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浅谈科研事业单位财务信息化建设
浅谈科研事业单位财务信息化建设

杨元琳
摘 要 近年，科研事业单位改革是人们热议的一个话题，随之而来的是财务会计制度的一系列变化。而科研任务日益增多，传统财务信息化手段早已不能满足单位日常经营与改革发展的需要。本文从科研事业单位财务信息化建设的必要性出发，分析财务信息化建设的现状及原因，提出几点财务信息化建设的建议，对科研事业单位财务信息化建设提供有益参考。
关键词 科研事业单位 财务信息化
一、财务信息化建设的必要性
解放财务人员，提高工作效率。通过财务信息化手段，可以规范处理交易量大、重复度高的财务基础业务，从而优化财务管理流程，降低财务人员审核、填报错误，提高业务经办人员的办事效率，降低单位营业成本和改进财务服务质量。同时，财务信息化处理均留有记录，出现问题后可以快速查找原因、分析问题，为后续财务管理提供有力支持。
预警财务风险，提高内控效用。从最基本的审核、制单到各种类别的审计、检查、报表再到不断更新的政策文件等，现代财务管理工作复杂烦琐，与单位的综合经营活动也密切相关。然而，票据、合同造假、人员疏忽等行为损害了单位的利益，有效的信息化工具，可以将业务财务信息融合比对，建立相关指标的逻辑关系，及时发现、预警风险，做到事前、事中控制。
促进信息共享，提高决策效率。在云计算、大数据背景下，国内外竞争异常激烈，建立有效的财务信息化系统，有利于外部信息使用者、集团公司、单位管理者、各部门及時了解相关动态数据，解决信息不对称的问题，提高决策效率。
促进财务转型，提升企业价值。现代企业财务工作不是简单地审核、制单、发工资、做报表，财务管理水平的高低直接影响企业战略的实施程度。财务信息化为财务转型提供数据支持，实现了财务会计向管理会计转型、财务管理向财务战略转型。财务人员有了更多的时间和精力来发挥主观能动性，将工作重点转移到控制评价、综合运营、研究国家政策和市场环境等，由单纯的财务人员转变为复合型人才，提高了单位及个人的应变能力，也提升了企业价值。
二、财务信息化建设的现状
缺乏组织的财务信息化。集团公司、下属单位各自为政，单位之间的主营业务具有较大差异，信息化建设重点也会有所不同，单位内部也缺少信息化集成的统一组织机构。会计的基础工作不统一，财务系统、核算对象、制度理解等也不统一，造成了无法使用信息化工具来统一提取数据。集团公司较少从信息化、数据集成的角度控制布局，上下级单位也缺少财务信息化应有的配套管理体系。
孤岛的财务信息化。目前，财务信息化的主要功能还是传统的核算模块，远远满足不了财务管理的实际需求。现代财务管理工作不仅包括传统的记账、报表，还包括单位整体的资金运营、税收筹划、项目管理、财务分析等，财务管理与单位综合经营相互影响，不可分割。在单位内部，从横向来说，各部门信息管理缺少联动性，信息只在部门内部流动，利用率较低。部门间可能存在信息化系统重复开发、业务财务数据口径不一致、相互核对和转换的情况，使财务数据的可靠性受到怀疑，数据利用率低下;从纵向来说，信息归档、交接管理的工作较为落后，部分信息甚至仅由个人掌握，归档、交接信息的准确性和完整性取决于部分主管人员的责任心，不利于单位日常经营。
被动的财务信息化。在项目管理上，因用户需求或主管部门不同，项目报价、审价、预算、核算、审计等各环节的信息化利用程度与使用工具也不相同。用户、主管部门提出什么需求，使用什么工具，项目承担单位就按照相应需求上报，项目管理有时处于被动状态。同样，税务管理、资金管理、决算报表管理等其他信息化建设也较为被动。
形式上的财务信息化。时至今日，高效率的信息化等意义早已被大众熟知，很多单位较少考虑实际情况，急于求成，在各项配套体系没有开展的情况下，直接使用最先进的财务信息化管理工具或生搬硬套外其他单位的财务信息化系统，为了信息化而信息化，所有业务类别一刀切，而没有思考财务信息化的目的到底是什么，如何根据单位的实际情况量身定制。系统建设前，管理层不重视，调研不足，需求不明确，导致预算资金不足、开发时间不够等问题。在系统建设期间，管理层、财务人员、业务人员参与程度不够。系统建成后，使用者的理解程度不够，单位不愿改变现状或放大系统缺点，使推进财务信息化的工作困难重重。在这种情况下，信息化最后的结果往往是系统实际效用达不到预期，有的系统甚至在开发完毕后因使用率极低而作废，浪费了单位资源。
人才奇缺的财务信息化。财务信息化本身是一项综合性工作，开发者需要具备过硬的信息化技术、财务管理知识，也要了解单位实际情况等。而科研事业单位有其自身的特殊性，在财务管理和主营业务方面有别于企业单位，一般软件开发公司和单位内部具备上述条件的复合型人才极少。同时，即使软件开发成功，软件使用者也需具备一定的综合能力，多数单位的财务信息化系统使用人员几乎包含了全体员工，对单位整体人员的综合素质也提出了挑战。
三、财务信息化建设的建议
统一组织，分级实施。集团公司统一布局，建立领导小组及其他相应配套的管理体系，各单位按照集团公司要求分级实施。集团公司征求下属单位信息化建设意见，梳理下属公司的经营性质、会计基础工作、特殊业务规范、业务部门信息化需求等，建立信息化框架。下属单位根据集团公司的指导精神及单位自身特点，协调各部门的信息化需求，思考信息化建设方案，重点是寻找本单位信息化需求与整个集团公司信息化建设的相同点与不同点，力求将本单位的个性化需求融入集团公司整体信息化建设的方案中。
齐心协力，数据集成。各部门根据在业务中遇到的实际问题提出相应需求，列明已有的信息化系统清单，归纳总结系统的实用性、经济性。财务部门组织所有相关部门分析信息化需求，建立集财务管理、项目管理、物资管理等多部门多用途于一体的综合性信息系统。各单位可根据实际情况，自某一时间点起统一使用新系统，对于规模较大的单位，可在新旧系统间建立信息导入或接口模块，根据部门职责赋予使用者不同的权限，各部门均在同一系统中操作，实现数据共享。
分析原因，主动作为。归纳整理不同用户需求或主管部门要求。一是建立历史项目、税务、资金管理等数据库，为日后财务管理提供重要参考;二是寻找用户和上级需求的异同点及原因，主动沟通;三是结合单位实际情况，接口或适应性改造用户或主管部门使用的信息化工具，满足广大用户需求。
正确认识，求真务实。立足本单位，了解财务工作者和业务部门现有系统的弊端及建议，借鉴优秀单位取得的成绩。树立目标导向，调研单位真正的财务信息化需求，对单位财务管理中涉及的业务分类，对拟建设财务信息化系统可行性分析或效果模拟。单位应投入足够的资金，加强相互配套的制度建设，引进高素质人员等。在系统开发过程中，调动广大员工的积极性，使相关人员参与到财务信息化的建设中，不断修正、完善系统漏洞，防止走过场，摆形式的情况。
创新管理，边干边学。单位培养学习型企业员工，鼓励财务人员积极学习国家和单位的各项规章制度，参加专业类考试，将国家、上级的新要求融入财务信息化系统中，实现系统数据的动态更新。同时加大对复合型人才的招聘，加速现有财务人员转型，与综合实力较强的软件开发公司合作，鼓励本单位财务人员、信息化人员参与软件开发过程，对财务人员和信息化人员双向培训，为两种专业人才提供多渠道的沟通交流平台，培养复合型人才。加强对财务人员信息化软件工具的优化，加大对业务人员报销、数据采集等工作内容的培训力度，减少人工核对。
四、结语
财务管理贯穿单位运行，在某种程度上，财务信息化也是单位整体的信息化。财务信息化不仅服务于财务，也服务于外部信息使用者、管理者、业务部门、全体员工，它需要以上人员的共同参与和支持。建立集成型的财务信息化系统，实现数据动态更新，为信息使用者提供决策支持，才能使科研事业单位与时俱进，提高综合竞争力。
（作者单位为中国空间技术研究院）

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