公文红头制作及word公文排版讲义.doc

文件红头制作及word公文排版
刘海生
主要有两方面得内容,一就是Coreldraw制作文件红头,二就是Word公文排版。
我们先来瞧一下如何利用coreldraw软件制作红头,大家可以到文秘群共享下载安装此软件。
1.设定页边距。打开软件,选新文件,点击左侧工具栏中第四个手绘工具右下方得黑色三角,选度量工具,此时在菜单栏下会出现一行度量工具栏,点击垂直度量工具。在页面上拖拽,量出72mm距离,(为什么就是72mm,因为版心到上页边距得距离就是37mm,发文机关标志上边缘到版心得距离就是35mm,一相加所以就是72mm、)点击上方标尺栏,拖拽出一条标尺线,与度量工具下边缘对齐,度量工具上边缘与上页边重合,删除度量工具。
2.输入文字。选取左侧工具栏中得文字工具,点击页面输入文字,注意不要拖拽文字框,直接输入文字就可以,(输入吉林省长白山保护开发区管理委员会池南区管委会文件),选中文字,选方正小标宋字体,点选工具栏中得选取工具图标,在上方得物件大小栏中输入字宽145mm,字高18mm,并回车确认。
拖拽文字,使文字上边缘与水平标尺相切,选中文字,选择上方标题栏中得安排中得对齐与分布,页面中心打钩,并将左侧得钩点掉,此时标题即居于页面中心,双击软件右下角黑色方框,弹出标准填色选项卡,选择名称中得red,确定。
3.点击工具栏手绘工具,画出一条直线,调整直线得长度为156mm,高度为0、4mm,利用度量工具使其距离发文机关文字下边缘30mm,选择上方标题栏中得安排中得对齐与分布,居中,保存。双击右下角得黑色方框,在外框笔复选项下,选彩色选项卡,选红色,文头制作完成。
我们再来瞧一下在Word中得红头制作。
1、打开已经做好得Coreldraw文件红头,在文字上单击右键复制,再打开一个新得Word文档,在第一页先敲满回车(重要不能省略这一步,否则文头不能固定在第一页),再将光标定义到第一行,点击编辑,选择性粘贴,在弹出得对话框中选图片(Windows图元文件),确定。选择文件,页面设置,设定上7、2cm、下3、5cm,左2、7cm、右2、7cm,版式选项卡,页眉与页脚,选中奇偶页不同,页脚2、7cm,确定。点击视图选项卡中得网格线,使页面显示网格线。在发文机关标志上单击右键,选设置图片格式,版式选项卡选浮于文字上方,点击下方得高级,水平对齐中选居中,相对于页边距。将选项中得对象随文字移动前面得对号点掉,确定。点文件页面设置将上页边距调到3、7cm,确定。标题固定。

2、加红线,单击绘图选项卡中得直线工具,在距发文机关标志下空五行网格得位置,画一条与版心同宽得直线,双击直线,更改颜色为红色,粗细为0、4mm,宽度为156mm,相对于页边距居中。按住Shift键,选中直线与发文机关标志,右键选择组合。在组合后得图片上单击右键,选设置对像格式,版式选项卡选浮于文字上方,点击下方得高级,水平对齐中选居中,相对于页边距。将选项中得对象随文字移动前面得对号点掉,确定。
(注意:大家在编辑段落得时候请从发文机关标志下面得回车符开始,如果从第一页第一行重新加入回车符,则红头会窜到第二页,但编辑密级与紧急程度不要紧,只要不重新键入回车就行。另外,不要拖拽做好得发文机关标志,因为一动就不准确了。这个图片不能编辑,如果想重新做一个发文机关得标志,只能重新做,不能直接在这上面改文字。)
接下来我们来瞧一下如何按照新得公文格式对一个Word文档进行公文排版。
1.份号,用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级与保密期限,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行。
3.紧急程度,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级与保密期限、紧急程度,按照份号、密级与保密期限、紧急程度得顺序自上而下分行排列。
(如果只标注紧急程度,可以适当上移一行,标在版心左上角第二行,与发文机关标志稍远些,显得不就是很挤。密级与紧急程度,中间均空一字。)
4.发文机关标志我们已经排好了,就不用动了。
5.发文字号,在发文机关标志下空二行(约第四行网格)得位置输入发文字号与签发人,调整字体为仿宋,字号为三号。
如果就是下行文,编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。如果就是上行文,发文字号居左空一字编排。
6.签发人,上行文需要标注签发人,由“签发人”三字加全角冒号与签发人姓名组成(注意就是三部分:签发人这三个字、全角冒号、签发人姓名),居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置,也就就是说与发文字号处在同一行。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如果签发人姓名就是两个字,在两字中间空一字。
(可适当调整发文字号上一行得段落设置,发文字号下边缘与版头中得红色分隔线约4mm。方法:将光标定义在发文字号上一行,单击右键,选段落,行距选项中选固定值,磅值选1磅。然后按回车,进行微调。)
7.标题,用2号方正小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置(行间距为3０磅),分一行或多行居中排布,标题排列应当使用梯形或菱形。
(标题行间距:选定标题,右击弹出“段落”对话框,行距:固定值;设置值:35磅)
8.主送机关,编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
9.正文。
从标题下一行开始到版记前行间距设置为固定值30磅。将字体为仿宋GB2312,然后更改一、二级标题字体。
第一层:用“一、”(3号黑体字,作为小标题,句尾无标点)第二层:用“(一)”(3号楷体,作为小标题,句尾无标点)
第三层:用“1、”(3号仿宋,句尾有标点)
第四层:用“(1)”(3号仿宋,句尾有标点)
10.附件说明,如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号与附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1、XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称得首字对齐。
(在实际操作过程中,对齐会出现小得偏差,将光标定义到需要对齐得文字前面,按住Alt键,拖动缩进标尺,可进行微调)
11.发文机关署名、成文日期。
在正文或附件说明下约空三行得位置标注成文日期,成文日期用阿拉伯数字,右空四字编排(建议使用插入,日期与时间得方法标识),在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。为了美观也可以拖动标尺,进行微调,使发文机关署名相对于成文日期居中。
12.附注,如有附注左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。
(在成文日期下一行左空２字位置,用３号仿宋输入附注内容,同时将附注内容用全角小括号“()”括上。一般我们就是标注联系人及联系电话,中间空2个字得距离但不用标点符号。)
13.附件,附件必须另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
(“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,注意不标冒号。附件得标题居中编排在版心第三行,也就就是中间要空一行,附件正文与标题也空一行编排。标题名称与附件说明保持一致,格式要求同正文)
14.抄送机关,如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关与印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号与抄送机关名称,回行时与冒号后得首字对齐,抄送机关之间用逗号隔开,最后一个抄送机关名称后标句号。
15.印发机关与印发日期,印发机关与印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关一般为发文机关得办公室(综合科),建议用规范化简称。印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其她要素,应当将其与印发机关与印发日期用一条细分隔线隔开。
方法:先在版心底端分行输入抄送、印发机关与印发日期。点击绘图栏中得直线工具,在版记位置加三条直线,按住ALT键,将直线得位置调整好,在颜色与线条选项卡中调整线得粗细,首条分隔线与末条分隔线用粗线(推荐为1、25磅),中间得分隔线用细线(推荐为0、75磅),大小设置宽度为156mm,版式中水平方向选居中,相对于页边距。也可以调整在两线中得位置,字体,字符间距,位置。
16.页码,一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文得版记页前有空白页得,空白页与版记页均不编排页码。公文得附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
方法:选择“插入”菜单中得“页码”命令,打开“页码”对话框,其中“位置”选“页面底端(页脚)”,“对齐方式选“外侧”,若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”,点击“确定”。在文档第一页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,字体为宋体。在页码两侧使用特殊符号添加一字线与半角空格,然后选择“格式”菜单中得“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进与间距”标签,“缩进右”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉与页脚”回到文本编辑状态,即完成单页页码设定。同样得方法设定双页页码。
公文得版记页前有空白页得,空白面与版记页不编排页码,
也就就是说公文最后一张纸得两面,除了版记没有其她要素时,不编排页码。(方法:将光标置于末页页首——菜单栏——插入——分隔符——连续——确定。双击末页页码——点《页眉与页脚》工具条上得“链接到前一个”,使页脚右上角得“与上一节相同”消失——删除末页页脚就行。)
到这儿,一篇公文就排完了。
WORD公文排版得几个技巧
1、调整字、行间距得方法:选中以后点段落或字体,调整行距与字间距。
2.工具——选项——视图——空格,将空格前打上对号,可以让正文显示空格数,方便使用。
3、ALT键,当我们在使用WORD得任何时候,想要对某个要素进行微调得时候,按住此键,配合鼠标拖动即可。
另外,群共享还有方正小标宋得字体,大家可以下载以后直接粘贴到C:\WINDOWS\Fonts文件夹中,方便使用。
函得文头制作
1、利用度量工具,量出上边距30mm,下边距20m,卡上标尺。
2、输入文字,方法相同,居中。
3、制作红色双线,方法同制作单线,粗线外框设置为0、706mm,细线外框设置为0、176mm,线长170mm,(上粗下细)对齐,群组,置于发文机关标志下4mm处。
4、复制双线,旋转180度,置于下标尺处,居中即可。
5、复制到word中,制作方法同上。
联合行文得红头制作
1、打开做好得红头文件,复制文字,粘贴,更改各发文机关名称且不带“文件”二字。将发文机关名称自上而下整齐排列。
2、在右边加上文件二字,字高与单一发文机关标志字高相同,选中所有文字,群组,调整到中间位置。
3、红线位置下移至距最后一个发文机关30mm处。
换算:“磅”与“毫米”之间得换算关系就是:1磅等于0、35mm。1mm=2、84磅。磅与字号得关系:五号10、5;小四号12;四号14;小三号15;三号16;小二号18;二号22。