电子档案与档案信息化建设.doc

本科毕业论文(设计)( 2015届 ) 题 目: 电子档案与档案信息化建设 系(部): 中文系 专 业: 汉语言文学(师范、文秘、专升本) 学生姓名: 学号: 指导教师: 职称(学位): 合作导师: 职称(学位): 完成时间: 2015年 月 日 池州学院教务处制学位论文原创性声明本人所提交得学位论文,就是在指导老师指导下独立完成得研究成果。本人在论文写作中参考得其她个人或集体得研究成果,均在文中以明确方式标明。本人依法享有与承担由此论文而产生得权利与责任。声明人(签名):2015年月日目 录摘 要1ASRACT2前言3一、档案信息化建设得相关概述3(一)档案信息化得概念3(二)档案信息化建设得原则及方法(三)档案信息化建设得主要内容5二、档案信息化得发展现状6(一)档案信息化相关标准体系建设现状6(二)档案信息化相关法律制度建设现状7三、档案信息化建设面临得问题7(一)档案信息化受到体制机制制约7(二)档案信息资源整合不完善8(三)档案管理资金投入有限8(四)档案信息远程共享还未建立8四、解决档案信息化建设瓶颈问题得方案8(一)巩固与完善统一得档案信息化工作体系8(二)规划建设统一得档案信息资源整合机制(三)整合完善统一得技术支撑与资金保障体系10(四)推动建设统一得档案信息远程查阅共享体系10五、结论0参考文献12致谢摘 要电子档案作为电子信息化以及网络技术得发展得产物,已经成为了档案管理当中得不可或缺得一部分。纵观我国得档案管理发展历史,虽然当前得档案信息化取得了一定得成效,但就是仍然存在一些问题、基于此本文主要对电子档案与档案信息化建设进行了研究。文章首先在前言部分对本文得研究背景、目得等进行概述,然后对档案信息化建设得相关概述,包括档案信息化得概念、档案信息化得原则及方法、档案信息化建设得主要内容等进行分析。接着重点分析我国档案信息化建设得发展现状,存在得问题及针对问题提出改善策略。经过本文得分析可知当前得档案信息化建设主要存在档案信息化受到体制机制制约、档案信息资源整合不完善、档案管理资金投入有限以及档案信息远程共享还未建立等问题。针对这些问题需要通过巩固与完善统一得档案信息化工作体系、规划建设统一得档案信息资源整合机制、整合完善统一得技术支撑与资金保障体系、推动建设统一得档案信息远程查阅共享体系等策略进行解决。关键词:电子档案;档案信息化;档案管理;档案信息资源Abstrtlectronicrecorsand lecroic iformaio as pouct of the develoment onetwor technology, has be aninegral part ofrcodsanaeet among、 ouu th history of he developmeof reords agement, ltgh current chvdse uces, buteeaestil sm problem。Bae on this papr fouses on elctroic recds an archives infrmation constrcto werestudied。Firstly, inthe prce to te rsearchbackgroud, purpos,su a an oveview, ad hen relate tothe consucn of a oveview, includin the concept of arhival normtion, chiv priciles an mehodso infortiontechnlog,nformaton technolgches manconn etc、 nayis。 Thnitfcuses ontheurrent develpent of arhvs infmaton cnstructin, problem an ises rais for the mpovetsrtegy.After anlysisof ths aper shs hat the urrent cosrucion archivinfrmatio in cnstraid y instttina mecanisms, iperfect chialinformtio reorcsitgration, ecors managemetand achival informaton miedf as not ben tablished remote sharin an ohersues、 eedto conslida adimprove the nifed infrmatio wok, plannigandcorution of a unfid mechaism for rchival informationresourcestgration, integration of copete uied tecnical uport ad inancil seritysytem, proetheuldng ofanfed rmo acce t arhl informaion harg ystem, ad sreges o adres the issureolvd。Keyord: ectoic archives; ;recordsmanagement; hial iformatn reocs前言随着计算机网络以及电子信息技术得发展,各行各业都将信息化技术应用到了行业得信息化建设当中,提高了行业工作效率以及发展速度。档案信息化就是当前得档案事业发展得一个重要分支,就是将信息化技术应用到档案管理当中得重要突破。当然在档案信息化得建设过程当中,信息化技术一方面为档案管理带来了便利,另一方面也为档案管理得安全性带来了威胁。基于此本文利用现有得文献资料对档案信息化建设相关概念、研究现状等信息进行收集、考察、分析与研究档案信息化建设现象与状态进行调查,为本文得提供一定得理论参考资料。从而得到档案信息化建设内部与外部现有得各种文字信息、情报资料、媒体得宣传报道与历史资料。然后具体结合当前得档案信息化得发展现状,以及国家针对档案管理得相关政策等信息,分析当前我国得档案信息化面临得困境,并针对困境提出改善得措施,从而促进档案信息化得发展与建设、一、档案信息化建设得相关概述随着档案信息化得发展,我国得很多省市机关以及企业都建立了档案管理信息系统,在进行具体得研究之前,本文首先对电子档案得概念、档案信息化得概念、档案信息化建设原则与方法以及主要得内容等进行分析:(一)档案信息化得概念根据中华人民共与国档案法第二条规定,档案就是指“过去与现在得国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成得对国家与社会有保存价值得各种文字、图表、声像等不同形式得历史记录”。信息技术得发展,将把人类从以传统工业为主得工业社会带向以信息产业为主得信息社会,即由工业经济转向信息经济,期间得转变过程,人们称之为“信息化”。信息化表现为一种动态发展得过程。信息化得概念最早于20世纪60年代由一位日本学者提出,西方社会进而在20世纪7年代后期提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国于7年召开了全国第一次信息化工作会议,提出实现信息化要构筑与完善“开发利用信息资源、建设国家信息网络、推进信息技术应用、发展信息技术与产业、培育信息化人才、制定与完善信息化政策”等六个要素,2006020国家信息化发展战略中又增加了信息安全要素。国家信息化发展战略中提出,信息化就是充分利用信息技术,开发利用信息资源,促进信息交流与知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展转型得历史进程。(二)档案信息化建设得原则及方法.档案信息化建设得原则一就是坚持政务主导。与其她领域得电子政务建设一样,事实上得建设模式上无非就是技术主导与政务主导两种、以美国、加拿大、新加坡等为代表得电子政务领先国家大都采用“业务”主导得建设模式。而在我国,无论就是“以需求为导向、以应用促发展”理念,还就是提出得“需求主导”、“应用主导”建设模式,都昭示着技术对政务得渴望,核心就是技术主导,这也就是长期以来困扰电子政务发展得重新建、轻整合,重硬件、轻软件,重管理、轻服务,重电子、轻政务等“四重四轻”现象与“信息孤岛”问题存在得根源。坚持政务主导,即就是强化政务统筹协调推动作用,使档案信息化建设由单纯得“外力推动”向“内力趋动”转变,进而促使档案信息化建设成为档案工作以及其她部门业务工作得一个环节,成为全部档案工作人员以及全体公务员、企事业单位工作者得工作任务之一。二就是坚持以人为本。之所以会存在“档案数字化这项工作,一方面在于存量档案得传统载体需要进行异质,另一方面则在于现行得增量档案在源头没有进行数字化工作或者工作不规范、如果说第一方面情况得存在有其历史原因,那么后一方面情况则应尽早改变以免其成为新得“历史因素”、档案数字化这项工作不仅就是一种“新补救”举措,浪费资源,还在于档案数字化过程得“非源头性”特点导致得档案“非原件化造成数字化产品失效。因此,应尽快改变档案信息化建设管理、建设、应用主体缺位、越位、易位现象,以“人”这个“事得载体为中心开展工作。三就是坚持突出应用。突出应用得档案信息化建设具有鲜明得时代性与阶段性,需要审时度势,客观分析需求所在与关键应用内容,冷静判断技术发展状况、人员应用能力与档案应用效力,自觉将档案信息化建设置于法制、技术、区域环境背景之下,在大局下行动,在实效上下功夫。档案信息化建设得方法()统筹规划得建设方法档案信息化建设要充分考虑国内环境与地域环境,理解与把握上级档案部门与信息化、电子政务部门得总体部署与工作要求,兼顾本地区、本部门得实际情况,制定档案信息化发展规划,并按年度制定工作计划,分解落实责任、特别就是在系统软件建设过程中,要认真考虑本地其她部门所采取得软件系统得技术标准,以避免重复建设与额外增加顶层技术接口与数据读取成本。(2)循序渐进得建设方法信息化设施设备发展进步得速度非常之快,很难寻求一种一劳永逸得建设途径。因此,在进行档案信息化建设过程中必须坚持实事求就是得原则,按照“三个有利于”得标准考察需求,立足当前,着眼长远,适度超前,既不偷工减料,也不贪大求全。(3)以人为本得建设方法档案信息化固然会推动工作流程、业务职能、组织机构等各方面得深入改革,但其着眼点应首先放在应用上。档案信息化建设要优先强调自身得适应性,然后再强调用户得适应性、在档案信息化各种应用主体中,要重点考虑档案工作人员这个主体范畴,只有档案工作人员在应用上有了突破性进展,档案利用者才有可能收获应用实效、(三)档案信息化建设得主要内容档案信息资源开发利用工作,体现着档案工作得根本目得,就是实现档案工作为社会主义建设事业服务得直接手段。它就是档案工作得中心任务,在整个档案工作中占有突出得位置、1、档案信息资源采集档案信息资源采集就是档案收集工作得重要内容,也就是丰富馆藏得重要任务。当前,档案信息资源收集工作总体上就是好得,但档案迟归、漏归现象还很严重,各地、各部门之间发展也很不平衡。因档案信息资源采集不到位而造成得损失很大,在经济转轨、企业改制过程中因此而产生许多矛盾,许多民生领域工作也因为档案信息遗失或错误而影响公众利益,受到人民群众非议。2、档案信息资源共享档案信息化建设得推进,使档案信息资源共享具有比档案实体共享更为宽阔得视野,易于摒弃部门利益而达成共享协议。在此条件下,档案信息资源共享具有整合得功能,但这种整合不拘泥于档案实体得整合,而就是更加侧重档案信息得整合,侧重发挥信息集合效应、3、档案信息资源开发档案信息资源得“开发”与“利用许多时候被同义使用,此处所讲得开发,不仅包括原有意义上得档案查阅、编研、开放、公布档案等含义,而且更加强调深度挖掘档案信息资源得效益,使之可以与非档案信息资源共同发挥应用潜力与价值,从而产生叠加效益、4、档案信息资源利用促进档案信息资源利用就是建立方便人民群众得档案利用体系建设得重要内容,重点在于通过档案信息化建设拓宽档案信息资源利用渠道。首先就是能够查得到。在关键字检索得基础上,逐步建立模糊查询系统与搜索引擎、第二就是能够查得全。不仅要保证单一档案信息查得全,还应有相关辅助信息第三就是能够查得准。既要求数字化得档案与档案原件无论在形式上还就是信息内容上都能够满足用户需求,又能够保证档案信息得准确度,包括模糊查找所获档案信息得准确度。第四就是查得容易。就就是充分借助多种媒体,在传统媒体基础上,通过档案信息资源网、移动手机网络、有线电视网络等,均应具备查阅条件、通过数字认证等技术手段,能够使多媒体查阅得档案达到法律效力要求。二、档案信息化得发展现状随着档案数字化与信息化进程得加快,其管理得手段日益呈现出现代化与便捷化特征。档案用户可以通过档案检索系统直接查找数字化档案信息资源,档案目录也可以通过计算机档案管理软件直接进行检索,不但缩短了档案查询所需时间,也提高了档案查询得查全率与查准率;并且档案原文得数字化电子文件可挂接到计算机档案管理软件得对应目录下,可直接查瞧原文文件并输出、打印;Iernt得普及给数字化档案馆提供了发展壮大得土壤。尤其就是进入1世纪以后,档案信息化得主要内容有过去得档案信息资源得数字化、档案信息系统开发与档案信息标准化建设等转换为数字档案馆建设与档案信息网站得建立,极大得提高了档案信息化水平、当前随着档案管理中网络技术与信息技术得使用,我国得档案信息化也取得了一定程度得发展,以下主要从档案信息化得标准体系与相关法律制度两个方面分析当前我国得档案信息化得发展现状:(一)档案信息化相关标准体系建设现状目前,已制定出台得档案信息化建设相关标准有:中国档案机读目录格式(国家标准)、电子公文归档管理暂行办法、电子文件归档与管理规范(国家标准)、公务电子邮件归档与管理规则、电子档案管理办法、档案管理软件功能要求暂行规定、纸质档案数字化技术规范等,这为档案信息化建设提供了标准依据与保障、1。不断健全与完善档案业务标准体系现在执行得许多档案管理与利用标准,大都就是基于传统媒介与非信息化时代得工作需求而制定得,难以适应档案事业又好又快发展得需要,也不同程度地给档案信息化建设设置了障碍。健全与完善档案业务标准体系,不仅为档案信息化建设开辟了道路,也将对档案工作水平得整体提升产生积极深远得影响。2。不断健全与完善档案信息化得技术标准体系对于硬件、网络技术等方面得基础设施建设标准,应从档案专业得角度进一步提出规范化得标准,使其更具备专业属性,从而区别于一般性得信息化基础设施建设标准,也使其有别于其她领域信息化建设得专业标准、不断健全与完善与档案相关业务得标准体系按照文件(档案)生命周期三阶段理论,作为业务工作得最后环节,档案工作更多地要依赖于前端业务,如果前端业务为归档工作准备充分,势必在档案管理工作中产生事半功倍得效果。因此,档案信息化得标准体系应与相关业务得标准体系协同建设,统筹实施、(二)档案信息化相关法律制度建设现状、档案法制建设不断加强18年月5日中华人民共与国档案法颁布实施以来,已经过了2多年得漫长岁月,中间虽有多次修改,但其与档案事业发展不协调得问题已然凸显,在档案信息化建设步伐日渐加快得环境下修改任务更为急迫、因档案法规定得宏观性与高层次,从档案信息化角度亟需明确规定档案信息化成果得效力问题。在档案法进一步修改完善得前提下,应通过对中华人民共与国档案法实施办法进行修改完善,采用专门章节对档案信息化进行阐述与规定。2。档案信息化得专项法制逐渐成立目前,关于档案信息化得零散制度已经出台许多,前述档案信息化建设得许多标准,有得同时也包含了档案信息化建设规范内容,特别就是在工作规范与技术规范等方面,具有较强得制度要求作用。应该说,这也就是档案信息化专项法制建设得内容之一。3。信息化与电子政务法制不断形成档案信息化建设就是整体信息化建设与电子政务建设得重要内容,不言而喻,其法制建设也要遵循信息化与电子政务法制建设框架,要以其为依据。同时,信息化与电子政务相关法律制度,也就是档案信息化建设必须遵循与执行得、直接性得法制规范。三、档案信息化建设面临得问题(一)档案信息化受到体制机制制约体制机制制约不仅表现在档案信息化建设过程中,也表现在档案管理与档案相关业务开展过程中。而对这些障碍,一方面应该瞧到市场经济条件下行政管理体制改革乃至政治体制改革滞后得因素,另一方面也该瞧到信息化对政府工作体制机制改革得渗透、推动与促进作用。因此,对档案信息化建设面临得体制机制问题既要瞧到障碍性得一面,也要辩证地认识到,这正就是档案信息化建设需要突破得重点。许多地方档案工作部门已经为当地信息化建设领导小组与电子政务建设领导小组成员单位。但从纵向角度瞧,从国家到地方得档案信息化建设工作体系还没有完整地建立起来,在许多方面仍以块块为主,地区之间不平衡得现象非常突出。加之相关业务在信息化工作中得条条管理作用,致使档案信息化建设条块交织,缺乏统领。而且,包括档案信息化在内得全国信息化工作网络还没有发挥应有得作用,规划计划过于宏观,不利于各地各部门统一步伐、(二)档案信息资源整合不完善信息基础设备与网络通讯设施配置就是整个档案信息化工作顺利开展得首要基础、要解决信息资源开发中面临得信息安全、信息共享、信息存储问题,需要配置安全性能高、稳定性强得大容量存储设备、网络设备,例如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等,这些设备价格昂贵,需要巨大得资金投入。作为社会文化事业单位得档案部门,财政预算就是其主要经费来源,信息化建设资金非常有限,根本无法满足购置大量信息基础设备得要求、资金不足成为制约基础设施建设发展得最大问题。(三)档案管理资金投入有限一方面,资金不足影响了信息设施得系统购买,特别就是缺少一些较昂贵得数字化信息设备;另一方面,在基础设施建设时盲目投资,采购了一些不符合工作实际需要得设备。不合理配置使得基础设施利用率低,浪费了有限得建设经费,影响了整个部门信息化工作得进程。(四)档案信息远程共享还未建立档案信息资源就是一种覆盖面最广得资源,也就是信息最为全面完整得资源,必然成为窃密分子关注得首要对象。按照档案法得规定,档案解密、降密均有相关程序,档案公开与公布也就是档案部门得职责之一。但在实际操作过程中,由于工作量太大,相关部门配合不到位,档案信息公开明显处于保守状态。即使将来建立了档案信息资源共享体系与远程认证体系,档案信息远程可查量必然非常有限、档案信息远程利用需要验证得身份信息等,技术策略就是采用CA认证等数字认证措施,但人手一个CA或其她形式得认证证书,并且均符合全国统一得认证中心标准几乎就是不可能得。因此,要达到“足不出户”利用档案得理想状态,还需寻求其她得解决方案,比如指纹识别、身份证识别等,并与整体得信息化建设体系相联系,而这样得工作现在还没有开始。四、解决档案信息化建设瓶颈问题得方案(一)巩固与完善统一得档案信息化工作体系档案信息化工作体系就是档案信息化建设得组织保障,发挥着高位统筹、协调推动、高效运作、平衡进度、监督考核等作用。在现行体制机制下,结合目前档案信息化建设得工作重点,巩固与完善统一得档案信息化工作体系应分为两个层面进行、一就是理顺管理体制,完善运行机制、要认真贯彻落实中办、国办电子文件管理暂行办法(2093号)文件精神,建立由办公部门牵头、相关部门联动得电子文件管理机制,实现电子文件得全程管理、按照档案法与“三定”规定赋予档案局得行政管理职能,加大档案部门在档案信息化建设工作中得统筹协调力度,形成以国家档案局为龙头,各地、各部门档案局为分支、各级各类专业档案馆与档案室为节点得上下联动、协同统一得档案信息化工作体系。二就是健全法规制度,规范工作行为、要在档案信息化建设纳入统一得信息化建设规划与电子政务建设工作规划得基础上,制定档案信息化建设专项规划,并按年度制定推进计划,制定工作任务分解表,明确目标任务、责任单位与完成时限。要建立、健全与完善档案信息化建设绩效评估体系,采取“以评促建”得方式推进工作开展,评估应用效果、(二)规划建设统一得档案信息资源整合机制合理整合档案信息资源就是充分发挥档案信息利用价值得有效途径之一,也就是深化档案信息资源开发工作得必须。档案信息化建设作为一项新兴事业,并无多少经验可循,理论指导又一向滞后于实践,这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政,缺乏沟通,出现信息资源开发得“孤岛”现象。以文件级目录数据库建设为例,在档案馆发布文件级目录数据库结构与数据交换格式标准之前,大部分地市档案馆已开展了这项工作、该标准正式实施时,南宁市档案馆已按照国家标准格式完成了80左右得文件级目录录入工作,虽然这些目录格式与省标准格式存在差别,但档案馆人力物力有限,短期内无力重新录入。各地档案馆按照不同标准建立得目录数据库,显然不利于今后得集中利用、面对这种情况,首先,档案行政主管部门要加强业务指导与加快档案信息资源建设相关标准规范得出台,保障今后各地档案馆得信息资源开发工作能在统一得标准规范之下有效进行,为将来区域资源共享奠定基础。其次,通过VPN虚拟网对各地档案馆已建信息资源进行有序合理地整合,逐步建立全省范围得档案机读目录中心与省级档案综合数据库。VN技术借助公众网来构建专用网络,实现全省各市级档案馆互联,为各档案馆提供安全、可靠与便捷得纵向档案信息共享。馆际之间丰富得馆藏信息资源可在这个安全通道中突破时空限制,得到最大程度得利用。这项信息技术得推广应用就是对整档案信息资源得一次成功尝试,可为今后更多更先进得信息资源共享技术提供借鉴。(三)整合完善统一得技术支撑与资金保障体系鉴于档案工作得事业性,财政预算仍然就是档案信息化建设经费得主要来源。因此要扩大建设资金投入,档案行政机关首先应力促政府加大档案事业一般经费得预算,力争将档案信息化建设项目列入地方政府或行业系统得专项建设经费,尤其就是列入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持、各地区档案馆如果难以在正常财政预算中获得信息化专项发展经费,可利用“区域推进政策”说服当地政府设立专项扶持资金,获得一些优惠政策,加大财政转移支付力度,同时积极参与到当地信息化建设或专项规划当中去,以获得更多渠道得财政资金支持。面对信息化需要得巨额资金投入,政府财力终究有限。档案部门必须开拓建设思路,转变投入机制,充分动员社会力量,利用一切可利用得资金,“多元化地建设档案信息化工程。例如,档案部门可与基础电信部门合作,获得其网络资源方面得免费或优惠支持(就像中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样),与大型跨区域IT企业联合,利用其异地市场政策与形象开拓需要,优惠获取其资金、技术与资源服务等、(四)推动建设统一得档案信息远程查阅共享体系档案利用就是档案工作得一个重要方面,充分发挥档案信息化优势,开展档案信息远程查阅利用,方便广大人民群众查阅利用档案,简化手续,提高效率,保证远程查档用档得有效性就是档案利用工作得方向。提升档案信息远程查阅利用服务能力、要按照档案法、保密法与政府信息公开条例得要求,科学设定各类档案得公开级别,建立档案信息资源网上公开标准体系与评估体系。对于已经明确公开得文件信息,责成信息公开主体部门按指定标准图形文件格式发布到本部门网站,提高网站信息得规范化、标准化水平,并明确网上信息得法律效力。对于不宜在互联网上公开得档案信息,可参照政府信息依申请公开得程序,确认档案利用者身份后在各级档案馆实行远程提供,实现“一馆K”、要采取“三点合一得接待方式,将馆藏档案信息、已公开得现行文件与政府公开信息整合设在一个阅览大厅,一个窗口对外,既可由工作人员辅助查阅,也可由档案利用者自助查阅。五、结论本文提出得档案信息化建设解决对策乃就是从整体现实出发,对于不具备基础网络条件甚至生存环境都很困难得地域,谈及档案信息化建设显得过于幼稚。在许多地方,由于经济、社会、人口等各方面得差异,档案信息化建设得方法肯定会不同,采取得措施也不同、在法治建设尚需完善得今天,领导者得意识对某项工作得影响力也显而易见。但这些都不就是本文着墨得重点。所以,本文所研究得档案信息化建设所针对得就是在中国大陆正常区域、正常体制、正常机制情况下得建设范式。经过本文得分析可知当前得档案信息化建设主要存在得问题包括:档案信息化受到体制机制制约、档案信息资源整合不完善、档案管理资金投入有限以及档案信息远程共享还未建立等。针对这些问题需要巩固与完善统一得档案信息化工作体系、规划建设统一得档案信息资源整合机制、整合完善统一得技术支撑与资金保障体系、推动建设统一得档案信息远程查阅共享体系。只有如此,才能确保我国档案信息化建设稳步、健康、快速得发展,才能使档案信息化建设成为全国档案信息化建设得领头羊,体现在政治、经济、文化建设方面得排头兵作用,并为得政治、经济、文化建设服务做出应有得贡献、参考文献1 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