会议活动合作协议书.doc

会议活动合作协议书

重大活动合作协议书

合同编号：
生效日期：
届满日期：
　　　　　 签订地点：
甲方:
乙方:

本着平等守信、协商一致的原则，甲、乙双方就乙方为甲方举办会议提供服务事宜签
订本合同。本合同的附件均构成本合同的一部分。本合同签订之前，各方已经签订的相关合同、协议等与本合同相抵触的或未涉及到的条款均以本合同为准。
本合同及相关附件（打√项）
口 《关于***有限公司会议合作协议书》
附件1　 　 共　 __页
口 附件4　 共　　__页
口 附件2　 共 页
口
附件5 共_ 　__页
口
附件3 共 页

甲 方： 乙 方：
授权代表： 授权代表：
签订时间： 年 月 日 签订日期： 年 月 日

一、合作事项
甲方将于 年 月 日至 年 月 日，在乙方 处举办 会议，乙方将按照本协议为甲方提供住宿、接待、餐饮、会场、康乐、布展及其他与会议相关的服务、并提供安全保障服务，确保会议安全、顺利、成功完成。
二、住宿安排
2.1住宿基本情况确认：
下榻时段
每日客房保证数量
门市价
优惠价
备注

2.2费用：
乙方所提供给甲方客房费用均为上述表格所示优惠价格、该优惠价为含税价格，同时含
早餐、房间杂费 等；
除在本协议中明确约定外，乙方就其所提供的住宿和客房服务不得再向甲方其他任何费
用；
2.3 入住及退房时间：
入住手续办理时间：每日
离店手续办理时间：每日
特别约定：
2.4客房使用
甲方保证在乙方预订客房的使用率不低于 ，若甲方确认的房间数量出现变化，应及时通知乙方，乙方将以入住日22：00之前甲方最后确认的房间数为准。
因实践中，实际使用房间数与最后确认的房间数难免存在差异，如最终甲方实际使用房间数与最后确认房间数存在差异的，双方约定按照以下方式处理：
（a）甲方实际使用房间数与最后确认房间数存在的差异不超过百分之十（实际使用率达到百分之九十），双方根据实际使用房间数进行结算，未使用房间甲方无需付费；即乙方同意并认可实际使用房间数与最后确认房间数之间可以存在百分之十的差异，对于该百分之十差异部分甲方无需付费或承担费用；
（b）甲方实际使用房间数与最后确认房间数存在的差异超过百分之十（实际使用率低于百分之九十），对于超过百分之十的差异部分按照房价 优惠计算，百分之十的差异部分甲方无需付费或承担费用。
三、住宿服务
3.1乙方将按照合同约定，保证提供符合要求客房；
乙方确保在入住手续办理日期 前向甲方提供预定房间数的80%；其余的房间
前全部提供、落实到位；
乙方在 前按甲方要求提供房间数量、房型及具体房号。
3.2乙方确保所提供客房免费提供宽带上网服务、 矿泉水、 、等；
甲方授权乙方取消房间酒吧、洗衣、电话费，如客人需要自行到前台办理手续，费
用由 承担；商务单间和套房保留并免费提供房间酒吧和长话服务；
3.3乙方客房服务人员需每天查房，若有报损有权向当事人要求赔偿，甲方应予以协助；
3.4乙方保证甲方所订房间的房卡仅为交给甲方的唯一1套(根据床位数制钥匙)，不得再行为甲方客人制作房卡，如有特殊需要，需经甲方会务组人员签字确认方可；
3.5每天晚上22:00前，甲、乙双方核对当日发生的入住情况以明确每日的房间变更，经双方负责人签字确认后各自留存。
3.6商务套房应每日在客人吃完早餐回房之前整理干净；商务套房叫早服务必须由专业人员人工叫早，并提供称谓服务；
四、接待：
4.1甲方所有客人在乙方大堂办理入住手续，乙方将于 在酒店大堂安排好 人位接待台，在每个接待台配备合适电源供甲方使用。
4.2乙方将在接待大厅设置休息区，以方便甲方客人休息；
4.3如果甲方需要，乙方可免费提供VIP领导的迎送服务；
4.4乙方设有商务中心，为甲方客人提供机票、火车票定售服务以及打印、复印、传真等服务。
五、会议安排与服务
5．1 会议基本情况确认：
日期时间
会议地点
会场类型
人数
门市价
优惠价
备注

5.2乙方所提供会议安排与服务价格均为上述表格所示优惠价格，该优惠价格含税；
除在本协议中明确约定外，乙方就其所提供的会场服务不得再向甲方其他任何费
用；

5.3会场要求：
乙方将向该次会议免费提供茶水、矿泉水、纸、笔、白板、绿植布置，并保证会议期间会议室空调正常开启约26℃左右。
主会场布置：乙方为甲方免费提供500人使用的会议桌、椅，主席台摆放14个领导坐席， 1个演讲台，4个有线麦克及投影仪服务。
其他会场布置：
甲方若临时有会议室增减和会场形式变动，须提前1天及时通知乙方；
甲方如需在乙方公共区域和会议室进行装饰和布置，应告知乙方并由乙方予协助。
六、餐饮安排与服务
6．1 用餐基本情况确认：
甲方参会代表/客人用餐安排：约 人

日期
早中晚
地点
费用
餐标
备注

早餐

免费□
自费： 元/人 □

午餐

晚餐

甲方工作人员餐安排：约 人
日期
早中晚
地点
费用
餐标
备注

早餐

免费（含客房费中）
自费： 元/人

午餐

晚餐

6．2 用餐服务：
乙方不得向甲方收取用餐服务费，除非双方另有约定；
乙方安排适量人员在用餐时进行入座引导，同时甲方需安排人员进行协助，必须使每
桌坐满,如未座满开餐情况应请示餐饮负责人，并签字确认；
用餐人数超过或未达到预订人数的按实际用餐人数计算;
6.3酒水服务
甲方可自带酒水，乙方不得就此向甲方收取服务费用，除非双方另有约定；
甲方客人如自点酒水，未经甲方会务组同意，则乙方按餐厅正常报价向甲方客人直接收取费用；
6.4安全与卫生
乙方确保餐饮质量安全、卫生，如因乙方提供餐饮服务卫生及其他
不达标，导致甲方参会代表和工作人员发生生病住院或身体不适等情形的，由乙方赔偿相应的医疗费用及损失，并负责解决并承担全部费用；
6.5用餐确认
每餐结束后，甲、乙双方负责人核对当餐发生的用餐情况，甲、乙双方负责人核对用
餐数量并签字确认后双方留存确认单，未经甲方确认甲方不承担费用；
乙方每餐提供菜品与餐单均需甲方确认，如需变更需双方提前共同确认。
七．布展：
7.1布展地点与时间：
乙方允许甲方及甲方委托的布展公司免费使用 用作 ；
布展时间：
7.2布展项目与事项
会议期间的所有布展项目由甲方负责，甲方在布展时不得破坏损伤乙方会议地点的设施，包括墙壁、地面、桌椅等；
押金：
7.3宣传、条幅、道旗及其他
乙方允许甲方及甲方委托布展公司在乙方 处插放道旗、悬挂条幅、发放宣传片、进行展示等；如果此类行为涉及行政审批等，则由甲方负责处理。
7.4布展拆除
在会议结束时，由甲方负责将其悬挂的宣传品及时收回、拆除；
7.5未尽事宜，双方协商决议。
八、康乐安排
8.1康乐项目
乙方为甲方提供以下康乐服务项目：游泳、桑拿、壁球、网球、乒乓球、羽毛球、保龄球、沙壶球、台球等；
8.2费用及其承担
乙方为甲方所提供的康乐项目，均按照乙方标注价格的 折优惠；
费用承担：

九、其他服务与保证
9.1甲方客人如集中报到，乙方应在总服务台提供休息区并安排其他服务人员协助接
待；
9.2乙方确保会议、住宿、餐饮等相关设施正常使用，并提供应急措施与预案；
9.3在会议期间乙方有关人员牵头组成工作小组，全力配合甲方的工作，保证和甲方
有关会务人员每天24小时值班服务，协调解决会务工作中出现的各种问题，确保本次会议的顺利进行；
9.4如出现三人以上甲方客人集体投诉，乙方应尽快处理，并将处理结果及时反馈给
甲方。
9.5乙方承诺并保障甲方客人，参会代表与人员以及甲方工作人员，在乙方住宿、用餐、康乐、参会及参与其他相关事宜时的人身财产安全，切实履行安全保障义务；
如发生甲方客人、参会代表与人员以及甲方工作人员，在乙方住宿、用餐、康乐、参会及参与其他相关事宜时发生人身伤害和财产损害情形的，由乙方处理并赔偿由此产生的全部损失和费用；但生效法律文书确定乙方不承担责任的除外。
9.6其他
十、结帐条款
10.1甲方在会议期间每天发生的所有费用，由甲乙双方指定签单人于当日22：00之
前签字确认并作为最后结帐凭证；如无甲方签单人确认，则甲方不承担该笔费用；甲方有义务提前将签单人的签字字样提供给乙方。
10.2本次会议将于 年 月 日 时全部接受，甲方客人、与会代表在 前退房，甲
方工作人员在 前退房；
10.3在甲乙双方无其他争议的前提下，甲方将于全部退房完成后与乙方核实帐目、
确定最终费用，并于双方核实、确定无误后结清所有帐款，乙方同时按照甲方要求开具发票。
10.4甲乙双方对最终费用确认后，甲方在十个工作日内支付费用结清帐款，乙方同时按照甲方要求开具发票。
十一、设施及安全防火
乙方确保设施及其防火设施符合国家和地方规定，处于有效使用期内，具有相应功能，能够满足服务，达到法律法规规章制度之要求。
十二、不可抗力：
12.1不可抗力指自然现象、火灾、意外事故、水灾、地震、罢工或工厂关闭、骚乱、暴动或动乱、禁运、战争，任何将来的法律、命令、法规或其它政府行为。
12.2任何一方由于不可抗力的原因不能履行协议时，应立即通知对方并在力所能及的条件下迅速采取措施，尽力减少损失，否则应就扩大的损失向对方承担赔偿责任。在取得有关主管机关证明以后，允许延期履行、部分履行或者不履行协议，并根据情况可部分或全部免予承担违约责任。一方因不可抗力事件导致不能继续履行本协议约定义务达到7天时，另一方可单方解除协议，双方均无须向对方承担任何责任。
12.3因一方当事人迟延履行协议后发生不可抗力的，不能免除迟延履行方的相应责任。
十三、违约责任：
13.1 双方均应按照协议约定执行。任一方违反合同约定内容，违约方应承担由此造成
合同相对方的相关损失；
13.2乙方如违反本协议关于住宿、餐饮、接待、康乐、会议及会场安全防火、安全保障及其他服务约定的，乙方应按照合同总额的百分之二十承担违约责任；
13.3 由于乙方原因造成服务改变或者取消的，乙方应提前 日通知甲方，并赔付甲方本协议总额的百分之二十作为违约金。
十四、争议解决
14.1 在协议履行过程中发生争议，双方应当协商解决。
14.2 若协商不成的，甲乙双方同意就因本协议所引起的所有争议向本合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼解决。本条规定于本协议解除、终止或届满后仍继续有效。
十五、协议的生效和效力
15.1 本协议签署一式四份，甲乙双方各执二份，每份均为正本，经甲乙双方签字盖章后生效，具有同等法律效力。
15.2 若本协议的某一条款在任何方面被认定为无效或不能执行的，不影响本协议其他条款的效力，其他部分仍然有效。且解释本协议时，应视为从未包含该等无效或不能执行之条款。
十六、完整协议的组成
16.1 本协议及其各附表和附件构成甲乙双方之间完整且唯一的协议，已并入并取代先前所有的陈述、协商及书面文件。
16.2 协议履行过程中经签署生效的协议变更补充协议将作为协议有效组成，与本协议具有同样的法律效力。
16.3 由甲方提供乙方的任何订单或其它文件，如出现额外的、抵触的或不一致的条款和条件时，应以本协议及其各附件为准。本协议与其附件有不一致的条款和条件时，以本协议正文为准。

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