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第九章 合同管理与信息管理方案
第一节、合同管理的目标
建设项目的合同管理应包括合同的订立、履行、变更、终止和解决争议。甲乙双方应按《合同法》的规定，确定合同的各项履行规则，并按合同约定，行使权利、履行义务。合同管理的目标是严格执行合同中确定的各项事项，协调解决合同履行中出现的问题，保证工程顺利进行。
第二节、合同管理的组织保证
施工合同是承包商在工程过程中的最高行为准则，承包商在工程过程的是高行为准则，承包商在工程过程中的一切活动都是为了履行合同责任。所以广义地说，承包工程项目的实施和管理的全部工作都可以纳入合同管理的范围，合同管理贯穿于工程实施的全过程和工程实施的各个方面。同样监理和材料、设备的合同也如此，所以加强合同管理必须需要合同管理的组织上加以保证。
在项目建设项目在合同管理方面实行了三级管理制度，第一级管理为各专业工程师和预决算人员是合同执行和管理的直接操作者，是确保合同管理严密性的基础。第二级管理为项目经理，是合同管理的直接责任人，负责对第一级管理人员的监督、检查、指导及合同管理措施的落实和确保建设单位的反馈信息畅通，是合同管理的重要保证，第三级管理是工程指挥部负责监督、检查、指导第二级管理体系及与施工单位的沟通并签订各种合同，是合同管理的最终保障。
第三节、合同管理的制度
一、工程及材料招投标和合同管理规定
1.为达到优选施工单位，合理缩短建设工期，确保工程质量，降低工程造价提高经济效益，增强依法管理，强化内部约束机制，体现公平、公正、公开的原则，搞好廉政建设，依据国家及地方有关法律、法规，制定本规定。
2.工程项目建设的招标，应在建设单位、项目指挥部领导下组成工程及材料招标小组，具体由工程指挥部负责实施。
3.按照市招投标有关规定，本工程项目监理、施工单位的招标、其它设备、材料在建设单位和指挥部的指导下进行招投标，经市有关部门批准进行公开招投标。
4.由市有关职能部门直接控制的强行施工项目，可以不实行招标，但必须是该部门直接施工并进行工程决算。现场项目部严格把好造价控制关。
5.每个招标项目必须有工程招标书，招标书内容包括项目名称、规模、计划投资、造价确定办法、供料方式、质量要求、工期、付款方式、奖罚措施、投标书要求、评标办法等。
6.要求参加工程项目投标的施工企业，由市招标办组织，按规定进行公开招标。
7. 根据投标单位的报名情况，由招标小组讨论选择参加投标的候选单位，并形成会议纪要。
8.候选单位的数量，由市招标办组织进行公开招标的项目执行文件规定。
9.工程标底的编制与保护应严格执行项目成本管理有关规定。
10.本工程合同是指工程指挥部依法对外签订的所有监理合同和施工合同。
11.工程合同的主要条款应在工程招标书予以明确。报建设单位同意。
12.合同由建设单位，项目建设单位、承包单位三方共同签订。
13.工程招标领导小组要自学接受纪检部门的监督，严格执行《工程建设项目廉政责任书》的规定，搞好廉政建设。
14.招标小组要总结经验，积累资料，依据统计技术对施工监理、企业进行分析评审，并形成局面意见。
二、合同管理保证体系

第四节、合同管理的目的
1.发展和完善社会主义建筑市场经济，以利于进一步解放和发展生产力，增强经济实力。
2.建立现代企业制度。
3.规范建筑市场主体价格和市场交易。加强合同管理，提高建设工程合同履约。
4.落实合同管理制度，规范各合同单位的行为，确保项目建设项目的实施。
5.项目建设建设单位利益，通过合同控制和管理，实行项目建设项目投资费用的控制。
第五节﹑合同管理措施
一、合同订立前的管理
合同签订意味着合同生效和全面履行，所以必须采用谨慎、严肃、认真的态度，作好签订前的准备工作。
1.同建设单位进行全面沟通，掌握工程建设情况，了解建设单位的意图，确保建设方满意。
2.进行合同分析，保证合同分析结果的准确性和客观性。简单易懂，以及合同双方的一致性和全面性。
3.通过施工合同总体分析，将合同条款和合同规定落实到一些全局性的具体问题上。合同总体分析的结果是工程施工总的指导性文件。
4.大量收集各种工程信息和材料信息，确保合同的合理性和科学性，控制投资成本。
二、合同订立时的管理
合同订立阶段，意味着当事人双方经过工程招标活动结束，充分酝酿，协商一致，从而建立起来的工程合同法律关系，订立合同是一种法律行为，双方应当认真、严肃拟订合同条款，做到合同合法、公平、有效。
1.订立合同的谈判，应根据招标文件的要求，结合合同实施中可能发生的各种情况进行周密、充分的准备，按照“缔约过失责任原则”，保护企业的合法权益。
2.合同当事人确定各方的权利和义务应遵守公平原则。
3.当事人行使权利，履行义务应当遵循诚实信用原则。
4.当事人应遵守法律、行使法规和社会公德，不得扰乱社会经济秩序，不得损害社会公共利益。
三、合同履行中的管理
施工及其它合同确定的目标必须通过具体的工程实施实现，由于在工程施工中的各种干扰的作用，常常使工程实施过程偏离总目标，控制就是为了保证工程实施按预定的计划进行，顺利地实现预定的目标，合同依法订立后，当事人应认真做好履行过程中的组织工作，严格控制合同条款，享受权利和承担义务。
1.依法签署的各项合同是项目建设工作开发的主要依据，在施工全过程中要督促合同各方严格履行合同，通过合同管理进行质量、进度、投资控制，保证合同目标的实现。
2.监督监理承包商履行工程合同中确定的各事项，协调合同履行中出现的问题，保证工程顺利进行。
3.对合同执行情况进行跟踪，将实施情况和合同条款进行对比分析，及时向各方提出合同实施方面的意见、建议，甚至警告。
4.对合同变更作事物性处理，如落实变更措施，修改相关的资料，检查变更措施落实情况，做好变更记录等。
四、合同发生纠纷时的管理
在合同履行中，当事人之间可能发生纠纷，当争议纠纷出现时有关双方首先应从整体、全局利益的目标出发，作好有关合同管理工作，合同资料是重要的有效的法定依据，以利纠纷的解决。
1.与合同对照通过对事件的分析，各专业工程师依据合同条款划清责任界限。
2.分析造成合同纠纷的原因。
3.收集造成合同纠纷各种技术资料。
4.提前控制落实各项管理措施，防止合同纠纷的发生
第六节、信息管理方案
一、工程信息管理的手段及措施
信息管理是工程建设中的重要组成部份是确保质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。本工程规模大、造价高既涉及到众多的承包商、众多的材料供货单位、业主、管理单位也涉及到政府各个相关部门相互之间的联系、函件、报表、文件的数量是惊人的因此必须建立有效的信息管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关信息确保信息资料收集的真实性信息传递途径畅顺、查阅简便、资料齐备等，使业主在整个项目进行过程中能够及时得到各种管理信息对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制才能有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作质量。
我公司通过ISO9001质量体系认证工作从文件体系中就涵盖了信息管理和资料管理而且对信息资料管理有了明确、规范的管理制度和方法。我公司在大型建设项目建设项目信息管理工作中拥有广泛的经验这使我们能帮助分包及供应商同业主、各级政府机关等单位保持联络，保证向业主等部门提交的各种文件形式符合要求对业主提出的任何要求我们能做出恰如其分、令人满意的回答。
从信息收集上来区分信息管理将由施工前期信息收集、施工中信息收集和竣工交验后信息收集整理三部分组成。
二、信息管理的主要任务
1、及时与业主沟通信息，使业主了解项目进展情况
2、工程建设中出现的影响项目目标的问题，及时通过信息传递报告业主
3、超出合同约定的各种变更，均应得到业主的批准指令。
4、定期向业主书面报告（监理月报或周报）项目三大目标的执行情况
5、建立工程会议制度。
6、督促分包及供应商整理工程技术资料，组织有关工程设计和施工的技术交底、资料管理、处理工程技术、经济、管理，以及材料物资供应、管理等方面的信息。
三、信息管理的主要内容
1、信息收集
①、建设前期的信息收集
②、施工图设计阶段信息收集
③、招投标合同文件及有关资料的收集
④、施工过程中的信息收集
⑤、工程竣工阶段的信息收集。
2、工程信息的加工处理
①、根据投资控制信息，对工程设计规模和采取的设备材料进行指示
②、依据质量控制信息，对工程设计质量进行指示
③、依据进度控制信息，对设计进度进行指示。
3、信息的检索和传递
我公司计划在项目部设置专职信息管理员，采用计算机进行信息分类以便快速检索和传递。提高信息的使用效率。
4、信息的使用
信息通过有条件共享，以便更好的进行投资、进度、质量控制以及合同管理。
5、工程信息分类
工程信息分类见如下表
工程信息分类表
类型
内容
投资控制信息
各种投资估算指标，类似工程造价，物价指数，概、预算定额建设，项目投资估算，设计概预算，合同价，工程进度款支付单，竣工结算与决算，原材料价格，机械台班费，人工费，运杂费，投资控制的风险分析等
质量控制信息
国家有关的质量政策及质量标准，项目建设标准，质量目标的分解结果，质量控制工作流程，质量控制工作制度，质量控制的风险分析，质量抽样，检查结果等
进度控制信息
工期定额，项目总进度计划，进度目标分解结果，进度控制工作流程，进度控制工作制度，进度控制的风险分析，某段时间的施工进度记录等
合同管理信息
国家有关法律规定，施工合同管理办法，监理合同，设计合同，施工承包合同，工程施工合同条件，合同变更协议，建设工程中标通知书、投标书和招标文件以及施工过程中形成的合同补充文件
行政事务管理信息
上级主管部门、设计单位、承包单位、业主的来函文件，有关技术资料等
四、信息管理的主要方法
1、建立计算机信息动态管理系统进行信息管理
公司根据项目进展的需要配置足够的计算机及网络传输设备，配置足够的计算机专业人才。项目部运用计算机进行文档管理，基本实现信息管理自动化。
我公司目前已经建立公司内部的信息库和网络平台，使公司各部之间通过网络平台确保信息畅通资源共享。
2、通过建立完善的信息、档案管理制度进行信息管理
设置专职资料档案管理人员，负责项目档案资料的收集、编目、分类、整理、归档。资料归档管理按国家档案管理制度执行。
3、建立文件传递程序、搜集和整理制度进行信息管理
在文件编制、编号、登记、收发制度上，有明确的规定的，力求做到体系化、规范化、标准化。
信息搜集内容应包括必要的录相、摄影、音响等信息资料，重要部分刻盘保存。及时准确地收集、传递、反馈各类工程信息，审核原始工程信息的真实性、可靠性、准确性和完整性。
4、通过会议制度进行信息管理
注意会议信息的收集，会议纪要按有关规定的要求存档。
五、完善的信息管理制度
主要的制度包括：
1、确定信息传输流程
2、信息管理组织制度
3、通过建立计算机网络管理系统进行信息管理
4、系统的信息收集、检索及传递程序进行信息管理
5、信息的加工整理
6、信息的存储、检索和传递
7、信息的使用
六、信息采集制度
1、组织管理制度
2、及时完善工程台账
3、分类信息采集