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浅析ERP系统销售业务的会计流程重组探讨
【摘要】本文在ERP环境下，借鉴业务流程重组理论，重点分析了传统销售管理系统存在的问题，最后笔者提出了解决方案，这对我国企业成功实施ERP系统以及进行会计流程重组具有现实指导意义。
　　【关键词】ERP系统；会计流程重组；销售业务
　　一、ERP系统及业务流程重组概述
　　ERP系统概述
　　ERP系统是集信息技术和先进的管理思想于一体的管理系统，它充分利用现代信息技术建立信息网络系统，使企业经营管理活动中的物流、信息流、资金流、工作流集成和综合，实现了资源的优化配置，使企业能够迅速对市场变化做出正确的对应决策，最终提高企业的效益和竞争能力。
　　业务流程重组概述
　　业务流程重组或业务流程再造，是20世纪80年代末以来面对3C的挑战，国际上流行的一种新的管理观念和方法。它的内涵是指基于信息技术的、为更好的满足顾客需要服务的、系统化的、企业组织工作流程及相关活动，它突破了传统劳动分工理论的思想体系，强调企业组织形式以“流程导向”替代原有的“职能导向”，为企业经营管理提供了全新的思路。业务流程重组的核心是彻底重新设计企业流程，使得在成本或时间上获得显着的改善。
　　ERP环境下业务流程重组的必要性
　　从某种意义上说，企业实施ERP系统后效益的提高，一方面来自ERP系统软件本身，另一方面得益于业务流程重组。在ERP系统中应用业务流程重组的必要性体现在以下几个方面。
　　系统的产生背景要求进行业务流程重组
　　ERP最早产生于西方发达国家，是在西方发达的市场经济运行模式下诞生的。而我国当前的市场经济发展很不完善，管理思想和管理手段都相当的落后，与西方发达国家相比存在很大的差距。在这种背景下企业要实施相对先进的ERP系统，就有必要进行业务流程重组。企业必须按照ERP软件中国化的先进管理理念的要求，对当期的业务流程进行改造，使流程真正适合ERP系统的要求，只有这样实施ERP系统才有意义，不至于失败。
　　2.成功实施ERP系统的相应功能模块需要开展业务流程重组
　　ERP系统有一系列功能模块组成，这些模块固化了当前先进的管理思想与方法，它把企业的经营管理活动按照功能分为财务、销售、人事管理、库存、决策支持等几大模块。实现这些模块的功能，使ERP系统产生应用价值，就必然要求我们对企业原有的管理架构、部门设置、工作流程进行重组，这样才能使组织的现实职能结构与ERP内的功能模块相适应，才能保证ERP功能的真正实现。
　　3.落后的供应链管理要求进行业务流程重组
　　大部分企业仍沿用旧的经营管理模式，经营管理思想相对落后，仍然以质量、成本、生产周期为管理核心。出于对原材料和生产过程控制的直接考虑，一部分企业也扩大了自身规模，甚至参股到供应商企业中去，从而形成了纵向一体化、大而全、小而全的经营方式。这样的结果带给企业的却是对市场需求反应迟钝，生产成本不断提高，机构臃肿，市场竞争力下降，失去竞争优势。
　　4.企业开展ERP系统的最终目的要求进行业务流程重组
　　企业实施ERP系统的最终目的在于提高企业的经营管理水平，增强企业竞争力，获得竞争优势。这就必然要求我们在实施ERP系统的同时，对业务流程进行根本性的改造，提高企业竞争力。
　　二、传统销售管理系统存在的问题
　　事件触发规则存在缺陷
　　由于经济业务的复杂多变，规范化的销售管理模块并不能反映所有的经济业务。在ERP系统中，为避免实物风险，将销售成本的确认与实物的交付关联起来即：只有实物交付后，风险才真正转移。但这样一来，在ERP环境下，规范化的销售管理模块的销售收入依据发票确认，销售成本依据实物交付确认。在企业的实际销售业务中不可避免的会出现商品交付的时间和发票开具的时间不在同一会计期间内的情况，譬如“货票不同期”业务。对于这类业务，在ERP环境下无法实现销售收入和销售成本的相匹配。目前国内所使用的主流ERP系统均采用这种销售收入和销售成本的确认模式。另外，有些触发规则存在漏洞也给会计造假提供了机会，譬如：在销售系统开具发票环节，只要销售发货单经过审核就可以在销售系统开出发票，而不需要参考是否开具货运单。
　　会计处理与实际脱节
　　在ERP环境下要求会计处理与经济业务无缝连接：即所有经济业务在发生时即反映在会计信息系统中，会计信息能实时反映企业的现实情况。但有些财务软件的会计处理和实际情况脱节，不能反映真实的业务情况，譬如在委托代销中就存在账实不符的情况。委托代销的处理程序是：销售部门在接到受托方转来的“委托代销结算单”后，将以前填制的“委托代销出库单”传递到库存系统，经库存审核后又在存货系统登记存货的减少并制单结转成本，传递到总账；同时销售系统依据“委托代销结算单”开具发票，发票传递到应收系统，在应收系统制单确认收入。在这种流程设计下，企业只有收到委托代销清单后才在存货系统确认存货的减少，而实际情况是库存系统在填制“委托代销出库单”时存货已经发出了。所以，这种会计处理程序会导致在收到“委托代销清单”之前，存货的账存数大于实存数，与实际情况不符。
　　还有一种特殊的销售业务在ERP环境下也不能得到真实的反映，即商品已发出，但该销售还不符合收入的确认条件，故不能确认收入和结转成本，而《增值税暂行条例实施细则》规定，应在货物发出当天全额确认计税收入并据此交纳增值税。因此，这种处理程序不能处理此类业务。
　　三、ERP环境下销售业务的会计流程重组方案
　　完善事件触发规则
　　针对事件触发规则存在的缺陷，笔者认为应根据不同的业务类型设置尽可能完善的触发规则，以防止会计舞弊的发生，同时反映真实的销售情况。譬如：在开具发票环节增加触发规则，不仅需要调用销售部门的发货单和仓库的出库单，还需要调用货运部门的“货运结算单”。随着现代物流业的专业化发展，货物的运输一般由专业物流公司承担，物流公司的“货运结算单”作为一种外来凭证，能在很大程度上证明销售业务的真实性。所以，通过将“货运结算单”纳入开具发票环节触发规则中可以在程序上防止虚开发票行为。
　　对于“货票不同期”业务主要是由于商品交付的时间与发票开具的时间不在同一会计期间内所产生的，要是能将这两个时间调整到一个会计期间，这类问题就不复存在了。基于这种假设，笔者建议首先，在ERP系统内设置两个虚拟的特定保管区域，即“待开票区”和“待交付区”，分别对应“货票不同期”中的“货先票后”和“票先货后”两种不同的情况；其次，虚拟的特定保管区域设定在移出“待开票区”时，所移出商品的成本为销售成本，在移入“待交付区”时，所移入的商品成本为销售成本；第三，修改销售业务处理流程，将商品交付环节分解为虚拟交付和实际交付两个环节，虚拟交付环节负责完成商品从正常保管区域移置虚拟的特定保管区域。最后，在库存实物盘点和与财务对账时，需考虑两个特定保管区域的库存实物。
　　重组会计处理的业务流程
　　在信息化方式下，要重组会计处理的业务流程，充分实现财务业务一体化处理，实现二者的无缝连接。譬如，对销售相关处理流程的改进建议：将销售出库区分为不同类别，有“委托代销发货”、“发出商品发货”和“普通销售发货”。销售部门填制销售发货单时应征询会计人员的意见，委托代销类销售应填制“委托代销发货单”、尚不能确认收入的销售应填制“发出商品发货单”、能确认收入的普通销售填制“普通销售发货单”。存货系统对不同类型的发货单设计不同的自动转账模板，销售部门收到“销售发货单”、仓库的“出库单”及“货运结算单”后，开票部门与计税系统联机套打发票，每张发货单都对应一张发票。发票传递到应收系统，调用应收系统的自动转账模板制单。这里需要对应收系统的自动转账模板重新设计，即设计两个自动转账模板：一个是“纳税申报模板”，生成凭证为：借：应收账款；贷：应交税费——应交增值税。一个是“收入确认模板”，生成凭证为：借：应收账款；贷：主营业务收入。之所以可以将税费和货款分开编制凭证，是因为在ERP环境下，会计信息的存储与输出是分离的，存储过程发生变化不会影响会计的输出方式。在应收系统制单时，会计人员根据销售的实际情况决定何时调用何种模板：对于不符合收入确认条件的销售，按《增值税暂行条例实施细则》的规定只调用“纳税申报模板”；对于符合收入确认条件的销售，需调用“纳税申报模板”和“收入确认模板”。这种分类方法可以确保在纳税申报和收入确认时间不一致的情况下也能实现自动转账。

　　四、结语
　　业务流程重组被许多企业认为是一场对企业发展有重大影响的变革，而企业成功实施ERP系统的关键就是进行业务流程重组，销售管理又关系着企业的生存和发展，如何借鉴业务流程的理论和方法在ERP环境下对销售业务的会计流程进行重组是本文探讨的重点。但是技术不是万能的，并不是所以的业务都可以量化，也不是所以的控制手段都可以通过程序加以实现。ERP系统只是一种管理工具，能否发挥其应有的功能还取决于管理层的支持程度、系统使用者的综合素质以及企业的文化传统、经营方式等环境因素。因此，只有将管理思想和信息技术完美结合才是提高企业管理水平、增强市场竞争力真正有效的解决之道。
　　参考文献
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