小微企业创业公司常用费用报销管理制度.doc

小微企业创业公司常用费用报销管理制度

小微企业/创业公司常用费用报销管理制度

第一条 目的
为了加强公司内部财务管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益。根据国家有关法律、法规和各项财政政策，制定以下规定。
第二条 适用范围
本规定适用于XX公司及下属所有子公司、分支机构。本规定所指的费用是国家税收法律、法规以及会计相关准则、制度允许列支的费用。所有费用必须是用于业务开展、公司运营，严禁报销个人消费或与经营无关的费用。
第三条 费用报销、审批流程
所有公司预算外费用或没有具体规定允许报销额度的费用必须先申请后报销。对于经常性发生的费用可以由部门一次性申请，每月在额度内报销。
（一）、日常费用包括：
1、市内交通费：
1) 公司没有配备车辆的业务人员（可根据公司具体情况而定）的标准报销市内交通费。
2) 公司后勤部门人员的市内交通费票据实际报销。
3) 出租车费用：经理级以上人员可以乘坐出租车；外地出差的出租车费用应与出差旅程、时间一致。通常情况下由家至工作地点的出租车费用不予报销，紧急情况下，由家至工作地点需要乘坐出租车的，应事先得到上级领导批准。由于工作需要，加班时间超过晚上10点的（可根据公司具体情况而定），允许报销出租车费。报销人在报销单据上注明时间、事由、出发地、到达地，并提供相应车票。
2、办公车辆费用：
1) 公司行政部为每辆车辆办理加油卡，加油和维修应服从公司统一安排，在公司规定的加油站和维修点进行加油和维修。对距离公司较远的区域，可在公司指定单位进行维修和加油。临时性出差不受定点限制。
2) 车辆保养和维护应按公司统一标准定期到公司指定保养点进行保养，由公司行政部统一管理、统一报销。
3) 大修或临时性维修车辆应提前以书面形式报告公司行政部，行政部对符合维修条件的车辆书面陈述意见，报分管副总批准后方可维修。
4) 车辆不允许发生美容费，车辆美容由公司统一安排。
5) 公司有包干费用的车辆不允许报销相关车辆费用及出差以外的交通费用。
3、餐费：
业务招待费：
1) 遵循由参加业务招待的最高级别人员付款原则。
2) 业务招待费应事先申请，得到批准后，在额度内报销。
3) 报销单据上应注明被招待人姓名、所在职公司名称、职务。
4) 合理选择酒店、菜品、饮品。
5) 由消费地点出具消费发票作为报销依据。
加班餐费：员工加班在21:00之后，20元以内（可根据公司具体情况而定）。
4、通讯费：
1) 报销额度（可根据公司具体情况而定）。
2) 其他经常外出办事需要报销手机费的人员，可以书面申请，经总经理批准后，将上述人员的名单、额度留存在财务部，作为报销时的核查依据。
3) 报销人必须提供由通讯公司出具的带有客户姓名和手机号码的客户通讯费账单原件，作为报销依据。预付电话费发票不得作为报销依据。
4) 手机报销只适用于本人，且一人一号。
5) 以上所列手机报销额度为最大额度，不超过额度的，按实际发生金额报销，超过额度的由本人自负。如确属业务事项发生的费用超出额度的，书面申请补报差额。
6) 公司座机话费。
5、办公费：办公用品、水费、电费、办公耗材等。
6、差旅费：费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。
1) 员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。
2) 特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。
3) 违反公司规定使用交通工具，一律按火车票报销超出部分由个人支付）。
4) 市场交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。
5) 员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用）。
6) 员工外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。
7) 办事处主任、部门经理的手机话费在公司报销标准内，扣除私人话费，实报实销。
7、会议费：证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。
8、备用金：
1) 根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支额度根据实际城要确定，由总经理签批。
2) 备用金借支后应及时冲帐，备用金占用时间应不超过15天（可根据公司具体情况而定），如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超一个月。
3) 对于长期占用备用金的，财务部将从员工的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。
9、其他费用等。
（二）、报销时间：每月月末最后一天（可根据公司具体情况而定），当月票据当月报销，原则上跨年的不予报销。
（三）、各岗位及部门审核、审批职责：
1、经办人：取得合法、真实的发票，上传报销单，注明事由、金额。
2、部门经理、分管副总：负责审核确定开支是否必要、是否属实。
3、财务会计：审核费用开支是否符合财务制度、会计政策和规定，审核票据合法性、合规性（超标准的必须注明：标准金额和超标准金额）；如属预算项目的，审核时应注意是否超出预算；需事前报批的项目，是否已履行报批手续（超报批计划的须注明：批准的计划金额和超计划金额）；有无超过规定报销时限；审批手续是否齐全。
4、财务部经理：审核、审批。财务部经理签批后，须报财务负责人和总经理审批。
5、财务负责人：对超标准的费用开支必须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销。
6、总经理：对超标准的费用开支须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销。
7、董事长：对超标准的费用开支须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销。
（四）、报销流程具体要求（利用移动报销工具“闪电报销APP”）：
1、录入及提交
1) 利用碎片化时间，在费用发生后及时录入票据。
2) 每月15号及30号为报销单提交日，当月费用务必在这两个时间点击提交。
3) 票据类别：根据发票选择对应的类别，若无发票根据实际发生的业务选择类别。
4) 票据影像：图片须清晰（能看清金额、发票抬头，日期，内容）。
5) 录入金额：此金额与发票金额一致，若实际发生额小于发票金额请录入实际发生额。
6) 票据类型：票据为发票请选择发票，票据若是白条、收据、其他等请选择非发票。原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况。或以其他票据充抵，但需要在备注里注明情况。
7) 费用日期：选择发票日期或者业务实际发生日期。
8) 项目：根据部门或者发票实际业务选择对应的项目。
2、报销单审批及放款
1) 各部门经理务必在报销单提交日及时完成票据审批。
2) 有问题的票据可以打回并填写驳回意见。
3) 报销单打印：审批通过后打印自动生成的报销单。
4) 票据粘贴：根据粘贴单明细选择相应发票，从左到右、从上往下的顺序依次粘贴。并按金额大小排列，然后将报销单覆盖在已粘贴票据的单据上，用胶水粘住左上角。
5) 财务收到纸质报销单后，应在工资发放日同时发放报销款，并发起收款确认流程，员工在收到款后，及时在“闪电报销”系统中进行确认。
6) 如果由于出差等特殊原因无法及时上交报销单，财务可以按照“闪电报销”系统中的数据发放报销款，并敦促企业成员补交票据。
3、费用报表
1) 财务及时导出费用明细，进行备份。
2) 利用费用明细，出具每月实际费用花销报表，上报总裁办。