协商沟通与信息交流控制程序.doc

协商、沟通与信息交流控制程序
1 目标
经过与相关方及企业员工协商、沟通与信息交流，确保关于质量、职业健康安全和环境信息沟通，使全部受到质量、职业健康安全和环境影响员工及其余相关方参加和支持企业质量、职业健康安全和环境方针和目标实现，并吸收相关方合理提议和意见，深入改进企业质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。
2 范围
适适用于企业质量管理、职业健康安全和环境管理体系协商、沟通与信息交流管理。
3 职责
3.1 最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息决议。
3.2 管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息处理。
3.3 综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其余相关方及企业内部信息交流、传递和处理。
3.4 工会代表员工参加职业健康安全和环境管理事务。参加关于职业健康安全和环境方针、程序等讨论、决议。
3.5 各关于部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。
3.6 各关于部门负责对应职能范围内质量、职业健康安全和环境信息交流。
4 管理内容与方法
4.1 内部信息
4.1.1 内部信息内容包含：
—— 质量、职业健康安全和环境方针、目标实现情况；
—— 法律、法规、规范、标准及其余要求；
—— 用户要求过程、危险源和环境原因调查、评价及更改信息；
—— 企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；
—— 各部门质量、职业健康安全和环境职责：
—— 质量、职业健康安全和环境培训信息；
—— 监测、测量结果；
—— 不符合与预防纠正方法信息；
—— 质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果信息；
—— 管理评审结果信息；
—— 员工提议与意见。
4.1.2 综合管理部负责按要求要求将所要传达企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。
4.1.3 工会作为员工代表机构，负责组织员工主动参加管理体系关于事务，负责搜集员工意见和提议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流桥梁和渠道。
4.1.4 部门质量、职业健康安全和环境信息由各部门主管按要求要求负责将其汇总至综合管理部，各部门之间质量、职业健康安全和环境信息交流由各部门间相互传达。
4.1.5 内部信息接收和处理
4.1.5.1 体系运行信息，包含企业质量、职业健康安全和环境方针、目标、指标、管理方案等，由最高管理者公布或授权管理者代表公布，综合管理部向各部门公布，再由各部门传达。
4.1.5.2 由下往上传递信息，包含员工意见、提议及投诉等，接收和处理方式为：
—— 关于人员向各部门主管汇报，将质量、职业健康安全和环境保护方面信息转交至综合管理部，员工提议与意见经研讨后，由综合管理部经过所在部门给予回复；
—— 员工向其代表机构工会反应或工会召开员工座谈会，搜集关于意见、提议信息，向综合管理部或其余相关部门反应。
4.1.5.3 横向传递信息，包含法律、法规、及其余要求，质量原因、危险源和环境原因识别、评价与更改、监测测量结果、不符合纠正方法等，由各部门与综合管理部之间进行信息传递。
4.1.5.4 对信息交流中包括质量、环境和职业健康安全主要问题要采取对策并及时传达成员工。
4.1.5.5 全体员工应参加质量方针、职业健康安全和环境方针制订、评审，工会作为员工代表，参加制订决议。
4.1.5.6 全体员工应接收适宜培训，了解掌握对应质量管理、职业健康安全和环境管理技术、方法。
4.2 外部信息
4.2.1 外部信息内容包含：
—— 质量方针、职业健康安全和环境方针公开；
—— 与相关方沟通信息，对协议方施加影响、控制、管理或进行调查信息；
—— 质量、职业健康安全和环境法律法规获取或变更信息；
—— 应急准备与响应信息；
—— 相关方投诉，包含周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、职业健康安全和环境保护主管部门。
4.2.2 外部信息传达方式：
4.2.2.1 质量方针、职业健康安全和环境方针：
由综合管理部负责提供质量方针、职业健康安全和环境方针样稿、登记立案并对外公布，同时作好发放统计；
4.2.2.2 与相关方建立联络：
各职能部门负责各自职能范围内与相关方联络。
4.2.3 外部投诉接收与处理：
4.2.3.1 当外部信息包括对企业重大质量事故、职业健康安全和环境事故或施工影响投诉时、或政府部门经过现场检验而提出强制性要求，直接向企业投诉，由综合管理部填写《信息交流表》，并调查核实，由管理者代表提出处理意见，责成责任部门或相关供方采取对应缓解方法，以削减因为事故或施工而造成质量、职业健康安全和环境影响，并由责任部门向外部相关方就投诉处理实施情况进行书面回复。
4.2.3.2 直接向供方投诉，供方应向综合管理部或工程部汇报，并由综合管理部或工程部填写《信息交流表》，负责调查核实，提出纠正方法，并由责任部门向外部相关方就投诉处理实施情况进行书面回复。同时，应将关于处理情况向综合管理部通报。
4.2.3.3 综合管理部可视情况严重程度决定是否向管理者代表或最高管理者汇报。管理者代表负责投诉实施过程中协调工作。
对于因技术、资金等问题一时无法落实方法，由整改部门提出书面意见，经管理者代表同意、并依照情况将其转化为目标与指标。
4.3 各类信息传递方式
4.3.1 关于相关方投诉及政府部门要求，由关于部门作好统计，并填写《信息统计表》，由综合管理部负责管理。
4.3.2 关于内部信息由发出信息部门填写在《信息统计表》或其余关于表格上进行传递。
4.3.3 各类信息也可由各部门经过文件、统计、电话、电于邮件等各种形式及时进行相互传递和沟通，但应确保信息传达准确性和及时性，在必要情况下，应能够出示信息传递可追溯性证据。
4.4 工作会议
企业每年召开质量、职业健康安全和环境工作会议，经过工程协调会协商、交流、通报关于质量、职业健康安全和环境动态和要求。在特殊或必要情况下，应及时召集会议。对发生重大质量、安全和环境问题时，由管理者代表或总经理召集召开工作会议。
企业相关部门和工会关于质量、职业健康安全和环境工作会议，应形成和保持统计。
5 相关文件
《文件控制程序》
《法律、法规控制程序》
《统计控制程序》
《危险源辩识、风险评价和环境原因识别和评价控制程序》
《事故、事件、不符合控制程序》
《纠正和预防方法控制程序》
《监测和测量控制程序》
《工程安全管理要求》
6 相关统计
《信息交流表》
《会议统计》
7 附录
附录A 流程图
附录B 《信息交流表》

附

录

A
（资料性附录）

流程图