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行政各部门岗位职责及职务分析

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2020年4月19日
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行政/文职类

行政部经理
职务名称:行政部经理
所属部门:行政部
直接上级职务:行政副总经理工作目的:负责公司的行政管理工作工作要求:服务意识强、积极热情
工作责任:
1.组织办好会议接待、娱乐等各项活动;
2.公司行政规章制度的制定、监督、执行;
3.负责公司办公用品的购买、管理和发放;
4.管理公司图书、磁盘非技术性光盘及相关资料;
5.统计员工考勤和处理各种请假;
6.管理公司的公共卫生;
7.发放节日福利;
8.负责报刊、信件收发;
9负责电话、传真的转接及传达;
10.负责公司固定资产的购买、管理和维修。
衡量标准:
1.工作报告的完整性
2.公司其它员工对行政部工作的反馈意见
工作难点:如何更好地为员工服务
工作禁忌:服务意识差、行动缓慢
职业发展道路:行政副总经理
任职资格:
1.工作经验:三年以上管理类工作经验
2.专业背景要求:曾从事行政管理工作2年以上
3.学历要求:大专以上
4.年龄要求:30岁以上
5.个人素质:善于表示、任劳任怨、积极热情
行政部经理
岗位名称:行政部经理
直接上级:总经理
下属岗位:
岗位性质:负责全面主持本部的管理工作
管理权限:受总经理的委托,行使对公司行政后勤、总务、保卫工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力,并承担执行公司各项规程、工作指令的义务
管理责任:对所分管的工作全面负责
主要职责:
1．负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务;
2．贯彻落实本部岗位责任制和工作标准,加强与有关部门协作配合;
3．负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行;
4．负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则,编制后勤用款计划,搞好行政后勤预算工作;
5．做好公司生活用房及财产管理工作。建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册;
6．负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序,搞好治安综合治理,预防犯罪和治安灾害事故的发生;
7．负责做好公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作,定期检查和维修计量器具,搞好电器设备和线路的保养维修工作;
8．负责组织部门人员的培训教育工作。协同人事部做好各项工作,定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动;
9．有权向主管领导提议下属人选,并对其工作考核评价;
10．按时完成公司领导交办其它工作任务。
岗位要求:
1．具有大专以上文化程度和行政后勤、保卫工作管理知识;
2．热爱公司,有较强的综合协调能力和组织管理能力;
3．能团结同事,有较强的工作责任感和事业心;
4．坚持原则,具有较强警惕性和处理突发事件的能力;
5．具有处理后勤事务工作的耐心。
参加会议:
1．参加公司年度总结会、计划平衡协调会及有关会议;
2．参加者季、月度经理办公会、经济分析会、考核评比会等;
3．参加公司临时召开有关的会议;
4．参加本部门召开的行政后勤、保卫工作会议等。
办公室主任
岗位名称:办公室主任
直接上级:总经理
下属岗位:文秘部、物资采购部
岗位性质:负责主持办公室所有的管理工作
管理权限:行使公司行政办公秩序、物资供应指导、指挥、监督、管理的权力,并承担执行公司各项规程、工作指令的义务
管理责任:对所分管的工作全面负责

主要职责:
1．在总经理的领导下,负责主持本室的全面工作,组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务;
2．贯彻落实本室岗位责任制和工作标准,密切各部门工作关系,加强协作配合做好衔接协调工作;
3．组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿,及时择写总经理的归言稿和其它以公司名义发言的文稿审核工作,严格按行文程序办理,保证文稿质量;
4．组织收集和了解各部门的工作动态,协助总经理及公司领导协调各部门之间有关的业务工作,掌握公司主要活动情况,为公司领导决策提供意见和建议,负责编写公司年度大事记;
5．负责召集公司办公会议,检查督促办公会议和公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况;
6．负责监督公司印章的使用;
7．参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论;
8．负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作,协助参与专用管理标准及管理制度的拟定讲座和修改工作;
9．负责组织公司投资项目的洽谈、调研、立项、报批、工程投标、开工、竣工、预决算等有关基建项目管理工作,及时组织编制项目计划和项目进度统计报表,认真做好项目的监督管理工作;
10．负责组织物资的供应计划,组织物品的供应、采购工作,做好物品进、出、存统计核算工作;
11．负责组织全公司员工大会工作,开展年度总结评比和表彰工作;
12．负责做好公司来宾的接待安排,统一负责对上级主管部门的联系、有关的法律咨询等工作;
13．有权向直属领导提议下属人选,并对其工作考核评价;
14．完成公司领导交办的其它工作任务。
岗位要求:
1．具有大专以上文化程度和较强的文字组织能力;
2．热爱本公司,有较强的工作能力和综合管理协调能力;
3．积极进取,有较强的工作责任感和事业心。
参加会议:
1．参加公司年度总结会、计划平衡协调会及其重在会议;
2．参加季、月度总经理办公会、经济活动分析会、考核评比等会议;
3．参加临时紧急会议与总经理参加的有关专题会议;
4．参加本部门召开的有关工作会议。
文秘科科长
岗位名称:文秘科科长
直接上级:办公事主任
下属岗位:秘书、档案管理员、总机话务员
岗位性质:全面主持文秘室的工作
管理权限:对本科职责范围内的工作有指导、指挥、协调、监督管理的权力
管理责任:对所承担的工作全面负责
主要职责:
1．草拟各类文书、文件、报告、总结及其它材料;
2．为公司领导人撰写文稿等工作;
3．负责对文件的收发存管理工作;
4．对下属的评价、考核和激励;
5．负责做好来客的日常接待工作;
6．负责对公司档案管理工作;
7．负责对公司文印工作的管理;
8．做好对各种类文件、资料鉴定及统计管理工作;
9．负责对各种类会务的安排工作;
10．负责对公司印章、法人章的监督管理和办公室印章管理;
11．有对下属的人事推荐权和考核、评价权;
岗位要求:
1．具有大专以上的文化程度;
2．具有较强的文字组织和秘管理协调工作能力;
3．原则性强,具有较强责任感
参加会议:
1．参加公司召开的办公室人员的有关会议;
2．参加每月季度工作协调会;
3．参加每年度公司评比会
董事长秘书
岗位名称:董事长秘书
直接上级:办公室
间接上级:董事长
岗位性质:负责董事会有关文书材料等文秘工作
管理权限:受董事长委托,行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限
管理责任:对所承担的工作全面负责
主要职责:
1．负责召集董事会议;
2．负责董事会议的记录;
3．负责公司印章、法人章的管理;
4．负责董事会会议筹备、通知;
5．负责会议材料的整理、存档工作;
6．负责会议资料的发放、收集;
7．负责董事长来往信件的处理工作;
8．做好保密工作,并严格遵守公司保密规定;
9．办公室主任因公外出或不上班时,代职行使办公室主任的职责,管理本部工作
兼职工作:
1．负责公司的传真接收和发放;
2．负责公司文件的打字和复印;
岗位要求:
1．具有本科以上的文化程度;
2．具有较强的文字组织和管理协调能力;
3．原则性强,并具有较强的责任感和事业心;
4．具有较强保密思想观念和意识。
参加会议:
1．参加董事会和公司召开的有关会议;
2．参加董事会、公司各类工作协调会和评比会。
总经理助理
职位名称:总经理助理
直属上级:总经理
管辖人数:不定
工作内容:
1．协助总经理对公司的生产经营实行全面管理。
2．向股东会、董事会、监事会和全休员工宣传公司的远景规划,使人们以此为核心,行成一高凝聚的整体。
3．在企业文化建设、组织创新和人才开发等企业发展的关键领域,协助总经理实施战略管理。
4．做好政策调研工作,为总经理决策提供参谋意见。
5．处理好与公司重要客户的公共关系协调。
6．为公司发展和管理创新做出艰巨的探索和尝试。
7．参与工程中期及竣工后的检查及验收工作。
任职资格:
1．年龄区间:28~35岁
2．性别:不限
3．教育背景
最低学历:大学本科以上
专业:企业管理或工商管理专业
4．培训
培训科目:管理学、领导科学、项目管理学、财务管理、经济法
培训时限:一年
说明:如为MBA毕业或具有较长的工作经历,培训时限可适当缩短。
5．经验:从事管理工作三年以上,具有非常丰富的经营管理经验。
6.技能:具有组织、审核、负责公司重要经营管理项目或从事经营管理局部开创性工作能力,能够解决经营管理过程中的关键问题,具有一定的全局驾驭能力。
7.体能:精力充沛
8.晋升趋势:副总经理
总经理秘书
职位名称:总经理秘书
所属部门:办公室
直属上级:办公室主任
工作内容:
1.负责起草公司年度工作总结报告及总经理讲话稿。
2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。
3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。
4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。
5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。
6.定期编辑<公司通讯>。
7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。
8.完成总经理和办公室主任交办的其它工作。
权限与责任:
1．权限:
有权参加或列席公司内部的各项会议。
有权了解公司各项生产经营活动的进展情况。
2．责任:
对公司宣传报道的信息失真负相应的行政责任。
对公司文件及印章管理不善造成的问题负相应的行政责任。
对工作内容不能保守秘密,给公司造成损失负相应的经济赔偿责任和行政责任。
所受指导:
接受办公室主任的行政指导和业务指导。
所予指导:
1.指导分公司的宣传工作。
2.指导分公司的企业文化建设工作。
任职资格:
1．年龄区间:25~32岁
2．性别:女性
3．教育背景
所需最低学历:大学专科
专业:文秘或行政管理
4．培训
培训科目:速记、档案管理、文书写作、公司历史
培训时限:三个月
5．经验:从事文秘工作三年以上
6．技能:熟练使用Word、Excel等文字处理软件,优秀的英文听、说能力,掌握速记技巧。
8.晋升趋势:暂无

档案管理员
岗位名称:档案管理员;
直接上级:文秘科科长;
工作目标:负责公司的档案的管理工作;
权力和责任:
1．负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来,经过整理、立卷、当档保存;
2．做好公司立卷档案的鉴定和保存期限;
3．负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式,进行登记和统计;
4．负责保管档案系统完整和安全;
5．负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等;
6．负责建立档案借阅管理制度;
7．遵守国家和公司的保密规定及有关规程;
8．做好公司领导临时交办的事项;
9．熟悉计算机的使用;
岗位要求:
1．具有高中以上的文化程度;
2．具有档案管理基础知识和工作经验;
3．工作心细,品行端正,原则性强;
参加会议:
1．参加每周一次的工作会议;
2．参加每月一次的管理工作评比会;
3．参加公司召开的职工大会;