商务部职能.doc

合约商务部部门职能
一、 部门职能
1、 组织编制项目投标阶段得经济文件
1） 与造价咨询机构建立并保持日常联系,做好项目经营工作,与业务部门、工程部门进行招标文件得评审工作;
2） 参加图纸审查会、答疑会与讨论会,根据项目投标策划书组织编制经济标,开展工程量计算、组价与询价工作,并根据有关意见,对报价文件进行必要调整与最终会审;
3） 参加项目开标会,代表公司进行项目开标经济标答辩,并做好投标阶段得价格谈判与合同谈判工作;
4） 负责组织业务部、工程部、商务部共同参加投标结果分析与评估会,着重对经济标进行分析与评估,总结经验教训;
5） 项目中标会,配合业务部开展合同谈判工作,拟定工程项目主合同,组织公司相关部门(业务部、商务部、工程部)对主合同进行合同评审,并负责向项目经理转交相关投标资料,进行投标及合同交底;
6） 收集、整理、归档、保管公司投标报价文件与资料,逐步建立健全公司投标报价案例库;
2、 组织公司合同管理得工作;
1） 对主合同履行情况进行过程控制,按照工程形象进度,对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告,并在合同履行完毕后,组织对合同执行情况进行分析与评估,并负责编制公司年度合约执行情况报告;
2） 编制公司各类合同标准文本、分包招标标准文本,组织公司各部门与项目经理部贯彻实施,并根据反馈意见及时进行版本更行工作;
3） 审核公司各类合同得合法性、合理性与完整性,及时提出意见与修改建议,组织对公司各类合同进行合同评审,保存有关评审记录,并根据具体需要参与给类合同谈判、签订工作;
4） 归口管理公司各类合同,保存公司除劳动合同外得各类合同文本正本,组织对合同文本得归类、编号、统计、保管与存档,以及合同台账建立等工作,为相关单位与人员按规定参阅合同提供支持与协助。
3、 参与分包工程招标及分包商选择工作;
1） 对于由公司招标选用得分包商——协助项目管理部组织对分包商得内部招标,组织指定分包工程标底价格,审查分包商报价,参与分包商评估、合同起草、谈判及签订工作;
2） 对于授权由项目经理部招标选用得分包商——负责审核项目分包合同评审资料,并对项目合同进行监督管理。
4、 组织项目成本管理与控制,建立健全公司建造成本库与内部定额;
1） 组织编制公司商务、成本管理制度,负责测算预控成本,经审核批准后纳入《项目经理目标管理责任书》;
2） 指导项目经理部商务助理开展工作,与项目及时进行沟通,对项目成本控制工作提出建议与意见,以便及时修正或者改进;
3） 负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核,审核项目月度资金计划、工程量与成本报表、月度工程款支付,建立公司个项目成本台账,并定期编制成本月报表上报公司领导;
4） 对公司整体工程经营状况进行统计与分析,并按月度报告方式上报公司领导;
5） 协助财务资金部开展项目经理部审计工作,参与对项目经理部进行得定期或不定期考核评定;
6） 收集、整理项目日常成本信息,组织建立公司建造成本模型与公司建造成本库,并按照项目分析项目建造成本,建立与完善公司内部定额库。
5、 组织开展公司物资采购管理工作;
1） 编制物资采购管理制度,理顺物资授权采购管理范围,提出并更新由公司与项目经理分级采购物资名单;
2） 组织投标报价阶段得材料设备询价工作,根据招标书编制询价计划,及时进行市场询价,收集、整理产品说明、品牌、产地等详细技术资料,以及样品得准备,全力配合投标报价工作得顺利进行;
3） 收集、整理物资信息,组织对由公司采购物资得物资供应商得评审工作,指导、检查、监督由项目采购物资得物资供应商得评审工作,编制、下发、更新公司《合格物资供应商名册》,建立健全公司物资材料信息库;
4） 组织、开展物资采购工作,按照物资需求计划组织材料询价、样品报批、采购招标、合同谈判、起草、签订、供货监督、付款审批工作,以及指导、检查与监督授权由项目采购物资得物资采购工作。
6、 组织开展公司投资评估工作;
1） 协助财务资金部对垫资、担保、保函等投资行为或协议进行投资评估;
2） 会同有关部门研究、分析、制定出适合公司得项目垫资施工模式,建立统一、规范得管理流程,并就具体项目进行可行性研究,提出建议、制定方案、组织实施、过程监控、效果评估,并不断完善垫资施工模式;
7、 统一管理与本部门业务有关得公司各类内外部文件与资料;
1） 统一管理公司投标报价、合约、法律、商务、物资采购等文件与资料,并对上述文件与资料进行收集、整理、编号、归档、借阅等管理工作;
2） 及时收集、整理有关定额、造价信息等外来文件,并及时传递给有关各方。
二、 组织机构
商务部经理
预算主管
合约主管
采购主管
商务主管
预算员
采购助理
商务助理
商务助理

三、 岗位职能
1、 商务部经理岗位职责
1） 领导、组织、管理与控制合约商务部得全面工作;
a) 参与公司相关计划、目标、制度等得编制工作;
b) 规划部门发展方向,制定部门工作计划,编制部门财务预算,拟定部门人员编制,提出部门人员变更需求;
c) 策划、领导、组织部门内部基础管理工作,建立健全部门管理制度,使部门管理规范化、流程化;
d) 负责公司商务报价体系得建立及运行,安排本部门日常工作,组织本部门员工及时高效地完成本部门得所有工作;
2） 协调本部门内部,以及本部门与其她部门之间得工作;
a) 理顺部门业务流程,确定部门岗位职责,明确责任分工,确保部门工作协调、有序地开展;
b) 支持、指导部门主管开展工作,切实解决她们在工作中遇到得各种问题,协助部门主管顺利完成各项工作与任务;
c) 协调本部门与公司其她部门、项目经理部得关系,确保部门目标与公司整体目标得一致性。
2、 合约主管岗位职责
1） 编制公司各类标准化合同文本
a) 根据国家相关法律、法规与当地政府有关规定,结合公司实际情况,编制公司各类标准化合同文本
b) 组织公司各部门执行公司标准合同文本,并根据各方面意见与建议,及时进行版本得更新工作,最大程度得持续维护公司利益。
2） 负责管理工程项目合同
a) 配合商务主管开展合同谈判工作,并根据商务主管提供得书面项目背景、主要条款提要,以及谈判情况,拟定工程项目主合同
b) 组织公司有关部门对主合同进行评审,经总经理审批后,负责办理合同签订手续,并保存有关评审记录;
c) 负责进行合同交底,确保有关人员全面了解合同条款,并做好相应交底记录;
d) 负责对主合同得履行情况进行过程控制,按照工程形象进度,对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告,确保及时采取相应措施;
e) 在合同履行完毕后,组织进行合同执行情况得分析与评估报告,并在每年年底编制公司年度合约执行情况报告。
3） 归口管理公司各类合同
a) 指导公司各部门按照公司既定标准合同文本进行合同拟定、准备工作;
b) 对各类合同合法性、合理性与完整性方面得审核,及时提出意见与修改意见,并根据具体需要,参与各类合同谈判、签订工作;
c) 组织对公司各类合同得合同评审工作,并保存有关评审记录;
d) 负责汇总建立公司管理范围内得合同台账以及每月台账管理
e) 保管公司除劳动合同外合同正本或原件,为相关单位与人员按规定参阅合同提供支持与协助。
3、 预算主管(预算员)岗位职责
1） 编制项目投标阶段得经济标;
a) 参与招标文件得评审工作,编制投标书
b) 参加图纸审查工作与图纸分析会,提出图纸中存在得问题,根据商务主管安排,参加图纸答疑会
c) 仔细研究招标文件,充分了解业主需求,并将有关结果体现在报价文件中。
d) 协助商务经理参加项目开标会,必要时参加经济标答辩;
e) 参加投标结果分析与评估会,对投标报价情况进行分析与评估,总结经验教训;
f) 建立工程投标报价台账,中标项目负责向项目经理进行投标交底,并做好交底记录;
2） 进行项目立项,并管理公司与投标报价有关得内外部文件;
a) 根据商务经理要求,对公司评估后有价值得项目进行立项,投标后文件进行收集、整理、编号、归档、节约等管理工作。
3） 编制公司商务管理制度,对项目预控成本进行测算;
a) 负责组织起草、编制、完善《项目预控成本测算工作规范》与其她商务管理制度;
b) 在项目开工前,负责测算项目预控成本,经与项目经理磋商,部门经理审核批准后,提供给项目主管,纳入《项目经理目标管理责任书》;
4） 负责组织对项目成本进行管理
a) 指导协助项目部商务助理开展工作,与项目及时进行沟通,对项目成本控制工作提出建议与意见,以便及时修正或改进;
b) 负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核,审核项目月度资金计划、工程量与成本报表、月度工程款支付,建立公司各类项目成本台账,并定期编制成本月报表;
c) 负责对公司整体工程经营状况进行统计与分析工作,并以月度报告得方式上报公司领导层;
d) 参与对项目经理得定期或不定期考核评定
5） 组织建立内部定额,做好公司项目成本管理基础工作
a) 负责收集项目日常成本信息,逐步建立健全公司内部定额
b) 建立公司建造成本模型,组织建立公司成本库,按项目分析项目建造成本,并建立与完善公司内部定额库;
6） 参与分包商招标、选定工作
a) 协助项目主管编制分包商招标文件,组织制定分包工程标底价格,审查分包商报价,参与分包商评估工作,起草分包合同,参与分包商合同谈判及合同签订工作,对分包合同得履行情况进行控制。
4、 预算员岗位职责
1) 熟悉施工图纸、有关规范、标准图、验评标准、预算定额、取费文件等;
2) 参与工程技术方案调研、图纸会审、技术交底,提出施工图存在得问题;
3) 负责编制(或审核)施工图预算;
4) 负责工程施工过程中得结算工作,审核由项目部提交得工程进度报表并签署意见;
5) 负责工程变更、现场签证得审核工作并签署意见;
6) 负责完成工程施工过程中得经济指标工作;
7) 负责工程竣工决算工作;
8) 负责相关文件、资料得整理、归档工作;
9) 完成部门经理安排得其她工作。