一年级新生学籍上传操作手册.doc

一年级新生学籍上传操作手册全国中小学生学籍信息管理系统小学一年级新生上传操作手册第一部分:总述21.新生注册流程22.流程简要说明33.学籍注册时间节点34.增加一年级班级信息4第二部分:学生信息收集61. 收集流程62. 学生基本信息表格及填写说明63. 无身份证号学生在校就读证明表124. 新生信息输入模版13第三部分:新生学籍上传211.模板导入学籍（大批量时使用）212.手工录入学籍（单个输入时使用）243.新生照片上传27第四部分: 新生学籍审核上报291.新生学籍审核292.新生学籍上报30白土岗镇中心学校二零一四年九月第一部分:总述1、 新生注册流程（有变动，加入接续操作）根据学籍管理办法第二章第四条规定，“学生初次办理入学手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生学籍”。根据学籍管理办法第二章第六条学籍管理实行“籍随人走”的规定，特别强调，在全国学籍系统中，学生实际在哪所学校就读，就应该在哪所学校建立学籍。2015年春期，多数幼儿园幼儿进行了学前学籍注册，因此部分一年级新生有幼儿学前学籍。因此2015年秋期一年级新生学籍注册须先进行学前幼儿学籍与一年级学籍接续，然后分类注册。因此与往年相比，此次必须加入一个是否有学前学籍的筛选环节：先下载学前调档学生信息（具体操作见后），然后把一年级新生的姓名、性别、出生日期、身份证件类型、身份证件号输入学前调档学生信息。输入完成后，把该表格导入学籍系统，对照看该学生是否已有学前学籍。如有该生则进行学前调档-学籍档案信息补录。如无该生信息，则对该生进行一年级新生注册。2、流程简要说明该图1为筛选后该生有学前学籍的办理流程该图2为筛选后该生无学前学籍的办理流程注：图中的1在校生注册内更换为换成“新生注册”。 学籍注册业务由学校用户发起，可以有两种方式：手工录入、Excel模板导入方式录入学生信息。系统自动查重。对查重有问题的学生学籍需要进行问题学籍处理。对查重无问题的信息核办步骤为：（1）学校审核； （2）学校上报； （3）主管部门核办。核办同意后即可成为正式学籍，省级学籍系统即会自动为其赋予临时学籍号，待学生学籍信息进入中央级学籍系统后，会和公安部身份证认证系统进行信息比对，身份信息无问题的会为其生成正式的学籍号, 有问题的则进入问题学籍处理流程，待下次再进行确认。 3.学籍注册时间节点2015年9月1日10日 新生基本信息、照片收集、核对、上传2015年9月11日15日 处理查重有问题学籍、转学学籍2015年9月16日20日 学籍审核、上报，处理问题学籍、转学学生学籍 2015年9月2125日 学籍汇总上报上报4.增加一年级班级信息【注意：在学籍系统进行新生注册前，必须先新建一年级班号2014101，具体步骤如下：点选择【学校管理-班级信息管理-小学一年级（2014）】如图：选择右边增加后，填写弹出界面中的班主任姓名，班级号码（默认为2014101）如图;完小等双班的学校可以添加完1班后继续按照以上步骤添加2班班号为2014102。班级添加完毕方可进行学籍注册等业务】第二部分:学生信息收集1. 收集流程先由学校打印并下发学生基本信息表-学生或家长如实填写-学校审核签字盖章-录入模板检验2、学生基本信息表格及填写说明2.1学生基本信息表（本表在该邮件附件中，打印A4版本的）学生基本信息表学校名称: 班级：编号项目名称基础数据编号项目名称基础数据学生个人基础信息1姓名8身份证件类型2性别9身份证件号3出生日期10港澳台侨外4出生地11政治面貌5籍贯12健康状况6民族13照片7国籍/地区学生个人辅助信息14姓名拼音17户口所在地15曾用名18户口性质16身份证件有效期19特长学生学籍基本信息20学籍辅号24入学年月（年/月）21班内学号25入学方式22年级26就读方式23班级27学生来源学生个人联系信息28现住址32邮政编码29通信地址33电子信箱30家庭地址34主页地址31联系电话学生个人扩展信息35是否独生子女41随班就读36是否受过学前教育42残疾人类型37是否留守儿童43是否由政府购买学位38是否进城务工人员随迁子女44是否需要申请资助39是否孤儿45是否享受一补40是否烈士或优抚子女学生上下学交通方式46上下学距离（公里）48是否需要乘坐校车47上下学交通方式学生家庭成员或监护人信息一49家庭成员或监护人姓名55户口所在地50关系56联系电话51关系说明57是否监护人52民族58身份证件类型53工作单位59身份证件号54现住址60职务学生家庭成员或监护人信息二61家庭成员或监护人姓名67户口所在地62关系68联系电话63关系说明69是否监护人64民族70身份证件类型65工作单位71身份证件号66现住址72职务填表人： 填表日期： 审核人： 审核日期： 2.2、学生基本信息表填写说明（本表在该邮件附件中，上图中带为必填）1.姓名：在公安户籍管理部门正式登记注册、人事档案中正式记载的中文姓名（必须填写准确）。2.性别：1-男，2-女。3.出生日期：在公安户籍部门正式登记注册、人事档案中记载的时间日（必须与身份证号码一致）年填4位数字、月填2位数字、日期填2位数字如：20110101”。4.出生地：学生出生所在的行政区划（南召县为411321000000）。5.籍贯：祖居或本人出生的地方，现多用于父辈以上的居住地，一般为河南南召6.民族：学生的民族，用两位数字代码，如：01-汉族，02-蒙古族，03-回族，04-藏族，05-维吾尔族，06-苗族，08-壮族，11-满族，其他参见中国各民族代码（可网上自行搜索查看）。7.国籍/地区：学生所属的国籍/地区，用三位字母代码，如CHN-中国。8.身份证类型：可证明学生身份的证件类型：1-居民身份证。无身份证时，身份证件号可不填，但学校需提供学生在本校就读证明（表格见下文，需学生和家长签字，学校盖章，并提交中心学校备案）。9.身份证件号：身份证件类型对应的证件号码。身份证件类型为Z-其他以外的证件类型时，身份证件号必填。11.政治面貌：分为01-中共党员，02-中共预备党员，03-共青团员，13-群众。12.健康状况：学生的身体情况，分为：“10-健康或良好、20-一般或较弱、30-有慢性病、40-有生理缺陷、50-残疾”。13.照片：导入学生的照片。14.姓名拼音：姓名全称的汉语拼音。15.曾用名：曾正式使用过的姓名。16.身份证件有效期：身份证件上显示的有效期限。17.户口所在地：公安户籍部门确认的学生户口所在行政区划（南召411321000000），由用户进行下拉选择填写。18.户口性质：公安户籍部门确认的户口类别，分“1-农业户口，2-非农业户口”。19.特长：填写学生特长信息。20.学籍辅号：填写各省本地的学生编号，用于地方系统与中央系统对接。21.班内学号：学生班级内编码。22.年级：学生就读年级，今年为2014级。23.班级：学生就读班级，班级名字为2015级1班、2015级2班等，班号为2015101（指的是2014级一年级1班），2015102（指的是2015级一年级2班）。24.入学年月：新学生入学的时间，年填4位数字、月填2位数字，如201101。25.入学方式：学生以何种方式进入学校，义务教育阶段分为：11-就近入学12-其他，我镇一般为就近入学。26.就读方式：区分学生在校读书的方式，可分为1-走读 2-住校。27.学生来源：区分学生的生源情况，义务教育阶段分为1-正常入学 9-其他（一般均为正常入学）。28.现住址：学生现在居住的地址，具体到村庄、街区门牌号。29.通信地址：可以联系到学生的地址。30.家庭地址：学生家庭的地址。31.联系电话：学生的联系固定电话或者手机号码。32.邮政编码：填写学生现住地的邮政编码。33.电子邮箱：填写学生的电子信箱。34.主页地址：填写学生的主页地址。35.是否独生子女：学生属于独生子女范畴，0-否，1-是。36.是否受过学前教育：新生在入学前有上过幼儿园或学前班，0-否，1-是。37.是否留守儿童：留守儿童指父母外出务工三个月以上，由其他亲属监护并留在户籍所在地家乡接受义务教育的子女，分为：0-非留守儿童，1-单亲留守儿童 ，2-双亲留守儿童。38.是否进城务工人员随迁子女：是指户籍登记在外省（区、市）、本省外县（区）的乡村，随务工父母到输入地的城区、镇区（同住）并接受义务教育的适龄儿童少年，1-是；0-否。39.是否孤儿：以当地有认定资格的部门出具的证明为准填写，1-是；0-否。40.是否烈士或优抚子女：以当地有认定资格的部门出具证明为准填写，1-是；0-否。41.随班就读：残疾人在普通中小学接受基础教育的类别，可分为0-非随班就读1-视力残疾随班就读 2-听力残疾随班就读 3-智力残疾随班就读4-其他残疾随班就读。42.残疾人类型：残疾是指在心理、生理、人体结构上，某种组织、功能丧失或者不正常，全部或者部分丧失以正常方式从事某种活动能力，分为：0-无残疾 1-视力残疾 2-听力残疾 3-言语残疾 4-肢体残疾 5-智力残疾 6-精神残疾7-多重残疾 8-其他残疾。43.是否由政府购买学位：0-否，1-是。是否由政府购买学位：指学生在民办学校就读，但其所需学费部分或全部由当地政府承担。公办学校的学生填写否，民办学校的学生根据实际情况填写是或否。44.是否需要申请资助：0-否，1-是，义务教育阶段的学生填写否。45.是否享受一补：0-否，1-是，义务教育阶段的学生根据实际情况填写是或否。46.上下学距离：填写学生家庭住址与学校之间距离的公里数。47.上下学交通方式：1-步行，2-自行车（含摩托车、电动自行车），3-公共交通（含城市公交、农村客运、地铁），4-家长自行接送，5-校车,6-其他48.是否需要乘坐校车：0-否，1-是。49.家庭成员或监护人姓名：在公安户籍管理部门正式登记注册、人事档案中正式记载的中文姓名（包括外国人正式的汉字姓名）。50.关系：家庭成员或监护人与学生间的关系，1-父亲 2-母亲 3-祖父母或外祖父母4-兄弟姐妹 9-其他。51.关系说明:关系选择为其他时，填写对关系的说明。52.民族：家庭成员或监护人的民族，用两位数字代码，如：01-汉族，02-蒙古族，参见中国各民族代码。53.工作单位：填写家庭成员或监护人的工作单位名称。54.现住址：家庭成员或监护人现在居住的地址。55.户口所在地：公安户籍部门确认的家庭成员或监护人户口所在行政区划。56.联系电话：填写家庭成员或监护人的固定电话号码或手机号码。57.是否监护人： 0-否，1-是，监护人：对无行为能力或限制行为能力的人的人身、财产和其它一切合法权益负有监督和保护责任的人。58.身份证类型：可证明学生身份的证件类型：1-居民身份证；2-军官证；3-士兵证；4-文职干部证；5-部队离退休证；6-香港特区护照/身份证明；7-澳门特区护照/身份证明；8-台湾居民来往大陆通行证；9-境外永久居住证；A-护照；B-户口簿；Z-其他。59.身份证件号：身份证件类型对应的证件号码。60.职务：家庭成员或监护人在工作单位所担负的工作岗位。61-72：解释同49-60。3、无身份证号学生在校就读证明表（本表在该信封附件中，本操作指南手册末尾附件中也有）无身份证号学生在校就读证明表对于无身份证号的中国籍学生，学校须填写该表，由学生和家长签字，学校盖章后提交给上级教育行政部门备案，适时录入到全国中小学生学籍信息管理系统中存档。学生姓名： 性别： 出生日期： 年 月 日就读学校名称：年级： 班级：学生签字： 家长（监护人）签字： 日 期： 年 月 日 学校盖章（负责人签字）： 日 期： 年 月 日4、新生信息录入筛选4.1筛选对照新生是否有学前学籍新生信息收集后，把一年级新生的姓名、性别、出生日期、身份证件类型、身份证件号输入学前调档学生信息。注意中间不能有空白行。输入完成后保存，然后把该表格导入学籍系统，如图依次点击【学籍管理】-【学籍注册】-【学前调档名单管理】-【EXCEL导入】依次点击【浏览】-【选取学生调档学生信息表】-【打开】-【上传】，即可导入。注意：导入成功了15行，意思是导入了15个学生。只要输入时不更改学生调档学生信息表的格式，一般不会出错。提示导入失败有几种情况，有身份证格式不对、身份证已使用、某某行数据不对等，只要找准这一行数据修改一下即可。如图，身份证号已经录入的，不允许重复录入，如图未查询到学前学籍学生导出，即可导出这部分学生，然后把表格中的一年级新生的姓名、性别、出生日期、身份证件类型、身份证件号复制粘贴到新生一年级新生注册录入学生信息模板.xls（见本邮件附件）中，然后在新生一年级新生注册录入学生信息模板.xls中完善学生信息。然后按照第三部分:新生学籍上传 1、模板导入学籍步骤操作，3、新生学籍审核上传等操作完成注册。4.2 下载并制作模版（如果使用本邮件中已经下载过的模板可以省略此步骤）选择【学籍管理-学籍注册-学籍注册-学籍导入】点击【下载模板】，并保存到桌面上第一次打开下载的模板文件，由于office的安全性设置，需要我们启用编辑并加启用宏。Office2003启用宏的步骤为：（1）点击菜单栏中的“工具”菜单，如下图所示：（2）点击“宏（M）”选项，如下图所示：（3）点击“安全性”，如下图所示：（4）选择“中。您可以选择是否运行可能不安全的宏”。点击“确定”（5）关闭当前文档，重新打开。如下图所示：（6）点击“启用宏”即可使用校验按钮。（7）如果仍然不能使用，重复1-4步，在第4步中选择“低”选项即可。Office2007启用宏的步骤为：（1）点击启用编辑按钮，如下图所示：（2）点击“启用内容”即可完成启用宏的设置。如下图所示：后点击按钮，即可正常使用模板。如下图所示：4.3、把学生信息填入模板中注意：在填写信息时切勿修改该模板格式，容易出错。【建议各校按一个班级一个模板的方式录入学生信息，录入一个班级后用班号2015101（表示一年级1班）、2015102(表示一年级2班)等命名，便于分类管理及上传使用】模板中每一列为要求采集的信息项，每一行代表一个学生，其中红色为必填项（如姓名、性别、出生日期、身份证号等），黑色为选填项（如上下学距离、上下学方式等）。几个数据项说明：（1）“出生地行政区划代码”、“户口所在地行政区划”、“成员1户口所在地行政区划” 、“成员2户口所在地行政区划”不能填写汉字，须填写6位行政区划代码加6个“0”；（2）“出生日期”、“入学年月”必须为8位纯数字，年、月、日之间不要加任何间隔符号；（3）“上下学距离”默认单位为千米（公里），填写时不要加入任何单位，并且需要保留小数点后一位，例如上下学一公里需要填写“1.0”。（详尽说明与第二部分:学生信息收集 2. 学生基本信息表格及填写说明相同）全部填写完成以后，点击上方的按钮，在弹出的的窗口中输入所在学校的学校标识码（学校标识码见下文），然后点击按钮，开始初步检测数据项填写规范情况，如下图所示：如果有数据项不符合规范，则会提示“部分数据不符合要求，单击确定查看”窗口，如下图所示：点击按钮，即可查看具体的错误信息，如下图所示：根据提示修改数据项，继续检查，直至数据无格式问题校验通过。如下图所示：附白土岗镇各中小学标识码标识码学校名称3141019586南召县白土岗镇第一初级中学2141027097南召县白土岗镇完全小学校2141027132南召县白土岗镇闫楼小学校2141027148南召县白土岗镇圣井小学校2141027153南召县白土岗镇南岗小学校2141027162南召县白土岗镇付庄小学校2141027180南召县白土岗镇马庄小学校2141027200南召县白土岗镇柿园小学校2141027204南召县白土岗镇桐梓小学校2141027206南召县白土岗镇白龙小学校2141027208南召县白土岗镇柳树沟小学校2141027319南召县白土岗镇青山小学校2141027322南召县白土岗镇石板河小学校2141027323南召县白土岗镇桃园小学校2141027324南召县白土岗镇火神庙小学校2141027325南召县白土岗镇中王庙小学校2141027326南召县白土岗镇黑虎庙小学校2141034448南召县白土岗镇旬垛小学校2141034449南召县白土岗镇寺上小学校2141027327南召县白土岗镇大庄小学校2141027470南召县白土岗镇花子岭小学校2141027471南召县白土岗镇养马坪小学校2141027472南召县白土岗镇姬村小学校2141027473南召县白土岗镇河南小学校2141027474南召县白土岗镇东沟小学校2141027475南召县白土岗镇碾坪小学校2141027476南召县白土岗镇杜村小学校2141027477南召县白土岗镇瓦房庄小学校2141027478白土岗镇谢村小学（杜村分校）2141027482白土岗镇中王庙上马石教学点2141027485白土岗镇中王庙村王庄教学点2141027487白土岗镇白龙村竹园教学点2141027489白土岗镇白龙村榆树沟教学点第三部分:新生学籍上传一年级新生学籍注册入系统有两种方式：第一种是用模板导入。这种方式适合我镇大多数学校使用，用于大批量学生学籍导入时使用，一般一个班级一个模板；第二种是用手工方式一个一个导入学生学籍，一般用于单个学生学籍导入。1、模板导入学籍选择【学籍管理-学籍注册-学籍注册】进入学籍注册页面，点击按钮，如下图所示：然后点击学籍注册导入页面上方“选择excel文件：”右侧的按钮，在弹出的窗口中选择处理好的模板文件。如下图所示：最后，选择“业务类别”为“新生注册”，点击按钮，即可完成上传操作，此时，会在下方的上传记录表中插入一条刚刚导入的模板信息，点击页面下方的按钮，即可看到系统对该模板的处理结果，如下图所示：（1）如果处理结果为成功，表示该模板中的学生信息已经导入到系统中；（2）如果处理结果为失败，则可点击该文件名，查看具体的失败原因（如下图），在刚才的模板中修改保存后按照以上步骤重新上传即可。2、手工录入学籍选择【学籍管理-学籍注册-学籍注册】进入学籍注册页面，点击按钮如下图所示：在下面的页面中可以对学生信息依次录入带“*”号表示的数据项为必填项；其他字段为非必填项，可以根据实际情况选择性填写。注：（1）出生日期一项可通过页面中的日期控件进行选择，点击输入框，如下图所示：可通过点击下拉按钮，选择年份（如2000年）和月份（如4月），并在窗口中单击具体日期。选择所需时间后，系统会自动将时间填写至输入框，并保存为标准格式，无须手动更改；用户还可在日期填写框中按标准格式（YYYYMMDD）手动输入。（2）页面有带有放大镜符号的信息项（如：籍贯等），需要点击放大镜按钮，然后在弹出的页面中选择需要填入的信息项，如下图所示：学生信息填写完成以后，点击右上角按钮，继续填写学生家庭成员信息。点击按钮，添加学生家庭成员信息。如下图所示：填写完成后点击按钮，然后，弹出保存成功提示窗口：点击按钮，关闭提示信息，至此学生学籍注册数据填写完成。学籍注册后，待上级系统查重（约需3-6个小时）后，学校学籍管理员可以选择【学籍管理-学籍注册】，选择查询条件上报状态“未上报” ，点击按钮，查看学生是否有查重重复现象。查重有问题学生处理方法参见该邮件中问题学籍处理方案。3.新生照片上传（1）、学生照片规格：1.淡蓝色背景颜色， 近期正面免冠彩色头像数码照片。2.照片规格:390(宽) 480(高) 或者2.6厘米(宽) 3.2厘米(高)，分辨率150像素/厘米。3.人像在相片矩形框内水平居中，头部占照片尺寸的23，常戴眼镜的学生应配戴眼镜，人像清晰，层次丰富，神态自然，无明显畸变。4.数码照片要求为jpg格式。5.照片文件大小应小于60K。（2）学生照片文件命名规则： 1.有身份证号的学生，其照片文件以身份证号命名，并按年级、班级分文件夹存储。 2.无身份证号学生，其照片文件命名规则为：学校标识码_班号_姓名，并建立单独文件夹存储全校所有无身份证号学生的照片。3.由于学籍系统只适用ZIP压缩文件，因此要把文件夹压缩。（3）照片上传步骤。如图【学籍管理-日常管理-学生照片采集】点击浏览，选取已命名好的照片文件夹压缩文件，然后点击上传即可。 44 第四部分: 新生学籍审核上报1、学籍注册学校审核（该步骤适用于上传后查重无问题新生）选择【学籍管理-学籍注册-学籍注册学校审核】，如下图所示：选择查询条件上报状态“未上报”，核办状态“学校未核办”,查重状态“查重无问题”，点击按钮，如下图所示：查出的数据均为待核办的数据，在左侧复选框中选择需要核办的数据，然后点击按钮，如下图所示：选择“同意”或者“不同意”，填写审核意见，点击保存完成学校核办。核办界面如下图所示：注意：教育部要求，为了学生数据质量，只能逐条核办，系统中允许最多20条的批量核办，无全部核办功能！2、学籍注册上报（该步骤适用于学校已经审核完毕的新生）学校审核完成后，需要上报至县教体局继续进行审核。【学籍管理-学籍注册-学籍注册学校审核】，选取需要上报的已经审核完毕的学生，点击按钮，即可将核办完成的所有数据全部上报至县教体局。如下图所示：47