北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式.docx

北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式
〔北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号〕

1 范围
本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的目录数据库结构、使用说明与数据交换格式。
本标准适用于北京市各级综合档案馆档案目录数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。
2 引用标准
GB/T 15418-94 档案分类标引规那么
GB/T 11821-2002 照片档案管理标准
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理标准
DA/T 13-1994 档号编制规那么
DA/T 18-1999 档案著录规那么
DA/T 19-1999 档案主题标引规那么
DA/T 1-2000 档案工作根本术语
DA/T 22-2000 归档文件整理规那么
DA/T 33-2005 明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式
3 定义

按照一定的次序编排而成的条目聚集,是档案管理、检索和报道的工具。

在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。

描述著录条目中某一特定属性的数据单元。

目录著录工程的内容和显示的中文名称。

字段名称的代码。

是指数据字段的根本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。

是指字段所包含字符的最大个数。

是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。
4 档案目录数据库结构及使用说明
本标准对各数据库使用说明的解释如有相同，不再重复。
建库时，应包括表中所有所列字段名。

全宗索引数据库结构

全宗索引数据库结构表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
全宗名称
QZMC
字符型
254
曾用名称
CYMC
字符型
254
起始时间
QSSJ
字符型
8
终止时间
ZZSJ
字符型
8
全宗索引使用说明
.1档案馆名称：档案馆全称。
.2全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。全宗号由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0”。
.3全宗名称：全宗构成者的名称，须用全称或通用简称。
.4曾用名称：全宗构成者所有曾用名称或通用简称,按时间顺序著录，曾用名称之间用“、〞号相隔，须用全称。
.5时间：用8位阿拉伯数字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年〞、“月〞、“日〞省略，原文无法确定的时间补“0”。

案卷目录数据库结构

案卷目录数据库结构表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
8
案卷号
AJH
字符型
6
档号
DH
字符型
30
档案复制类型及编号*
DAFZH
字符型
100
案卷题名
AJTM
字符型
254
卷内文件起始时间
WQS
字符型
8
卷内文件终止时间
WZS
字符型
8
页数
YS
字符型
4
保管期限
BGQX
字符型
4
开放状态
KFZT
逻辑型
2
案卷目录使用说明
.1目录号：全宗内案卷目录类别的代号。目录号由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0”。
.2案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。案卷号由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0”。
.3档案复制类型及编号：与本卷档案有密切联系的其他载体档案的编号，如档案缩微号、档案扫描号、电子文档号等。
.4案卷题名：案卷题名应揭示案卷档案的主要内容。一般应照录原案卷题名；案卷没有题名或题名不能揭示案卷主要内容或过于冗长，应重新拟写题名或加以修改后再著录。案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。
.5卷内文件起始、终止时间：案卷内档案文件的起止时间。
.6页数：案卷内的总页数。
.7保管期限：案卷所划定的保管期限。
.8开放状态：案卷是否开放，如“是〞或“否〞。

文书档案文件目录数据库结构

文书档案文件目录数据库结构表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
8
案卷〔盒〕号
AJH
字符型
6
册号*
CH
字符型
6
页〔件〕号
YH
字符型
4
档案复制类型及编号*
DAFZH
字符型
100
责任者
ZRZ
字符型
100
文件题名
WJTM
字符型
254
文号
WH
字符型
50
文件形成日期
XCRQ
字符型
8

分类号*
FLH
字符型
50
主题词*
ZTC
字符型
200
保管期限
BGQX
字符型
4
开放状态
KFZT
逻辑型
2
密级
MJ
字符型
4
文书档案文件使用说明
.1案卷〔盒〕号：案卷目录内每一个案卷的代号，立卷改革后著录案卷目录内一个归档盒的代号。案卷号〔盒号〕由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0”。
.2册号：案卷目录内每一个案卷中多册的代号。二位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0”。
.3页〔件〕号：档案文件的首页号或件号。页〔件〕号由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0”。
.4档案复制类型及编号：与本件档案有密切联系的其他载体档案的编号，如档案缩微号、档案扫描号等。
.5责任者：团体责任者和个人责任者全称。
.6文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。
.7文号：原文件编号。
.8文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如19730608。
.9分类号：档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。
.10主题词：是用以表达主题概念的标准或非标准词和词组。
.11保管期限：案卷所划定的保管期限。
.12开放状态：文件是否开放，如“是〞或“否〞。
.13密级：文件保密程度的等级。

婚姻登记档案目录数据库结构

婚姻登记档案目录数据库结构表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
8
案卷号
AJH
字符型
6
页号
YH
字符型
6
档案复制类型及编号*
DAFZH
字符型
100
申请人姓名
XM
字符型
50
申请人身份证号*
SFZH
字符型
50
登记日期
DJRQ
字符型
8
登记性质
DJXZ
字符型
4
结〔离〕婚证书字号
ZSZH
字符型
50
承办机关名称
CBJGMC
字符型
50
保管期限
BGQX
字符型
4
婚姻登记档案使用说明
.1姓名结婚〔离婚〕双方当事人姓名，著录时将男女方姓名用空格隔开。
.2申请人身份证号：结婚〔离婚〕双方当事人身份证件号码，著录时将男女方身份证号用空格隔开。
.3登记日期：结婚〔离婚〕登记具体日期，用8位阿拉伯数字著录，如19730608。
.4登记性质：结婚、离婚或补证。
.5结〔离〕婚证书字号：证书字号，按原文照实著录。
.6承办机关名称：婚姻登记的办理机关名称。

招工档案目录数据库结构

招工档案目录数据库结构及字段表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
8
案卷号
AJH
字符型
6
页号
YH
字符型
6
保管期限
BGQX
字符型
4
密级
MJ
字符型
4
档案复制类型及编号*
DAFZ
字符型
100
招工单位
ZGDW
字符型
100
单位性质*
DWXZ
字符型
4
原单位*
YDW
字符型
100
招工日期
ZGRQ
字符型
8
姓名
XM
字符型
20
性别
XB
字符型
2
开放状态
KFZT
逻辑型
2
招工档案使用说明
.1招工单位：招工单位全称。
.2单位性质：招工单位性质，全民或集体。
.3原单位：招工前所在单位全称。
.4招工日期：招工审批日期，用8位阿拉伯数字著录，如19741123。
.5姓名：招工当事人姓名，以个人为单位分别著录。

知青档案目录数据库结构

知青下乡档案目录数据库结构及字段表(表-1)

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
8
案卷号
AJH
字符型
6
页号
YH
字符型
6
保管期限
BGQX
字符型
4
密级
MJ
字符型
4
档案复制类型及编号*
DAFZ
字符型
100
姓名
XM
字符型
20
性别
XB
字符型
2
学校
XX
字符型
50
下乡时间
XXSJ
字符型
8
下乡地点
XXDD
字符型
100
开放状态
KFZT
逻辑型
2

知青返城档案目录数据库结构及字段表(表-2)

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
8
案卷号
AJH
字符型
6
页号
YH
字符型
6
保管期限
BGQX
字符型
4
密级
MJ
字符型
4
档案复制类型及编号*
DAFZ
字符型
100
姓名
XM
字符型
20
性别
XB
字符型
2
学校
XX
字符型
50
返城时间
FCSJ
字符型
8
入户时间
RHSJ
字符型
8
入户地址
RHDZ
字符型
100
开放状态
KFZT
逻辑型
2
知青档案使用说明
.1姓名：当事人姓名，以个人为单位分别著录。
.2学校：当事人所在学校全称。
.3下乡时间：文件所记录时间，用8位阿拉伯数字著录，如19661021。
.4下乡地点：当事人下乡具体地点。
.5回城时间：批准回城时间。
.6入户时间：户口办理完结时间。
.7入户地址：具体户口所在地。

房产档案目录数据库结构

房产档案目录数据库结构及字段表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
4
案卷号
AJH
字符型
10
页号
YH
字符型
6
档案复制类型及编号*
DAFZ
字符型
100
业主
YZ
字符型
20
地址
DZ
字符型
100
房产证号
FCZH
字符型
20
发证日期
FZRQ
字符型
8
房产档案使用说明
.1业主：房产产权人姓名。
.2地址：房屋所在详细地址。
.3房产证号：完整的房产证证号。
.4发证日期：房产证发放日期，用8位阿拉伯数字著录，如19551206。

照片档案目录数据库结构

照片档案目录数据库结构及字段表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
4
册号
CH
字符型
6
页号
YH
字符型
6
照片号
ZPH
字符型
6
数字影像号*
SZYXH
字符型
10
底片〔翻转片〕号*
DPH
字符型
20
参见号*
CJH
字符型
20
摄影者
SYZ
字符型
10
颜色
YS
字符型
4
来源*
LY
字符型
40
题名
TM
字符型
160
文字说明
WZSM
字符型
254
开放状态
KFZT
逻辑型
2
照片档案使用说明
.1照片号：一组照片或单张照片的编号。
.2数字影象号：数字化照片存储编号。
.3底片〔翻转片〕号：与照片相对应的底片或翻转片编号。
.4参见号：与本组照片有密切联系的其他档案的编号。
.5摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
.6颜色：黑白或彩色。
.7来源：照片的提供单位或个人。
.8题名：本组照片的标题。
.9文字说明：本组照片的说明，包括事由、时间、人物、地点、背景等要素。

录音录像档案目录数据库结构

录音录像档案目录数据库结构及字段表

字段名称
字段名
字段类型
字段长度
档案馆名称
DAGMC
字符型
20
全宗号
QZH
字符型
6
目录号
MLH
字符型
4
盘号
PH
字符型
6
文件编号*
WJBH
字符型
4
轨道号*
GDH
字符型
10
参见号*
CJH
字符型
20
载体类型
ZTLX
字符型
4
保管期限
BGQX
字符型
4
密级
MJ
字符型
4
文字说明
WZSM
字符型
254
开放状态
KFZT
逻辑型
2
录音录像档案使用说明
.1盘号：同案卷号。
.2文件编号：本盘录音或录像带内的假设干文件的编号。
.3轨道号：指带内文件存储位置。
.4参见号：与本盘录音或录像带有密切联系的其他档案的编号。
.5载体类型：录音带、录像带。
.6文字说明：本盘录音或录像带记录的简要内容。
5 使用考前须知
“*〞的工程是可选项。
标准化的简化汉字。
5.3数字一律使用阿拉伯数字。
5.4本标准规定目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角字符。
6 数据交换格式
6.1跨平台、跨系统的数据交换通过扩展名为.DBF的Xbase关系型数据库文件格式实现。

.DBF数据库文件名格式：
档案馆名称+档案目录数据库名称

经过加密处理的数据交换文件，应将其解密后再进行交换。
经过压缩、分割处理的数据交换文件，应将其解压缩、合并后再进行交换。