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1、 合同管理系统需求说明书 23 2020年5月29日 文档仅供参考 合同系统需求分析说明书 1.需求分析 软件系统的设计与开发中,最重要是从用户的专业领域中整理出需要计算机处理的需求。 经过查看一些资料调研,发现公司公司规模大,地域分散较广。下属单位可能根据自身实际情况形成内部独立的合同管理工作模式,这对整个公司合同管理的标准化造成了困难;而且基础数据存留在基层部门,将形成信息孤岛现象,造成信息不准确,利用率低等问题,合同数据传输的滞后也会对企业决策层的决策产生影响。 因此能够总结公司合同管理的需求如下: 1) 实现信息处理的标准化和数据化
2、在公司内部建立标准的合同管理流程和内容规范; 2) 建立统一的数据库系统,实现全公司数据集中管理,避免信息孤岛的出现; 3) 在合同生命周期内,实现数据信息跟踪管理,包括基本信息和履行信息的管理; 4) 实现合同的归档管理,以及合同数据查询、统计等处理功能; 5) 确保合同管理工作的规范性和安全性。 2. 业务流程分析 调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程调查,本例中业务流程为:首先销售员将拟好的合同提交销售部门经理进行审批,部门经理收到合同后对其内容,包括销售价格、付款条件、账期等进行审核。若审核未经过,则将合同返回销售员进行修改;若审核经过,则将合同转交给合同管理
3、人员。随后合同管理员将合同信息录入系统。 销售员 未经过审核合同 初拟合同 销售部经理 合同存档 合同管理员 经过审核的合同 业务流程图见图2－1: 图2-1业务流程图 实体 表单 业务流 图2-2业务流程图图例说明 3.数据流程分析 根据对现实系统的详细调查与分析,开发合同管理系统总体设想流程是:对销售员提供的信息进行人工审核,将经过审核的数据汇总录入计算机,进行数据录入处理程序,再将数据存储到相关信息文件中。系统的数据流程见图2-3: F4 经过合同 F2 合同 未经过合同 F1 F3 销售员 P2 修
4、订 处 理 P3 签 定 处 理 P1 审 核 处 理 P4 存 储 处 理 D1 合同处理 F5 图2-3数据流程图 图2-4数据流程图图例说明图 实体 处理 存储 数据流 4.系统总体结构设计 4.1用例描述 使用本系统的主要有两个角色,她们是合同管理员(公司员工)和经理(超级管理),经理有绝正确权限使用整个系统,而合同管理员只能有一部分的权限,如图所示为各角色对应的用例。 4.2 功能模块设计 本合同管理系统主要实现如下功能:员工信息管理、客户信息管理、合同信息管理,合
5、同执行情况的全面跟踪监管控制,并具有严格的系统用户分级权限控制,保证了公司合同数据的严格保密性。 系统模块划分如图3-1所示,将系统分别5个模块,每个模块负责的功能相对专一。 合同管理系统 员工管理 客户管理 项目管理 员 工 信 息 客 户 信 息 项目 信 息 帐号管理 添加用户 修改密码 合同管理 合同添加 合同执行 合同分类 合同统计 合同查询 图 3-1 模块划分图 每个功能模块的功能描述如下: (1)员工信息管理 管理所有参与合同管理动作的员工信息。包括员工编
6、号、姓名、部门、电话等。 (2)客户信息管理 客户管理模块主要实现对客户的增、删、改、查等操作。客户分为两种类型,重要客户和一般客户。管理员能够添加客户、按照客户类型或者客户名称进行客户查询,经过查询条件的结果链接到客户的修改或者删除页面,对客户进行修改删除等操作。 (3)合同管理 合同管理模块主要实现对合同的增、删、改、查等操作。管理员能够添加合同,对合同进行查询,为了使查询更加简便。系统提供两种查询方式,一种是按照编号进行查询,另一种是按审核标志进行询,能够经过查询的结果链接到合同的修改或删除页面,对合同进行修改或者删除。 (4)项目信息管理 管理所有项目信息。项目信息包括项目
7、编号、项目名称、联系人等。 (5)使用权限管理 本系统从合同信息的安全角度出发,将系统设计成具有严格的系统用户及分级权限控制。系统的员工分为两类用户:一般用户和合同管理员。使用不同用户名登录所具有的权限不同,保证了企业合同数据的严格保密性。 4.3 系统流程分析 合同管理系统提供对公司内部合同的管理功能。使用本系统,能够完成合同的录入、修改以及维护等操作,同时对合同管理员进行权限控制,以满足安全性方面的要求。 本系统分为合同管理员和经理(即系统管理员)2种用户。合同管理员默认能够添加、修改、删除和查询自己的合同;经理能够查看和管理所有合同,并对合同进行统计及管理用户信息。用户登录
8、后自动读取该用户的操作权限,用户能够在导航栏中选择某一操作链接进入相应的操作页面。 为了更清楚地说明系统框架,以便更好地设计该系统的解决方案,图3-2给出了系统流程图。系统流程图展示了该系统所有功能模块之间的逻辑关系,其中的各个功能模块基本上都代表了一个独立的页面,并将在下面的系统设计阶段得到体现。 员工管理 合同管理 项目管理 合同执行控制 合同信息统计 客户管理 账号管理 系统登录 合同管理员 经理 图 3-2 系统流程图 5.数据库设计 5.1数据库需求分析 合同管理系统的主要目的就
9、是利用软件实现合同的录入、查询、编辑等功能,使工作人员对合同的管理更加容易,提高工作效率、降低管理成本。 具体分析如下: (1) 员工管理 Ø 浏览负责管理所有参与合同管理动作的员工信息。包括员工编号、姓名、部门、电话等。 Ø 添加、删除、修改,查找员工信息。 Ø 此权限只有经理(即系统管理员)具有。 (2) 客户管理 Ø 浏览所有客户信息。客户信息包括客户编号、客户名称、联系人等。 Ø 添加、修改、禁用和查找客户信息。 (3) 合同管理 Ø 合同分类管理:按采购类合同和销售类合同进行分类划分。 Ø 浏览与合同相关的明细资料。合同信息包括合同编号、签订日期、客户名称、
10、项目名称、货品名称、数量、单价、金额、合同执行状态等。 Ø 分别按合同号、客户名称及项目名称查找合同信息。 Ø 添加、修改、删除合同信息。 Ø 对合同信息进行实时处理。如合同执行情况控制,包括已执行、执行中、未执行三个状态。 Ø 按项目名称、客户名称、合同执行情况等几项内容或任意几项内容组合来对合同的执行情况进行综合查询。 Ø 按项客户名称对所有合同运作情况进行统计,包括合同总金额,执行中合同数量,未执行合同数量等。 (4) 项目管理 Ø 浏览所有项目信息。项目信息包括项目编号、项目名称、联系人等。 Ø 添加、修改、禁用及查询项目信息。 (5) 账号管理 Ø 公司信息设
11、置。 Ø 系统参数。 Ø 添加操作员。 Ø 修改密码。 其中,系统参数和添加操作员两个功能,只有经理(系统管理员)具有此操作权限。 (6) 考虑到公司合同的保密性,对合同维护的各项操作需按照员工的工作类别区别给予。故对系统分为两类权限:合同管理员(级别为B)和经理(即系统管理员,级别为A)。她们所具有的操作权限如下: Ø 合同管理员所具有的操作权限: 合同管理员能够录入新的合同,并对自己录入的合同进行查询,也能够进行合同修改、更新及删除操作,但不允许查看其它人所签的合同,也不允许修改或删除其它人的合同。 Ø 经理所具有的操作权限: 经理拥有对所有合同的添加、删除、修改、合
12、同查询、统计的权限和账号权限的设置。 数据字典 表名 属性名 类型 长度 必填字段 主键 说明 Empolyee empl_id empl_name empl_type empl_dep empl_dia position empl_mp empl_email Empl_address birthday Employe_time char varchar Char Char Char varchar varchar Varchar varchar Varchar datatime datatime 10 50 10
13、10 10 50 50 50 50 是 是 否 否 否 否 否 否 否 否 否 主键 员工编号 姓名 员工类别 部门 固话 职位 手机 邮件 地址 生日 雇佣时间 Consumer_list Consumer_num consumer_name Consumer_lxr Consumer_firm Firm_address Consumer_dia consumer_phonenum consumer_add consumer_email consumer_beizhu State chat varch
14、ar Char Varchar varchar varchar varchar varcharr varchar varchar char 10 50 10 50 50 50 50 50 50 50 10 是 是 否 否 否 否 否 否 否 否 否 主键 客户编号 客户名称 联系人 公司名称 公司地址 电话 手机 联系地址 邮件 备注 客户状态 Order_list ord_id ord_no Ord_name ord_dd cus_num xm_id prd_name qty up
15、amtn ord_st bil_dd xinyong ord_rt ordertype_id jiluren Adddate Isdelete Int Varchar varchar datetime int int char decimal decimal decimal Char char Char char int char Datetime boolean 4 50 50 8 4 4 10 9 9 9 10 10 10 10 4 10 8 是 是 是 否 否 否 否 否 否 否
16、否 否 否 否 否 否 否 是 主键 外键 外键 序号 合同编号 合同名字 签订时间 客户编号 项目编号 项目名称 数量 单价 金额 执行情况 账期 信用额 收款情况 合同类别 建立人 系统时间 是否已经删除 Proj_info proj_id proj_cons proj_name proj_lxr proj_ms proj_sta isDelete char varchar varchar char varchar Char boolean 10 50
17、 50 10 50 10 是 否 是 否 否 否 是 主键 项目编号 客户名称 项目名称 联系人 项目描述 项目状态 是否已经删除 Admin Admin empl_id Type password Numeric char boolean Nvarchar 9 10 50 是 否 是 是 主键 用户名 员工ID 类别 密码 log Admin OperateTime Operate Numeric Datatime Varchar 9 50 是 是 是 主键 用户名 时间
18、 操作 publicNote publicNoteID publicNoteTitle publicNote publisher admin publishTime Numeric Varchar Varchar Varchar numeric datatime 9 50 200 50 9 是 否 否 是 是 否 主键 公告编号 公告标题 公告内容 发布人 操作人 发布时间 listFile listFileName listFilePath Ord_id FileLength Varchar Varchar I
19、nt long 50 200 是 是 是 否 主键 文档名 文档路径 合同编号 文档大小 5.2数据库概念结构设计(E-R图设计) 数据库概念结构设计的目标是产生出一个能反映组织信息需求的概念模型。最广泛使用的概念模型是实体－联系(E-R)模型。 对合同管理系统实体关系的设计是建立在需求分析、系统分析的基础上的。本系统的实体包括合同管理员、客户、合同、项目、账号、合同类别。 下面分别对这6个实体做E-R图设计。 1) 一个合同管理员能够负责多个合同,因此员工和合同实体之间是一对多的关系,设计局部E-R模型如图3-3所示。 维护
20、 1 M 合同管理员 合 同 图 3-3 2) 一个客户能够签订多份合同,因此客户与合同实体之间是一对多的关系,设计局部E-R模型如图3-4所示。 制定 1 M 合 同 客 户 图 3-4 3) 一个客户会签订多个项目的合同,因此客户与项目实体之间是一对多的关系,设计局部E-R模型如图3-5所示。 签订 1
21、 M 项 目 客 户 图 3-5 4) 一个项目隶属于一个合同,因此项目与合同实体之间是一对一的关系,设计局部E-R模型如图3-6所示。 隶属 1 m 合 同 项 目 图 3-6 5) 一个员工拥有一个账号权限,因此员工与账号实体之间是一对一的关系,设计局部E-R模型如图3-7所示。 拥有 1
22、 1 账号 员工 图 3-7 (6)一个合同拥有一个文档,因此文档跟合同实体时一一对应关系,设计E-R模型如图: 文档 拥有 合同 1 1 (7)一个管理员发布多个公告,因此管理员跟公告实体是一对多的关系,设计局部E-R模型如图: 公告 发布 管理员 1 m
23、 归纳上述5项,能够定义5个实体:员工、客户、合同、项目和账号,这些实体之间的相互联系见表3-1。 实体 联系 实体 合同管理员 维护 合同 客户 制定 合同 客户 签订 项目 项目 隶属 合同 员工 拥有 账号 表3-1 将局部E-R模型综合成整体E-R模型,如图3-9所示。 签订 员工 合同 客户 项目 维护 制定 隶属 n 1 1 1 m 1 m 1
24、 图3-8 整体E-R模型 5.3 数据库逻辑结构设计 逻辑结构设计是将概念模型(E-R模型)转换成关系数据库。按照3.3.2节介绍的转换规则,将E－R模型转换成关系数据库。 1) 员工信息表 (员工编号,姓名,员工类别, 部门,固话,手机,邮件) PK＝ 员工编号 NOT NULL。 2)客户信息表(客户编号,客户名称,联系人,电话, 手机,联系地址,邮件, 备注,客户状态) PK = 客户编号 NOT NULL。 3)合同信息表(序号,合同编号,签订时间,客户编号,项目编号,项目名称,数量,单价,金额,执行情况,账期,信用额度,收款情况, 合同类别, 建立人,建
25、立时间) PK = 合同编号 NOT NULL。 FK = 项目编号,参照表是”项目信息表。 FK = 客户编号,参照表是”客户信息表”。 4)项目信息表(项目编号,项目名称,联系人,项目描述,客户名称,项目状态) PK＝项目编号 NOT NULL。 5) 账号管理(ID号,帐号,密码) PK= ID号 NOT NULL 总结 作为一项系统工程,合同管理系统设计过程中有许多问题需要我们研究与思考,其设计过程是一个经过不断地实践、总结经验、推进的过程。由于上次单独做过一个有关于酒店的管理系统,整个开发过程都是自己完成的,因此这次设计并没有什么大的问题,反而对体会到数据库设计对总个系统开发是最重要的,因为数据库的结构会影响到系统的整体结构的,同时系统的业务流程是影响整个系统的质量的最重要的部分,因此我们经过调研了解了一下合同系统的业务流程,将系统的业务结构了解清楚,然后做出这份需求分析。
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