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广州地铁管理信息系统规划及方案设计项目
业务流程调查表
广州市地下铁道总公司
汉普管理咨询( 中国) 有限公司
填表人
林德辉
所属总部( 部、 室)
资源总部综合部
二级部门领导签字
项目组签字
项目组签字
日期
-04-17
日期
填表说明:
1． 本项目是根据广州市地下铁道总公司发展战略规划和信息技术的发展, 结合实际的资源约束, 制定科学、 系统、 先进、 具有较高操作性的管理信息系统规划,
2、为未来广州地铁总公司信息系统的建设提供依据和蓝本。
2． 本项目中需要对总公司所属部门及3个子公司的业务现状流程进行识别、 描述、 分析; 流程优化潜力的评估、 选择、 优化建议等, 同时需要对管理信息系统需求进行收集、 整理、 分析, 为后期进行管理信息系统规划和方案设计时, 提供基础信息。
3． 本文档下发到广州市地下铁道总公司11个职能部门和3个子公司, 共计14份。
4． 请总部领导分发到所辖各部室, 并由二级部门领导指定专人负责填写。
5． 本调查表的内容以电子文档形式提供。电子文档名称格式统一由地铁项目组制定。
6． 作为附件请提供当前工作中使用的书面表单。
7． 在
3、4月17日10: 00前提交到综合部林德辉处。
8． 各部门如有疑问请联系汉普项目组魏威, 电话83106606。
10．本项工作已纳入 经营管理目标考核范围
流程名称:
合同管理工作流程
流程目的
根据《中华人民共和国合同法》、 《广州市地下铁道总公司合同管理办法》、 《资源开发事业总部有关业务管理授权》及其它相关法规的规定, 为加强广州市地下铁道总公司资源开发事业总部的合同管理工作, 明确有关管理规范。
适用范围
本流程用于地铁总公司资源开发事业总部
流程描述( 附流程图)
见所附(提交的)流程图”合同管理.vsd”
流程图中活动说明:
4、
活动说明
处理方式( 手工、 传真、 电话、 系统等)
活动中信息系统的名称
输入文档
输出文档
活动监控要点
活动1、 编制可行性报告、 办理有关手续
手工
编制可行性报告
合同
§
活动2合同的审核登记
§
手工
监督项目立项及招投标进行
活动3合同的审核
手工
§
活动4总部领导审批
手工
§ 项目总体统筹
活动5办理合同签定, 办理合同请款
手工
填报合同台帐, 上报报告合同文件及电子文本
总结合同执行情况
§ 跟踪合同执行情况,
活动6建立合同总帐
手工、 电话、
5、内部电子邮件
汇总建立合同总帐
§ 监督合同执行情况
活动7总公司合同管理流程
手工
§
活动8
§
活动9
§
活动10
§
活动11
§
§
流程评价
一、 您认为现有业务流程存在哪些问题? 能够从成本, 响应速度, 周期, 内部客户及外部客户的满意度角度等进行分析
1. 合同资料库的电子化管理
2. 响应速度有待改进
3.
二、 如果本流程中涉及信息系统, 请回答以下问题:
1． 你认为信息系统的支持对本流程: ( 非常重要/重要/无关紧要)
非常重要
2． 你认为当前信息系统对流程的支持: ( 满足要求/需要改进/无法使用)
需要改进
3．你认为流程中有哪些活动可使用信息系统进行自动化, 或由信息系统提供支持, 可改进流程的运作?
1、 合同登记, 合同电子档案库的建立, 针对每份合同形成一个档案, 对合同执行情况进行跟踪监督, 自动生成每月应收款、 应付款、 汇总数等数据。
2、 会签过程的自动化, 要使会签加快, 上述第一点的建立是必不可少的, 在第一点的基础上, 将电子合同档案库结合到会签过程中, 为各级会签人员提供相应的调阅权限。
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