单”、 ”合同、 协议付款内签单”。26. 制订计划性工作管理办法, 建立”年度( 月度、 周) 工作计划、 总结报表”、 ”计划、 总结考核统计表”。四、 与开发商协调入住前相关事宜, 对重要资料进行交接确定收楼时间确定物管费的起计日期前期工程遗留问题的解决办理大厦前期工作资料、 重要文件、 产品说明、 各类证书的移交与交接工作: 产权资料房地产的产权资料是国家房地产部门依法对各类房地产进行管理的依据; 是房地产管理部门确认产权, 税务部门依法征税, 司法部门处理产权纠纷的必要凭证; 也是产权人参与产权租赁、 交易、 抵押的必要凭据; 物业公司将以产权资料为依据, 收取或分摊有关费用, 行使管理职能, 防止发生私拆、 乱改、 违章搭建, 损坏房屋结构和公共设施等行为, 维护公有设施, 共有部位和绿地不受侵犯, 维护广大业主的权益。接管验收时检索提交的产权资料主要有: 项目批准文件用地批准文件建筑执照拆迁安置资料房地产平面图面积测绘报告小业主姓名、 产权、 单元号、 建筑面积清单市府验收合格资料建设工程竣工验收证书市建筑消防验收合格证市小区办综合验收合格证用电许可证供用电协议书卫星地面接收设施许可证电视共用天线合格证电梯使用合格证工程技术资料技术资料是物业接管验收时对物业进行质量检验的依据。物业公司在接管验收时, 必须根据有关技术资料来进行检验。接管验收时提交的工程技术资料主要有: 竣工图包括总平面图、 建筑、 结构、 设备、 给排水、 通风空调、 强电、 弱电、 附属工程及隐蔽管线的全套图纸地质勘察报告工程合同及开工、 竣工报告工程预决算清单图纸会审记录工程设计变更通知( 包括质量事故处理记录) 隐蔽工程验收签证沉降观察记录竣工验收证明书钢材、 水泥等主要材料的质量保证书新材料、 构配件的鉴定合格证书水、 电、 采暖、 卫生器具等设备的检验合格证书砂浆、 混凝土试块试压报告供水、 供暖的试压报告园林绿化的图纸和清单设备清单、 安装调试记录、 使用注意事项说明、 质保书和保修单有关政府部门对分类项目的批文有关工程项目的其它重要技术决定和文件须移交物业公司管理的资料用水申请审批表及月供水计划执行表机电设备单台说明书、 调试、 订购合同分摊面积、 建筑面积的测绘报告对外委单位进行调研, 签订外委合同从开发商处接管成品保护协议, 对外现有成品保护人员进行管理。调研保险公司, 对物业投保”财产一切险”、 ”机器损坏险”、 ”公众责任险”, 签订保险合同调研外委保洁公司( 三家以上) , 签订保洁合同调研外委绿植租摆公司( 三家以上) , 签订绿植租摆协议调研灭虫、 灭鼠公司( 三家以上) , 签订消杀协议调研保安公司( 三家以上) , 签订外保合同调研电梯公司, 签订电梯维保合同视物业具体情况, 联系配电室对外承包单位, 签订配电室承包协议视物业具体情况, 联系水处理对外承包单位, 签订水处理合同视物业具体情况, 联系化粪池清掏单位, 签订化粪池清掏协议视物业具体情况, 联系干、 湿垃圾清运单位, 签订垃圾清运协议视物业具体情况, 联系汽车清洗、 保养单位, 签订洗车台租赁协议视物业具体情况, 联系楼宇系统维保单位, 签订楼宇自控维保协议五、 物业交竣验收, 正式接管根据各项目的施工进度和小业主( 或租户) 入住的情况不同, 开发商( 或大业主) 可视需要要求物业公司对其物业的部分楼层建筑装修、 设备和系统进行验收接管, 但项目的最终移交是在经过政府有关职能部门和开发商验收基础上以物业公司验收经过为准。.物业验收条件物业验收移交, 必须满足以下条件: 提供被验收物业的竣工图( 若尚未完成竣工图, 必须提供最终的施工图, 并附详细的设计修改说明) 提供被验收的设备、 系统的操作说明、 保养手册及其它有关资料提供与承包商( 或供应商) 签署承包( 供应) 合同中有关技术条款出示政府有关职能部门验收证明提供承包商、 厂商及供应商的地址、 联系电话及联系人资料提供必要的专业技术介绍和培训提供所有测试、 检验和分析报告清洁被验收的场地、 设备和机房.拒绝验收对以下情况, 物业公司有权拒绝验收接管物业: 严重违反国家有关法规未能经过有关政府职能部门的验收工地与交付物业不能有效隔离机房不能完全独立封闭其它可能危及设备正常运行和入住人身安全的物业.缺陷整改对在验收中发现的各种问题, 包括工程未完事项、 工程缺陷及由于成品未能有效保养引起的受损等情况, 物业公司将会做详细的缺陷记录, 以供开发商( 或大业主) 督促承包商( 或供应商) 进行整改, 对不能进行整改的缺陷进行赔偿交涉。对问题比较严重的, 则向开发商( 或大业主) 建议暂缓验收, 待整改完成后重新验收。.试运行若部分设备或整个系统尚未经过最终的验收, 但由于小业主( 或租户) 入住需要必须开启运行某些设备或系统, 物业公司一般仅做实物验收, 并严格按开发商( 或大业主) 的书面指令进行管理和操作, 在此期间, 技术上仍由承包商( 或供应商) 把关。若发生任何问题或意外, 除物业公司人为原因外, 责任由开发商( 或大业主) 及其承包商( 或供应商) 负责, 对于重要设备或机房有必要签订临时试运行协议, 清楚的列明有关各方责任。.验收经过被验收物业完好, 设备及系统运行情况正常, 所有指标均达到合同约定的要求, 场地、 设备和机房均清洁干净, 经有关各方书面确认验收经过, 开发商( 或大业主) 应督促承包商( 或供应商) 移交所有的钥匙、 备品备件和专用工具, 物业正式交由物业公司接收管理。.保修期按正常情况, 物业整体验收结束, 正式进入保修期, 但物业验收往往是一段相当长的过程, 在此期间, 有些设备可能会因先期投入运行或其它原因已经进入保修期, 故需要开发商( 或大业主) 与其承包商、 供应商协议约定整个项目的保修期起始日期, 书面通知物业公司, 而在此之前进入保修期的部分设备和系统, 若需要签续保合同, 开发商( 或大业主) 应酌情予以补偿。.一般操作和维修保养手册递交要求承包单位在物业移交前, 须递交设备系统的操作和维修保养手册( 以下简称”手册”) , 以确保物业公司操作人员能尽快掌握验收设备系统的操作和管理, 一般有以下要求: 承包单位须在设备系统验收前一个月递交手册, 以便物业公司的操作人员有时间了解该验收设备系统的基本情况。六、 入住办理入住阶段1. 入住准备阶段注意事项: 1.1物业办公室选址、 装修具备使用条件1.2开办费、 预算1.3入住地点确定、 应急预案制定、 现场人员安排。1.4入住前培训。1.5确定建设方工程质保金的留存方式。1.6相关工作的苟洽。1.7资料准备: 前期物业服务协议、 宠物豢养协议、 治安消防协议书、 业主手册、 临时管理规约、 装修协议、 装修环境保护协议、 装修治安消防协议、 装修许可证、 人员出入证、 特约服务及收费标准等。2.入主阶段2.1入主阶段主要工作内容2.1.1接管入住客服组分成: 入住签约组( 含接待) 、 收费组、 资料钥匙发放组。a.接待人员: 负责入住现场业主接待、 指引引导业主前往入住组办理相关手续, 简单回答业主相关物业知识及复印相关证件。b.签约组: 核查业主身份, 与业主签署各项合同及协议, 给业主开具收费明细单。c.收费组: 核定业主是否已办理签约手续; 收费明细单金额是否正确。收取各项物业应收应缴及代收代缴费用。( 公司协助) d.资料钥匙发放组: 核对业主是否已经缴纳应缴费用; 发放业主资料、 钥匙; 业主在未办理签约、 缴费手续, 提前验房时, 将此户钥匙交给工程部验房员( 领取钥匙应有记录) , 验房无问题或有问题已经解决的, 将验房钥匙转交资料组。如需要留备用钥匙检修的, 填写钥匙托管单, 双方签字后, 上联交予业主、 下联留存。2.1.2接管入住工程组由工程部主管统一调配, 部分转换为入住验房组, 其余根据实际情况并入工程整改组及日常服务工程组( 运行组) 。a.验房组负责陪同业主现场对房屋进行验收, 将问题记录到房屋验收单, 统一汇总报到整改组。b.工程验房组人员, 在入住前必须统一由整改组负责人培训, 要求明确维保修复的范围、 标准及日后业主装修阶段对于隐蔽工程的维保范围界定。就维保问题统一对业主的答复口径。c.将现场业主反映的问题及时汇总到整改组。d.结合实际情况协助其它部门完成工作。2.1.3工程整改组: ( 该时间段物业接管验收及业主验收的整改问题同时交叉存在) a.跟进、 落实每日业主在入住验房中查验出的需维保修复的问题。接管验收开发商陆续交付的单项工程。b.继续跟进、 落实物业接管验收时的整改问题。c.对已入住进入装修阶段时业主发现的维保问题( 含隐蔽工程) , 到现场确认并落实整改方案, 做好详细记录由事务部存档备查。2.1.4日常服务工程组( 运行组) a.业主二装的咨询和申请手续的审批b.日常维修、 巡视。c.对已交接处在维保期( 不存在整改问题) 设施设备进行巡视, 保持与维保方的有效沟通。2.1.5日常服务客服组( 运行组) a.业主二装的咨询和申请手续的办理b.接待来访业主的咨询和来电c.负责入住现场的综合事务性工作; d.整理并装订当天业主入住档案; e.录入业主信息、 报修内容等。2.1.6秩序维护部a.负责入住现场秩序保证井然有序, 杜绝无意外事件和突发事件发生。b.园区各门岗及公区巡逻, 杜绝无意外事件和突发事件发生。c.负责维持物业服务中心内部秩序。d.疏导园区交通, 预防和查处治安事故。e.检查”四防”设施, 增强小区的安全措施监管。f.加强尾随人员、 装修人员、 业主、 出租人员及地盘人员的多方交叉管理。2.1.7环境部a.负责入住现场区域和物业办公区域环境卫生整洁、 无污染。b.负责园区内公共区域及楼道内卫生干净整洁、 无污染。c.发现有随意倾倒装修垃圾的及时向物业中心汇报。3.注意事项3.1物业服务中心成立应急指挥小组, 负责入驻现场突发事件处理。提前制定解决预案。3.1.1入住办理现场中, 如正在维修致使钥匙不全的房屋, 业主前来办理入住, 向业主解释说明得到认可后填写钥匙托管单, 双方签字后, 上联交予业主、 下联留存。业主不予理解及时联系项目经理解决。3.1.2验房组根据业主验房实际情况, 可及时联系现场物业服务中心, 安排人员现场维修。3.1.3整改工程组根据验房单上的实际问题情况, 及时联系现场地盘人员进行维修, 现场能够维修的, 修好后安排业主验收。遇重大维保问题, 及时填写整改单( 依据与开发建设方的相关约定) , 联系相关责任人解决, 同时汇报项目经理, 并做好相应的时间安排及修好后的验收工作。3.1.4如业主要求先验收房屋, 在办理入住手续或缴纳物业相关费用, 原则有项目经理直接处理。但有开发人员陪同, 或关系要求。场负责人可落实解决。3.1.5有入住现场晕倒、 业主集体哄乱, 园区突发治安问题等紧急预案。3.2保洁基本要求a.入住大厅保洁: 1) 负责办公区域桌椅、 文件柜的擦拭、 摆放; 2) 负责室内及室外地面的清扫; 3) 负责垃圾的收集、 转运工作, 垃圾袋及时更换; b.办公、 生活区保洁: 1) 负责擦拭办公桌椅、 电脑及电话; 2) 擦拭玻璃、 窗框, 保持无尘、 无污迹; 3) 及时清倒垃圾, 更换垃圾袋; 4) 文件柜、 展示柜、 书架, 各打印、 复印设备无尘土、 无污迹。c.小区保洁: 1) 严格执行保洁作业规程, 按保洁标准提供服务。2) 负责园区楼道梯级、 车棚( 库) 、 马路及公共区域的清扫保洁。3) 负责楼道、 扶手、 门窗、 电表箱、 信报箱、 楼道开关、 灯具的擦抹。4) 负责楼道杂物的清理。5) 负责垃圾的收集、 集中、 转运。6) 负责垃圾桶、 垃圾集中点的清洗、 消杀工作。7) 按保洁作业规程, 领用、 保管清洁工具、 设备、 物料。8) 按照入室清洁服务规程, 提供特约清洁服务。