采购公司物资管理模式及岗位职责手册.doc

采购公司物资管理模式及岗位职责手册402020年5月29日文档仅供参考部门职能采购部部门名称:采购部上级部门:总经理下属岗位:采购员、统计员部门本职:采购公司所需物资主要职能:1 及时为生产经营提供所需的原辅材料、设备备品备件以及其它物资。2 掌握市场信息,优化进货渠道,降低采购费用。3 会同财务管理部、会计部确定合理的采购批量,及时了解存货情况,合理采购。4 汇总各系统的物资需求计划,平衡采购计划。5 评审供应商选择、建立供应商档案。6 组织采购合同评审,签订采购合同,实施采购活动。7 建立采购合同台账,并对合同执行情况进行监督。8 对大型采购进行比价或组织招标、竞标活动。9 采购物资的报验和入库工作。10 采购过程中的退、换货工作。11 采购合同、档案及各种表单的保管与定期归档工作。岗位描述采购部经理岗位名称:采购部经理直接上级:总经理直接下级:统计员、采购员本职工作:生产、办公物资供应及贸易品的采购直接责任:日常工作1 根据采购部各项物资的采购工作量,合理调度采购部人员和设备。2 根据各部门的物资需求计划和库存量,平衡采购量和采购时间,编制采购计划。3 组织进行物资的寻价和比价,审核比价单,并上报。4 根据审批意见,组织实施采购,并协调物资的运输。5 对于重大采购,组织进行采购合同的评审和会签。6 对于专业设备、仪器和物资委托使用部门进行联合购买。7 查看采购部预算的执行情况。8 配合质量与库管人员进行物资的验收。9 对于大宗采购( 万元以上),负责组织编制标书和进行招标。10 组织进行贸易品的采购。11 负责办理不合格物资的退换工作。12 检查物资采购台帐的建立工作。周工作1 参加生产调度会,针对供应管理中产生的各种问题,提出解决方案。2 每旬一次审阅统计员汇总编制的有关采购的统计报表。3 对采购合同的执行情况进行检查,如有问题及时向有关部门进行反馈。4 评估采购部的预算执行情况。5 每周末将平时检查各个岗位工作的情况汇总整理。汇总结果作为岗位平时考核成绩,是月度考核和述职的依据之一。6 每周五下午亲自检查采购部所属办公及责任区域的卫生情况,并在检查结果单上签字。月度工作1 审阅、分析,针对问题及时做出工作调整。2 负责按月报表与财务、库管等有关部门对帐,并对发现的问题及时作出处理。3 会同财务中心和库管部制订各种物资的采购周期,提高采购水平,保证生产。4 负责组织员工进行供货渠道的优化,寻找新的物资供应商。5 进行公司所需物资的市场寻价,对采购员的采购水平进行考核和监督。6 上报本月员工过失单和奖励申请单,将奖励面和奖惩额度控制在有关奖惩制度允许的范围内。7 每月组织一次所属员工培训,学习公司有关采购的制度规定,形成培训资料存档。对于不适应的和反映强烈的条款要形成修订建议文稿上报生产总监。8 收集物资使用质量信息,组织供应商的质量评审,并建立供应商档案。9 组织进行运输管理学习,降低运耗。年度工作1. 每年第四季度,组织制订采购部的年度预算。2. 负责拜访公司重要的供应商,建立良好的合作关系,确保公司生产物资的供应。3. 审查、批准采购员和统计员制订的工作计划。4. 每年底向总经理上报年度采购建议报告书,阐述采购面临的现实和潜在的隐患,提出消除隐患的方法和建议。5. 总结本年度采购管理的情况,对执行情况好的采购员提出奖励申请,报送总经理。领导责任:1 对采购管理指标的完成负责。2 对采购部工作影响公司整体工作的效果负责。3 对采购部报表数据的真实性、逻辑性、准确性负责。4 对采购的物资的质量负责。5 对采购的及时性负责。6 对采购部工作程序和规章制度的正确执行负责。主要权力:1. 对违反规定和程序的物资采购有拒绝权。管辖范围:1. 采购部所属员工。2. 采购部所属办公场所及卫生责任区。3. 采购部所属办公用具、设备设施。岗位描述采购员岗位名称:采购员直接上级:采购部经理本职工作:及时以合适的价格为企业购进合格的原材料工作责任:1 认真执行公司各项规章制度和工作程序,服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查,保质保量按时完成工作任务。2 对采购的物资进行询价(至少三家)。3 编制物资采购计划并报采购部经理审批。4 根据批准的采购申请单和询价结果实施采购,并负责索取所购物资的发票和单据以及相关资料,协助做好验收工作。5 参加商务谈判和拟订合同条款。6 协助采购部经理管理合同的副本,建立台账,进行合同登记,掌握合同的执行情况。7 优化采购渠道,适时填报供应商审批表。8 协助采购部经理进行供应商信用评定,据实提出对供应商信用评定意见,建立健全供应商档案。9 根据供货合同或订货单办理催货。10 具体办理采购物资交接、验收、报帐手续。11 及时向供应商反馈原材料质量信息。12 办理采购退货或换货。13 协调购入物资的运输工作。14 积极参加培训活动,努力钻研本职工作,主动提出合理化建议。15 做好业务记录以及记录的保管或移交工作,保守公司秘密。16 完成采购部经理交办的其它工作任务并及时复命。岗位描述统计员岗位名称:统计员直接上级:采购部经理本职工作:采购的统计工作责任:1 认真执行公司各项规章制度和工作程序,服从采购部经理指挥和有关人员的监督检查,保质保量按时完成工作任务。2 负责采购计划的保管。3 负责物资市场信息的收集。4 负责采购合同的保管和登记。5 负责采购报表的编制。6 负责供应商质量评审。7 负责物资使用质量信息的收集。8 协助采购部经理进行供应商信用评定,据实提出对供应商信用评定意见,建立健全供应商档案。9 根据供货合同或订货单办理催货。10 积极参加培训活动,努力钻研本职工作,主动提出合理化建议。11 做好业务记录以及记录的保管或移交工作,保守公司秘密。12 完成采购部经理交办的其它工作任务并及时复命。CG-ZD-01采购管理规定1 总 则 1.1 为了加强公司采购管理,规范采购工作,降低成本,保障生产经营活动的正常持续供应,特制订本规定。1.2 本规定适用于公司所有物资的采购。2 采购的组织及其权限2.1 公司的采购部负责公司所有物资的供应。2.2 采购业务及范围:公司采购分为原材料、辅助材料、机器设备及其备品备件、维修材料以及办公物资的采购。2.3 采购管理工作的任务。2.3.1 为了保障公司生产经营活动需要,必须做好公司物资采购工作。2.3.2 在保障供应的前提下,选择优质物资,确保采购物资的质量合格。2.3.3 开拓货源基地,优化供应渠道,降低采购成本。2.4 公司采购原则上采取统一采购,根据不同性质的采购对象,采取归口管理方法。2.4.1 生产用原材料、辅助材料由生产调度室负责提交物资需求计划。2.4.2 办公物资采购方面,由办公室统计并汇总,提交物资需求计划。2.4.3 生产设备、备品备件由设备能源部提交物资需求计划。2.4.4 化玻化药由中心试验室提交物资需求计划;2.4.5 劳保用品由计划调度事安全员提出物资需求计划。2.5 公司所采购物资属专业技术物资(机械设备、化玻化药)时,由相应部门配合采购员进行采购或公司经理批准后委托其它部门采购,相应部门应积极配合。2.6 各部门的月度物资需求计划(归口部门提出)必须在每月的25日报送到采购部,经采购部经理初步审核后,报送总经理,经总经理批准后,由采购部进行平衡,并实施采购。2.7 临时的采购申请根据审批权限进行审批,具体见。2.7.1 各部门所需物资申购均须事前填具,分预算计划内、计划外按程序办理审批。3 采购工作规定3.1 采购审批一律使用或:3.1.1 采购申请单和物资需求计划表各栏填写是否清楚,审批者是否签字。3.1.2 紧急采购申请单应优先办理。3.1.3 无法于需用日期办妥的采购申请,必须及时通知申购部门。3.1.4 接到撤销通知的采购申请,应先处理,并在采购计划中删除。3.2 询价及洽谈要求:3.2.1 充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其它特别要求。3.2.2 向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。3.2.3 有没有价格上涨、下跌因素。3.2.4 寻求其它更适合的替代品。3.2.5 经成本分析后,设定议价目标。3.2.6 同规格产品的供应商至少对比三家。3.2.7 寻价单应注明与供应商议定的成交条件。3.2.8 如果是紧急需求临时购买,采购人员能够参考以往之类似的价格。3.3 订购:3.3.1 需预付定金、长期需用的物资、采购金额 元(人民币)以上或有附加条件的采购活动应签订合同。3.3.2 分批交货的须在合同中注明。3.3.3 订购单(采用联络函或传真)交供应商,无法按需用日期交货的,采购部必须及时通知申购部门。3.4 采购要求:3.4.1 采购人员应对供应商所提供物资进行详细核对,确认是否与订购单或采购申请单所列内容一致。3.4.2 采购员购入的各种大宗原材料和设备必须有合格证和有关使用手册等资料。3.4.3 采购物资到达公司后,采购人员应及时通知仓库和质量管理部验收。3.5 收货:3.5.1 原辅材料入库前,采购人员填具,报质量管理部进行检验。采购人员接到合格通知后办理入库手续。3.5.2 其它物资需经申购部门验收后,并出具检验合格手续,采购部门方可办理入库手续。3.5.3 采购人员凭入库单和有效发票办理付款或报销。3.6 付款结算时采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符,有预付款或暂付款的应先扣除预付款或暂付款之后再付款。4 供应商管理4.1 建立供应商档案:4.1.1 采购部负责建立供应商档案,相关部门予以配合。对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。4.1.2 供应商档案包括:、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料。4.1.3 供应商档案由采购部经理负责管理,未经采购部经理允许,不得随便查阅。4.2 供应商调查:4.2.1 采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具,作为选择供应厂商的参考。呈采购部经理审核,报总经理批准。4.2.2 采购人员应依据每半年复查一次,以了解供应商的动态,同时依变动情况,更正原有资料内容。4.2.3 在每批物资供货结束后,供应商的资料记入,作为评审供应商业绩的资料。4.3 供应商的选点由采购部负责。在下列情况下,采购人员填写,提请有关人员审批。4.3.1 原有供应商被撤点。4.3.2 新供应商的物资更适合公司的需求。4.3.3 原有供应商由于各种原因拒绝供货。4.4 样品的检验:4.4.1 对经过初审的供应商所送检的样品,必须经质量管理部或有关部门进行各项指标的检验和检测。4.4.2 供应商提供样品同时应附带完整的检验报告及合格证明等资料。4.4.3 对经过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。4.4.4 如果评审结果不合格,要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者,取消其入选供应商资格。4.5 签订合同4.5.1 对于供货信誉好,资信度高的供应商能够与其签订长期(以一年为限)供货合同,以保证供应商的稳定。4.5.2 如果是代理商,须与其签署质量保证协议。4.6 供应商控制4.6.1 供应商每批供货,采购部根据质量管理部提供的各项检验数据建立供应商质量档案,并定期将检验单复印报财务管理部一份。4.6.2 如果供货不合格或供货不及时,采购部通知其进行整改。如果在一年中出现多次质量变动或供货不及时,报总经理批准则取消其供应商资格。4.7 供应商业绩考评4.7.1 采购人员定期整理供应商供货记录,会同质量管理部按供应业绩区分不同等级并制订相应政策。5 附 则5.1 本规定由采购部负责制订并解释。5.2 本规定报总经理批准后施行,修改及废止时亦同。5.3 本规定施行后,原有的类似规定自行终止,与本规定有抵触的规定以本规定为准。CG-BD-01月度物资需求表 申购部门: 日期: 年 月 日 编号: 序号物品名称规格型号质量要求数量估计价格用 途需用日期备注 申购人: 申购部门经理: 批准人: 注:本单一式三联,第一联申购部门留存,第二联交采购部,第三联交仓库。备注栏须注明预算”内、外”字样。CG-BD-02采购申请单 申购部门: 年 月 日 编号: 序号物品名称规格型号质量要求数量估计价格用 途需用日期备注 申购人: 申购部门经理: 批准人: 注:本单一式三联,第一联申购部门留存,第二联交采购部,第三联交仓库。备注栏须注明预算”内、外”字样。CG-BD-03坚持采购申请单 编号: 日期: 年 月 日 申请部门申请日期拟采购物资数量估计总价原申请单号坚持采购申请事由批准人意见系统总监总经理CG-BD04询价单采购申请单号询价单号申请采购商品的序号(或名称)供应厂商电话厂商报价(单价)(元)出厂价批发价零售价备注平均价采购员询价日期 年 月 日 采购部经理:CG-BD-05供应商调查表客户名称电话地 址简况负责人年龄电话性格总经理年龄电话性格接洽人年龄电话负责事项合同中的特殊要求经营状况经营方式口积极 口保守 口踏实 口不定 口投机业务口成长 口稳定 口衰退 口不定业务范围销货对象价 格口合理 口偏高 口偏低 口削价组 织口股份有限公司 口责任有限 口中外合资 口独资员工人数职员 人,员工 人 ,合计 人同业地位口领导者 口具影响 口一级 口二级 口三级付款方式态 度付 款 期方 式手 续与本公司往来年 度主要采购产品金 额旺季每月淡季每月客户负责人: 审核: 调查人:CG-BD-O6供应商审批表 年月日 编号:新供应商名称原供应商名称物资名称物资类别原因: 提出人: 日期:审核意见: 审核人: 日期:批准意见: 批准人: 日期:有效期 年月日 年 月 日CG-BD07退货单退货单位: 年 月 日 编号:品名规格型号退货原因计量单位数量单价金额千万百万十万万千百十元角分金额合计 大写 ￥ 附件 张批准人: 采购员: 库管员: 会计经理:注:一式四联。第一联仓库存根,第二联交采购部,第三联交会计部,第四联交退货单位。CG-BD-08替代品审批表 编号: 日期: 年 月 日 原采购物资采购申请单号替代品名称规格/型号生产厂家信用等级替代原因使用部门意见技术质量中心意见审批人意见系统总监总经理CG-BD-O9吉林星云工贸有限公司采购台帐 日期物资名称规格型号供应商数量单位单价(元)合计(元)合同号申请部门备注 制表: 审核: 日期: