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东方飞扬综合档案管理

飞扬综合档案管理（标准版）系统功能介绍

飞扬综合档案管理系统，主要有以下九个方面的功能，又可根据使用频率的不同，可将软件分为四大功能模块：
预归档管理模块：文件登记、文件打印；
立卷管理模块： 立卷归档；
档案管理模块： 著录标引、打印输出、档案利用、档案统计；
高级管理模块： 系统设置、权限管理。

高级管理模块
　　 本模块提供了系统定制、内（外）部数据交换及网页查询相关设置等功能。
　　◇ 系统设置
　　系统设置模块是本系统的核心模块之一，用于实现档案管理系统的部分个性化定制工作，使该系统符合用户的管理需要与特点，如为用户提供了全宗定制及其它初始化定制功能。
　　◇ 全宗定义
　　可定义本单位的全宗号及全宗名称，多全宗集团版可定义多个全宗。
　　◇ 机构设置
　　用来设置本单位机构、处室或部门，为权限控制及立卷提供基础。
　　◇ 口令修改
　　设置超级用户或系统管理人员登陆口令，以确保系统的安全性。
　　◇ 主题词库维护
　　可对主题词库进行增、删、改等操作，实现在档案著录时主题词的自动标引。
　　◇ 分类库维护
　　各行各业的档案分类方法有可能不一样，系统允许用户按各自行业的特点进行分类库的定制，使系统中所用的分类方法符合用户的要求，为用户进行分类号的快捷录入及分类查询打下基础。
　　◇ 原文服务器设置
　　用来设置原文服务器的相关信息，如：服务器名、FTP路径、FTP用户名、FTP密码等。
　　◇ 权限管理
　　设置有权登录本系统的用户或组的权限。允许进行按角色进行赋权的操作，可以将已定义完成的角色赋予新增加的用户及用户组，使其继承角色所拥有的权限，大大提高权限设置的速度及效率。
　　系统可按模块操作权限、预归档库、档案库及编研库进行分别赋权，并可就每个库进行原文浏览及打印的权限设置。
　　在本模块中还可以按时间段及登录次数进行临时权限的赋予。
预归档管理模块
　　主要完成文件的登记、传阅、文件催办、检索、数据的转入、分发处理、检索、数据的转出及其它文件库（如科技文件预归档）的登记、检索等；可打印输出相关的报表，可对相关的报表进行定制修改。
文件登记
　　◇ 定义文件库模板
　　文件库的类型、结构及文件库的树形结构（层次结构）可以由用户按各自单位的要求自行定义，可定义及维护文件库、编号库、文件内发库、传阅库、外发库等的库结构（增加、删除字段），可进行所需要输出的报表格式定义或增加新的报表，可对各个文件库进行排序设置等。
　　◇ 文件代码维护
　　用户在进行数据录入时，会发现有些著录项的内容输入重复性较高，如密级、保管期限、责任者等，系统可对此类著录项的输入内容进行定义，使其在录入时显示为下拉菜单供用户选择，提高录入速度。
　　还可对文件处理过程中使用的各类代码表进行维护、打印、备份、恢复等工作，这些代码表包括临时卷号表、单位表、分发方案表和类别表。系统根据设置好的代码可以自动生成文号或其它文件号，减少用户的录入工作量。
　　◇ 文件登记
　　在此模块中可完成收文和发文登记及其它归档前文件的登记、文件分发、文件编号等工作，可实现主题词的在线维护与自动标引；并提供了多种途径的检索，如既可按单一条件进行检索，也可以同时设置复合条件检索或进行模糊检索（跨字段漫游检索）。
　　文件收文库、文件发文库只是所有文件库中的两个特例，用户可以在文件库树形结构中增加档案的预归档库节点，如科技文件预归档库、项目文件预归档库等。
　　◇ 字段代码维护
　　用户在进行数据录入时，会发现有些著录项的内容输入重复性较高，如密级、保管期限、责任者等，系统可对此类著录项的输入内容进行定义，使其在录入时显示为下拉菜单供用户选择，提高录入速度。
　　◇ 批量上传扫描文件
　　扫描文件上传到服务器上进行WEB发布有两种方式：一种是在文件条目信息录入的同时，进行相关文件的扫描，并将扫描完的文件直接上传到FTP服务器；另一种是将条目信息的录入工作与原文的扫描工作分开进行，当条目信息录入完成且原文信息扫描完成后，可通过此功能批量选择本地硬盘需要上传的电子文件上传到FTP服务器中。
　　◇ 扫描路径设置
　　用来设置客户端扫描文件原件时所形成的电子文件的存储位置。
　　◇ 批量挂接
　　可使文件扫描所形成的电子文件与其所对应的著录条目进行快速、批量的链接，使文件的信息著录与文件原件的扫描可分开进行。
　　◇ 文件打印
　　用户可以预览及打印所有文件库类型下所关联的报表、目录，如收文登记簿、发文登记簿、收文处理单、文件编号表等文件库常见的报表。
用户还可以进行有条件的打印。

立卷管理模块
　　本模块包含强大的组卷功能，既可按传统的方式组卷也按改革后的简化方式立卷，除可对收、发文进行立卷外，还可对用户自定义的文件库或科技档案库进行组卷。在立卷的过程中提供与用户的互动，大大提高了用户的工作效率，使用户摆脱手工劳动的繁琐。
　　在立卷过程中，用户可以按问题、机构、保管期限等进行归类生成临时库，并可进行手工的调整，未归档的文件、资料通过编目后由临时库转入正式的档案库，供检索、编研等利用。
　　◇ 文件立卷
　　对文件库的记录按照事先设置好的立卷规则、文件库与档案库的字段对应关系，将文件库中的数据转入到档案库，并自动形成相关的信息，如案卷号、卷内顺序号及档号等。进行立卷之前，先将相应年度的档案库建好，立卷时由用户指定目标档案库。
　　 系统中可以进行跨全宗立卷，即可将文件库数据分别转入到不同全宗的不同档案库内。
　　◇ 立卷选项设置
　　 在此模块中设置立卷的方式，如：是多点立卷还是档案室单独立卷？设置文件库与档案库的字段对应关系及立卷后数据应转入的档案库等。
档案管理模块
　　在此模块中，用户可进行档案库模板的定义、档案条目的著录、输出相关的报表、档案案卷或卷内信息的统计及档案编研工作等。
著录标引
　　◇ 定义档案模板
　　本模板主要实现定义档案模板的树形结构、定义及维护所有档案库著录项（增加、删除字段）以及其它相关功能，是档案管理的核心功能及基础。用户可根据本单位档案管理的实际情况进行档案类型、各档案类型的著录项、录入界面、录入字段、相关需要输出的报表格式、著录项显示排序规则、档号生成规则、案卷号生成规则、卷内顺序号生成规则、盒号及件号的生成规则、网页发布字段设置、条形码打印及生成规则等的设置工作。
　　◇ 档案库管理
　　在此模块中，可根据建立的档案树形结构及档案库模板，建立年度档案库或删除已有的档案库。
　　◇ 档案著录
　　对各种类型档案的信息进行录入登记，并可同时进行所对应的原文的扫描录入，此处的工作将为日后进行档案的信息统计、检索及相关报表的输出打下基础。
　　◇ 字段代码维护
　　用户在进行数据录入时，会发现有些著录项的内容输入重复性较高，如密级、保管期限、责任者等，系统可对此类著录项的输入内容进行定义，使其在录入时显示为下拉菜单供用户选择，提高录入速度。
　　◇ 批量上传扫描文件
　　扫描文件上传到服务器上进行WEB发布有两种方式：一种是在档案条目信息录入的同时，进行相关文件的扫描，并将扫描完的文件直接上传到FTP服务器；另一种是将条目信息的录入工作与原文的扫描工作分开进行，当条目信息录入完成且原文信息扫描完成后，可通过此功能批量选择本地硬盘需要上传的电子文件上传到FTP服务器中。
　　◇ 扫描路径设置
　　用来设置客户端扫描档案原件时，所形成的电子文件的存储位置。
　　◇ 批量挂接
　　可使档案扫描所形成的电子文件与其所对应的著录条目进行快速、批量的链接，使档案的信息著录与档案原件的扫描可分开进行。使用此功能前需对扫描形成的电子文件的命名规则进行定义。
　　◇ 报表打印
　　系统利用录入的文件信息，通过“立卷归档”模块自动形成卷内库及案卷库后，即可进行各种报表的打印输出，系统已提供了五十多种各种档案的常用报表模板，如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可通过设置各种打印条件，输出满足用户要求的各种报表。
　　◇ 定义档案查、借阅模板
　　本功能类似于定义档案模板，即用户可以自定义查阅库及借阅库的库结构，并且可以由用户建立年度查阅库及年度借阅库，即查、借阅库数据按照年度分开。
　　◇ 查、借阅登记
　　系统可对检索的数据定位后（当然也可以不通过检索直接定位），可对其进行借阅登记。系统可对借阅时间进行监控，当档案借阅出去，借阅人未按时送回，这时系统会自动弹出提示，并可打印出催还单，还可适时监控当前借阅人数及超期人数。
同样，系统可对到档案室进行档案查阅的人员进行相关登记，系统可以自动对档案的查阅情况进行统计，并可形成档案资料利用情况统计表。
　　◇ 查、借阅管理
　　主要用于管理档案查、借阅记录，对超期的借阅记录进行催还管理，对借阅记录进行归还管理；并且可以将网上预约的档案查、借阅申请数据转入档案的查、借阅库，用户通过拖动操作即可将网上预约数据转入档案查借阅库。
　　◇ 跨库检索
　　用户利用此功能，可对多个库进行一次性的检索查询，大大提高了检索的效率及速度，对于检索出的记录，可以查看其所关联的扫描文件，对检索出的档案记录，系统可进行查、借阅登记。
　　◇ 跨类检索
　　如果当用户不知道要检索的档案数据是哪一个年度的档案，甚至不知道属于哪一种档案类型的档案数据，这样用户可以通过跨类检索实现。用户可以在多个全宗之间、多个档案类型之间、或者多个档案库之间选择多个节点。然后输入要检索的关键字，即可检索出所需要的档案数据。此功能涵盖了跨库检索功能，检索的范围比跨库检索还要大。
　　◇ 网页查询
　　对于已登录系统的用户，可直接进入IE浏览器进行档案资料的WEB方式查询。
　　◇ 全文检索管理
　　可以对已扫描挂接完毕的电子文件进行建立索引操作，经过此步骤后，即可在网页内实现对原文正文内容的全文检索。
　　◇ 档案统计
　　系统能自动对录入系统的档案库内的各种数据进行统计，并可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如打印直方图、饼图、柱状图等。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。
　　◇ 年报管理
　　系统提供了较完善的年报录入、管理等功能，所形成的年报报表符合国家标准，并可形成上报盘上报给上级主管单位或上交当地档案馆，同时可接受下级单位上报来的数据,并可对报上来的数据进行数据汇总。

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