药品经营质量管理规范及批发企业检查要点.doc

药品经营质量管理规范及批发企业检查要点

46
2020年4月19日
文档仅供参考
实施<药品经营质量管理规范( 修订)>批发企业检查要点
( 6月13日)
第一章　总则
编号
条款
释义
检查要点
风险点
风险等级
备注
00101
为加强药品经营质量管理,规范药品经营行为,保障人体用药安全、有效,根据<中华人民共和国药品管理法>、<中华人民共和国药品管理法实施条例>,制定本规范。
明确了规范制定的目的和依据。

00201
本规范是药品经营管理和质量控制的基本准则,企业应当在药品采购、储存、销售、运输等环节采取有效的质量控制措施,确保药品质量。
明确了规范的基本原则和基本方法,明确了本规范是药品经营管理和质量控制的基本准则。

00301
药品经营企业应当严格执行本规范。药品生产企业销售药品、药品流经过程中其它涉及储存与运输药品的,也应当符合本规范相关要求。
明确了本规范适用的主体,对主体的适用形式和内容有所区别。

企业在过渡期内不能严格执行 修订的<规范>。

00401
药品经营企业应当坚持诚实守信,依法经营。禁止任何虚假、欺骗行为。
本条是企业药品经营的基本守则,是企业申报认证的前提条件。
防止无证经营、超范围经营及走票、挂靠等违法行为,避免超范围宣传,虚假广告等欺骗消费者的行为。
1.人员设施设备与申报不一致
2.买卖税票
系统性风险

第二章药品批发的质量管理－第一节　质量管理体系
编号
条款
释义
检查要点
风险点
风险等级
备注
00501
企业应当依据有关法律法规及本规范的要求建立质量管理体系,确定质量方针,制定质量管理体系文件,开展质量策划、质量控制、质量保证、质量改进和质量风险管理等活动。
本条款是企业建立质量管理体系的基本要求和开展质量活动的内容。
1.了解企业质量管理体系建立的基本情况。
2.初步判断质量管理体系文件是否符合本规范的要求。
3.初步了解各个质量活动的顺序和相互作用
1.质量管理体系未覆盖本规范所要求的各个环节、各个部门及岗位。
2.对质量管理活动的过程的识别存在明显的缺失或(和)不合理。
3.未对外包活动予以识别。
系统性风险

00601
企业制定的质量方针文件应当明确企业总的质量目标和要求,并贯彻到药品经营活动的全过程。
要求企业质量方针应当经过可量化的质量目标贯彻到管理全过程。

1.检查质量管理体系文件中的质量方针是否与企业的经营总方针一致。
2.质量方针应由最高管理者确认,并在首次会议上专题汇报。
3.随机分别询问2—3名企业工作人员,查看是否了解企业质量方针。
4.质量方针的持续有效性应得到评审。
1.质量方针未形成文件,或质量方针未包含保证药品质量的承诺。
2.质量方针未经最高管理者确认。
3.企业工作人员不了解企业质量方针。
4.未对质量方针的持续有效性进行评审。
高风险

00701
企业质量管理体系应当与其经营范围和规模相适应,包括组织机构、人员、设施设备、质量管理体系文件及相应的计算机系统等。
企业质量管理体系的诸要素应当与企业经营实际相吻合,明确了质量体系要素的主要内容。
1.查企业针对其经营范围和规模识别的与其质量管理体系相关的包括组织机构、人员、设施设备、质量管理体系文件及相应的计算机系统在内的对(或可能对)药品质量产生影响的体系要素是否全面、准确;
2.查企业对已识别的体系关键要素的评估,确定的关键要素是否合理;
3.在适用的法律法规和其它必须遵守的要求以及企业的经营范围和规模发生变化时,是否对体系要素进行评审,必要时是否更新。
1.企业未持续有效收集、运用适用的法律法规和其它必须遵守的要求。
2.未确定关键要素或确定不合理。
系统性风险

00801
企业应当定期以及在质量管理体系关键要素发生重大变化时,组织开展内审。
明确企业开展内审的条件要求。企业在关键要素发生变化时应开展专项内审,如增减部门、企业负责人变更、质量负责人变更、质量管理机构负责人变更、制度重大修订、自动温湿度系统更换、仓库变更、冷链变化、计算机系统变动等。
1.查形成文件的质量管理体系内审规定;规定应包含审核的策划、实施形成记录以及报告结果的职责和要求;
2.审核是否依据策划的时机或时间间隔进行,一般间隔不应大于12个月;
3.质量管理体系关键要素发生重大变化时,应进行专项内部审核;
4.对内审中发现的不合格、质量控制缺陷和潜在的风险采取适当的纠正、纠正措施和预防措施。
1.质量管理体系内审规定没有形成文件;
2.审核员审核自己的工作;
3.未按计划的时机和时间间隔实施内审;
4.质量管理体系关键要素发生重大变化时,未进行内部审核;
5.对内审中发现的不合格、质量控制缺陷和潜在的风险未采取适当的纠正措施和预防措施。
中等风险

00901
企业应当对内审的情况进行分析,依据分析结论制定相应的质量管理体系改进措施,不断提高质量控制水平,保证质量管理体系持续有效运行。
明确企业开展内审的目的、内容和方法。
1.查质量管理体系审核主要内容是否全面;
2.查纠正措施和预防措施的实施与跟踪,重点检查:
(1)质量管理体系审核对存在问题应提出纠正措施和预防措置;
(2)各部门应落实纠正、预防措施;
(3)质量管理部门负责对采取纠正、预防措施的具体情况及有效性进行跟踪检查;
(4)质量管理部门对所采取纠正和预防措施的有效性进行评价;
3.查质量管理体系审核情况记录和相关资料至少保存5年。
1.未定期实施质量管理体系审核。
2.质量管理体系审核情况记录和相关资料不完善。
3.未针对不合格原因制定纠正措施和预防措施
4.所采取的措施不能满足确保不合格不再发生或防止其发生的需求
5.措施未得到实施,或未形成记录。
6.未对采取措施的有效性进行评价。
中等风险

01001
企业应当采用前瞻或回顾的方式,对药品流经过程中的质量风险进行评估、控制、沟通和审核。

本条明确质量风险控制的方式和内容。对质量风险的性质、等级进行评估,对确定的质量风险要采取措施进行控制;对存在的质量风险,要在企业内部或外部进行协调和处理;对质量风险的控制效果要进行评价和改进。
1.是否建立了识别质量风险的途径识别是否持续进行。
2.已识别的质量风险是否全面、准确。
3.所规定的控制措施是否与质量风险评价的结果相适宜。
4.相关人员(含企业内部、和相关方人员)是否了解与其相关的质量活动的范围内可能涉及的质量风险的职责、责任、后果和控制措施。
5.质量风险的控制措施应纳入质量体系内审范围。
1.未建立风险评价制度;
2.未根据经营范围开展风险点动态排查(质量风险点列表);
3．无风险评估记录;
4．相关人员不了解与其相关的质量活动的范围内可能涉及的质量风险的职责、责任、后果和控制措施;
5.对内审中发现的不合格、质量控制缺陷和潜在的风险未采取适当的纠正、纠正措施和预防措施;
6.质量风险的控制措施未纳入质量体系内审范围。
中等风险

01101
企业应当对药品供货单位、购货单位的质量管理体系进行评价,确认其质量保证能力和质量信誉,必要时进行实地考察。
企业外部质量审核的对象、内容和方式。
检查企业文件和计算机系统权限:
1.查企业是否建立了对供销方的选择、评价和重新评价的准则;
2.查企业是否保留评价/重新评价的结果及采取的必要的措施方面的记录;
3.查计算机系统中供货方和购货方的清单和记录的项目内容;
4.质量部在计算机系统中基础数据库建立、控制权限设定,现场验证锁定功能。
1.未建立用于选择、评价和重新评价供货单位、购货单位质量管理体系的准则
2.已发生业务的单位,其评价结果不符合评价准则的要求;
3.评价未在业务发生之前完成。
4.按规定的要求需实地考察的,未进行了实地考察措施;
5.评价的结果及评价所引起的任何必要措施的记录未予以保持。
高风险

01201
企业应当全员参与质量管理。各部门、岗位人员应当正确理解并履行职责,承担相应质量责任。
企业实行全面质量管理的原则和基本要求。
1.质量方针和质量目标,质量目标达成与考核的相关管理规定。
2.岗位质量职责,抽查负责人及关键岗位人员的岗位说明书中规定的质量职责和权限内容。
3.培训计划,检查是否覆盖全体员工。
4.检查新员工是否在完成了上岗培训后独立开始工作。
1.部门、岗位的职责未形成文件。
2.实际情况不符合文件对职责的分配。
3.工作人员不了解其所在部门和岗位的职责。
高风险

第二章药品批发的质量管理－第二节　组织机构与质量管理职责
编号
条款
释义
检查要点
风险点
风险等级
备注
01301
企业应当设立与其经营活动和质量管理相适应的组织机构或岗位,明确规定其职责、权限及相互关系。
企业组织机构的建立原则及具体要求。组织机构的建立必须与企业经营管理实际相适应,确保企业管理结构能满足质量管理的需求。

两个图
1.查看企业组织机构图;
2.对照花名册检查员工实际岗位配置情况;
3.查阅文件或相关会议记录;
4.查阅人员上岗证等相关资质文件;
5.现场提问相关人员。
1.企业组织机构图与企业实际部门设置不符;
2.企业内部组织机构及岗位设置与经营规模不相适应;
3.组织机构设置不完整,岗位职责不明确,相互关系不清晰;
4.设置了质量管理机构及相关岗位但没有足够的人员配备;
5.现场人员回答与企业制度、职责等文件的规定不符。
高风险

01401
企业负责人是药品质量的主要责任人,全面负责企业日常管理,负责提供必要的条件,保证质量管理部门和质量管理人员有效履行职责,确保企业实现质量目标并按照本规范要求经营药品。
明确企业负责人对企业质量管理的责任定位及具体职责。
1.对照企业的<药品经营许可证>原件进行企业负责人的人员核对;
2.询问企业负责人关于药品质量管理方面的法律法规及本规范的基本内容;
3.询问企业负责人和质量管理人员企业质量管理工作的基本情况。
1.企业的实际最高管理者与<药品经营许可证>中载明的的”企业负责人”不一致,要出具董事会决议或董事长授权;
2.企业负责人对本企业质量管理工作实际情况掌握不够;
3.企业负责人未赋予本企业质量管理部门及质量管理人员相应职责和权力;
4.企业负责人不能承担日常管理的管理职责。
系统性风险

01501
企业质量负责人应当由高层管理人员担任,全面负责药品质量管理工作,独立履行职责,在企业内部对药品质量管理具有裁决权。
规定了企业质量负责人在企业组织机构中的层级定位及主要职权。质量管理裁决权是指对企业内部发生的涉及质量管理的事权的最终决定权,此权利是本规范授予的权利。质量负责人岗位应当独立设置,保证独立履行职责,不受其它因素的影响,以起到监督制约业务经营活动、保证药品质量的作用。
1.对照企业的<药品经营许可证>原件进行质量负责人的人员核对;
2.查看质量负责人的任命书,查质量负责人的收入情况,查看公司组织机构图,确认质量负责人属于企业领导层;
3.询问质量负责人本公司质量管理工作的内容,确认质量负责人是否由专人承担,并相对稳定在本企业;
4.了解质量负责人在实际工作中该职务的履行情况,查看审核或批准过的制度、文件、记录等。
1.质量负责人与<药品经营许可证>中所载明的”质量负责人”不符;
2.质量负责人存在不在职在岗或兼职业务工作的情况;
3.质量负责人在企业中不属于企业的高层管理人员;
4.质量负责人不具备独立履行职责的能力;
5.质量负责人在本企业未能实现对药品质量管理的裁决权。
高风险

01601
企业应当设立质量管理部门,有效开展质量管理工作。质量管理部门的职责不得由其它部门及人员履行。
明确设立企业质量管理部门的设置及职责履行的要求。规定质量管理部门的职责应当由质管部门独立承担,由质管部门人员加以履行,职权不得交由其它部门和人员行使。
1.对照企业花名册核实质量管理部门的人员配备情况;
2.对照组织机构图检查其质量管理部门是否为专职管理部门;
3.对照岗位职责和制度掌握质量管理部门及人员的工作要求;
4.根据本企业业务操作流程检查质量管理部门职责的实际履行情况;
5.检查工作现场的相关文件及记录;
6.询问现场工作人员,检查质量管理部门行使质量职权的情况,确认非质量管理部门人员不得进行质量职责的履行。
1.企业质量管理部门虚设,未配备相应的岗位工作人员或人员配备与企业实际经营规模不相适应;
2.企业未明确规定质量管理部门职责,质量管理部门在实际工作中的相关职权行使未得到必要的保障;
3.现场文件、记录与企业制度规定不符;
4.现场人员回答与企业制度规定不符;
5.发现实际工作中有质量职责由非质量管理部门履行的情况。
中等风险

01701
质量管理部门应当履行以下职责:
(一)督促相关部门和岗位人员执行药品管理的法律法规及本规范;
(二)组织制订质量管理体系文件,并指导、监督文件的执行;
(三)负责对供货单位和购货单位的合法性、购进药品的合法性以及供货单位销售人员、购货单位采购人员的合法资格进行审核,并根据审核内容的变化进行动态管理;(四)负责质量信息的收集和管理,并建立药品质量档案;(五)负责药品的验收,指导并监督药品采购、储存、养护、销售、退货、运输等环节的质量管理工作;(六)负责不合格药品的确认,对不合格药品的处理过程实施监督;(七)负责药品质量投诉和质量事故的调查、处理及报告;(八)负责假劣药品的报告;(九)负责药品质量查询;(十)负责指导设定计算机系统质量控制功能;(十一)负责计算机系统操作权限的审核和质量管理基础数据的建立及更新;(十二)组织验证、校准相关设施设备;(十三)负责药品召回的管理;(十四)负责药品不良反应的报告;(十五)组织质量管理体系的内审和风险评估;(十六)组织对药品供货单位及购货单位质量管理体系和服务质量的考察和评价;(十七)组织对被委托运输的承运方运输条件和质量保障能力的审查;(十八)协助开展质量管理教育和培训;(十九)其它应当由质量管理部门履行的职责。
本条款明确规定了企业质量管理部门具体的基本管理职责,质量管理部门对本企业经营药品的质量负有直接责任。质量管理部门应严格履行本规范中明确规定的各项职责,但应根据实际工作情况对具体职责进行梳理,应包括但不限于本规范规定出的十九项内容。企业应提供必要的保证和条件以确保质量管理体系的有效运行。
1.对照企业花名册核实各部门的人员实际配备情况;
2.对照组织机构图检查各部门实际工作情况;
3.对照企业岗位职责和制度掌握对各部门及人员的工作要求;
4.根据企业业务操作流程检查各部门职责的实际履行情况;
5.检查工作现场的相关文件及记录。
1.企业未设立质量管理部门;
2.企业的质量管理部门没有明确的质量职责;
3.企业规定的质量职责内容不得少于本规范所规定的内容;
4.质量管理部门对本企业药品经营全过程的监控不力,没有进行有效内控,给企业造成质量安全隐患。
高风险

第二章药品批发的质量管理－第三节　人员与培训
编号
条款
释义
检查要点
风险点
风险等级
备注
01801
企业从事药品经营和质量管理工作的人员,应当符合有关法律法规及本规范规定的资格要求,不得有相关法律法规禁止从业的情形。
确定了企业相关人员的法律从业禁止规定。
1.企业负责人、质量负责人是否和许可内容一致;
2.人员花名册:应包括姓名、性别、岗位、学历、专业、专业技术职称、执业资格、岗位工作年限等内容;
3.禁止从业情况的自我声明。
1.企业负责人、质量负责人存在违反<药品管理法>第七十六、八十三条的情形;
2.企业负责人、质量负责人与许可内容不一致;
3.相关人员的从业资格和从业经验不符合要求。
一般风险

01901
企业负责人应当具有大学专科以上学历或中级以上专业技术职称,经过基本的药学专业知识培训,熟悉有关药品管理的法律法规及本规范。
本条明确规定了企业负责人的任职资格和条件。
1.查验企业负责人任命文件、学历证书或职称证书和培训档案等;
2.查企业负责人是否和许可内容一致;
3.询问相关药学专业知识、药品相关法律法规及本规范;
4．组织法定代表人、企业负责人新修订经营质量管理知识测试。
1.企业负责人与许可内容不一致;
2.企业负责人无大专以上学历和中级以上专业技术职称;
3.无企业负责人参加药学专业培训证明或培训档案;
4.企业负责人不能正确回答检查组提出的问题。
高风险

0
企业质量负责人应当具有大学本科以上学历、执业药师资格和3年以上药品经营质量管理工作经历,在质量管理工作中具备正确判断和保障实施的能力。
企业质量负责人的任职资格、能力要求。
1.查阅相关文件、资料、证书,计算机管理系统操作权限是否符合本条要求;
2.对比企业质量负责人与其它高层管理人员工资待遇等是否持平;
3.提问药学专业知识、药品经营管理相关法律法规及本规范;企业质量管理制度、质量负责人岗位职责、工作流程等。
1.企业质量负责人与许可内容不一致;
2.从业资格或从业年限不符合要求;
3.对本企业质量文件不熟悉;
4.质量负责人分管采购、销售等业务工作;
5.质量负责人实际未享受高层管理人员的工资待遇等;
6.质量负责人执业药师未在本单位注册;
7.计算机管理权限分配不合理。
中等风险

02101
企业质量管理部门负责人应当具有执业药师资格和3年以上药品经营质量管理工作经历,能独立解决经营过程中的质量问题。
本条款是对企业质量管理部门负责人的任职资格和能力要求。
1.查阅相关文件、资料、证书,计算机管理系统操作权限是否符合本条要求;
2.查阅企业质量管理制度、质量管理部门负责人岗位职责、工作流程等;
3.提问药学专业知识、药品经营管理相关法律法规及本规范;企业质量管理制度、质量管理部门负责人岗位职责、工作流程;
4.提问工作现场出现质量问题如何处理。
1.执业资格或从业年限不符合要求;
2.质量部门负责人兼职;
3.对本企业质量文件不熟悉;
4.质量管理部门负责人执业药师未在本单位注册;
5.质量管理部门负责人不能正确履行岗位职责;
6.质量管理部门负责人对本单位相关制度、程序不熟悉;
7.计算机管理权限分配不合理。
一般风险

02201
企业应当配备符合以下资格要求的质量管理、验收及养护等岗位人员:(一)从事质量管理工作的,应当具有药学中专或医学、生物、化学等相关专业大学专科以上学历或具有药学初级以上专业技术职称;(二)从事验收、养护工作的,应当具有药学或医学、生物、化学等相关专业中专以上学历或具有药学初级以上专业技术职称;
(三)从事中药材、中药饮片验收工作的,应当具有中药学专业中专以上学历或具有中药学中级以上专业技术职称;从事中药材、中药饮片养护工作的,应当具有中药学专业中专以上学历或具有中药学初级以上专业技术职称;直接收购地产中药材的,验收人员应当具有中药学中级以上专业技术职称。
经营疫苗的企业还应当配备2名以上专业技术人员专门负责疫苗质量管理和验收工作,专业技术人员应当具有预防医学、药学、微生物学或医学等专业本科以上学历及中级以上专业技术职称,并有3年以上从事疫苗管理或技术工作经历。
企业相关质量管理工作岗位人员的资格要求。本条款对相关中药技术人员条件的设置要求,显示出本规范对中药材、中药饮片经营的专业技术条件的重视和提升。
1.查阅相关文件、资料、证书,计算机管理系统操作权限是否符合本条要求;
2.查阅企业质量管理制度、质量管理、验收、养护岗位职责、工作流程等;
3.提问药学专业知识、药品经营管理相关法律法规及本规范;企业质量管理制度、质量管理员、验收员、养护员岗位职责、工作流程等相关岗位有关制度和程序。
4.随机抽取若干品种,相关人员描述各岗位工作流程;
5.出现质量问题如何处理
1.从业资格或从业年限不符合要求;
2.对本岗位的有关制度和程序不熟悉;
3.现场操作与制度程序规定不符;
4.不能正确履行岗位职责;
5.计算机管理权限分配不合理。
一般风险

02301
从事质量管理、验收工作的人员应当在职在岗,不得兼职其它业务工作。
明确了质量管理、验收人员的岗位要求。
1.查看人员花名册;
2.查看计算机系统操作权限;
3.查看有签名的各类原始记录;
4.查看企业人员考勤表。
1.从事质量管理、验收的工作人员不在职在岗;
2.从事质量管理、验收的工作人员兼职。
中等风险

02401
从事采购工作的人员应当具有药学或医学、生物、化学等相关专业中专以上学历,从事销售、储存等工作的人员应当具有高中以上文化程度。
有关业务岗位资质条件。
1.人员聘用合同等书面材料;
2.学历证书。
相关岗位人员从业资格不符合要求。
一般风险

02501
企业应当对各岗位人员进行与其职责和工作内容相关的岗前培训和继续培训,以符合本规范要求。
培训方式和要求。
1.查阅人员花名册及相关培训档案;
2.提问质量管理制度及相关工作人员的工作职责、岗位管理制度和操作流程。

1.未开展岗位培训,包括入职和转岗培训、新的制度流程实施前未开展培训的;
2.不能正确回答相关培训内容。
高风险

02601
培训内容应当包括相关法律法规、药品专业知识及技能、质量管理制度、职责及岗位操作规程等。
本条款规定了企业对相关岗位人员的具体培训内容。
1.查看人员花名册;
2.查阅培训资料,培训内容应包括内容:法律法规、药品专业知识技能,质量管理制度、岗位操作程序等
1.培训内容不全;
2.查问相关培训内容,检查培训效果;
3.工作人员培训考核不合格仍上岗。
中等风险

02701
企业应当按照培训管理制度制定年度培训计划并开展培训,使相关人员能正确理解并履行职责。培训工作应当做好记录并建立档案。
培训的目的、方式及工作要求。
1.对照人员花名册查看企业培训制度、培训计划、培训内容、培训记录和建立档案情况;
2.查阅培训考核资料库;
3.提问相关岗位培训内容。
1.未建立培训制度或培训计划;
2.未按培训计划开展培训或未按培训计划内容开展培训;
3.未做培训记录、未建立培训档案;
4.相关岗位培训效果不佳。
一般风险

02801
从事特殊管理的药品和冷藏冷冻药品的储存、运输等工作的人员,应当接受相关法律法规和专业知识培训并经考核合格后方可上岗。
强调两个高风险类别相关岗位的上岗要求。
1.对照人员花名册,检查相关岗位培训档案;
2.对照培训档案提问特殊管理的药品、冷藏和冷冻药品储存和运输的相关法律法规和管理制度,检查培训效果
1.未对相关岗位人员进行培训;
2.相关岗位人员培训效果不佳
一般风险

02901
企业应当制定员工个人卫生管理制度,储存、运输等岗位人员的着装应当符合劳动保护和产品防护的要求。
卫生及劳动保护要求以及对药品的质量保障。
1.查看工作现场和工作制度;
2.查看特殊工作环境是否采取劳动保护措施。
1.未建立个人卫生管理制度;
2.相关岗位的人员未按照制度的要求进行卫生及着装管理;
3.在必要的环境下未采取劳动保护措施。
一般风险

03001

质量管理、验收、养护、储存等直接接触药品岗位的人员应当进行岗前及年度健康检查,并建立健康档案。患有传染病或其它可能污染药品的疾病的,不得从事直接接触药品的工作。身体条件不符合相应岗位特定要求的,不得从事相关工作。
健康检查的人员范围、目的及要求。依法对员工健康状况进行管理。
对照人员花名册,检查健康检查档案。
1.未按要求定期组织体检;
2.未建立健康档案;
3.对不符合岗位要求的人员仍从事直接接触药品的工作。
一般风险

第二章药品批发的质量管理－第四节　质量体系文件
编号
条款
释义
检查要点
风险点
风险等级
备注
03101
企业制定质量管理体系文件应当符合企业实际。文件包括质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录和凭证等。
体系文件制定的要求及内容。
1.企业质量体系文件是否围绕在企业质量方针及目标下建立,层次是否清晰,结构是否符合该企业实际需要。
2.企业质量体系文件是否覆盖质量管理的所有要求,是否满足适用的法律法规与其它要求,是否覆盖组织能够控制和施加影响的所有质量过程。
3.查阅企业质量体系文件,抽查2-3项质量活动文件是否符合要求,层次是否清晰,内容是否完善。
1.企业质量体系文件覆盖质量管理内容不全面,不充分。
2.企业质量体系文件与企业实际情况不相符,缺少适宜性与协调性。
高风险

03201
文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管,以及修改、撤销、替换、销毁等应当按照文件管理操作规程进行,并保存相关记录。
文件管理的具体要求。
1.查阅文件,检查企业是否建立<文件管理操作规程>或相关管理规定。
2.抽查1-2项质量管理活动文件,查阅从起草、修订、审核、批准到发布全过程是否符合规定。
3.提问质量管理部门人员是否清楚文件管理操作规程
1.未按照规定程序起草、修订、审核、批准和发布质量体系文件。
2.修改、替换、撤销、保管、销毁、分发环节无记录支持或不能体现追溯性的。
3.没有<文件管理操作规程>的。
一般风险

03301
文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当准确、清晰、易懂。
文件应当分类存放,便于查阅。
文件格式和管理的基本要求。
1.抽查文件用词是否准确,是否出现模棱两可、含糊不清的词语。
2.抽查文件内容,检查是否有前后矛盾、要求不一致的情况发生。
3.检查文件编号是否按企业规定编写。
4.询问质量管理部门人员文件内容在文字时需注意什么?
1.制度、部门或岗位职责内容出现前后矛盾。
2.记录、凭证、表格、档案、报告等填写内容出现模棱两可、含糊不清的词语或出现涂改痕迹。
3.质量管理体系文件编号不能正确反映质量管理层次相关内容的。
一般风险

03401
企业应当定期审核、修订文件,使用的文件应当为现行有效的文本,已废止或失效的文件除留档备查外,不得在工作现场出现。
文件控制要求。
1.查阅现行质量管理体系文件版本,对照部门或岗位使用文件版本。
2.查阅修订情况,对照检查岗位操作是否符合修订后文件要求。
3.抽查文件现行文本、尚未发布、更改修订中、已废止或失效情况登记记录。
4.就修订后内容询问岗位关键人员。
1.修订后文件未按文件管理操作规程要求重新起草、审核并发放相关岗位的。
2.未定期进行文件审核或无记录支持已审核文件的。
3.各岗位使用文件与质量管理部门文件内容不相符。
一般风险

03501
企业应当保证各岗位获得与其工作内容相对应的必要文件,并严格按照规定开展工作。
文件发放及执行的要求。
1.从制度检查考核记录中,判断企业执行各项文件的力度;
2.对照质量文件,查实际工作情况;从实际工作流程,反查质量文件的内容;3.判断企业是否真正正确执行各项文件;
4．询问关键岗位人员如何获得相关文件、如何正确执行文件。
1.企业质量考评内容未涉及文件管理的;
2.工作人员不知道自己工作相关的管理制度、岗位职责、操作规程等质量文件;
3.有质量文件的执行考核记录,对于执行不力的没有纠偏措施;或有纠偏措施,但实际工作未改正。
高风险

03601
质量管理制度应当包括以下内容:
(一)质量管理体系内审的规定;(二)质量否决权的规定;(三)质量管理文件的管理;(四)质量信息的管理;(五)供货单位、购货单位、供货单位销售人员及购货单位采购人员等资格审核的规定;(六)药品采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库、运输的管理;(七)特殊管理的药品的规定;(八)药品有效期的管理;(九)不合格药品、药品销毁的管理;(十)药品退货的管理;(十一)药品召回的管理;(十二)质量查询的管理;(十三)质量事故、质量投诉的管理;(十四)药品不良反应报告的规定;(十五)环境卫生、人员健康的规定;(十六)质量方面的教育、培训及考核的规定;(十七)设施设备保管和维护的管理;(十八)设施设备验证和校准的管理;(十九)记录和凭证的管理;(二十)计算机系统的管理;(二十一)执行药品电子监管的规定;(二十二)其它应当规定的内容。
本条款明确了企业必须制定的质量管理制度。
1.查阅制度,企业质量管理制度应当至少包括上述内容
2.抽查制度内容,检查是否符合相关法规和企业实情。
3.通查(或抽查)制度内容,判定是否与岗位职责、操作规程等发生原则性混淆。
4.提问质量管理部门人员应当知道企业质量管理制度应当包括哪些内容?关键岗位操作人员应清楚岗位管理制度具体内容。
1.缺少部门岗位或环节质量制度的。
2.企业的质量管理制度未涵盖企业经营中所涉及的所有内容,有制度空白的地方;
3.检查中发现有质量管理制度不符合相关法规和企业实情的地方;
4.被询问人员不熟悉与自己工作有关的质量制度。
5.制度内容与岗位职责、操作规程等发生原则性混淆。
高风险

03701
部门及岗位职责应当包括:
(一)质量管理、采购、储存、销售、运输、财务和信息管理等部门职责;(二)企业负责人、质量负责人及质量管理、采购、储存、销售、运输、财务和信息管理等部门负责人的岗位职责;(三)质量管理、采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库复核、运输、财务、信息管理等岗位职责;(四)与药品经营相关的其它岗位职责。
本条款明确了需要制订职责的部门和岗位。
1.职责应当至少包括上述内容
2.内容是否与符合企业实际。
3.通查(或抽查)职责内容,判定是否与制度、操作规程等发生原则性混淆。
2.访谈各部门岗位相关职责执行情况。
1.部门或岗位职责不明确、前后矛盾。
2.岗位职责与企业实际情况不相符。
3.企业质量管理体系中实际涉及的岗位,企业没有制订岗位职责的;
4.制度内容与岗位职责、操作规程等发生原则性混淆。
高风险

03801
企业应当制定药品采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库复核、运输等环节及计算机系统的操作规程。
本条款规定了需要制定操作规程的具体环节。
1.查阅企业操作规程,判定是否与企业实际相符。
2.抽查1-2项质量活动,检查是否符合企业操作规程;是否具有操作性。
3.针对性提出岗位操作规程相关要求。
1.制定的操作规程没有涵盖企业经营质量管理的各个环节;
2.实际操作与操作规程规定不相符的。
3.企业制定的操作规程不具有操作性或操作性差,或影响到其它质量活动。
高风险

03901
企业应当建立药品采购、验收、养护、销售、出库复核、销后退回和购进退出、运输、储运温湿度监测、不合格药品处理等相关记录,做到真实、完整、准确、有效和可追溯。
本条款是对企业建立记录的规定。
1.查阅记录,检查相关填写内容是否完整,是否出现未注明原因的涂改情况;
2.填写内容与现场检查情况是否一致。
1.记录内容不完整,不能体现质量管理活动相关信息的。
2.发现记录内容与实际操作记录信息不相符的。
3.记录内容无法体现质量管理活动追溯性的。
系统性风险

04001
经过计算机系统记录数据时,有关人员应当按照操作规程,经过授权及密码登录后方可进行数据的录入或复核;数据的更改应当经质量管理部门审核并在其监督下进行,更改过程应当留有记录。
计算机管理操作程序要求,及数据更改的规定。
1.各部门或岗位操作人员系统登记,请相关人员按规定权限现场操作;
2.电子数据是否留档备存;查阅相关内容是否根据权限设置内容。
3.访谈质量管理部门如何管理电子信息数据。
1.企业未设置各部门或岗位操作人员密码或权限的。
2.企业设置的权限能够任意修改电子信息的。
3.电子信息留档备份未进行或所留档备份信息不能反应质量体系管理相关内容的。
系统性风险

04101
书面记录及凭证应当及时填写,并做到字迹清晰,不得随意涂改,不得撕毁。更改记录的,应当注明理由、日期并签名,保持原有信息清晰可辨。
书面记录及凭证的管理要求。
1.抽查书面记录及凭证内容填写是否准确,字迹是否清晰可辨,是否出现有涂改、撕毁情况。
2.更改信息情况是否注明理由,是否按要求签字、填注日期;原始信息是否清晰可辨。
1.企业使用的记录及凭证,有填写不符合本条要求的;
2.更改信息不注明理由,或不签字无法追溯的。
3.记录及凭证有修改不符合本条要求的
一般风险

04201
记录及凭证应当至少保存5年。疫苗、特殊管理的药品的记录及凭证按相关规定保存。
本条款是对记录和凭证保存时间的规定。
1.抽查记录及凭证,检查是否按相关时效要求保存。
2.检查疫苗、特殊管理药品是否建立专门台账。
3.抽查特殊管理药品专管人员、疫苗专管人员,询问特殊管理药品或疫苗的记录和凭证的保存时限?
记录及凭证保存期限与规定不符。
中等风险

第二章药品批发的质量管理－第五节　设施与设备
编号
条款
释义
检查要点
风险点
风险等级
备注
04301
企业应当具有与其药品经营范围、经营规模相适应的经营场所和库房。
经营场所和库房应当在符合安徽省<药品经营许可证>许可条件前提下,与其经营范围、经营规模相适应。
1．查看仓库平面图,检查各个库房的位置、面积、布局是否合理;查看经营场所平面图,检查面积、布局是否合理;查看检查经营场所及库房的产权证明或租赁协议。
2.现场检查:各独立库区是否按平面图设置,各功能区的划分、标示是否清楚;库房面积是否与经营规模相适应;药品堆放是否拥挤。
1.有相应的经营范围,但未设置专用库区。
2.有专用库房但未划分相应功能区域。
3.库房面积不够,药品堆放过度拥挤,与经营规模不相适应。
4.不能提供有效的经营场所及库房的产权证明或租赁协议。
一般风险

04401
库房的选址、设计、布局、建造、改造和维护应当符合药品储存的要求,防止药品的污染、交叉污染、混淆和差错。
库房建设的基本要求以及目的。
1.查看库房所在的外环境是否有污染源,如应无较强粉尘、附近无强烈热源等;库区应与外界建立有效的隔离措施。
2.看库房内部的布局,是否有效划分各状态区域,物流通道是否顺畅,特殊区域的药品出入与其它药品出入能有效区分,不会混淆。
1.库区环境有明显的污染源,如库房周围环境长期有较大的粉尘、异味,库房出入口有大面积污水等。
2.区域划分不清,不能判断药品的状态。
3.整个库房较混乱,各功能区不明。
一般风险

04501
药品储存作业区、辅助作业区应当与办公区和生活区分开一定距离或有隔离措施。
库区分区管理的基本要求,应当做到办公区、生活区的人员活动不得交叉,不得对药品储存作业造成干扰。
1.检查全部库区、周边环境;各装卸作业场所、车场;
2.随机分别询问2—3名保管员、装卸人员,1名库区门卫,有关储存作业、库区管