合同管理制度(同名18568).docx

合同管理制度(同名18568)

DM-XZ-WI-02 合同管理制度 A/0
XXXXX有限公司

文件编号：DM-XZ-WI-02 版本/版次：A/0

合同管理制度

2018年6月1日发布 2018年6月10日实施

XXXXXX有限公司发布

合同管理制度
文件编号：DM-XZ-WI-02
版本
A/0
修订履历
版本
修订页次
内容
修订人/日期
批准人/日期

目录
1 目的 4
2 适用范围 4
3 定义 4
3.1 合同 4
3.2 部门 4
3.3 业务经办人 4
4 职责 4
4.1 总经理 4
4.2 综合部 4
4.3 各部门负责人 5
5 合同分类 5
5.1 一般性合同 5
5.2 重大合同 5
6 合同管理原则 5
7 保守商业秘密 5
8 管理程序 5
8.1 授权审批流程 5
8.2 合同的会审内容及要点 5
8.2.1 合同拟定 6
8.2.2 合同会审主题及内容 6
8.2.3 合同会审要点 6
8.3 合同会审与管理规定 6
8.4 合同的履行 7
8.5 合同违约处理 8
8.6 合同纠纷处理 8
9 附则 9
10 相关文件 9
11 相关记录 9

合同管理制度
1 目的
为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件等，公司各部门对外签订的各类经济合同一律适用本制度。
3 定义
3.1 合同
本制度所称合同指公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同或协议。
3.2 部门
本制度中所称部门指代表公司洽谈、签订合同的各业务、职能部门。
3.3 业务经办人
本制度汇总所称业务经办人是指合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本及经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
4 职责
4.1 总经理
审批公司所有合同、格式合同和各部门的合同文本
负责公司对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同
授权业务经办人员代表公司签订合同
4.2 综合部
负责草拟公司主营业务格式合同或公司重大、特殊合同；
监督、指导各部门起草及修订合同文本；
对履行中出现的重要问题进行分析，提出修改意见；
负责检查各类合同的规范性、合理性；对公司审批或签订的合同负责存档、立卷；
负责管理公司的各类合同；
配合处理合同的报批、见证和公证等事项；
配合处理合同纠纷；
参与有关合同的谈判、签订、履行等工作。
4.3 各部门负责人
负责草拟与本部门业务相关的合同文本
负责协助综合部拟定公司主营业务合同
负责初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款
5 合同分类
5.1 一般性合同
合同标的在2000（贰仟）元资金支出或2000（贰仟）元资金收入以内的一次性合同，或短期（有效期3个月以下）合同
5.2 重大合同
合同标的超出2000（贰仟）元资金支出或2000（贰仟）元资金收入以内的一次性合同，或短期（有效期3个月以上）合同
6 合同管理原则
合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，维护企业合法权益的原则；签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，并参照有关政策
7 保守商业秘密
管理、参与合同工作的一起有关人员，必须遵守《保密制度》为公司保守商业秘密
8 管理程序
8.1 授权审批流程
(1) 合同方预审阶段，一般性合同，业务经办人须提供两个以上备选方供选择；重大合同，业务经办人须提供三个以上备选方供选择，原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用公司制定的格式合同或部门合同文本。
(2) 综合部草拟的格式合同应经总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同；
(3) 各部门草拟的合同文本应经综合部审查/审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同；
(4) 业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、综合部审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
(5) 业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、综合部审查、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。
8.2 合同的会审内容及要点

8.2.1 合同拟定
(1) 综合部会同各部门起草公司格式合同、各部门拟定本部门合同文本及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由综合部、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。
(2) 合同拟定者负责合同在整个会审过程中的传递，直到合同盖上合同专用章后结束
8.2.2 合同会审主题及内容
(1) 综合部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核；
(2) 部门负责人主要负责对合同的合理性、规范性、经济性等进行审查；
(3) 财务部主要负责合同对方资信情况，价款支付等的审查；
(4) 综合部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等；
(5) 总经理主要是对合同的合法性、严密性和可行性等进行审查。
8.2.3 合同会审要点
8.2.3.1 合法性
包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等
8.2.3.2 经济性
主要指合同内容是否符合公司的经济利益；
8.2.3.3 可行性
包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
8.2.3.4 严密性
包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。
8.3 合同会审与管理规定
(1) 参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作；
(2) 会审人员应根据合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通；
(3) 会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误；
(4) 各会审部门对合同的会审工作累计不得超过2个工作日；
(5) 如有必要，在根据法律规定及公司需要的情况下，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案；
(6) 会审通过的合同报总经理审批后，综合部应统一进行分类连续编号，由综合部统一归档保管，
(7) 合同编号方法为：公司简称英文大写—文件类别—合同流水号
DM —□□—□□ □□□□□□□

流水号
文件类别
企业代码
a) 企业代码：公司简称英文大写DM
b) 文件类别：合同简称英文大写+部门代码/项目代码
如采购合同： HTCG
项目合同： HT+项目简称
产品销售合同： HT+产品简称
c) 流水号编号方法：
流水号为9位数字代码，组成结构为:
年份+月份+日期+流水号

三位数
二位数
二位数
二位数
如：2018年5月28日第一个文件流水号为180528001
(8) 公司对合同实行统一、基础管理制度，合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，所有相关人员应保守合同秘密；并由综合部及时归档。
(9) 公司由综合部主任备份合同或复印件，包括有关的文书、图表、传真件等，其他部门不得擅自保管合同，如因工作需要可采取借阅方式，未经许可不得擅自复印。
(10) 公司各部门都必须认真落实合同基础管理工作，具体如下
a) 指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作，并不定期检查其工作情况
b) 建立合同档案；
c) 建立合同管理台账，各部门应根据合同的不同种类，建立合同的分类台账和总台账；台账的主要内容包括：序号、合同号、合同名称、甲乙方、经手人、签约日期、合同标的、合同金额、签约部门、签约时间、履行时间、是否履行及备注等。台账应按时间顺序填写，做到准确、及时、完整；
d) 档案移交综合部存档时连同台账一起移交。
8.4 合同的履行

(1) 合同依法成立，即具有法律约束力。与合同相关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行；
(2) 与合同相关的部门应加强对有关合同履行的动态监督，对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理。各部门负责人及签约人应随时了解、掌握本部门所签订合同的履行情况，发现问题及时处理。否则，造成合同不能履行、不能完成履行的，应追究有关人员的责任；
(3) 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
8.5 合同违约处理
(1) 合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。
(2) 针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理：
a) 要求合同对方继续履行合同
继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本公司享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本公司就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务
b) 要求合同对方支付违约金
合同对方违约的，本公司可按合同约定要求违约对方支付违约金
c) 要求定金担保
合同对方违约，本公司可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保，违约对方履行债务后，可将定金抵做价款或收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金
d) 要求赔偿损失
合同对方因不履行合同义务或履行合同义务不符合约定，给本公司造成损失的，本公司有权提出索赔，具体索赔金额可以由业务经办部门会同综合部与合同对方协商确定。
(3) 公司自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务
8.6 合同纠纷处理
(4) 合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导
(5) 经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效；
(6) 合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决；
(7) 公司综合部会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总经理批准后实施
(8) 纠纷处理过程中，公司任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺
9 附则
本制度由公司综合部制定并负责解释。本制度报总经理审批后生效。
10 相关文件
《档案管理制度》 DM-XZ-WI-08
11 相关记录
《合同台账》 DM-XZ02-01
13