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oracleebs财务模块(三）总账功能

(一）总账管理系统主要功能　　总账管理系统(Oracleｇｅｎｅｒａｌｌｅｄｇｅｒ）是一个公司一切账务系统的核心，它好比是公司会计信息的中央处理器。总账管理系统提供了一个完整的财务管理核算及分析流程。它是所有子账户的信息存储器,因此反映了所有子账户的财务和现金活动。总账管理系统的主要作用是记录公司的财务活动，并生成财务报表和管理报表，以帮助公司内外人士进行决策。一个公司或组织的制造系统、项目管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统等各个系统都可以通过总账管理系统实现信息的共享。总账管理系统的工作都由报表驱动，能够处理全球范围内的货币换算、报表合并、数据处理等复杂业务.总账系统与其他模块之间建立有方便的接口，保证账务运行的通畅和不重复。作为一个综合性的财务管理解决方案,用户可以通过总账管理系统完成以下的任务：(１）记录并复核会计信息。用户可以从子分类账导入数据或输入日记账，以便将实际或预算事务处理直接记录到总账管理系统中；用户可以输入保留款日记账，以便在整个采购流程中跟踪保留款，并根据预算金额控制支出;还可以以联机方式或通过报表复核账户余额。（２）处理会计信息。例如,用户可以更正实际、预算和保留款信息，重估和折算用外币表示的余额，合并多个账套的余额等.（３）分析会计信息.将总账管理系统与财务分析程序、应用产品桌面集成器（ＡＤＩ)集成，用户可以大大简化预算和预测过程。此外，用户还可以利用总账管理系统来快速准备假设分析和预测报表。总账管理系统具备了许多强大的功能，以协助公司顺利开展业务。这些功能主要包括:(１）信息访问功能。总账管理系统是组织的财务信息存储库，通过联机查询或报告和分析工具，用户可以轻松访问存储在总账管理系统中的信息.（２）财务控制功能.例如,安全功能的使用可以控制某些用户对总账管理系统中特定区域和功能的访问。(３）数据收集功能，收集来自Oracle子分类账和非Oracle源系统中的数据。（４）财务报告与分析功能。使用此功能时，用户要从各种标准报表和列表中进行选择:可以使用财务报表生成器，通过“可再用报表对象”创建自定义报表；还可以使用应用产品桌面集成器的“报表与分析向导”创建报表，并在电子表格环境中追溯余额。（二)总账管理系统的会计周期一个会计周期是一个非重叠的连续的时间范围。用户在为第一个期间输入事务处理或执行外币折算时，至少应在该期间前定义一个会计期。而且，用户只能在一个打开的会计期输入事务处理.当用户已经用会计期定义了日历时便允许打开一个会计期。当确定不再需要打开某个会计期以输入事务处理时，用户可以选择关闭该会计期来防止误入操作,因为会计期一旦被关闭，该会计期的数字将不再发生变化.另外，关闭每个子账的会计期可以防止未来的子账业务不被过账到相同会计期的总账管理系统中。通常，按月份定义会计期的公司适合在１周或２周的时间关闭会计期。从总体上说,打开和关闭会计期是系统管理人员的重要任务.Oracle财务的会计期可以从任何一天起止,每年的起止时间有可能不同，但会计期数必须是恒定不变的.在一个会计期间内，公司会发生许多业务。一个会计期一般会经历以下操作过程:打开期间—创建／冲销日记账分录—复核—过账—外币的重估／折算-合并—复核／更正余额—运行会计报表—关闭会计期。注意：在定义新账套时,要谨慎选择要打开的第一个会计期.打开第一个会计期后，总账管理系统将不允许用户打开它之前的会计期。任何试图在打开了当前会计期后将历史余额转换给前面的会计期的做法都是不可能实现的。
（三)总账管理系统的关键实施问题１．由于总账管理系统账套的许多要素都与其他Oracle应用产品共享，因此，在Oracle应用产品间可以共享账套。Oracle子分类账可以共享总账管理系统中的下列各项：(１）用于记录事务处理和会计核算的科目表、值集、段值、安全性规则和交叉验证规则。（２）用于折换外币事务处理的启用币种、折换汇率类型和每日汇率。（３）用作子分类账会计期基础的日历、期间和期间类型.(４）用于记录有关事务处理的产生与目的等信息的日记账分录来源和类别。将Oracle子分类账中的信息传送到总账管理系统需要分两步进行：首先，使用传送程序将子分类账中的数据放入ＧＬ＿ＩＮＴＥＲＦＡＣＥ表中.然后，用日记账导入程序将该信息从接口表中取出,以便在总账管理系统中创建有效的、可过账的日记账分录。在诸如应收款管理系统与应付款管理系统等Oracle子分类账中启动传送程序时，还可以选择同时提交“日记账导入”流程.如果未选择从子分类账运行“日记账导入”，则必须通过“日记账导入”窗口在总账管理系统中单独运行“日记账导入”,这样才能创建可过账的日记账分录.２．Oracle应用产品内的开放接口在Oracle应用产品内可以开放接口导入业务、事务处理，传送数据。对业务、事务处理只需要进行一次记录便可以将其传送到下一业务流程，无须多次记录，大大减少了用户的工作量，方便了企业的运作。３．从非Oracle应用产品导入到总账管理系统
用户可以选择从日记账导入或ＡＤＩ将资料导入总账管理系统。使用“日记账导入",用户可以从非Oracle应用产品自动导入预算、实际和保留款数据；可以创建ＳＱＬＬｏａｄｅｒ脚本，以将数据装入接口中；还可以检查资金，并为导入的事务处理保留这些资金。用户也可以在ＡＤＩ电子表格中输入数据,然后将其加载到总账管理系统中.（四)实施总账管理系统的注意事项？１．实施Oracle财务的注意事项实施Oracle财务需要注意的是，未经过客户化的Oracle应用产品与原系统、经过客户化的Oracle应用产品在当前的实施和后续的升级方面是很不相同的。未经过客户化的Oracle应用产品有以下的优点:简化将来的升级,节省升级的时间和费用，简化程序的修补,减少集成问题，规范培训。经过客户化的Oracle应用产品和原系统则会：增加升级的成本，在确定要保留哪个系统时增加了决策的顾虑，增加了所需接口的数量，引发了更多的数据管理问题（如在总账管理系统或原系统中存储了哪些信息，应迁移哪些数据，如何迁移数据等）.因此，当为公司选择Oracle应用产品时，除了从公司的实际情况出发，还应考虑上述的差异。２．完成实施的最佳项目小组的注意事项为了确保总账管理系统实施的成功,用户需要为项目小组配备最好的专职客户资源。项目小组应该包括财务系统的主要用户和拥有决策权的人士.只有具备了这些有充分知识和权利的人员，才可以在最短的时间内完成最佳的实施方案。此外，用户还应该在项目小组中包括最终用户，以便与其他人员一起为新系统的成功分担责任。这些最终用户此后还可以回到他们各自的部门,作为“超级用户"协助开展培训,帮助顺利过渡到新系统.在确定了项目小组的成员后，用户应该及早计划适当的培训课程,使项目小组学习实施中的重要注意事项,并熟悉基本的定位和设置功能。