财务信息化管理制度样本.doc

财务信息化系统管理制度

目录：
第一章 总 则 3
第二章 岗位分工及岗位职责 4
第三章 权 限 管 理 6
第四章 操 作 管 理 7
第五章 系 统 维 护 10
第六章 信息化档案管理 11
第七章 电脑及机房管理 12
第八章 附 则 12

第一章 总 则
第一条 目、意义
为加强集团财务信息化系统工作管理，保证集团财务信息系统正常、安全、高效运营，保证会计信息真实性、及时性、保密性和安全性，增进集团管理信息化工作持续稳定地发展，依照财政部《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》，以及集团《会计核算管理办法》、《财务集中管理办法》等规定，结合公司财务信息化系统工作特点，特制定本制度。
第一条 合用范畴
集团本部及所属房地产公司、物业公司以及其她产业公司财务信息系统管理均合用本制度。
第二条 分级管理原则
集团财务信息系统采用集团财务运营中心统一领导、各所属公司财务某些级管理原则进行管理。
1. 集团财务信息系统采用由集团统筹管理原则进行。
2. 集团财务运营中心是财务信息化工作主管部门，各所属公司财务信息化工作必要财务运营中心领导下进行，根据本规定开展财务信息化工作
3. 集团财务信息系统是集团管理信息化系统重要构成某些，各所属公司财务部负责人是各公司财务信息化工作负责人，负责财务信息系统实行领导工作。
第二章 岗位分工及岗位职责
第三条 岗位设立基本原则
按照授权与执行分离、记录与审核分离、备份与保管分离等内部牵制制度规定，本着规范、安全、高效、保密原则设立岗位。
第四条 实行财务信息化后，从财务信息化角度，会计人员岗位设立基本如下：
1. 财务信息化主管；
2. 数据录入操作人员；
3. 审核记帐人员
4. 档案管理人员；
5. 维护人员；
6. 信息化审查人员；
7. 数据分析人员。
第五条 依照第六条之基本岗位设立，在人员安排上可一人一岗、一人多岗、多人一岗，可以依照详细状况详细分类合并，但必要符合内部牵制制度。
第六条 财务信息化主管，由集团会计核算主管及以上职位人员兼任，规定具备会计和计算机知识，以及有关财务信息化组织管理经验，达到会计电算化中级水平，负责如下工作：
1. 财务信息化整体工作安排及管理；
2. 依照信息化岗位人员分工进行操作权限分派；
3. 组织关于人员进行财务信息化初始化工作；
4. 负责组织对会计软件升级和二次开发；
5. 配合集团信息化办公室进行关于业务系统数据接口设计和开发；
6. 负责对财务信息化岗位人员培训及考核工作；
7. 负责组织关于人员对财务信息化系统进行维护工作；
8. 负责对各财务信息化岗位人员财务信息系统操作监督和管理工作；
9. 依照财务信息化不同阶段需要，提出会计核算流程和关于业务流程调节规定，并组织实行；
10. 负责解决所有财务信息化系统发生有关问题，并对本单位财务信息化一切工作负所有责任。
第七条 数据录入操作人员，普通由电脑操作较纯熟和具备会计知识人员担任，负责如下工作：
1. 记帐凭证录入工作；
2. 固定资产录入工作；
3. 对录入数据与录入前手工数据核对工作
4. 对不合法、不合规凭证、数据审核工作；
5. 输出记帐凭证、会计帐簿、报表等工作；
6. 向有关部门准备传播数据，进行部门会计数据解决工作；
7. 对所发生错误数据、凭证进行修改。
第八条 审核记帐人员，普通由会计主管或其指定人员担任，负责如下工作：
1. 对原始单据（数据）审核工作；
2. 对记帐凭证及其她输入电脑数据审核工作；
3. 对输出帐、证、表审核工作。
第九条 档案管理人员，由财务经理指定专人担任或由她人兼任，负责如下工作：
4. 各种会计档案收集工作；
1. 各种会计档案分类整顿保管工作；
2. 借阅会计档案审批手续等检查工作；
3. 归还会计档案检查工作；
4. 存储于非纸介质会计档案定期检查和复制工作。
第十条 维护人员，普通由熟悉电脑软、硬件财务人员或信息化办公室电脑人员担任，规定具备计算机和会计知识，通过会计电算化中级知识培训，负责如下工作：
1. 硬件、软件安装调试工作；
2. 硬件系统定期检修工作；
3. 硬件、软件寻常维护及扩展、升级工作；
4. 会计软件二次开发工作；
5. 协助财务人员转输、接受、管理机内财务数据工作；
第十一条 信息化审查人员，由集团会计核算主管或会计稽核人员兼任，或由财务经理指定专人担任，负责如下工作：
1. 负责监督会计软件系统运营；
2. 防止运用计算机舞弊；
3. 对特定业务审查；
4. 负责监督与否及时对的通过会计软件解决业务。
第十二条 数据分析人员，由会计主管或指定财务人员担任，
1. 通过网络收取各项目公司报表，并进行汇总合并；
2. 负责对计算机会计数据进行寻常财务分析、管理、查询等工作。
第三章 权 限 管 理
第十三条 财务信息化系统管理员权限由集团财务负责人掌握或经集团财务负责人书面授权后由财务信息化主管掌握。财务信息化系统管理员权限依照不同应用模式涉及但不限于数据库管理员、各账套系统管理员、域管理员。
第十四条 财务信息化主管负责对所有信息化顾客权限进行管理，涉及权限范畴设立、权限分派、权限收发等。
第十五条 新增系统使用人员，由使用人员提出书面申请，涉及姓名、单位、账套、使用因素、启用时间、停用时间，由本单位财务负责人签字后上交给集团，由集团财务负责人签字后交由财务信息化主管进行授权。
第十六条 未经授权人员，一律不得进入财务信息化系统，由财务信息化主管授权人员亦只能在所给定权限内使用财务信息化系统，不得越权行事。
第十七条 经授权使用财务信息化系统人员，必要以自己姓名（中文）和口令注册登录进入系统，不得以英语字母或汉语拼音或阿拉伯数字等非本人中文名字注册登录。
第十八条 经授权使用财务信息化系统人员，必要严格按照操作阐明书规定进行操作。
第十九条 经授权使用财务信息化系统人员，必要保证其“口令”（密码）不为她人知晓，并定期或不定期修改本人之“口令”。
第二十条 经授权使用财务信息化人员，不得用本人“口令”进入系统而由她人代为操作（由于维护工作需要由财务信息化主管进行操作并且本人也在现场状况除外）。
第二十一条 经授权使用财务信息化系统人员，在离开工作站前，必要逐级退出财务信息化系统，不容许在没有退出财务信息化系统状况下离开工作站，亦不得由她人照管本人正在使用工作站。
第二十二条 当财务信息化系统使用人员调动工作岗位时，调动人员应及时提出变更权限书面申请，由本单位财务负责人签字后上交给集团，由集团财务负责人签字后授权财务信息化主管更改其操作权限；
第二十三条 调离财务信息化工作岗位，调离人员必要及时提出顾客禁用书面申请，由本单位财务负责人签字后上交给集团，由集团财务负责人签字后交由财务信息化主管禁用其操作权限；如因本人因素未提出申请，视同交接手续不完备。
第二十四条 未经财务信息化主管允许，任何人员不得对数据库文献进行修改、删除等操作。
第四章 操 作 管 理
第二十五条 初始化工作管理：
初始化工作应由财务信息化主管统一按照公司财务会计制度规定，安排整个系统初始化工作，涉及：
1. 系统设立：各子系统系统参数设立；
2. 基本资料设立及修改：涉及科目、核算项目、币别、凭证类型及其她关于参数设定；
3. 顾客设立：权限分派、“口令”及姓名录入设定；
4. 初始数据装入：涉及科目初始化余额、固定资产初始化卡片等初始数据装入；
5. 自动转帐分录设定；
6. 报表种类、格式、权限分派及运算公式定义；
7. 反初始化只能由财务信息化主管完毕，其她人员未经授权禁止反始化；
8. 账套初始化设立应遵守集团统一规定会计科目名称和会计科目代码，需设立核算项目应按集团规定设立。新建账套必要在核算项目明细余额、会计科目明细余额、会计科目汇总余额与手工账簿或原账套核对相符后方可启用。
第二十六条 凭证操作管理：
凭证操作管理涉及录入、审核及修改管理，详细规定涉及：
（一）凭证录入：
1. 任何登记入帐经济业务都必要填制记帐凭证摘要区规范填入。凭证录入必要以原始凭证为根据，做到入帐有据；
2. 禁止将不同性质业务事项合并反映在一张凭证中；
3. 当天发生业务应当天入帐，做到日清月结；
（二）凭证审核：
1. 记帐凭证必要通过复核人员签字后，才干依照其登记帐簿，复核人员必要在屏幕上直接对机器存储记帐凭证进行复核签字，同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一种人；
2. 凭证审核必要逐张逐项审核，不容许使用“一次所有审核”办法操作，取消审核必要由该凭证审核人员本人进行操作；
3. 当天录入凭证，应当天审核完毕；
4. 记帐凭证在记帐此前必要打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出记帐凭证不得登记入帐。

（三）凭证修改：
1. 做错凭证，在审核前可直接修改；在审核后应先由审核人员取消审核，之后方可进行修改；已结帐凭证，不能修改，当发现错误后，只能用红字冲销，同步补进对的凭证。
2. 填制记帐凭证编号应当持续，编号浮现间断时，应在断号后每一张凭证上注明间断编号，并在打印输出该张凭证上注明断号因素并签字盖章。
第二十七条 记帐、结帐管理：
1. 每月末，结转损益必要使用系统自动结转损益，禁止手工结转损益。结转后，损益类科目余额为零。
2. 每月末，应按规定及时结帐，结帐顺序应先将各子系统结帐，最后总帐结帐；
3. 结帐时，应保证当月所有凭证已所有录入并已所有过帐；各子系统数据必要要和总账数据一致。
4. 打印出记帐凭证应与原始凭证一起装订成册，关于帐页亦装订成册，并加盖记帐人员和审核人员签章。
第二十八条 固定资产管理：
1. 固定资产卡片必要按照公司固定资产管理制度录入数据；
2. 录入卡片后应及时在总帐增长一张该笔业务凭证；
3. 期末应采用自动计提折旧并生成凭证；
4. 期末必要进行自动对帐后，才干结帐。
第二十九条 钞票日记账管理：
1. 此处钞票是指钞票、银行存款等货币资金；
2. 钞票业务必要及时地逐笔录入，当天数据必要当天录入完毕，每天钞票日记账余额必要和总账钞票余额一致。
第三十条 报表管理：
1. 每月结帐后，应及时编制公司规定会计报表及本单位所需要管理分析报表；
2. 报表格式和公式由集团安排专人统一设立，未经授权不得更改报表格式及公式；
3. 在有公式状况下，报表生成必要采用电脑自动计算方式；无公式和特殊状况可以手工输入，但必要保证数据精确性；
4. 每月按公司规定期间和上报方式上报集团财务运营中心；
第三十一条 子系统或新功能扩充应用管理：
1. 初次应用新子系统或新功能时必要手工并行二个月以上；
2. 所有子系统初始化工作均由财务信息化主管主管组织完毕；
第三十二条 数据备份与恢复管理：
1. 每月结帐后，数据维修员应对本月数据用光盘或磁带或其她硬盘等进行备份并存储于不同地点予以保存；
2. 服务器内数据发生丢失、损坏等状况时，应及时报告集团财务负责人，经批准后，由财务信息化主管组织维护人员和数据录入操作人员将此前数据逐次恢复到数据服务器并将本月数据从暂时备份文献恢复到最新状态，之外所缺数据（损坏当天）应重新录入，并对恢复数据进行审核、验证；
3. 每季末应对系统和操作日记进行备份。
第五章 系 统 维 护
第三十三条 系统维护分类及涵义：
1. 寻常维护：指为使系统安全正常运营而需要进行维护；
2. 异常状况维护：指因系统产生突发性错误而需要进行维护；
3. 扩充性维护：指为适应环境变化而需要进行维护。
第三十四条 系统维护内容：
1. 寻常维护重要内容：
A、硬件系统定期维修；
B、软件系统防病毒等监控；
C、定期硬盘空间整顿；
D、定期数据备份。
2. 异常状况维护重要内容：
A、断电、不对的操作等导致数据混乱、丢失等；
B、历史数据损坏，帐、表等发生错误等；
C、硬件系统故障；
D、其她导致系统不能正常运营突发状况。
3. 扩充性维护重要内容：
A、会计科目、记帐凭证类型、报表格式等发生变化需进行数据修改等维护；
B、核算业务发展，使原系统不能适应这一规定而做软件系统适应性修改；
C、为满足业务发展和软件系统修改需要而对硬件系统进行升级；
D、对原系统在使用范畴、功能、规定等提出更高规定而需进行软件系统、硬件环境更高层次扩展变动。
4. 维护人员应对其所做维护负责，特殊状况可与软件公司人员联合进行维护，并对所涉及到关于信息负有保密义务。
第二条 系统维护程序除寻常维护外，其她形式维护行为均应按照如下程序进行：
1. 由使用人员（财务人员）提出维护申请，书面列明所要维护项目（内容）、理由及维护后所要达到目的等；
2. 由财务信息化主管进行审查后，报集团经营与财务管理中心负责领导批准，书面授权关于维护人员进行维护；
3. 维护人员维护完毕后应和维护申请人员一起对维护过项目进行测试，并进行必要修正，至达到规定为止；
4. 维护人员确认无法达到维护目，应注明理由及关于合理建议，交财务信息化主管审查并存档备查；
5. 维护人员在维护过程中，应作详细记录，并对修改前和修改后数据、源程序、文档进行记录备份以备查询；
6. 维护人员不得对未经授权事项进行修改。
第六章 信息化档案管理
第三十五条 财务信息化会计档案涵义：
财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘、打印出来书面等形式会计数据；会计数据是指科目体系、各类编码、各种应用方案、记帐凭证、会计帐簿、会计报表（涉及报表格式和计算公式）等数据；
第三十六条 财务会计软件光盘（源程序）应做为会计档案保管，禁止在未经集团财务运营中心负责人允许下外借和拷贝。
第三十七条 财务信息化会计档案查阅、外借和拷贝必要经本单位财务负责人批准，重要数据必要经集团财务负责人批准。重要数据是指对公司具备重大影响数据。
第三十八条 对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存储在两个不同地点。
第三十九条 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
第四十条 财务信息化会计档案保存期限按《会计档案管理办法》规定执行。
第七章 电脑及机房管理
第四十一条 财务信息化系统服务器置于集团信息化办公室机房，电脑及机房运营环境参照集团机房管理有关制度执行；
第四十二条 禁止未经财务信息化主管授权人员操作财务信息化系统服务器；
第四十三条 禁止带病毒软件进入电脑系统，未经财务信息化主管批准，任何外来软盘、磁盘、软件一律不得在财务信息化系统服务器上使用。
第八章 附 则
第四十四条 本制度自下发之日起执行。
第四十五条 本制度修改、解释权属于集团财务运营心中心。
第四十六条 涉及计算机管理应按照集团有关制度执行。