会计电算化技能实训教程第6单元.pptx

【教学目标教学目标】知识目标知识目标知识目标知识目标 掌握采购管理系统中的采购业务处理的流程，掌握掌握采购管理系统中的采购业务处理的流程，掌握采购订单管理、采购入库、采购发票、采购结算、采购采购订单管理、采购入库、采购发票、采购结算、采购付款等业务处理的原理和操作方法以及采购账表的查询付款等业务处理的原理和操作方法以及采购账表的查询方法。方法。能力目标能力目标能力目标能力目标 能够为采购管理系统日常业务处理做好充分的准备。能够为采购管理系统日常业务处理做好充分的准备。能够根据企业日常业务的发生情况进行采购订货、采购能够根据企业日常业务的发生情况进行采购订货、采购到货并进行采购结算的业务处理，能够对各种形式的采到货并进行采购结算的业务处理，能够对各种形式的采购付款进行处理。购付款进行处理。6.16.1 初始化初始化6.26.2 采购业务采购业务6.36.3 付款业务付款业务6.1 初始化初始化任务导入：任务导入：宏信公司自2012年1月启用畅捷通T3管理软件中的“购销存管理”系统和“核算”系统。现在已经完成了“购销存管理”系统和“核算”系统的所有的初始设置的工作。现在首先需要了解购销存系统中“采购与付款”业务在进行日常业务处理之前还需要做好哪些准备工作？在操作中需要知识要点哪些问题？具体了解采购系统期初余额与总账系统期初余额的关系；了解采购系统期初记账的作用。【做中学做中学】任务任务1 1：采购系统初始化：采购系统初始化 恢复光盘中恢复光盘中“010010例题账套备份例题账套备份/第第6 6单元初始账套单元初始账套”备份。备份。录入应付款项的期初余额并与总账进行对账。录入应付款项的期初余额并与总账进行对账。对采购系统进行期初记账。对采购系统进行期初记账。1.1.采购系统中应付款项的期初余额如下表所示：采购系统中应付款项的期初余额如下表所示：6.1 初始化初始化单据类型单据类型 发票号发票号 时间时间 供应商供应商 存货存货 数量数量 单价单价 税率税率 金额金额 会计科目会计科目 采购专用发票 321123 2011-11-16 天宜公司 CC003 20 1800 17%42120 应付账款（2202）预付款 2011-11-11 齐星公司 150000 预付账款（1123）知识要点：知识要点：没有期初数据时，也必须执行期初记账，以便输入日常采购单据没有期初数据时，也必须执行期初记账，以便输入日常采购单据数据。数据。已月末结账后不能取消期初记账。已月末结账后不能取消期初记账。【做中学做中学】任务任务2 2：采购系统期初记账：采购系统期初记账 将采购系统进行期初记账将采购系统进行期初记账6.1 初始化初始化6.2 采购业务采购业务任务导入：任务导入：宏信公司现在已经完成了购销存系统及存货核算系统的公共基础设置，并且完成了采购管理系统的期初余额的录对手工采购业务的全流程的了解，知道采购业务都要经过哪些过程完成哪些任务。要进一入、进行了采购管理系统的期初记账。现在就要开始进行采购日常业务的处理了。通过步地了解在电算化方式采购业务处理的流程，开始在软件中进行采购业务的处理。现在需要了解如何在软件中根据实际业务录入采购订单、采购入库单、采购发票并进行采购结算。同时还要知道，如果操作错误的话应该如何进行修改。【做中学做中学】任务任务1 1：填制采购订单：填制采购订单 2012 2012年年1 1月月1212日，企业分别与齐星公司和天宜公司签订订购协日，企业分别与齐星公司和天宜公司签订订购协议，订购内容如下表所示，税率均为议，订购内容如下表所示，税率均为17%17%。订单：订单：6.2 采购业务采购业务供货单位供货单位存货存货 数量数量 单价单价 计划到货日期计划到货日期 齐星公司 TT008 30 3500 1月18日 CC003 15 1800 1月18日 天宜公司 SS999 1500 26 1月18日 6.2 采购业务采购业务知识要点：知识要点：审核过的订单不能修改。除非取消审核。审核过的订单不能修改。除非取消审核。按照采购订单的计划到货日期规定，当在规定的到货日期按照采购订单的计划到货日期规定，当在规定的到货日期货物没有收到时，就可以向供货单位发出催货函。企业实际操货物没有收到时，就可以向供货单位发出催货函。企业实际操作时，可以根据货物的在途运输时间提前发出催货函。如果不作时，可以根据货物的在途运输时间提前发出催货函。如果不清楚哪个供应商的订单没有发货，那么可以先查询订单执行统清楚哪个供应商的订单没有发货，那么可以先查询订单执行统计表。计表。采购订单执行完毕，也就是说某采购订单已入库并且已付采购订单执行完毕，也就是说某采购订单已入库并且已付款取得采购发票后，该订单就可以执行关闭了。对于确实不能款取得采购发票后，该订单就可以执行关闭了。对于确实不能执行的某些采购订单，经采购主管批准后，也可以关闭该订单。执行的某些采购订单，经采购主管批准后，也可以关闭该订单。订单关闭采用人工关闭。订单关闭采用人工关闭。知识要点：知识要点：入库单填写完之后，如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人入库单填写完之后，如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人员审核。员审核。仓库必须输入，可以参照输入，输入单据体的存货后，仓库不能修改，除非删除表体的各货物行数仓库必须输入，可以参照输入，输入单据体的存货后，仓库不能修改，除非删除表体的各货物行数据。据。在输入存货时按在输入存货时按F2F2键，或用鼠标点击键，或用鼠标点击存货参照存货参照按扭，系统给出按扭，系统给出存货参照存货参照界面。如果在仓库界面。如果在仓库档案权限设置中定义了某一仓库对应的存货分类或存货，在参照录入表体存货时则只显示该仓库所对应档案权限设置中定义了某一仓库对应的存货分类或存货，在参照录入表体存货时则只显示该仓库所对应的存货；否则，则显示所有属性为的存货；否则，则显示所有属性为“外购外购”的存货。的存货。【做中学做中学】任务任务1 1：填制采购入库单：填制采购入库单 1.2012 1.2012年年1 1月月1818日，由业务员日，由业务员“YW YW 林琼林琼”向向“齐星公司齐星公司”订购的订购的TT008TT008和和CC003CC003材料到货并验收到材料到货并验收到“原料库原料库”。入库时发现原订。入库时发现原订TT008TT008为为3030千千克，实际到货为克，实际到货为3131千克（经协商按千克（经协商按3131千克入库并付款），原订千克入库并付款），原订CC003 15CC003 15台，台，实际到货实际到货1515台。台。2.2012 2.2012年年1 1月月1818日，由采购部日，由采购部“YW YW 林琼林琼”向向“天宜公司天宜公司”订购的订购的SS999 1500SS999 1500千克到货，验收到千克到货，验收到“原料库原料库”，入库数量为，入库数量为14981498千克，发生定千克，发生定额内损耗额内损耗2 2千克。千克。6.2 采购业务采购业务知识要点：知识要点：采购结算可以在填写发票界面即时结算，也可以在结算功能中，集中进行采购结算。采购结算可以在填写发票界面即时结算，也可以在结算功能中，集中进行采购结算。如果没有期初记账，则不能进行采购结算。如果没有期初记账，则不能进行采购结算。如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那重新注册时调整操作日期。如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。【做中学做中学】任务任务2 2：录入采购发票并进行采购结算（自动结算）：录入采购发票并进行采购结算（自动结算）2012 2012年年1 1月月1818日，收到日，收到“齐星公司齐星公司”购买购买TT008TT008和和CC003CC003采购专用发票采购专用发票一张，发票列明一张，发票列明TT008TT008为为3131千克，单价为千克，单价为35553555元，元，CC003 15CC003 15千克，单价为千克，单价为17801780元。由采购员元。由采购员“YW YW 林琼林琼”根据根据“采购入库单采购入库单”生成生成“采购专用发票采购专用发票”（NONO：3456934569）。）。6.2 采购业务采购业务知识要点：知识要点：结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续按以上步骤进结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续按以上步骤进行其它采购结算。结算的结果可以在行其它采购结算。结算的结果可以在【采购结算列表采购结算列表】功能中查看到。功能中查看到。如果采购结算操作错误或结算后发现结算单据有错误，需要取消该结算，那么可以如果采购结算操作错误或结算后发现结算单据有错误，需要取消该结算，那么可以利用采购结算列表的利用采购结算列表的删除删除功能实现。功能实现。系统支持跨月结算，采购结算只选择未结算的采购入库单和采购发票，不限制业务系统支持跨月结算，采购结算只选择未结算的采购入库单和采购发票，不限制业务发生的日期。本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。发生的日期。本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。【做中学做中学】任务任务3 3：收到发票后进行采购结算：收到发票后进行采购结算 （手工结算）（手工结算）2012 2012年年1 1月月1818日，收到日，收到“天宜公司天宜公司”购买购买“SS999SS999”采购专用发票一张采购专用发票一张（NONO：121212121212），发票列明），发票列明SS999SS999为为15001500千克，单价为千克，单价为2626元；另收到一张元；另收到一张“采购运费发票采购运费发票”（NoNo：23142314），运费共计），运费共计100100元。由采购员元。由采购员“YW YW 林琼林琼”，根据根据“采购入库单采购入库单”生成生成“采购专用发票采购专用发票”，并填制，并填制“采购运费发票采购运费发票”。查看查看“采购结算单列表采购结算单列表”。6.2 采购业务采购业务6.3 付款业务付款业务任务导入：任务导入：宏信公司已经在软件中根据实际业务录入了采购订单、采购入库单、采购发票并进行了采购结算。那么应该如何在系统中进行付款的结算呢？接下来要进一步了解到底可以有几种付款方式，应该如何进行相应的付款业务的处理。【做中学做中学】6.3 付款业务付款业务任务任务1 1：多支付货款的处理：多支付货款的处理 2012 2012年年1 1月月3030日，本企业出纳日，本企业出纳“ZQ ZQ 赵强赵强”开出开出“转账支票转账支票”一一张，支付给张，支付给“齐星公司齐星公司”购买购买TT008TT008和和CC003CC003的货税款的货税款160178.85160178.85元。元。知识要点：知识要点：只有在只有在“核算核算”系统设置了系统设置了“结算方式对应科目结算方式对应科目”，此处则可以，此处则可以自动按所选择的自动按所选择的“结算方式结算方式”生成要相应的结算方式对应的生成要相应的结算方式对应的“结算科结算科目目”。【做中学做中学】6.3 付款业务付款业务任务任务2 2：采购付款的业务处理：采购付款的业务处理 2012 2012年年1 1月月3030日，开出日，开出5000050000元的元的“转账支票转账支票”一张，支一张，支付给付给“天宜公司天宜公司”购买购买“SS999SS999”货税款货税款“4573045730”元，余款元，余款形成预付款。形成预付款。知识要点：知识要点：本次付款金额为本次付款金额为5000050000元，结算金额为元，结算金额为4573045730，付款金额大于结算，付款金额大于结算金额，余款形成金额，余款形成“预付款预付款”（42704270元）。元）。【做中学做中学】6.3 付款业务付款业务任务任务3 3：转账业务处理：转账业务处理 2012 2012年年1 1月月3030日，收到向天宜公司采购日，收到向天宜公司采购“CC003CC003”1515千克，单价千克，单价为为18001800元的采购发票（元的采购发票（No.4561No.4561），货物已验收入库（原料库）；次），货物已验收入库（原料库）；次日开出一张日开出一张“3000030000”元的转账支票，支付部分货税款，不足的部分元的转账支票，支付部分货税款，不足的部分使用使用“预付款预付款”（15901590元）结算。元）结算。知识要点：知识要点：本次付款金额为本次付款金额为3000030000元，结算金额为元，结算金额为3159031590，付款金额大于结算金额，差，付款金额大于结算金额，差额部分使用额部分使用“预付款预付款”。【做中学做中学】6.3 付款业务付款业务任务任务4 4：转账业务处理：转账业务处理(应付冲应付应付冲应付)2012 2012年年1 1月月3030日，收到齐星公司采购日，收到齐星公司采购“SS999SS999”10001000千克，单价千克，单价为为2525元的采购发票（元的采购发票（No.9901No.9901），货物已验收入库（原料库）；），货物已验收入库（原料库）；3131日日经协商决定将本次的应付款经协商决定将本次的应付款2925029250元中的元中的1000010000元转给元转给“天宜公司天宜公司”。【做中学做中学】6.3 付款业务付款业务任务任务6 6：并账错误的修改：并账错误的修改 2012 2012年年1 1月月3030日，发现日，发现“任务任务5 5中中”将应向天宜公司支付将应向天宜公司支付货款货款1000010000元中的元中的26802680元用预付款冲低的业务处理有错误，应元用预付款冲低的业务处理有错误，应取消本次的转账操作。取消本次的转账操作。清华大学出版社