EXCEL在财务单据管理中的典型应用分析.docx

第1章 创立财务单据

章
第
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本章介绍利用Excel来创立财务单据，同时介绍Excel表格处理的方法与技巧，从而方便读者举一反三，进而在Excel中建立各类办公所需要的表格。
创立财务单据
: 创立差旅费用报销单
: 创立费用报销单
: 创立借款审批单
: 创立原始单据粘贴单

1.1 实 例 概 述
应用环境分析
企业建账需要以众多的单据为依据，例如员工出差，在报销差旅费用时一方面要附带报销原件〔如车票、住宿发票、餐饮发票等〕，另一方面还需要填写差旅费报销单，将报销的原始票据和差旅费报销单粘贴在一起才可以构成财务部门建账的依据。另外，像外勤费用报销单、借款单、支出证明单、预付款借款单等都是日常财务工作中经常需要使用的单据。企业无论大小，要想使账目的管理更加标准、合理，财务单据的使用那么必不可少。
本章介绍利用Excel 2007来创立财务单据，同时介绍Excel表格处理的方法与技巧，从而方便读者举一反三，进而在Excel 2007建立各类办公所需要的表格。
预备知识
在创立财务单据前，首先需要学习创立过程中涉及到的一些根本知识，掌握了这些根底的知识，财务单据的创立就非常容易了。
1．重命名工作表
工作表默认的名称Sheet1、Sheet2、Sheet3、…，将工作表重新命名为与工作表中内容相匹配的名称，方便工作表的翻开与管理。
v
直接输入新名称
在Sheet1上双击鼠标
u

2．行高、列宽的调整
在建立表格时，其默认的行高、列宽并不一定都满足实际需要，此时那么需要重新调整行高与列宽。

假设使表格更紧凑，可使用更小的列宽值
文字过多，需要调整列宽才能完整显示

〔1〕拖动法调整行高列宽
选中任意单元格，将鼠标定位到要调整列的列标右侧边线上，按住鼠标向左拖动，即可减小列宽，拖动时右上角显示具体尺寸

选中任意单元格，将鼠标定位到要调整列的列标右侧边线上，按住鼠标向右拖动，即可增大列宽，拖动时右上角显示具体尺寸

将鼠标定位到要调整行的行标下侧边线上，按住鼠标向下〔向上〕拖动，即可增加〔减小〕行高，拖动时右上角显示具体尺寸
调整后的行高

u
〔2〕命令法调整行高列宽
从弹出的快捷菜单中选择“列宽〞命令，翻开“列宽〞对话框
v
在要调整列的列标上单击鼠标选中该列，然后单击鼠标右键
手工输入所需要的“列宽〞值
w

@小知识：
如何调整行高？
要运用此方法调整行高，只需要在要调整行的行标上单击鼠标左键，前后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“行高〞命令，翻开“行高〞对话框，手工输入行高值即可。
〔3〕一次调整多行或多列
要一次调整多行的行高或多列的列宽，关键在于调整之前要准确选中要调整的行或列。选中之后，可以使用命令法一次性调整行高或列宽。
v
选中要调整的多列，如A列和C列
选择右键快捷菜单中的“列宽〞命令进行设置即可
u

@小知识：
如何一次性选中需要调整的多行或多列〔包括连续的和非连续的〕？
u 如果要一次性调整的行〔列〕是连续的，在选取时可以在要选择的起始行〔列〕的行标〔列标〕上单击鼠标，然后按住鼠标左键不放进行拖动即可选中多列；如果要一次性调整的行〔列〕是不连续的，可首先选中第一行〔列〕，按住Ctrl键不放，再依次在要选择的其他行〔列〕的行标〔列标〕上单击，即可选择多个不连续的行〔列〕。
v 选中要设置行高、列宽的多行或多列后，在单击鼠标右键时，注意在选中的区域上单击，只有这样才能弹出正确的快捷菜单。
3．工作表行列的插入与删除
在表格的制作过程中，插入行列来输入新内容或删除不需要的行列是常见的操作。操作方法如下：
〔1〕插入〔删除〕列
插入的新列

选择“插入〞命令
选中C列并单击鼠标右键
u
v

默认插入的列的格式与左边列使用的格式相同，单击“插入选项〞右侧下三角，可选择与右边格式相同或去除格式

要删除某列或多列，只需要选中某列或利用Ctrl键一次选择多列，然后单击鼠标右键，选择“删除〞命令即可。
〔2〕一次插入多个连续列
一次性插入多列分两种情况：一是要一次插入连续的多列；二是要一次插入不连续的多列。一次插入连续的多列方法如下：

选中连续两列所以一次插入连续的两列
u

选择“插入〞命令
v
一次性选中两列或多列

〔3〕一次插入多个非连续列
B列与E列为新添加的列，即分别在原来选中的B列与D列前添加新列
一次插入不连续的多列方法如下：
选择“插入〞命令
u
分别选中要在前面插入列的多个不连续列

v

上面讲到的都是插入列的操作，如果要插入或删除行，其操作方法相同。进行工作表行列的插入与删除操作，其最根本的要点就是在插入前要准确选中行或列，即要插入单行〔列〕，那么选中单行〔列〕，要插入多行〔多列〕，那么一次选中多行〔多列〕，然后执行插入操作即可。
4．合并单元格
表格中的各个要素并非都是一对一的关系，当出现一对二或一对多的关系时，通常需要通过合并单元格的表达。

“一分部〞、“二分部〞分别对应下面三项，因此可分别将A1:C1单元格区域和D1:F1单元格区域合并

〔1〕使用“开始〞菜单工具栏中的功能按钮
u
单击“合并及居中〞按钮

A1:C1单元格区域和D1:F1单元格区域分别被合并
v
选中 A1:C1单元格区域

@小知识：
在工具栏中未找到“合并及居中〞按钮，是什么原因？
确保选中“开始〞主菜单。当未找到该按钮时，可以检查该菜单是否选择正确。
〔2〕使用快捷工具栏中的功能按钮
u
选中要合并的单元格并单击鼠标右键，弹出一个快捷工具栏
单击“合并及居中〞按钮即可合并选中的单元格区域
v

5．工作区域边框底纹效果
x
v
〔1〕边框设置
y
w
u
z
选中A1:C1单元格区域
单击“下框线〞按钮右侧下拉箭头
选择“边框〞选项卡
单击将选中的线条应用到外边框
选择线条
单击“其他边框〞命令

{
单击将选中的线条应用到内边框
|
预览效果
内外边框效果
选择线条

〔2〕底纹设置
选中要设置底纹效果的单元格或单元格区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式〞命令，翻开“设置单元格格式〞对话框。
u

选择“填充〞选项卡

选择填充颜色
单击可设置渐变填充效果
设置的填充效果
v

6．打印设置
工作表制作完成后，如果需要打印那么需要进行页面设置，通过页面设置可以设置纸张的大小，打印方向，左、右、上、下边距，以及页眉、页脚等。通过这些参数的设置可以让打印的报表具有更好的视觉效果。在本章介绍的财务单据的创立完成后，需要进行打印设置，具体设置操作详见小节。
制作流程
建立财务单据可以按照如下流程来操作，对于单据中的工程的安排，财务人员可根据实际工作需要灵活地掌握。

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