9物业收费管理制度.docx

9物业收费管理制度物业收费管理制度为了规范公司各物业管理收费工作的管理，完善收费记录等基础会计工作，加强对物业管理收费工作的会计监督，结合本公司实际情况，特制订本制度。一、 总则（一）本制度是依据中华人民共和国会计法等法律法规制订的强制性规定，各管理部门必须严格参照执行，对于试行过程中出现的问题可及时协商解决。（二）物业管理部门负责人应根据本制度规定组织、管理收费工作，并对收费管理制度的建立健全及有效实施负责。（三） 物业管理服务费用途：主要用于支付办公区域范围内的公共设施和设备的运行、保养、日常维修、清洁消杀费、绿化养护费、治安费及小区有效物业管理所发生的必要成本支出等。（四）收费管理制度应达到以下基本目标：1. 规范各类收费行为，保证收费资料真实、完整；2. 不相容职务由不同的人员担任；3. 建立并完善收费记录，保证各类相关账册的记录准确，并做到数据来源清晰、账账相符；4. 各类数据应及时上报公司财务部，保证财务数据及时传递，为管理活动提供及时、准确的信息；5. 加强对物业管理费收支活动的会计监督。二、 收费分工（一）按照不相容职务相分离的原则，收费业务授权批准、收费业务执行、收费稽核检查等工作应由不同的人员执行，以达到明确职责权限，形成相互制衡机制。（二）以下工作是不相容的：1. 收费金额确认工作与收费工作；2. 水、电、气等费用的抄表工作与收费工作；3. 各类押金收取标准、押金退回的确认工作与收费工作；4. 应收款的记录工作与收费工作。（三） 收费工作分工如下：1. 物业主管负责应收管理费和其他相关费用收取标准、收费起止时间的确认工作；2. 物业主管负责确定押金收取标准、押金准退批准及处理工作；3. 水电工负责辖区内所有由公司支付费用的水电表的抄录工作；4. 收费员负责以上各项经确认的收、付款内容进行收、付款作业，编制相关报表；5. 统计员负责数据的统计工作；6. 财务部负责收付款业务的稽核工作。三、 收费程序（一） 物业管理费、空调费、暖气费收费程序：1. 由物业主管在当月5日前根据相关收费文件和管理情况确认当月应收金额，打印应收清单，经物业管理主任签字确认后，报物业管理部收费员及公司财务部。2. 物业主管依据经确认的本月应收管理费明细填入管理费收费台账的相应栏内，内容包括：应收费所属时间、管理费小计及累计金额并签名盖章。3. 收费员依据管理费收费台账的记录情况，收取相应的管理费。（二）水电费收取程序1. 水电工应在次月5日之前抄录水、电表，报收费员，收费员据以计算相关费用，区分代收代付和公司自用情况，并在7日前上报财务部，水电表的抄录时间应尽量与水、电部门的抄表时间统一。2. 水电工应对公共区域的水电的耗用情况负责，按月统计公共水电耗用数据并进行对比分析，发现异常情况应及时排查，确保无漏水现象。（三）押金的收退程序1. 收取各类押金时，由物业主管根据相关规定的收费标准，填制收费通知单，收费员根据通知单收取押金。2. 退押金时，由物业主管根据具体情况确定退款金额，并报物业管理主任签字，收费员据以退付押金。3. 收费员在登记现金收费日记账的同时，必须建立相应的押金收退记录本登记押金收、退、存情况，并每月与财务部核对。（四）停车费的收退程序：停车费的收取分为按月收费和临时收费两种形式。1. 按月收费由车主向收费员缴纳，收费员收款后书面通知制卡部门制作出入卡，制卡部门根据通知单的内容制作出入卡，交给车主。按月收费的收费情况应按月编制收费清单，列明所属起止时间，报公司财务部，金额必须与上报数字一致。2. 临时停车的停车费由保安人员收取。保安人员交接班时应清点停车票和票款，然后双方在交接记录本上签字确认后，下班的保安人员将所收票款及用完的停车票存根上交收费员，停车票留给接班的保安人员。3. 保安人员所收票款必须及时上交收费员处，不得长时间滞留。4. 收费员应及时检查保安人员的交接班记录，核查保安人员的停车票和票款数量金额，发现问题及时通报整改。5. 保安人员应估算停车票的使用量，不够时应及时向收费员领取，收费员应建立账本等级停车票的领用、退回情况。6. 公司财务部和办公室将不定期的对车辆收费进行突击检查，查实车辆收费情况，如有舞弊行为将进行严厉惩处，情节严重的，移交公安部门依法惩处。（五）收费员收费后，应将当天所收现金、支票及时交存银行，并将相应的收款收据“财务联”与交款单一并交由公司财务部，收款收据“管理处联”则由收费员留物业管理部按月装订以备查验。（六）除非得到董事长/总裁的授权，任何人无权减免应收款项。收费员应严格按照上报的各项收费清单收费，如有减免应收款项的，应有董事长/总裁的亲笔签名，并做好相关资料的保管工作，以备查验。四、 收费记录（一） 收费员应对每笔现金收支进行记录，内容包括：收费日期、单据号码、房号名称、车牌号码、费用所属期间、摘要及相关的明细金额。（二）采用银行票据方式收取的收入，收费员应向公司出纳员落实到账情况，除上一条所列内容外，还应记录所收费用转入的银行账户名称等相关信息。（三）收费员收取的现金应于当天送存银行，如无法在银行停止对公前交存银行，应最迟在下一个工作日及时交存银行，对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。（四）除根据物业管理主任授权退付押金外，收费员无权支付现金，如临时急需可在电话报请公司负责人及物业管理主任，经同意后先行动用备用金，事后必须由公司负责人及物业管理主任补签名。备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续，并在财务部的调配下支付款项。（五） 物业管理部应记录的账册如下：1.物业管理费台账：由物业主管按月记录应收款情况，收费员记录实收情况，记录后必须签字或盖章，以备稽核、检查；2.月卡销售记录台账：记录月卡销售情况，记录后必须签字或盖章，以备稽核、检查；3.现金收费日记账、转账收费日记账：由收费员按日分别登记，转账的收费应当记录转入银行账号，与出纳员的记录一致，必须结出本日合计、本月累计发生额和余额。4.押金收退记录帐：按不同种类的押金分别建账，及时记录押金的守、退、存情况，并每月与公司财务部核对确认；5.水电费收费表：记录代收代付水电费的收支情况，该记录应与现金收费日记账、转账收费日记账的记录一致。（六）现金收费记录本记录的要求：1. 除按规定允许使用红色墨水书写外，只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。2. 每笔现金收费的收据、发票登记一行，日期、收据（或者发票）号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内，要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。3. 除现金交存银行的数字记在“贷方”外，其余收付费都记入“借方”各相关栏内，如退回借款等付出现金的事项，可在“借方”各相关栏内记为负数，且借方各明细栏之和应与“借方合计”栏金额相等（否则，该笔记录必有差错，必须查明原因，进行更正，直到平衡为止）。4. 每一帐页登记完毕结转下页时，应结出本日开始到上一行止的发生额合计数，记在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。5. 所收现金送交银行时，应注明现金解款单的编号或交易流水号，并将金额记入“贷方”栏内。6. 每天必须结出当天各栏目的合计数，并在摘要栏内注明“本日合计”字样，同时用红笔将该行上、下各划一条单线（本行数字实际上正是收费周的每日实收的数字，以后就可以用改行数字与统计表的数字相互核对）。7. 注意，按照现金管理条例的规定，收费员所收现金应在当天送交银行，所以“借方合计”栏内金额应与“贷方”栏内金额相等，即余额应为零；如收费员在当日所收现金送交银行后，又收到了现金，可将其放在保险柜内，但不允许将现金带回家。8. 每天结出“本日合计”后在下一行，结出本月初起至当日的累计数，并在摘要栏内注明“累计”字样，且用红笔在该行的下面划一条单线。9. 每月月底，在结出“本日合计”后，不必结出“累计”，而应结出“本月合计”，即本月初至本月末的总合计数。五、 数据汇总上报（一）收费员对所收款项必须做到日清日结，按日填列资金收支日报表，并于下一个工作日上报公司出纳员，所报数字务必准确，一经上报不得随意更改，如要更改必须说明原因。资金收支日报表应每日结清余额后及时填列，并于月度终了后，上交公司出纳员处，出纳员将所填数字与每日上报核对，如有差错，收费员应书面说明原因，上报公司确定处理办法。（二）物业管理部产生的各项收费表单，应及时上报公司财务部，有条件的管理处应尽量提供电子文件，应上报的表单及上报时间列示如下：1. 本月管理费应收清单，当月5日前（节假日顺延）上报当月管理费应收/预收清单上报公司财务部，内容包括：房号、面积、收费标准、本月应收管理费及总额。2. 管理费实收明细表，次月5日前上报公司财务部，内容包括：房号、期初应（预）收额、本月应收额、本月实收、期末应（预）收额，逻辑关系如下：期初应（预）收额+本月应收额-本月实收=期末应（预）收额本期期初应（预）收额=上期期末应（预）收额3. 水电费抄表计算单及水电费欠缴清单，水电工次月5日前抄表报收费员，收费员根据抄表数量、单价等信息计算水电费，并列明欠收水电费清单，于7日前上报公司财务部。4. 资金收支日报表：次月7日前上报公司财务部，该表数字应与现金收入日记账、转账收入日记账的每日合计数一致。（三）所有上报必须数字真实准确、逻辑关系清楚无误，各类数字之间应能相互验证，如出现差错必须查明原因，及时处理。六、 备用金管理（一）为了应付物业管理工作中发生的，对房屋建筑及其设备、公共设施、绿化、环境整治等各项目开展的维护、维修、整治及零星采购等紧急支出的需要，物业管理部门可向公司借支备用金3000元，作为上述紧急支出的周转资金。（二）备用金的保管、使用，由物业管理部指定的专人负责，并报公司财务部备案；指定专人不得随意变更。（三）备用金的保管人员，必须严格按照本规定第1条所列的备用金的开支范围支付；备用金不得用于支付开支范围以外，如业务招待费、办公用品、五金材料的日常采购等费用，也不能用于虽属开支范围内，但不需要紧急支付的各项费用。（四）当紧急动用备用金数额较大时，应在事先向公司领导请示后，备用金保管人员方可借支给经办人员；如因未经请示而产生了不能报销的费用支出，由备用金保管人员承担相应责任。（五）费用支出的经办人员在办理完报销手续之后，应将所借款项尽快归还备用金的保管人员。（六）备用金保管人员工作变动时，物业管理部负责人应督促其向财务部办理备用金的额移交手续。七、 其他规定（一）本制度附件如下：1. 附件1：物业收费标准一览表2. 附件2：物业服务标准（二）物业各项收费标准将根据国家最新法律法规、政策文件等，结合公司实际情况，每年进行相应修订。（三）本制度由公司财务部和物业管理部负责解释。附件1物业收费标准一览表序号收费项目收费标准计费周期收费时间备 注1物业管理费3元/月按月每月初10日内2卫生服务费？元/月按月每月初10日内3停车费100元/车/月或2元/小时按月；临时停车计时收费每月末3日内预缴下月停车费4非机动车保管费自行车15元/月电动车30元/月临时收费自行车0.5元/次，电动车1元/次5水费6元/吨按月每月5日前抄表核算，10日前缴费使用水卡预购水除外6电费1.2元/度按月每月5日前抄表核算，10日前缴费使用电卡预购电除外7空调费6.5元/月按供冷周期3个月每年5月15日至6月10日空调开放时间：6月15日至9月15日8暖气费6.5元/月按供暖周期4个月每年10月15日至11月10日暖气供应时间：11月15日至次年3月15日9 押金10说明：每月5日前财务向业主出具收费通知单，用户收到通知单后，于每月10日前到物业管理处办理交费手续，逾期不交，每日加收0.5%滞纳金。附件2物业服务标准（一）公共秩序维护1门岗室美观整洁，保安人员统一着装，设专人24小时值勤，其中主出入口不少于12小时立岗值勤。对本办公区机动车出入验证；对外来机动车登记换证。 2按照规定路线和时间进行 24小时不间断巡逻，每日全方位巡查不少于 6次，对办公区重点部位每小时巡查一次，并做好巡查记录。巡逻过程中对可疑人员进行询问，发现火警或治安隐患、事故须及时报告有关部门。 3对出入小区的机动车辆进行引导，行驶有序并停放在指定位置。非机动车辆停放整齐。 4设有中央监控室的实施 24小时安全监控并记录及时。5看管公共财产，包括楼内的门、窗、消防器材及小区的表井盖、花、草、树木等。 7对火灾、水浸等突发事件有应急处理预案。 8定期对服务人员进行消防培训，保证消防通道畅通，消防器材可随时启用。 （二）保洁服务 1小区内公共区域(硬化地面、主次干道)每天清扫 2次，干净整洁；室外标识、宣传栏、信报箱等每周擦拭 2次。 2公共区域日常设专人保洁，保持公共区域干净整洁无杂物。 3公共楼道每天清扫 2次；扶手每天擦洗 2次，保持干净整洁。 4根据小区实际情况合理布设垃圾桶、果皮箱，垃圾袋装。 5按楼栋口、楼层收集垃圾，每天 2次。 6垃圾清运日产日清，无垃圾桶、果皮箱满溢现象。 7垃圾设施每天清洁 2次，无异味。 8公共区域玻璃每周擦洗 1次。 9对区内主路、干路积水、积雪、烟花炮屑及时进行清扫。 10建立消杀工作管理制度，根据实际情况开展消杀工作，适时投放消杀药物，有效控制鼠、蟑、蚊、蝇等害虫孳生。 14 / 14