Excel表格日常操作的个办公室职员必备技巧大全总结样本.doc

Excel表格寻常操作35个办公室职工必备技巧大全总结作者： 点击数：29428 更新时间：10-11-10Excel中某些鲜为人知技巧入手，领略一下关于Excel别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让不不大于等于元工资总额以“红色显示，不不大于等于1500元工资总额以“蓝色显示，低于1000元工资总额以“棕色显示，其他以“黑色显示，咱们可以这样设立。1.打开“工资表工作簿，选中“工资总额所在列，执行“格式条件格式命令，打开“条件格式对话框。单击第二个方框右侧下拉按钮，选中“不不大于或等于选项，在背面方框中输入数值“。单击“格式按钮，打开“单元格格式对话框，将“字体“颜色设立为“红色。2.按“添加按钮，并仿照上面操作设立好其他条件(不不大于等于1500，字体设立为“蓝色；不大于1000，字体设立为“棕色)。3.设立完毕后，按下“拟定按钮。看看工资表吧，工资总额数据是不是按你规定以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项咱们经常要将公司名称输入到表格中，为了保持名称一致性，运用“数据有效性功能建了一种分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将公司名称按类别(如“工业公司、“商业公司、“个体公司等)分别输入不同列中，建立一种公司名称数据库。2.选中A列(“工业公司名称所在列)，在“名称栏内，输入“工业公司字符后，按“回车键进行确认。仿照上面操作，将B、C列分别命名为“商业公司、“个体公司3.切换到Sheet1中，选中需要输入“公司类别列(如C列)，执行“数据有效性命令，打开“数据有效性对话框。在“设立标签中，单击“容许右侧下拉按钮，选中“序列选项，在下面“来源方框中，输入“工业公司，“商业公司，“个体公司序列(各元素之间用英文逗号隔开)，拟定退出。再选中需要输入公司名称列(如D列)，再打开“数据有效性对话框，选中“序列选项后，在“来源方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，拟定退出。4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选取相应“公司类别填入单元格中。然后选中该单元格相应D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别公司名称列表中选取需要公司名称填入该单元格中。提示：在后来打印报表时，如果不需要打印“公司类别列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏选项，将该列隐藏起来即可。三、建立“惯用文档新菜单在菜单栏上新建一种“惯用文档菜单，将惯用工作簿文档添加到其中，以便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义选项，打开“自定义对话框。在“命令标签中，选中“类别下“新菜单项，再将“命令下面“新菜单拖到菜单栏。按“更改所选内容按钮，在弹出菜单“命名框中输入一种名称(如“惯用文档)。2.再在“类别下面任选一项(如“插入选项)，在右边“命令下面任选一项(如“超链接选项)，将它拖到新菜单(惯用文档)中，并仿照上面操作对它进行命名(如“工资表等)，建立第一种工作簿文档列表名称。重复上面操作，多添加几种文档列表名称。3.选中“惯用文档菜单中某个菜单项(如“工资表等)，右击鼠标，在弹出快捷菜单中，选“分派超链接打开选项，打开“分派超链接对话框。通过按“查找范畴右侧下拉按钮，定位到相应工作簿(如“工资.xls等)文献夹，并选中该工作簿文档。重复上面操作，将菜单项和与它相应工作簿文档超链接起来。4.后来需要打开“惯用文档菜单中某个工作簿文档时，只要展开“惯用文档菜单，单击其中相应选项即可。提示：尽管咱们将“超链接选项拖到了“惯用文档菜单中，但并不Excel表格寻常操作35个办公室职工必备技巧大全总结作者： 点击数：29429 更新时间：10-11-10影响“插入菜单中“超链接菜单项和“惯用工具栏上“插入超链接按钮功能。 四、制作“专业符号工具栏在编辑专业表格时，经常需要输入某些特殊专业符号，为了以便输入，咱们可以制作一种属于自己“专业符号工具栏。1.执行“工具宏录制新宏命令，打开“录制新宏对话框，输入宏名?如“fuhao1?并将宏保存在“个人宏工作簿中，然后“拟定开始录制。选中“录制宏工具栏上“相对引用按钮，然后将需要特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏工具栏上“停止按钮，完毕宏录制。仿照上面操作，一一录制好其他特殊符号输入“宏。2.打开“自定义对话框，在“工具栏标签中，单击“新建按钮，弹出“新建工具栏对话框，输入名称“专业符号，拟定后，即在工作区中浮现一种工具条。切换到“命令标签中，选中“类别下面“宏，将“命令下面“自定义按钮项拖到“专业符号栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一种“自定义按钮，仿照第2个秘技第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后按钮，在随后弹出快捷菜单中，选“指定宏选项，打开“指定宏对话框，选中相应宏(如fuhao1等)，拟定退出。重复此步操作，将按钮与相应宏链接起来。5.关闭“自定义对话框，后来可以像使用普通工具栏同样，使用“专业符号工具栏，向单元格中迅速输入专业符号了。五、用“视面管理器保存各种打印页面有工作表，经常需要打印其中不同区域，用“视面管理器吧。1.打开需要打印工作表，用鼠标在不需要打印行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后浮现快捷菜单中，选“隐藏选项，将不需要打印行(或列)隐藏起来。2.执行“视图视面管理器命令，打开“视面管理器对话框，单击“添加按钮，弹出“添加视面对话框，输入一种名称(如“上报表)后，单击“拟定按钮。3.将隐藏行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加好其他打印视面。4.后来需要打印某种表格时，打开“视面管理器，选中需要打印表格名称，单击“显示按钮，工作表即刻按事先设定好界面显示出来，简朴设立、排版一下，按下工具栏上“打印按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在部门进行排序，这些部门名称既关于信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式选项命令，打开“选项对话框，进入“自定义序列标签中，在“输入序列下面方框中输入部门排序序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间等)，单击“添加和“拟定按钮退出。2.选中“部门列中任意一种单元格，执行“数据排序命令，打开“排序对话框，单击“选项按钮，弹出“排序选项对话框，按其中下拉按钮，选中刚才自定义序列，按两次“拟定按钮返回，所有数据就按规定进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表某些单元格中内容不想让浏览者查阅，只得将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容单元格(区域)，执行“格式单元格命令，打开“单元格格式对话框，在“数字标签“分类下面选中“自定义选项，然后在右边“类型下面方框中输入“；(三个英文状态下分号)。2.再切换到“保护标签下，选中其中“隐藏选项，按“拟定按钮退出。3.执行“工具保护保护工作表命令，打开“保护工作表对话框，设立好密码后，“拟定返回。通过这样设立后来，上述单元格中内容不再显示出来，就是使用Excel透明功能也不能让其现形。提示：在“保护作者： 点击数：29431 更新时间：10-11-10标签下，请不要清除“锁定前面复选框中“号，这样可以防止别人删除你隐藏起来数据。 八、让中、英文输入法智能化地浮现在编辑表格时，有单元格中要输入英文，有单元格中要输入中文，重复切换输入法实在不以便，何不设立一下，让输入法智能化地调节呢?选中需要输入中文单元格区域，执行“数据有效性命令，打开“数据有效性对话框，切换到“输入法模式标签下，按“模式右侧下拉按钮，选中“打开选项后，“拟定退出。后来当选中需要输入中文单元格区域中任意一种单元格时，中文输入法(输入法列表中第1个中文输入法)自动打开，当选中其他单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动改正输入统一文本你是不是经常为输入某些固定文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具自动改正命令，打开“自动改正对话框。2.在“替代下面方框中输入“pcw(也可以是其她字符，“pcw用小写)，在“替代为下面方框中输入“电脑报，再单击“添加和“拟定按钮。3.后来如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw字符?此时可以不考虑“pcw大小写?，然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足咱们所有需要。咱们可以自定义一种函数，来完毕某些特定运算。下面，咱们就来自定义一种计算梯形面积函数：1.执行“工具宏Visual Basic编辑器菜单命令(或按“Alt+F11快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入模块菜单命令，插入一种新模块模块1。3.在右边“代码窗口中输入如下代码：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4.关闭窗口，自定义函数完毕。后来可以像使用内置函数同样使用自定义函数。提示：用上面办法自定义函数普通只能在相应工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加背景，是衬在整个工作表下面，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式工作表背景命令，打开“工作表背景对话框，选中需要作为背景图片后，按下“插入按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键同步，用鼠标在不需要衬图片单元格(区域)中拖拉，同步选中这些单元格(区域)。3.按“格式工具栏上“填充颜色右侧下拉按钮，在随后浮现“调色板中，选中“白色。通过这样设立后来，留下单元格下面衬上了图片，而上述选中单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色遮盖了)。提示?衬在单元格下面图片是不支持打印。十二、用连字符“&来合并文本如果咱们想将多列内容合并到一列中，不需要运用函数，一种小小连字符“&就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。1.在D列背面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中D1单元格，用“填充柄将上述公式复制到D列下面单元格中，B、C、D列内容即被合并到E列相应单元格中。3.选中E列，执行“复制操作，然后选中F列，执行“编辑选取性粘贴命令，打开“选取性粘贴对话框，选中其中“数值选项，按下“拟定按钮，E列内容(不是公式)即被复制到F列中。4.将B、C、D、E列删除，完毕合并工作。提示：完毕第1、2步操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会浮现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变“值。生成绩条作者： 点击数：29431 更新时间：10-11-10标签下，请不要清除“锁定前面复选框中“号，这样可以防止别人删除你隐藏起来数据。 八、让中、英文输入法智能化地浮现在编辑表格时，有单元格中要输入英文，有单元格中要输入中文，重复切换输入法实在不以便，何不设立一下，让输入法智能化地调节呢?选中需要输入中文单元格区域，执行“数据有效性命令，打开“数据有效性对话框，切换到“输入法模式标签下，按“模式右侧下拉按钮，选中“打开选项后，“拟定退出。后来当选中需要输入中文单元格区域中任意一种单元格时，中文输入法(输入法列表中第1个中文输入法)自动打开，当选中其他单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动改正输入统一文本你是不是经常为输入某些固定文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具自动改正命令，打开“自动改正对话框。2.在“替代下面方框中输入“pcw(也可以是其她字符，“pcw用小写)，在“替代为下面方框中输入“电脑报，再单击“添加和“拟定按钮。3.后来如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw字符?此时可以不考虑“pcw大小写?，然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足咱们所有需要。咱们可以自定义一种函数，来完毕某些特定运算。下面，咱们就来自定义一种计算梯形面积函数：1.执行“工具宏Visual Basic编辑器菜单命令(或按“Alt+F11快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入模块菜单命令，插入一种新模块模块1。3.在右边“代码窗口中输入如下代码：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4.关闭窗口，自定义函数完毕。后来可以像使用内置函数同样使用自定义函数。提示：用上面办法自定义函数普通只能在相应工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加背景，是衬在整个工作表下面，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式工作表背景命令，打开“工作表背景对话框，选中需要作为背景图片后，按下“插入按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键同步，用鼠标在不需要衬图片单元格(区域)中拖拉，同步选中这些单元格(区域)。3.按“格式工具栏上“填充颜色右侧下拉按钮，在随后浮现“调色板中，选中“白色。通过这样设立后来，留下单元格下面衬上了图片，而上述选中单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色遮盖了)。提示?衬在单元格下面图片是不支持打印。十二、用连字符“&来合并文本如果咱们想将多列内容合并到一列中，不需要运用函数，一种小小连字符“&就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。1.在D列背面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中D1单元格，用“填充柄将上述公式复制到D列下面单元格中，B、C、D列内容即被合并到E列相应单元格中。3.选中E列，执行“复制操作，然后选中F列，执行“编辑选取性粘贴命令，打开“选取性粘贴对话框，选中其中“数值选项，按下“拟定按钮，E列内容(不是公式)即被复制到F列中。4.将B、C、D、E列删除，完毕合并工作。提示：完毕第1、2步操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会浮现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变“值。生成绩条Excel表格寻常操作35个办公室职工必备技巧大全总结作者： 点击数：29434 更新时间：10-11-10。同步，咱们再来到“出错警告卡片中，将“输入无效数据时显示出错警告设为“停止，并在“标题和“错误信息栏中分别填入“输入文本非法!和“请输入四位数年份。字样。 很显然，当如果有人在该单元格中输入不是一种四位数时，Excel就会弹出示警告对话框，告诉你出错因素，并直到你输入了对的“样式数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel“数据有效性判断中，尚有许多特殊类型数据格式可选，例如“文本类型啊，“序列大小啊，“时间远近啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测原则，让你Excel展示出与众不同光彩呢。十八、成组填充多张表格固定单元格咱们懂得每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大单张表格解决能力，更适合在多张互有关联表格中协调工作。要协调关联，固然一方面就需要同步输入。因而，在诸多状况下，都会需要同步在多张表格相似单元格中输入同样内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?一方面咱们单击第一种工作表标签名“Sheet1，然后按住Shift键，单击最后一张表格标签名“Sheet3(如果咱们想关联表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，咱们看到Excel标题栏上名称浮现了“工作组字样，咱们就可以进行对工作组编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容单元格中随便写点什么，咱们发现，“工作组中所有表格同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够。例如，咱们需要将多张表格中相似位置数据统一变化格式该怎么办呢?一方面，咱们得变化第一张表格数据格式，再单击“编辑菜单“填充选项，然后在其子菜单中选取“至同组工作表。这时，Excel会弹出“填充成组工作表对话框，在这里咱们选取“格式一项，点“拟定后，同组中所有表格该位置数据格式都变化了。十九、变化文本大小写在Excel中，为表格解决和数据运算提供最强大支持不是公式，也不是数据库，而是函数。不要觉得Excel中函数只是针对数字，其实只要是写进表格中内容，Excel均有对它编辑特殊函数。例如变化文本大小写。在Excel 中，至少提供了三种关于文本大小写转换函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)，将文本所有转换为大写；“=LOWER(源数据格)，将文本所有转换成小写；“=PROPER(源数据格)，将文本转换成“恰当大小写，如让每个单词首字母为大写等。例如，咱们在一张表格A1单元格中输入小写“excel，然后在目的单元格中输入“=UPPER(A1)，回车后得到成果将会是“EXCEL。同样，如果咱们在A3单元格中输入“mr.weiwei，然后咱们在目的单元格中输入“=PROPER(A3)，那么咱们得到成果就将是“Mr.Weiwei了。二十、提取字符串中特定字符除了直接输入外，从已存在单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事办法，特别是对某些样式雷同信息更是如此，例如员工名单、籍贯等信息。如果咱们想迅速从A4单元格中提取称谓话，最佳使用“=RIGHT(源数据格，提取字符数)函数，它表达“从A4单元格最右侧字符开始提取2个字符输入到此位置。固然，如果你想提取姓名话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取字符数)函数了。尚有一种状况，咱们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几种字符。例如咱们要想从A5单元格中提取“武汉两个字时，就只须在目的单元格中输入“=MID(A5,4,2)就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文基数词转换成序数词是一种比较复杂问题。由于它没有一种十分固定作者： 点击数：29435 更新时间：10-11-10模式：大多数数字在变成序数词都是使用“th后缀，但大凡是以“1、“2、“3结尾数字却分别是以“st、“nd和“rd结尾。并且，“11、“12、“13这3个数字又不同样，它们却依然是以“th结尾。因而，实现起来似乎很复杂。其实，只要咱们理清思路，找准函数，只须编写一种公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)。该公式尽管一长串，但是含义却很明确：如果数字是以“11、“12、“13结尾，则加上“th后缀；如果第1原则无效，则检查最后一种数字，以“1结尾使用“st、以“2结尾使用“nd、以“3结尾使用“rd；如果第1、2原则都无效，那么就用“th。因而，基数词和序数词转换实现得如此轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道人都懂得，在账面填充时有一种商定俗成“安全填写法，那就是将金额中空位补齐，或者在款项数据前面加上“$之类符号。其实，在Excel中也有类似输入办法，那就是“REPT函数。它基本格式是“=REPT(“特殊符号，填充位数)。例如，咱们要在中A2单元格里数字结尾处用“#号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)即可；如果咱们要将A3单元格中数字从左侧用“#号填充至16位，就要改为“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3；此外，如果咱们想用“#号将A4中数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字顶头加上“$符号话，那就改为：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)，一定能满足你规定。二十三、创立文本直方图除了重复输入之外，“REPT函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创立由纯文本构成直方图。它原理也很简朴，就是运用特殊符号智能重复，按照指定单元格中计算成果体现出长短不一比较效果。例如咱们一方面制作一张年度收支平衡表，然后将“E列作为直方图中“预算内月份显示区，将“G列则作为直方图中“超预算显示区。然后依照表中已有成果“D列数值，用“Wingdings字体“N字符体现出来。详细环节如下：在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)，也拖动填充柄至G14。咱们看到，一种没有动用Excel图表功能纯文本直方图已呈现眼前，以便直观，简朴明了。二十四、计算单元格中总字数有时候，咱们也许对某个单元格中字符数量感兴趣，需要计算单元格中总字数。要解决这个问题，除了运用到“SUBSTITUTE函数虚拟计算外，还要动用“TRIM函数来删除空格。例如当前A1单元格中输入有“how many words?字样，那么咱们就可以用如下表达式来帮忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)该式含义是先用“SUBSTITUTE函数创立一种新字符串，并且运用“TRIM函数删除其中字符间空格，然后计算此字符串和原字符串数位差，从而得出“空格数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符数量了。二十五、关于欧元转换这是Excel 中新工具。如果你在安装Excel 时选取是默认方式，那么很也许不能在“工具菜单中找到它。但是，咱们可以先选取“工具菜单中“加载宏，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具选项，“拟定后Excel 就会自行安装了。完毕后咱们再次打开“工具菜单，单击“欧元转换，一种独立专门Excel表格寻常操作35个办公室职工必备技巧大全总结作者： 点击数：29437 更新时间：10-11-10用于欧元和欧盟成员国货币转换窗口就浮现了。与Excel其她函数窗口同样，咱们可以通过鼠标设立货币转换“源区域和“目的区域，然后再选取转换先后不同币种即可。所示就是“100欧元分别转换成欧盟成员国其她货币比价一览表。固然，为了使欧元显示更显专业，咱们还可以点击Excel工具栏上“欧元按钮，这样所有转换后货币数值都是欧元样式了。