行政管理制度教材.doc

行政管理制度教材672020年4月19日文档仅供参考第二章行政管理制度 一、办公室管理制度二、会议管理制度三、资料管理制度四、出差管理制度五、公关事务管理制度六、总务管理制度一、办公室管理制度工服胸牌管理制度第一条 总则为展现华品人精神面貌,统一企业形象,公司实行统一着装并佩戴胸牌的规定。第二条 管理内容(一)管理归口1、工作服由行政总务部统一订制,管理部登记备案、仓储部发放。2、胸牌由管理部统一制作、发放。3、管理部负责发放后的管理工作。(二)工服的采购:1、工作服的颜色、款式由行政总务部拟定方案,报分管副总经理核准。2、工作服的采购采用询价制。3、采购程序和其它物品的采购程序相同。(三)胸牌的制作1、胸牌的设计要和公司形象识别系统相统一,由管理部拟定方案,报分管副总经理核准。2、采购程序和其它物品采购程序相同。(四)着装要求:1、工作时间必须统一穿着工作服并佩戴胸牌(一线工人在车间内可不佩戴)。2、如有重要领导、客户来访或有重大庆祝活动请自觉穿着统一工作服并佩戴胸牌。3、员工必须保证工作服和胸牌干净、整洁、无破损。(五)发放办法:1、一线工人的工作服由各班组长提议,经管理部登记备案后,由仓储部给予发放;办公室人员所在部门负责人核准后,报管理部登记备案,由仓储部给予发放。2、胸牌在员工正式报到后由管理部予以发放。3、管理部建立工服发放登记台帐,标明发放日期,领用人签字。4、在工作服更换周期内如因个人原因导致工作服不能继续使用的,个人可按成本价购买新的工作服。(六)发放标准:工种领用周期冬夏装数量扣款办法备注办公室人员一年各两套工作不满一年离职的扣除成本价工作一年以上者无须扣款保安员一年各两套工作不满一年的退还给公司工人一年各两套工作不满一年离职的扣除成本价工作一年以上者无须扣款第三条 检查与监督管理部负责对员工着装、胸牌佩戴情况进行检查与监督。计算机管理和使用制度第一条 总则:(一)为维护公司局域网的正常秩序,提高办公效率,特制定本办法。(二)本办法适用于华品公司及分厂的电脑及其附属设备和各类软、硬件的使用管理。第二条 管理内容与要求:(一)电脑及其附属设备和各类软、硬件由公司管理部统一归口管理,配备应从严掌握。各部门及使用人无权进行硬件设备的挪用、调剂、更换升级和淘汰、报废。(二)各类电脑及其附属设备和各类软、硬件系生产、经营管理工具,财产归公司所有(个人自带除外),使用者只负责使用和保管。(三)各类电脑及其附属设备和各类软、硬件的采购、登记、发放、收回等管理程序应严格遵守公司有关物资管理制度执行。(四)因工作需要,由公司给个人配备的笔记本电脑,使用人应到管理部办理借用手续。使用人负责维护和保管。根据工作情况,使用人所在部门有权调配,用于工作之急需;使用人应积极给予配合与支持;不得以其它借口予以拒绝。(五)各部门所配备的电脑只能用作生产、经营管理之用,严禁挪作她用。有以下行为者,一经查实,处30元罚款;1、工作时间使用QQ、TM、MSN聊天系统的;2、工作时间使用BT下载、迅雷、酷狗等占用网络资源较大软件的;3、在公司访问不健康网站的。(七)电脑出现故障时,必须立即通知管理部网络维护人员进行维修、调度,不得私自拆卸维修,否则,因此造成的一切后果,由当事人全权负责。(八)Internet和公司局域网是为了方便查询资料、信息、发布生产工作进度信息、收发EMAIL而接入,不得用于与工作无关的事情。(九)各部门使用人员应提高对黑客攻击和病毒感染方面的防范意识,一旦察觉有病毒感染,请立即向管理部报告,由网络维护人员给予清毒。办公设备使用管理规定第一条 总则(一)为加强公司各类办公设备的规范管理,特制定本办法。(二)本制度适用于湛江华品木业有限公司复印、传真、通讯设备等的管理。第二条 管理内容与要求(一)复印与传真:1、公司的复印、传真岗位属公司的机密重地,严禁无关人员进入操作;严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件材料;操作人员严禁向她人泄露重要文件材料的内容。2、对复印件、传真件要严格控制,严禁复印或传真与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印,必须经总经理批准。否则,其后果当事人承担。3、为控制各部门复印用量,达到节约用纸的目的,复印用纸统一由行政人事部文员按办公用品领用程序领用,并做好领土完整用登记手续。各部门需用纸时,到行政人事部领取。文员每月统计各部门领取纸张数量,计入各部门办公费用。4、使用人员应按使用方法正确操作复印机,如有疑问或出现卡纸,不能操作等现象,一律停止复印,并立即请行政人事文员前来处理,严禁私自打开机器或乱按按键,如出现因人为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题,将追究具体操作人的责任。5、公司各部门所有对外传真都必须填写申请单,并经部门经理(主管)、分管经理批准后交行政总务文员操作发送。未经许可,不得自行操作传真。6、严禁使用公司传真机发送与公司无关的材料。7、外来业务人员或来客使用公司复印、传真设备,必须经行政人事部、副总经理(视需要)批准后方可使用。8、各部门应严格执行本办法。如有未按程序或违反本办法的情节发生,将视形成后果的轻重程度,参照公司有关制度对其进行处罚。9、操作人员应掌握一些简单的复印机、传真机的日常维护工作,发现问题应及时报有关领导及时组织维修。(二)固定电话管理1、电话系统分为总机系统和直线,各部门办公室装备一部电话机,供对外联系工作。2、各部门要爱护电话,拨号时不应用力按钮或把话筒乱扔。各部门的电话机由各部门负责保管,如遇人为造成损坏或因保管不善丢失由所在部门负责。3、各岗位或办公室应注意不要使电话搁空,由此造成的总机损坏及影响通讯畅通后果,由所在部门及负责人承担。4、办公电话只能用于公事联系,不得打与公事无关的电话,每月末由行政总务部将把每台电话的计费清单打印,交公司领导审核。如发现公话私用,将由个人全额承担,屡次违反者,将处以50200元罚款。5、提倡长话短说,严禁利用电话聊天;任何偷打声讯电话的行为,一经发现,其当月产生的所有电话费由当事人承担;情节严重的,除赔偿电话费外,公司予以除名处理。(三)移动电话管理为保证工作需要,享受电话费补贴的人员必须保证手机24小时处于开通状态(包括节假日),如出现一次关停机现象,即取消下月电话费补贴。第三条 管理部负责对本制度的检查与监督车辆管理办法第一条 为节约费用,加强本公司车辆的保管及有效运用,特制定本办法。第二条 本办法所指车辆系指公司的面包车和小轿车车辆。第三条 本公司的车辆由行政人事部统一进行管理,并指派专人负责保养。第四条 原则上车辆应由专职司机驾驶,因工作需要由她人驾驶时,驾车人须独立承担所有的法律责任和民事责任。第五条 车辆的有关证件及保险资料由企管部专人负责保管,并负责一切规费、税费的缴纳及维修、具体负责车辆的年审工作。第六条 各部门因公务需要使用车辆时,使用人必须逐项填妥;无出车者,公司大门当值保安员禁止该车辆出行。第七条 公司厦门当值保安员应在上做好离厂和回厂纪录以及公里数据等。第八条 派车原则、申请公务车程序及资格。(一)派车原则:1、节约为主,一车共用。2、公司保证在任何时候有车在厂区内待命,以应付突发事件。(二)申请公务车程序及资格:1、各部门工作人员外出办理本部门业务的(如联系一般业务、提取各种单据、票据等),公司不调派车辆。2、内采人员、采购能拿得动的小型物件及外取单据、票据,公司不调派车辆。3、总经理、副总经理填写后可自行用车。4、出车申请人原则上必须是部门主管、经理以上干部方能申请调派(财务人员去银行取现金不在此列)。遇紧急突发事件时(如员工工伤等),不受职务级别的限制。5、外勤出差或其它重要公务,须使用公务车时,由申请人填写,经申请人上一级主管核准后交行政总务部统一调派。6、出车申请人应尽量提前半个工作日知会行政总务部,行政总务部根据轻重缓急、行车方向来协调其它使用人统一出行,以节省路桥费、油费、时间等,从而提高车辆的使用率。7、车辆管理流程图:驾驶人到企管部或大门保安门岗逐项填写。驾驶人将交大门保安。大门保安凭放行 驾驶人中途若将车辆转交至第三方,返回须在上注明交接时间、接车人姓名、里程。驾驶人回公司后,保安填写返回时间和里程数,次日转交行政文员驾驶人将车钥匙交至行政文员。行政文员每月末上网查询所有车辆有无违章记录,与进行核对,明确责任人。(三)车况检查:驾驶人出发前,应先检查车况及外观,如发现车辆外观异常,禁止该车辆离厂,否则,出现的一切后果由驾驶人自负。现时,驾驶人在返回公司后应将车辆车况及外观新出现的异常情况报行政总务部备查,不得隐瞒不报。(四)驾驶人资格:驾驶人必须有驾驶证且具备两年以上的实际驾龄、事前经行政总务部专职司机认可,方能上路行驶。无照驾驶产生的一切后果由驾驶人承担所有责任。第九条 加因驾驶人个人的原因造成车辆损坏(如违规违章操作),由驾驶人负责修复赔偿。驾驶人违反道路交通法规后产生的一切罚款由驾驶人自行承担。第十条 行政总务部文员应妥善保存二个月的时间,同时,每月末上网查询公司所有车辆违章行驶情况;如网上出现违章纪录,行政总务文员核对,经过比对出车时间、行驶路线、驾驶人等记录找出违章责任人而且督促其尽快交纳交通违章罚款。第十一条 公务车保养与检查:一定期保养,每行驶5000公里后专职司机送公司指定的维修厂进行维护。二每星期由专职司机负责洗车一次。三公务车一周未使用时专职司机发动一次,每次温车5分钟以上。第十二条 节假日或星期天时车辆的管理:逢节假日、星期天,除备用车辆停放在公司驻地外,公司领导商务用车按”车辆使用流程图”运作。第十三 条本制度解释权归管理部,经公司领导核准后公布实施,修改时亦同。附 派车单 随车联申请人需车时间年 月 日 时 分需车类型预计返回年 月 日 时 分用车事由沿途经: 目的地:驾车人部门经理或分管副总核准行政总务部核准:随行部门随行人员出发时间公里表数起步()月 日 时 分门卫签字:返回()月 日 时 分门卫签字:中途车辆移交情况起步()月 日 时 分交车人:返回()月 日 时 分接车人:注:此表由驾驶人随车携带,返回后交大门保安留查;保安于次日上午交行政总务文员务存保险库管理规定第一条 凡属本企业的有价证券、全状、执照、合同、营业资金、支票、机密性或重要性的物件等需统一保存者,需放置于保险库中。第二条 总经理应指派专人负责经管保险库。第三条 经管人应慎重保管保险库钥匙,并严守密码,离职或移交工作亦同,如因违反规定而至公司遭受损失,将依情节轻重惩处或依法究办。第四条 经管人应备签收薄,凡入库保存的证件均需签收;出库、借出或移交时,亦应由接收人签收,以明权责。第五条 经管人应将入库证件分公司或分类存档,并将公司、资料名称、数量、移交日期等记入”档案明细表”,以利查询。第六条 签收薄及档案明细表应保存五年以上,不得丢弃或销毁。第七条 保险库内物品如有遗失或失窃,应即呈报上级处理。第八条 零星物件应装袋或装订,以免零乱。第九条 盘点方式如下:1、经管人得于盘点前将资料、清单备妥。2、保险库应由总办指定人员进行盘点。3、本办法经呈总经理核准后生效,修改时亦同。行政办公规范管理制度第一条 为提高公司的办公管理及文化建设水平,特制定如下规定。第二条 办公仪表规范:1、办公时间一律需着公司制服(有外事活动除外)。2、头发梳理整齐,服饰熨烫挺括,鞋子干净明亮。第三条 办公室规范:1、办公桌:桌面除电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其它与办公无关物品;2、辅桌:文件盒、少量工具书;3、座椅:靠背、座椅一律不准放任何物品,人离开时椅子要调正;4、电脑:电脑应放写字台左前角;5、卡座屏风:内外侧不允许有任何张贴;6、垃圾篓:罩塑料袋,放置在写字台下右前角;7、饮水机:指定地点,不得随意移动;8、报刊:必须放在报架上;9、外衣手袋:持于衣帽间或柜子内,严禁随意放在办公桌椅或地柜上。第四条 语言规范:1、交往语言:您好,早上好,早,晚,再见,请问,劳驾您,关照,谢谢,周末愉快,拜拜等;2、电话语言:您好,请问,谢谢,再见等;3、接待语言:你好,请稍候,我去通报一下,请坐,对不起,请登记,我即去联系,打扰您一下,好的,行,(切勿说”不”)。第六条 行为规范:1、坚守工作岗位,如非需要不要串岗;2、上班时间不看报纸、玩游戏或做其它与工作无关的事情;3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静;4、上班时间,不准在办公室化妆;5、接待来访和业务洽谈的客人请在接待室或会议室进行;6、使用接待室和会议室要事先安排好,以免安排冲突;7、不要因私事打公司长途电话,凡因私事打电话,发现将被罚款;8、不得随意使用其它部门的电脑;私客未经总经理批准,不准使用公司电脑;9、未经总经理批准和部门经理授意,不要索取、打印、复印其它部门的资料;10、严格遵守考勤制度;11、不论任何原因,不得代人打卡;12、吸烟请到吸烟室,否则罚款10元/次;13、请假如无请假条,一律认同为旷工;14、凡出远勤达一天以上者,应先填报经领导批准的出差单;15、因故临时外出,必须请示部门经理;各部门全体外出,必须与总经理办公室打招呼;16、如无工作需要,不要擅自进入档案室、财务室、会议室、接待室;17、不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物,带回家私用。本规范从批准之日起执行,望全体员工自觉遵守。总经理办公室将实施监督与检查。二、会议管理制度企业会议管理制度第一条 总则1、为使公司的会议管理规范化和有序化,提高会议质量和行政决策效率,特制订本制度。2、会议应本着精减、高效原则进行;会议内容应简明扼要、切中主题,注重效果;切忌空洞无物,漫无边际,泛泛而谈。3、本制度适用于湛江华品有限公司会议管理。第二条 管理内容与要求1、每周会议安排由管理部统一管理,如会议时间和出席人员有重叠,由管理部负责协调。2、各部门内召开的会议由各部门自行安排,部门在安排时应避免与公司会议重叠。3、例会在正常情况下不再变动,特殊情况另行通知。参加会议的人员应提前五分钟到达会议室,因故不能参加会议者应事先向主持人请假。4、公司办公楼二楼会议室由管理部负责管理,各部门需用会议室时,需提前一天与管理部联系。第三条 例会安排为了避免会议过多或重复,公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例会会议分为:公司部门主管会议、生产会议、员工大会、安全工作会、部门例会、班组例会、年终总结大会和外部会议;具体安排如下:(一)公司部门经理会议1、时间:每月28日下午16:0018:00(节日顺延)2、地点:公司二楼会议室3、主持:总经理4、召集:行政人事部5、与会者:各副总经理、各总监、厂长、部门经理及主管。6、会议内容:(1)研究贯彻落实董事会有关方针、政策及有关规定。(2)总结评价公司各部门本月工作总结及下月工作计划。(3)讨论生产、技术、管理、人事行政后勤等工作内容。(4)协调各部门关系、解决部门之间在工作中遇到的问题。(5)必须由部门经理(主管)会议讨论、决定的其它事项。7、要求:(1)每月28日上午,各部门经理及主管上交本月工作总结与下月工作计划至行政人事部(另发放标准范本填写),由行政人事部呈总经理批阅、行政人事部备案。(2)部门经理(主管)会议决定的事项,如已明确承办部门,由承办部门负责贯彻落实。行政人事部应按其职责范围,负责催办和了解落实情况,及时向公司领导汇报。 (二)生产工作会议1、时间:每周一次2、地点:公司一楼生产办公室3、主持:分管领导(或厂长)4、召集:生产部5、与会者:各车间主管、班组长、质检组、仓储部、油漆组(根据需要,可临时调整与会人)。6、会议内容:(1)研究、部署生产任务;分析各车间、班组计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况。(2)汇报、总结、近期产品质量情况,讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。(3)调度、平衡生产进度、研究解决各车间班组不能自行解决的重大问题;肯定成绩,暴露矛盾,提出改进措施。7、要求:会后形成的会议记录或会议纪要报分管副总经理、行政人事部备案。(三)生产协调会1、时间:每周二下午15:00-17:002、地点:公司二楼会议室3、主持:行政总监4、召集:行政人事部5、与会者:生产部、技术部、质量管理部、销售部(含国际业务和国内业务)、采购部、行政部等部门的经理及主管。6、会议理念:团结协作,加强沟通、主动配合7、会有内容:解决相关部门在生产流程中遇到的问题,研究制定解决方案,确定任务完成日期。8、要求:会后形成的会议记录要上报分管领导及发放到各与会部门;各相关部门要认真履行职责,按时完成工作计划。(四)员工大会1、时间:每年春节前(后)根据需要而定,下午18:3021:302、地点:公司办公楼大门前(或另选址)3、主持:总经理(或董事长)4、召集:行政人事部5、与会者:公司全体员工6、会议内容:总结全年工作情况、部署下年度工作任务,表彰奖励先进集体、个人;职工队伍精神文明建设的计划与措施。7、要求:行政人事部会后形成会议纪录。(五)安全工作会(含安全生产、治安、消防工作)1、时间:3月30日、6月30日、9月30日、12月30日,16:0018:002、地点:公司二楼会议室3、主持:安全生产负责人4、召集:行政人事部、生产部5、与会者:厂长、厂办主任、车间主管,仓储部主管、行政人事部经理及保安队长6、内容:汇报总结上月安全生产、治安、消防工作情况,分析处理事故,检查分析事故隐患,研究确定安全防范措施。7、要求:会后由行政人事部形成会议纪要。(六)部门例会1、时间:每周一08:3009:002、地点:各部门办公室3、主持:部门经理4、与会者:本部门员工5、例会内容:检查、总结、布置工作;对上周工作进行讲评,布置本周工作任务和注意事项。(七)班组例会1、时间:每天07:3008:00(各班组可自行掌握时间)2、地点:各班组工作场地附近3、主持:班长或车间主管4、与会者:本班组全体员工5、例会内容:检查、总结布置工作;对昨天工作进行讲评,布置今天工作任务和注意事项。(八)公司年终总结大会1、时间:每年春节前(具体时间另行通知)2、地点:公司二楼会议室(或另选址)3、主持:董事长或总经理 4、召集:行政人事部5、与会者:公司领导、各部门经理及车间主管等管理人员。6、会议内容:总结评价公司各部门、车间上年各部门工作任务完成情况,安排布置明年工作。7、要求:元月底,各部门经理、车间主管、分别上交、至行政人事部(另发放标准范本填写),由行政人事部汇总后呈各分管副总经理、总经理、董事会批阅。第四条 外部会议 (一)外部会议指公司与关联单位、政府相关部门、新闻单位召开的项目或技术专题会议,统一由行政人事部安排,对需协调事宜,由其它部门配合按时完成。 (二)会议接待要求:有政府相关部门、新闻单位参加的重要会议会议室要求有水果、餐巾、茶水、鲜花、欢迎牌,配备服务人员。横幅视情况而定,提供摄影、摄像。(三)行政人事部于会前视需要提供新闻通稿,会后形成会议纪要。第五条 其它会议的安排:凡涉及多个部门(车间)负责人参加的各种会议,均须于会议召开前一个工作日经部门或分管领导批准后,由会议召集部门汇总并由其统一安排。第六条 凡本制度已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其它会议时,召集部门应提前一天报行政人事部调整会议计划,未经总经理办公室同意,任何部门和个人不得随便打乱正常会议计划。第七条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的临时会议,可安排合并召开。第八条 各部门会期必须服从全公司统一安排,各部门小会不应安排在全公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外),应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。第九条 会议的准备。所有会议主持人和召集人、与会人员都应分别作好有关准备工作,包括拟好安排会议议题、安排会议议程、日程和程序、准备会议文件、发言要点、确定会议规模、提出与会人员名单、会场布置、座次排列、会议签到、会议记录与会议录音、会议保密、发出会议通知、会场服务(茶具茶水)、奖品、纪念品等。第十条 公司二楼会议室的钥匙由行政人事部保管并对会议室各类设施进行添置与维护。第十一条 会议纪律(一)参加会议的所有干部和员工一律将手机设置为振动模式;因紧急情况须拨打、接听手机的,应暂时离开会场;会议期间手机铃声响起的,罚款10元1次。(二)如与会人员未按本制度规定的会议召开时间参会且未事前向会议主持人请假的,违者罚款50元(主持人将违纪人员名单报行政人事部处理)。(三)与会者如无特殊原因不得中途退出会场。违者罚款50元;遇紧急事件时,应向会议主持人请假。(四)严禁与会人员大声喧哗、”开小会”、吃零食(会议安排的除外)的行为发生。第十二条 本制度的执行情况由行政人事部负责督导、检查。三资料管理制度档案管理制度第一条 总则(一)本制度根据及有关部门的规定,结合我公司实际制定。(二)档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。(三)本制度适用于湛江华品木业有限公司档案管理第二条 档案管理的体制(一)管理部经理是公司档案工作的直接负责人。(二)管理部设置档案室,配备档案管理专职人员,统筹、协调和组织公司的建档立卷工作,督促指导相关部门兼职档案员对档案资料的收集和管理归档工作,代表本公司对外联系有关档案业务。(三)档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定,文书、科技、声像档案由档案室负责管理。(四)档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主,以各部门兼职档案人员为为辅的管理网络。档案管理应按照公司长远规划、发展的要求来开展工作,开展档案业务培训,使档案实行规范、标准化管理。第三条 档案管理(一)文件材料归档要求1、归档的文件材料必须准确地反映本公司生产、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。2、在生产活动中形成的文件材料,由总经办、各部门文员(兼职档案员)负责收集、整理立卷,交档案室统一管理。3、归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备,书写材料要益于长期保管,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。4、文件材料的归档范围和保管期分别以国家相关法规,即工矿企业、有限公司的档案保管期限为标准。5、凡本单位在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料、包括声像材料都必须移交档案室归档,任何部门和个人都不得占为己有。6、工作人员因工外出学习、考察及参加各种会议的文件材料,应按文件归档范围的要求交档案室归档。(二)档案保管1、接收档案要认真验收,并办理交接登记手续。2、存放档案必须有专用档案室、专用柜。档案室应具有良好的环境,具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。3、定期检查档案室的安全措施,库房的温、湿度分别控制在1424和4560。4、档案室内严禁烟火,不准堆放易燃、易爆物品,下班前要切断电源,关闭门窗。5、档案室内案卷排列要科学,更于利用和保管。6、定期进行库藏档案的清理、校对,做好帐物相符。7、凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案,并由档案室负责人在离职单上签字。8、档案管理人员工作调动,要办理档案数量和状况的交接手续。(三)档案鉴定与销毁1、根据国家档案局有关部门规定,编制档案保管期限,档案保管期限分永久、长期(1650年)、短期( 以下)三种。2、日常的鉴定工作由档案室负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。3、库存档案的定期鉴定由总经办、管理部负责进行,鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成,对超过保管期限的档案提出存毁意见,由档案部门写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定日期。4、销毁的档案需严格掌握,销毁前要编制清册,提出销毁报告,经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定,将作废档案送至指定地点监销。5、档案销毁清册要永久保存。(四)档案统计1、档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确可知。2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。(五)档案信息开发利用1、档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容,要积极开展档案的二次整理和编研,利用档案信息资源,有效地为公司的各项工作服务。2、公司档案开发和提供利用,必须严格执行保密制度。3、根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅我公司档案,应持介绍信,经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄,不准将档案带出公司外。4、利用档案均需办理登记手续,爱护档案,不得折叠、折卷,随意更改和涂写,如发现损坏、丢失和泄密,应追究责任。5、正本档案均不出错,一律在档案室查阅,情况特殊者需经领导批准。6、档案利用后,利用人应按要求填写。(六)档案管理人员1、档案工作人员要忠于职守,具备专业知识和档案管理知识,熟悉和了解公司的各项管理活动。2、档案管理人员的工作安排要相对稳定,有利积累经验,开展工作。第四条 文书档案管理文书档案是记述和反映本公司在执行党和国家路线、方针政策、法律、法规和各项活动的真实原始记录,是公司的基本情况和历史面貌的记录,是查考、研究和总结的主要依据。(一)基本任务1、对本公司各部门文件材料进行归档2、各部门兼职档案员或业务人员应收集本部门每年所形成的文件材料,确保文件材料收集齐全、完整。3、文书档案案卷格式执行GB/T970588标准。(二)文书档案归档范围和保管期限、表序号、归档范围、保管期限:1、党和国家领导人、政府部门领导视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话照片等重要文件材料永久。2、公司召开的会议:公司办公会议的记录、纪要、讨论经过的文件永久。(2)公司召开的工作会议和重要的专业会议文件:通知、代表名单、日程、报告、讲话、会议记录、决议、决定、纪要、总结、讨论经过的文件、模范人物名册、奖励名单及重要的声像材料永久。(3)典型材料、代表发言、学术报告、简报长期。(4)小组会议记录短期。(5)公司召开的一般专业性会议文件:纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期。(6)典型材料、代表发言、简报短期。3、公司制发的(包括与其它单位联合制发的)各种文件材料、决定、决议、指示、规定、办法、通报、通知等:(1)方针、政策法规性的、重要的永久。(2)一般的长期。(3)事物性有参考价值的短期。4、上级单位召开的重要会议文件材料。(1)重要的有查考意义的长期。(2)一般的短期。5、上级单位颁发的文件材料:(1)针对公司业务并执行的重要文件永久。(2)一般的长期。(3)其它需要执行的文件材料短期。6、本公司的请示、报告与上级机关的批复:(1)重要的永久。(2)一般事务性的短期。7、计划、规划、统计报表:(1)公司及上级单位下达的年度的长期。(2)半年、季度的、月度的短期。(3)下级单位报送的:年度和年度以上的长期;年度以下的短期。8、工作总结、报告:(1)年度的、重要专题的永久。(2)半年的、季度的、一般专题的短期。9、有关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久。10、干部任免的文件材料:(1)公司董事会对公司领导人任免永久。(2)公司内部机构负责人的任免长期。11、公司劳动模范、先进工作(生产者)等文件材料:省、市级以上表彰、奖励的文件材料永久。(2)本单位评选取表彰先进工作者的通知决定及事迹材料长期。12、监察工作形成的请求报告、案件处理结论、通报等:(1)影响大的、问题严重的永久。(2)一般的长期。13、公司处理的文件材料有省、市、区以上领导人重要指示和处理结果的永久;有上级机关或本单位领导人重要指示和处理结果的长期;其它短期。14、干部职工录用、转正、调动工作、职务聘任、劳动保护、劳保统筹、职工教育、技术考核及抚恤、死亡等文件材料长期。15、公司的组织沿革、大事记永久。16、公司财产、物资档案等交接凭证永久。17、公司编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久。18、党、团总支、工会形成的文件:(1)党、团代会、职代会等会议通知、名单、议程、报告、总结、领导人讲话、决议、纪要、选举结果、重要的声像材料长期。(2)年工作计划、总结、会议文件、团费会费管理长期。(3)简报和一般文件短期。第五条 财务会计档案管理(一)财务档案归档范围及保管期限1、财务管理方面的文件:(1)本公司关于财务工作和各项规定、制度;(2)年度基建、生产财务计划、年度财务决算,年度外汇收支计划;(3)申请外汇的请示、批复、专项资金的核定、提取分配、使用;(4)电价的管理;(5)财税管理;上述文件重要的长期;一般的短期。2、财务档案整理、装订:(1)每年形成的财务资料应及时汇集、整理、财务部门应分门类立卷装订成册。(2)原始凭证大于记帐凭证,应将原始凭证逐张折齐于记帐凭证,防止原始凭证破碎损坏。(3)根据记帐凭证编辑顺序整理,用腊线装订成册,加盖贴封签,在封面上应写明凭证的起迄号、装订日期、并由财务负责人盖章。(4)装订成册、总帐、银行和现金日记帐都应有编号,在年度终了后,必须检查,有无缺页或漏页、错号和重复号。(5)在年终了后,活页记帐必须另行装订,装订前由记帐人员认真检查有无缺页,然后编号,加封面和封底,用腊线装订成册。3、财务档案移交:(1)当年财务档案在年底终了后暂时由财务部门保管一年,至第二年第一月,由财务部门按归档要求,立卷成册,编制清册后移交档案室。(2)财务部门与档案室交接档案时,必须认真核对,做到帐物相符,双方签名盖章,各留清单一份。(3)财务部门必须按时将应归档的全部档案移交档案室,不得自行封包保存。档案室必须按期点收,不得推诿拒绝。(4)档案室接收保管的会计档案,应保持原卷册的封装,如特殊原因必须拆封或抽出附页时,需经财务部负责人同意后,会同原经办人共同拆封,以分清责任。(二)会计档案的内容和管理1、会计档案是指会计凭证,会计帐簿,会计报告和重要的经济合同等会计资料。2、会计档案年度终了按规定分类及编号,登记造册。包括:会计凭证和原始凭证(按年度编卷号)、银行存款余额调节表、工资表、现金日记帐、银行存款帐、总帐、明细分类帐报表类、年度会计报表、月报表及财务快报等。(1)凭证类:原始凭证和记帐凭证保管 ;银行存款余额调节表保管3年;工资表永久保管。(2)帐簿类:现金日记帐保管25年;银行存款帐保管25年;总帐保管25年;明细分类帐保管 。(3)报表类:年度会计报表永久保存;月、季度报表保管5年。(4)其它类:会计档案移交清册保管 ;会计档案销毁清册保管25年;会计档案保管清册保管25年;涉及外事及对私改造的会计档案永久保存。(三)会计档案的销毁会计档案保管期满后需要销毁时,由档案室提出销毁意见,会同财务部共同鉴定,严格审查,编制”会计档案销毁清册”,报分管副总经理、总经理批准。对于到期未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,保管到结清债权、债甸时为止。(四)会计档案交接1、会计人员调动工作,必须办理交接手续。2、会计人员办理交接手续,必须有监交人负责监匀会计档案保管清册。3、会计档案由财务部指定由专人负责保管。4、本部门人员调用会计档案,由专人负责登记,归还时核对销号。5、本单位人员调阅会计档案,要经财务部负责人批准。外单位人员调阅会计档案,必须持有效证件、单位介绍信等合法后续,并经公司领导批准。(五)会计档案保管期限1、会计主管人员办理交接手续,由分管副总经理监交。2、移交人员要编制移交清册,逐项移交,接替人员要逐项核对点收。第六条 生产技术档案管理(一)技术档案归档范围及保管期限1、关于出国考察、友好往来、参加会议等工作中形成的文件:(1)重大活动的主要文件永久;(2)审核手续、考察报告长期。2、生产建设、出口贸易形成的文件:(1)合同、合同附件、谈判协议、议定书、各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验记录、商检及索赔永久。(2)谈判过程中外商提交的材料、出国考察收集的有关材料,技术问题来往信函:重要的永久;一般的短期。3、生产技术管理方面的文件:(1)生产技术管理的规定、办法长期。(2)检修、调度运行管理全厂性试验长期。(3)安全技术管理规定、通知、会议纪要、调查短期。(4)环境保护的通知、规定、会议纪要、调查短期。(5)节能管理长期。(6)燃料管理长期。(二)技术档案利用1、凡外单位来我公司进行技术档案咨询者,需持有单位介绍信,并经公司领导签字认可。2、根据技术档案的类别,需分别经主管领导批准后,方可提供利用。第七条 声像档案管理(一)归档范围1、各级领导来厂指导工作或从事其它重大活动摄录所形成的材料。2、国内外宾客来厂参观访问,洽商所形成的