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养老保险档案管理办法

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2020年4月19日
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陕西省城乡居民社会养老
保险业务档案管理实施办法（试行）

第一章 总则

第一条 为加强和规范全县城乡居民社会养老保险业务档案管理，维护城乡居民社会养老保险档案真实、完整和安全，进一步发挥档案服务作用，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《规定》）等规定，结合我省城乡居民社会养老保险经办工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于全省各级城乡居民社会养老保险经办机构的业务档案管理工作。
第三条 各级城乡居民社会养老保险经办机构（以下简称经办机构），负责本级城乡居民社会养老保险业务档案管理，接受本级行政主管部门领导，在上级业务部门和档案管理行政部门指导下，按照村（社区）收集业务档案，乡镇（街道）负责对业务档案进行整理和审核，县（区）负责指导和保管业务档案模式，明确各级对业务档案管理职责，形成“统一领导、分级负责、集中保存”的管理机制。
第四条 本办法所称城乡居民社会养老保险业务档案，是指导经办机构在业务经办过程中，直接形成的具有保存和利用价值的有关城乡居民社会养老保险的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第五条 为实现对参保人员“记录一生、服务一生、保障一生”的总体目标，各级经办机构要把业务档案管理列入本单位的整体工作规划和年度目标责任考核范围，按照《规定》要求，落实专职或兼职业务档案管理人员和场地设备，健全档案组织机构，统筹安排并不断推进业务档案管理工作。
第二章 档案管理组织机构及检查考核
第六条 城乡居民社会养老保险业务档案管理工作实行全省统一领导，分级负责、集中保存的原则。
陕西省社会保障局负责全省城乡居民社会养老保险业务档案管理工作的组织、协调和领导，日常管理指导工作由局综合处负责；市人社部门和经办机构负责业务档案管理工作的领导和组织实施以及对下级经办机构业务档案管理工作指导；县（区）经办机构负责做好业务档案实施和管理工作并指导乡镇、村档案管理工作。各级经办机构应按照业务档案工作量情况设置档案管理岗位，指定专、兼职人员具体负责本级业务档案管理工作，同时接受档案行政管理部门的业务指导和上级人社部门和经办机构的监督、检查和考评。
第七条 档案管理工作人员应当忠于职守，遵纪守法，参加档案业务学习和培训，具备大专以上学历和一定的档案专业理论知识。
第三章 城乡居民社会养老保险业务档案的管理内容
第八条 各级经办机构根据本单位实际，建立以下业务档案管理制度，确保各项工作有章可循。
（一）档案管理领导责任制。
档案管理主管领导负责审定并组织施行本单位业务档案管理工作，将业务档案的管理纳入本单位年度工作计划和发展规划，完善业务档案管理工作流程，对所属经办机构业务档案工作进行监督、指导和年度考核，明确各档案管理环节工作人员职责，协调内部相关科室对档案资料交接、服务，逐步实现业务档案管理工作标准化。
（二）业务档案登记制
为实现业务档案的完整与安全，提高业务档案管理工作水平，依照《档案法》和《规定》等要求，结合本单位实际制定业务档案登记制度。制度包括：文件资料交接、档案移交、档案利用与效果、档案鉴定、档案销毁、档案装订登记、库房各项检测记录（安全情况、温湿度等）、档案工作重要活动记录等。
业务档案登记要明确责任，做到日常化、制度化。
定期对业务档案清点核对，达到归档文件与登记数字相符，并按月统计业务档案资料利用的件数。
（三）业务档案立卷、归档制。
凡涉及到《规定》中的业务档案资料均应定期立卷、归档经办机构要制定科学的业务档案立卷、归档流程和制度，相关业务科室和岗位须定期立卷，案卷要求保管期限划分准确、卷内文件排列科学有序、正确填写卷内目录、备考表、封面干净规范、案卷标题准确、装订结实、齐整。档案管理资料分类应严格统一，不同编目、编号、载体、门类、保管期限、接收和归档日期等应由移交和接收人员签字复核。
任何科室和个人不得将应归档的业务资料据为已有。
（四）业务档案保管制。
经办机构要制定业务档案保管、存放示意图、档案工作流程图，建立规范的全宗卷和归档文件目录。保证业务档案妥善保管、存放有序，严防毁损、遗失和泄密。做到每日检查业务档案保存的物理环境、设备、设施情况，对业务档案受损情况及时汇报并采取修复、复原、保护等安全措施。
（五）档案资料交接制。
管理人员工作变动，要办理交接手续。各科室、向档案室移交档案资料时，要办理交接手续。交接双方填写移交表备查。
（六）档案保密制。
外部、内部人员应严格遵守档案借阅、查询、利用制度，查阅档案只限在指定的阅览室内。
档案要及时入柜、入库，不得在不利于保密的地方存放。档案库房重地，非因工作事宜不得进入。对违犯规定者，视情节轻重追究责任。
（七）档案借阅、查询、利用制。
业务档案的借阅、查询、利用，实行登记备案审批制度。
本单位工作人员因工作需要，查阅本职范围内的档案须登记备查，不得将档案资料损坏、涂改、篡改，对于返还的档案资料，管理人员要核对无误后再行归档。查阅本职范围外档案的，须经主管领导审批。
外单位或个人须持介绍信或个人有效证件，履行审批手续并进行登记后，在相关工作人员陪同下，可查阅、复印有关档案资料。
（八）档案鉴定销毁制。
各级经办机构应成立档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定，对要销毁的业务档案，严格执行档案销毁制度。
（九）档案归档范围、保管期限制。
按照《规定》执行，详见附件。
（十）档案信息管理制。
各级经办机构要因地制宜，积极推进业务档案信息化管理，逐步建立科学的计算机目录和检索工具，依靠现代办公设施和软件，进行科学化、数字化和网络化管理。档案管理人员应熟知信息管理程序，迅速调阅档案目录，准确将数字档案与室藏档案对接，积极主动为参保对象服务。
（十一）业务档案统计报表制。
业务档案管理所需的表证要做到统计及时、数字准确、账实相符，上级机构或档案行政管理部门要求报送的相关报表和资料须做到真实准确，报送及时。
第九条 经办机构在档案行政管理部门指导下，开展业务档案的编研工作，撰写资料为社会各界提供服务。
第十条 经办机构定期与有关档案行政管理部门联系，在档案移交和利用方面互相协作。
第十一条 经办机构应当对档案管理采取以下措施：
（一）结合城乡居民社会养老保险经办信息系统，建立业务档案管理信息系统，逐步实现业务档案管理规范化、标准化、信息化、专业化。
（二）档案室按照库房、查阅室、办公室三分开的原则设立。档案室库房的面积，参照建设和国家发改委《档案馆建设标准》（省级40平方米/万卷、市级50平方米/万卷、县级60平方米/万卷）确定，并配备防盗、防火、防潮、防霉、防渍、防磁、防紫外线、防强光、防高温、防有害生物等保证安全的必要设施。
（三）档案库房、查阅室、办公室应配备计算机、防磁柜、空调、灭火器、温湿度计、打印复印机、碎纸机、扫描仪等设备。
第十四条 对于有密级的业务档案的利用和管理，密级的变更和解密，按照国家有关保密的法律和行政法规规定执行。
第十二条 鉴定档案保存价值、保管期限、销毁档案等原则和程序，须按照《档案法》和《规定》等要求，严格执行档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等制度，任何机构和个人不得擅自销毁档案。
第十三条 严禁单位或个人以倒卖、赠送档案等方式非法牟利。
第四章 业务档案的利用和公布
第十四条 各级经办机构管理的业务档案应当按照《档案法》有关规定，为参保人员提供档案信息查询服务。对于不宜公开的业务档案应在技术上作出处理、标记。
第十五条 本办法所指业务档案的利用是指对业务档案的阅览、复制、摘抄。
第十六条 业务档案的利用，严格实行申请审批和登记备案制度。
第十七条 各级经办机构应当为社会利用业务档案提供便利条件和服务。
第五章 业务档案的归档范围与保管权限
第十八条 经办机构办理养老保险业务过程中形成的记录、证据、依据等，按照人力资源和社会保障部、国家档案局《规定》，进行收集、整理、归档，确保归档资料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第十九条 业务档案分类应当按照城乡居民社会养老保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则、录用采用“年度—业务环节”的方法进行，及时编制全宗卷、分类示意图，档案管理流程示意图、归档文件目录、备考表等。档案管理人员应当对接收的档案材料及时进行收集、检查、分类、整理、编号、归档。
第二十条 城乡居民社会养老保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为 、30年、50年、1 。各类业务档案的具体保管期限按照人力资源和社会保障部、国家档案局《规定》执行。
业务档案定期保管期限为最低保管期限。业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第六章 业务档案的鉴定、销毁和移交
第二十一条 经办机构应对已到期的业务档案进行鉴定。鉴定工作由各级经办机构相关负责人、业务工作人员和档案管理人员以及上一级业务档案管理部门相关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出鉴定意见。鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第二十二条 各级经办机构对经过鉴定能够销毁的档案，编制销毁清册，报上级管理部门备案，经单位主要负责人批准后销毁。销毁时，经办机构应当派两人以上工作人员负责监督。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁方式和时间。销毁清册永久保存。
未经鉴定和批准，不得随意销毁任何档案。
第二十三条 经办机构应按照有关规定，将永久保存的业务档案向同级综合档案馆移交。
第七章 档案管理的表彰奖励和责任追究
第二十四条 有下列情况之一，建议给予表彰或奖励：
（一）对档案收集、整理、提供利用方面做出显著成绩的单位或个人；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的单位或个人；
（三）对档案管理研究做出重要贡献的；
（四）同违反档案法律、法规行为作斗争，表现突出的；
（五）利用和开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务受到好评的。
第二十五条 经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其它直接责任人员依法给予处分；给参保个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）将应当归档的资料据为己有，不按规定归档的；
（二）据不按照国家规定向档案管理部门移交档案的；
（三）不按照国家规定开放档案为参保对象提供服务的；
（四）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（五）档案负责领导、档案工作人员玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（六）违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息的；
（七）明知所保存的档案面临被损坏等危险而不采取措施的；

（八）违反《档案法》和本办法，造成档案损失的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门根据损失的档案价值，责令赔偿损失。
第八章 附则
第二十六条 各类城乡居民社会养老保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。
第二十七条 本办法自二Ｏ一三年一月一日起施行。

附件：城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限
一、城乡及居民社会养老保险管理类
（一） 参保人员登记材料。参保人员办理参保登记、养老保险关系变动、基本信息变更登记、注销登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料……【1 】
（二） 个人账户管理材料。包括个人账户对账、个人账户修改等相关材料……【100】
（三） 城乡居民社会养老保险登记证管理材料。包括经办机构向参保人员核发社会养老保险登记证、对已核发的养老保险登记证进行验证换证、对遗失社会保险登记证的参保人员补证时的登记表及相关审验材料……【 】
（四） 社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表及相关材料……【50年】
（五） 城乡居民社会养老保险待遇领取资格验证材料。包括对享受养老保险待遇人员进行生存验证的相关审核材料……【 】
（六） 领取待遇人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表及相关材料……【50年】
（七） 异地参保和享受待遇人员登记材料。包括异地参保和享受待遇人员，办理参保或享受养老保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料……【50年】
（八） 服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、网络通信运行商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料……【 】
二、城乡居民社会养老保险费征缴类
（一） 城乡居民社会养老保险费征缴核定材料。包括缴费基数档案次核定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、退费、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料……【1 】
（二） 收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（三） 城乡居民社会养老保险个人缴费明细表、汇总表……【100】
（四） 城乡居民社会养老保险集体补助明细表、汇总表……【1 】
（五） 城乡居民社会养老保险地方财政补贴汇总表……【1 】
（六） 城乡居民社会养老保险基金征缴年度汇总表……【永久】
（七） 催缴材料。包括城乡居民社会养老保险费补缴通知书、补缴协议等材料……【 】
（八） 缴费证明材料。包括缴费个人出具的缴费证明及相关材料……【 】
三、城乡居民社会养老保险待遇类
（一） 城乡居民社会养老保险待遇核定材料。参保人员养老金、养老金领取人员丧葬费、养老保险其它一次性待遇核定、待遇调整、待遇更正、待遇补支付、待遇减支付等申报核定业务表单相关审核材料……【50年】
（二） 城乡居民社会养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表及相关审核材料……【50年】
（三） 城乡居民社会养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
（四） 城乡居民社会养老保险支付明细表和汇总表……【30年】
（五） 城乡居民社会养老保险基金支付年度汇总表……【永久】
四、城乡居民社会养老保险业务统计报表类
（一） 各项城乡居民社会养老保险年度统计报表……【永久】
（二） 城乡居民社会养老保险数据和分析报告等材料……【30年】
（三） 城乡居民社会养老保险业务月/季统计报表……【 】
（四） 各项社会养老保险基金年度预诀算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。
五、城乡居民社会养老保险稽核监管类
（一） 城乡居民社会养老保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料……【30年】
（二） 城乡居民社会养老保险监察材料。人力资源社会保障行政部门依照有关规定向经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其它材料……【30年】
（三） 城乡居民社会养老保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制查检通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料……【30年】
（四） 城乡居民社会养老保险大案、要案、特殊案件的稽核材料……【永久】
（五） 其它稽核监管材料……【30年】