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采购部门的岗位职责与工作程序182020年5月29日文档仅供参考第十章 采购部第一节 部门概述及组织结构 一、概述采购部是负责酒店采购工作的职能部门。采购部在酒店统一管理下,根据实际工作要求,适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品,确保酒店经营活动的正常进行。 采购部的采购工作,必须严格执行酒店的采购制度,严格按照采购程序办理,确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求,并严格控制采购成本。采购部员工必须树立”一心为酒店”的采购供应意识。二、组织结构财务总监采购部经理采购部主管文员采购员第二节 岗位职责及素质要求一、经理直接上级:财务总监直接下属:采购主管岗位职责 1直接对总经理和财务总监负责。主持采购部的全面工作。审批所有的采购单和订购单,确保各项采购任务顺利完成。 2参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行情况。 3指导下属开展业务,不断提高业务技能。 4熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求,对酒店的物资采购负有领导责任。 5要按计划完成酒店各类物资的采购任务,并在预算内做到开源节流。 6负责本部门员工的业务培训计划的制定和实施,抓好员工的思想工作。 7有计划地组织部门员工参加学习。 8主持采购部的日常工作,协调采购部与酒店各部门之间的关系。 9完成总经理临时交办的各项工作任务。 10接受总经理和财务总监及成本控制部经理的监督。素质要求基本素质:有高度的责任感和事业心,不假公济私,不以权谋私泄露业务机密;有较强的领导和协调能力;能独立指导部门运作;遵纪守法。自然条件:年龄30岁以上;品貌端正,气质高雅,待人和蔼。身高:男1.741.78米,女1.651.68米。文化程度:大专以上。外语水平:具有旅游酒店英语中级水平。工作经验:具备3年以上酒店采购工作经验,2年主管以上管理工作经验。特殊要求:熟悉采购程序和采购内容;了解海关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策;掌握市场行情和酒店的供货渠道。二、采购主管直接上级:采购经理直接下属:采购员岗位职责 1编制每旬市场价格表,掌握新的产品供应来源和季节性产品资料,及时提供给上司参考。 2负责与仓管部的联系,及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。 3按上司指派,进行外出采购。 4协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。 5协助上司审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。 6搜集采购样本或安排供应商示范。 7向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏情况,并负责向有关方面申报赔偿或报关损耗。 8负责进口物品的报关工作,并安排提货事宜。 9配合仓库对物品进行验收,确保物品符合申购要求。 10负责属下员工培训,检查员工纪律,完成上级分配的其它工作。素质要求基本素质:遵纪守法;有较强的协调能力;具备较高的工作责任感,不以权谋私,保守业务机密。自然条件:年龄在25岁以上;品貌端正,身体健康。身高:男1.741.78米,女1.651.68米。文化程度:大专以上学历。外语水平:具备中级英语水平。工作经验:具备5年以上酒店工作经验及两年以上采购工作经验。特殊要求:熟悉采购程序和采购内容。三、采购员直接上级:采购主管直接下属:无岗位职责 1根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。 2力争使酒店所购的产品价平物美。 3对不符合要求的产品,负责办理退货补货或调换。 4与有关供应商保持良好关系。 5负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。 6协助仓库搞好物品入库的验收工作。 7及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。 8做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。 9积极参加培训,遵守酒店纪律,保持与酒店有关部门的良好关系,完成上级分配的其它工作任务。 素质要求基本素质:遵纪守法;有自我约束力,不以权谋私,不假公济私,不吃回扣。自然条件:男,女均可,年龄在25岁以上;品貌端正,身体健康。身高:男1.741.79米,女1.651.69米。文化程度:高中以上学历。外语水平:具有初级英语水平。工作经验:3年以上酒店采购工作经验。特殊要求:对工作认真负责,勇于克服困难。四、采购部文员直接上级:采购部经理直接下属:无作。岗位职责 1根据部门经理要求,草拟各类报告并打印、发放。 2做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工 3做好有关会议记录。 4负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作。 5协助上司做好与各部门的联系工作。 6负责部门员工的考勤工作。 7整理每天的采购单和收据等,并编制每周进货汇总表。 8协助经理落实有关进口货物的书面申报工作。 9积极参加培训,遵守酒店纪律,完成上级分配的其它工作。素质要求基本素质:遵纪守法;具有高度的责任感和事业心;具有一定的公关能力。自然条件:女性;年龄在20岁以上;品貌端正,身体健康。身高:女1.651.69米。文化程度:大专以上学历。外语水平:具有中级英语水平。工作经验:1年以上酒店工作经验。特殊要求:熟悉采购程序和各个采购环节;有很好的文字表示能力;会使用电脑。 第三节 工作程序及标准一、采购工作基本程序 1所有的采购申请应尽量经过库房来提出。所有的采购任务都由采购部完成。 2所有采购的物品(包括服务合同)要由3个竞价中选出,如果没有3个竞价,采购部必须说明原因。 3采购部要对所购物品的质量及价格负责,并保证物品按采购申请单上的日期供货。 4如果提交采购申请单或订货单后,价格上涨,采购部要查看其它供货商的价格并报知成控经理,最后由财务总监和总经理决定、批准。 程序: 采购项目 授权申请人 单据文件 食品 总厨食品库保管员 市场单食品和饮品申请表干货 总厨食品库保管员 食品单饮品 酒水库保管员 饮品单物品 物品库保管员 采购申请单工程备件 工程部 采购申请单固定资产 申请部门 采购申请单维修等服务项目 申请部门 备忘录及有关所需服务的说明采购申请单直接采购 申请部门 采购申请单除工程、固定资产和维修等服务项目以外,所有部门申请购买的食品或物品都必须得到大厨或库房保管员的审批和确认,大厨和库房保管员要保存各部门申购物品的有关单据,如果库存不足或缺货,只有大厨和库房保管员能够直接向采购部拉交采购申请单,并在单上注明当前库存量和平均消费量。 不同物品采购程序如下 a)食品的采购、市场单 日需食品的采购,由食品库保管员提单(市场单),一式三联,必须填写库存量和所需订购数量,然后送交大厨,由大厨检查订购数量,必要时做删减或增补,采购部门根据此单寻找最合理的价格并填在市场单上,市场单一联送到收货部以确认所购食品,当收到所购食品后,收货员将票和市场单_起送到计财部。 b)干货采购、食品单 干货的采购(食品单)和食品采购程序一样,每周采购一次,食品单的一份由食品库保存,其它两份分别送到采购部和收货部。 c)饮品的采购、饮品单 饮品单由酒水库保管员填写。当前库存量和需要订购的数量,然后将此单送到成控经理处审查,由餐饮部经理批准,一份由酒水库保管员保存,另外一份送到采购部下订单,酒水库保管应根据库存量和营业消费情况,每周有计划地进行一次订购。 d)物品采购、采购申请单 为了统一管理和发放,除库里没有的东西以外,各种物品的采购都必须经过物品库。当库存量低于正常标准时,物品库保管员要填写物品采购申请单,并由库房经理签字,如果是厨房用品,订购数量需大厨审定,采购部根据物品的数量、质量、价格、发货期等因素,推荐合适的供货商,填好的表格送到财务监和总经理处认可批准,根据批准后的申请单,采购部填写购单,订购单按号码顺序发放,并记录备案,订购单一式5份,并按如下顺序分发: 原件 (白色) 供货商 第二联 (粉色) 购货应付款 第三联 (蓝色) 收货部 第四联 (绿色) 申请部门 第五联 (黄色) 采购部 定购单和批准了的申请单一起送到财务总监和总经理处作最后审定。 e)工程用品的采购 工程部要在采购申请单上注明所购零配件,电线和灯泡等需订购物品的品名采购部要提供3个不同供货商的报价,并填写在申请单上,其中一个价格来自代理商,另外两个来自经销商,然后送到总经理处批准。 申请单批准后,采购部要填写定购单,并与申请单一起送到财务总监和总经理处报批。 f)固定资产的采购 所有固定资产项目的申购表先由部门领导审批签字然后送到计财部检查,申请部门必须写出购置理由,申购表由财务总监审后送到总经理处审批,如果某些项目金额超过人民币2,000元,还要送董事会财务审批。 g)服务合同 服务项目(修理和维修),先由工程部写出报告(备忘录),在报告中应写明服务的性质,原因以及服务的规格,申请服务的备忘录送到采购部以获取3个不同的报价,并填写在备忘录上,然后再送到总经理处报批,批准后,采购部要填写采购单,和申请备忘录一起送到计财部和总经理处最后审批。 h)直接采购物品,采购申请单 直接采购的物品是库存没有的东西,这样采购的物品直接从收货部送到申请部门,申请直接采购,部门领导要从库房保管员那里取采购申请表,并填写原因,所需数量及其它细节,此表送采购部,采购部要提供3个不同供货商的价格,填写好的表格再送到总经理处审查批准,接到批准的申请表后,采购部要填写采购单,和批准了的申请表一起送到财务总监和总经理处最后审批。 1采购单(PR单)流程图采购单(PR单)流程图采购部门采购部 如需做PO位2天财务总监 不需做PO为1天 1天 收到的当天签批完 最晚第2天晨会前完成总经理2订购单(P0单)流程图 订购单(PO单)流程图采购部 1天申购部位 0.5天 1天财务总监 审批固定资产业主财务 1天总经理以上程序仅限于正常情况下的采购,急购不经以上程序。采购部工作流程图 返回采购部PR采购员PR申领部门PR采购部PR财务部PR总办PR采购部PR+PO申领部门PR+PO采购部PR+PO总办PR+PO财务PR+PO二、酒店物品采购程序 1酒店物品多属于低值易耗品。例如清洁剂、洗涤用品、印刷品、棉织品、服务用品、瓷器和玻璃器等。这些均由财务部的库房出据采购单,采购员根据PR单报出三家供应商的价格,再选出质量上乘和价格合理的一家。采购经理审批后,交财务总监和总经理签字后做PO单。PO单的签字程序与PO单相同。 2PO单在总结理签字后,方可订货。 3申领部门购杂品时,不足500元可用现金支付。 4需外出购物时,填写派车单。 5如某些项目单价金额超过 元,采购单需送交业主财务部门批准。 6所购商品在验货时发现问题应及时与供应商联系,办理换退手续。三、工程物品采购程序 1工程物品采购包括低值易耗品和固定资产。低值易耗品包括机器的零配件、油漆、灯管、盐、砖瓦灰沙石、五金电料配件、水暖器材、制冷配件、各专业工具、工程机械和厨房机械配件等。 2采购员在接到PR单后,寻找三家报价。PR单和RO单程序相同。 3工程物品购回后交工程指定人员收货并签字。 4所购物品单价金额超过 元,要申报业主财务部门批准。四、食品采购程序 1采购员根据食品库提供的市场单由行政总厨签字后,将价格填在市场单上,然后订货。到货期限为3天。 2采购员根据酒水库提供的饮料单由财务成控经理和餐饮部经理签字,将价格填在饮品单上,食品3天内到货。 3采购员根据各个厨房提供的食品目录表1、2由行政总厨和中方总厨共同签字,采购员填报价并在第二天到货。 4所有食品报价提前一星期由采购部、行政总厨和财务成控签字。 5蔬菜、水果、鲜肉类、鲜禽类每周报价一次。 6中、西餐调料、水产、冻肉类、冻禽类、酒类、饮料每月报价一次。 7根据酒店临时出现的特殊情况,急活急办。 8所订货物如有问题,及时办理换、退手续。 9进口洋酒类、烟类必须从国家指定的烟酒公司购入。