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商务接待管理制度

商务接待管理制度

一、总则
为树立良好的企业形象，保障公司商务接待工作顺利、有序进行，特制订本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司各种商务接待工作。
三、接待分类
1、业务接待：指营销运营中心相关推进业务发展方面的接待。
2、贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。
四、接待原则
(一) 坚持热情、周到、诚恳、节约的原则，严禁铺张浪费。
(二) 坚持安全第一原则，包括客人食宿安全、财产安全、交通安全等。
(三) 坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围、难以解决的问题，应主动请示。
（四）坚持规范化、标准化、制度化原则。
（五）按接待等级、各负其责、相互配合的原则；商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般、上下一致、

齐心协力，共同做好接待工作。
五、接待标准
按接待级别划分，商务接待大致分为一级接待、二级接待、三级接待。
（一）一级接待

项目名称
说 明
适合人员
政府部门领导、企事业高级领导、公司特邀人员、特邀领导、外宾等；
交通标准
按上级要求预定；
住宿标准
公司总统套房或五星级以上酒店；
餐饮标准
配套接待用餐；
接待陪同人员
分管总监、负责人、院长、院长助理、董事长；
接待车辆
高级商务车（奥迪A6、帕萨特等）
其它接待
1、制定来宾接待方案，必要时安排公司客房内布置迎宾卡、鲜花、水果等；
2、公司显著位置布置迎宾条幅等；
3、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、餐桌配置鲜花、水果等；
4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；
5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；
6、必要时于来宾临行时赠送纪念品。
备 注

（二）二级接待

项目名称
说 明
适合人员
业务往来企事业单位中高层领导、负责人等；
交通标准
按上级要求预定；
住宿标准
公司标准套间或豪华套间或按上级要求预订酒店；
餐饮标准
配套接待用餐；
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管、分管总监；
接待车辆
中级商务车（帕萨特、迈腾等）
其它接待
1、必要时制作来宾接待方案；
2、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）等；
3、视情况经院长批准后安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；
4、必要时于来宾临行时赠送纪念品。
备 注

（三）三级接待

项目名称
说 明
适合人群
企事业单位对应职能部门负责人等；
交通标准
按上级要求预定；
住宿标准
公司标间或按上级要求预订酒店；
餐饮标准
配套接待用餐；

接待陪同人员
接口业务人员、部门主管；
接待车辆
普通商务车（桑塔纳、捷达、斯柯达等）；
其它接待
1、视情况安排相应饮品（饮用水、茶、咖啡）、营养餐；
2、必要时于来宾临行时赠送纪念品。
备 注

六、接待住宿管理
接待住宿分为公司内客房住宿及外部订房住宿两种。
（一）公司内客房住宿
1、根据接待级别安排相应客房：
一级接待—总统套房；二级接待—豪华套房及标准套房;三级接待—标间；具体可根据实际情况，在请示上级领导批准后适当调整。
2、住宿由商务接待专员依据审批后的《商务接待申请表》安排。
（二）外部订房住宿
1、公司现有客房客满无法入住时，可安排外部订房住宿，由商务接待专员根据《商务接待申请表》级别预定相应星级酒店，并报上级领导审核批示。
2、住宿由商务接待专员依据审批后的《商务接待申请表》安排。
七、接待用车管理
接待时需用车要在《商务接待申请表》填写清楚用车数量、用车时间、用车地点及要求，批示后由商务接待专员负责联系安排。
八、接待方式
1、业务接待：由营销运营中心主办人员陪同，根据业务需求选择公司内部订餐或外出订餐，就餐时须有营销运营中心经办人或指派专员陪同；如有需求，可安排到本地主要景点游玩。
2、贵宾接待：由公司领导及相关部门负责人迎接，公司领导或指派专员陪同接待，根据领导要求以茶点、烟、果盘等方式招待，如须就餐根据领导指示可安排于公司或外出就餐；如有需求，可安排来宾到本地主要景点游玩。
九、商务接待工作流程
（一）商务接待审批流程
1、业务接待流程：申请部门至少提前一周填写《商务接待申请表》（包含住宿、就餐、体检、景点参观，详见附件1）经部门负责人签字—-交人力行政部审核—-院长批准完毕后，将申请表原件报商务接待专员，由商务接待专员按申请表审批时间统一安排接待先后次序,无特殊原因不接急单。(申请部门应在《商务接待申请表》内明确填写各项内容)
2、贵宾接待流程：由公司高层领导提前三天告知商务接待专员，由商务接待专员填写《商务接待申请表》---交人力行政部审核—-院长批准完毕后，由商务接待专员统一安排接待。
3.由于紧急原因来不及提前填写《商务接待审批表》的，应事先电话征询院长同意，由院长口头授意，接待工作结束后应在24小时内补齐审批手续。
（二）商务接待工作流程
1、商务接待专员在接到《商务接待申请表》后根据表中明确的相关接待标准进行通知需配合部门/人员。
2、申请接待部门在接待过程中需指派专人与商务接待专员对接相关接待明细及要求。
3、商务接待专员根据申请表及申请部门要求落实安排好餐饮、住宿、体检、参观各项事宜并及时反馈申请部门各项接待工作准备情况，以保障各项接待工作的有序衔接。
4、商务接待专员应及时记录接待来宾信息，并汇总存档，以备后期查用。
十、商务接待要求
（一）接待贵宾时，应根据贵宾的特点、爱好、兴趣来设计接待活动。.
（二）接待人员须严格遵守公司相关规定，不允许有任何越格行为发生。
（三）商务接待人员在接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。
（四）接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。
（六）接待环境标准
1、物品摆放整齐，表面无灰尘。
2、地面干净无脏物，空气流通清新。
3、室温适度，灯光合适。
4、备品齐全。
（七）接待礼仪要求
1、仪表：面容清洁，衣着得体。
2、举止：稳重端庄，从容大方。
3、言语：语气温和、礼貌文雅。
4、态度：诚恳热情，不卑不亢。
5、迎接客户时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7、走廊引领时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
8、进电梯时：告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
10、送客时：送至公司门口或汽车旁，招手待客人远去后，方可离开。

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