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员工国内出差管理规定

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2020年5月29日
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员工国内出差管理规定

参照本公司现行规定,根据公司发展实际情况,本着”保证支出、鼓励节约、区别对待”的原则,制定员工出差管理规定如下:

一、 乘坐交通工具及有关规定
1. 员工出差可乘坐的交通工具,按照公司规定的标准乘坐,其标准由公司根据员工所处岗位及其它具体情况而订定,具体见附表(一);
2. 员工出差乘坐的交通工具如需超标准乘坐,事先应征得总公司总经理同意批准,事后按报支的有关程序到总公司总经理处特批。否则,超标准部分的费用自理;
3. 降低标准乘坐交通工具者,火车、轮船持票据按附表(二)的规定补贴;
4. 凡遗失车、船票据者,须写书面说明,经所在部门负责人证明和该机构财务经理、总经理签字特批后,并附上其它发票方可作为报销依据由财务部门审核报销;分公司财务经理及负责人由区域财务经理及区域总监签字特批,区域总监及区域财务经理由总公司财务经理及总公司总经理签字特批。
5. 各种车船票、飞机票一律由当地行政部负责订票工作,如特殊情况下需自行订票的,需由行政部签字证明。
6. 订票费(飞机票除外)一般不得超过二十元,特殊情况下超过的,需由该机构行政部经理同意并签字,并经总经理(分公司或总公司,视报销人员隶属机构而定)核准方可报销。
7. 所有飞机票需当地行政部定点购买,并设立机票购买登记簿,报销飞机票时需机票购买当地的行政部签字并注明实际票价。如当地无本公司行政部或专设行政人员的,方可自行购买。
8. 出差人员经批准因私事绕道而增加的开支自付,绕道增加的包干补贴也应扣除。

二．出差时间及城市标准规定
I. 出差时间规定
l 出差当天往返,4小时内按日伙食补贴及市内交通费补贴的一半支付伙食及交通补贴;4小时(含)以上按一天支付伙食补贴及市内交通费;
l 出差非当天往返的,以实际出差小时计算,每24小时为一整天,凡整数天以外时间部分,未超出12小时的,按半天计算,超出十二小时(含)的,按一整天计算。
l 凡出差只报销路途时间差旅费补贴的,路途时间以自出差日起所有路途合计时间作为报销补贴时间计算依据。
2．出差城市标准规定
出差差旅费及交通费补贴的城市类别,以出差目的地城市类别为准。具体城市分类标准如下:
特区:北京、上海、深圳、珠海、大连、厦门
一类省会城市:广州、福州、杭州、南京、天津、海口、青岛
二类省会城市:哈尔滨、沈阳、西安、昆明、济南、武汉、重庆、乌鲁木齐
三类省会城市:郑州、石家庄、太原、南昌、长沙、南宁、西宁、兰州、银川、贵阳、成都、合肥、呼和浩特、长春
地市:指各地级市或地区中心城市
县城:县城级以下级别区域
广东省内地市比照三类省会城市标准报销,县城比照地市标准报销。

三．住宿费及出差补贴报销规定

1.出差住宿费报销规定
l 住宿费标准见附表(三)。
l 出差人员住宿费报销,凡实际住宿费在标准以内的,按实际住宿费票据报销,实际住宿费超出公司标准的,按公司标准报销。
l 员工如实际住宿费低于公司标准的,按节约额的50%作为住宿节约奖励给个人,但实际住宿费一般必须达到公司规定标准的70%(含)以上,如低于70%的,则将实际住宿费视同于标准住宿额的70%计算节约奖励。
l 出差地点为自己家(或父母家)所在地,剔除住宿费一项不予报销。
l 出差地点在公司内部(包括总部深圳、各分公司、办事处)且有客铺者,剔除住宿费一项不予报销。员工出差地点(公司总部深圳、各分公司、办事处)不能安排住宿,由当地行政部出具不能安排的原因证明,出差人员凭证明和发票方可到财务报销有关票据。
l 如为二人(含)以上一同出差,如无其它特殊情况,一般应以两人为单位入住标准间,凡两人同住标准间的,应以其中职等较高的一人的标准作为住宿报销标准,如有住宿节约额,将节约额总额平均奖励给各人。
2.出差交通补贴、伙食补贴报销规定
市内交通费、伙食补贴二项开支,实行限额包干,按出差的实际天数计发,具体包干标准见附表(四)、附表(五)。
l 出差实际地点在公司内部(包括:总部深圳、各分公司、办事处)的,自出差之日起三日内按标准全额报销各项补贴,第四至十日按标准的50%执行,十日以后按标准的30%执行。
l 带车出差的剔除交通费一项不实行补贴;
l 凡出差期间报销了招待餐费的,按报销招待餐费次数扣除伙食补贴费。早餐按标准的20%扣除,中餐及晚餐按标准的40%扣除。

4.员工外出参加会议、培训报销规定
l 员工外出参加公司内部会议的,会议期间不报销各项出差补贴。
l 员工外出参加其它公司举办的会议,会议期间伙食补贴、住宿费已由会议单位统一开支的,不应再回公司报销。如会议期间食宿、交通费用等由参加会议的单位自行负担的,应取得会议主办单位相关足以证明的材料,财务部才能报帐。
l 员工外出参加会议路途时间(不包括会议期间路途时间)可按规定报销出差补贴,但公司路途已有统一安排接送及食宿的除外。
l 公司安排员工出外培训,培训费用、住宿费用、火车、轮船或飞机票等按实报支,其它各项补贴包括路途时间均不给予报销。

四。出差申请和报支审批程序
1. 出差人员出差前需填写<出差申请表>,申请表需经部门经理签字同意,部门副经理(含)以上人员需经直属主管批准签字方可,特殊情况下可先口头申请,但事后必须补单财务方可给予报销。总4(含)以上人员及区域总监出差除外。
2. 申请表作为预借差旅费的计算凭据和报支差旅费的事前控制凭证及财务报销的依据。
3. 出差人员返回单位后,无特殊情况者,必须在一周内将填写好的差旅费报销单及全部票据(车票、住宿发票等)和<出差申请表>粘贴好后交财务部门报销。无正当理由者每逾期一天罚款30元;
4. 财务人员根据有效的<出差申请表>审核其报销票据,计算填写其应发的各种补贴并签字审核;
5. 财务部将审核后的旅差费报销单交总经理核准。
6. 财务部门根据总经理核准后的旅差费报销单办理报销。
7. 子公司财务经理及总经理(负责人)的费用由区域财务经理和区域总监核准,区域财务经理和区域总监的费用由总公司财务部和总经理核准。

五． 差旅费费报销补充规定
1. 出差期间,因公外出要请客用餐和购物送人等各种规定之外的开支,先征得本部门经理或以上人员同意再行开支。报销时,报销人应填制费用报销单,按规定程序报销。
2. 出差期间遇法定节假日不作加班处理;
3. 报销招待餐费等需在票据后面注明发生时间、地点、事由、客户当事人等。

六．驻外员工有关规定
1. 驻外员工定义:工作地点不在本公司任一机构(有办公场所及宿舍)所在地,个人非当地户籍,且在当地连续工作时间超过一个月的员工。
2. 在公司新设分(子)公司或其它分支机构,上级公司派出人员在自派出日到在当地租赁到固定住所之日的中途时间按出差处理,但所指中途时间不得超过十五天。
3. 自租赁到固定住所之日起(或自派出日第15天起),派出人员按驻外人员处理,至当地机构正式成立之日起取消(以取得的机构营业执照日期为准)。
4. 驻外员工按驻外实际天数给予伙食补贴及市内交通费补贴。该两项补贴合并计算,补贴标准如下:
经济特区 20元/天
一类城市省会 16元/天
二类城市省会 14元/天
三类城市省会 12元/天
普通城市 10元/天
县城 8元/天
该补贴由驻外员工到派出机构所在地按规定程序报销。
5. 驻外员工要求在所驻地定点租房(国营旅社),如公司在当地连续开展业务半年以上可租用民房,房租费用在以下范围内报销:
经济特区 元/月
一类城市省会 1600元/月
二类城市省会 1200元/月
三类城市省会 800元/月
普通城市 500元/月
县 城 300元/月
所租房屋如家具电器配备齐全,基本不需另行购买的,房价可适当在15%以内上浮。
以上为70平方米以内房屋价格,如确属需要租住面积更大房屋,房价可在原基础上在15%以内上浮。
各分(子公司)员工宿舍租赁房屋适用本规定。
6. 驻外员工在驻外期间离开所驻地出差,按照本规定第一至五条出差规定执行。但如返回其上级派出机构(如分公司),则在分公司期间不以出差计算(不包括路途时间)。
7. 如驻外员工定义工作所辖区域不限于一个市(县)的,在工作所辖区域之内除市(县)之间车费据实报销外,其它均仍以驻外处理,不报销差旅费补贴。

七． 以上规定自 11月6日起执行,在此之前发生的出差补贴(指出差的起始日),仍按以前的差旅费报销标准执行。
八． 本制度的解释权及修订权属于总公司财务部。

财务部
.11.03

附表(一):乘坐交通工具规定
岗 位
飞机
火车
轮船
总1至总2
头等舱
软卧
一等舱
总3至总8;分1至分3
经济舱
硬卧
二等舱
总9至总12;分4至分6

硬卧
二等舱
总13至总17;分7至分14

硬卧
三等舱
注:
1. 乘坐火车卧铺的条件:夜间乘车六小时以上或连续乘车十小 时以上。夜间乘车指20:00-6:00。
2.总7至总8、分1至分3职级人员乘坐飞机的前提:白天乘车时间10小时以上。白天乘车指8:00-18:00。

附表(二):降低等级乘坐交通工具的奖励标准
火车
轮船
可乘坐等级
降低的等级
奖励
可乘坐等级
降低的等级
奖励

二等
三等
30%
飞机
硬座
100%
二等
四等
150%
硬卧
硬坐
60%
三等
四等
60%
注:
1. 公司员工主动降低标准乘坐火车和轮船,奖励的金额为其降低等级后的实际票据金额(不含订票费)乘以奖励百分比。

附表(三):住宿费标准
职等
特区
一类 省会
二类 省会
三类 省会
普通 城市
县城
总1
900
720
680
630
540
360
总2
800
640
600
560
480
320
总3
700
560
530
490
420
280
总4
600
480
450
420
360
240
总5
500
400
380
350
300
200
总6
400
320
300
280
240
160
总7;分1
350
280
260
240
210
140
总8;分2
300
240
230
210
180
130
总9;分3
250
200
190
170
150
120
总10;分4
220
180
170
150
140
110
总11;分5
200
160
150
140
130
100
总12;分6
200
160
150
140
130
100
总13;分7
180
150
140
130
120
90
总14;分8
160
140
130
120
110
80
总15;分9
160
140
130
120
110
80
总16;分10
150
130
120
110
100
70
总17;分11
140
120
110
100
90
60
分12
140
120
110
100
90
60
分13
130
110
100
90
80
50
分14
120
100
90
80
70
50
注:
1. 区域总监住宿标准按总6执行,取消所有住宿节约补贴。
2. 总6级(含)以上人员不享受住宿节约补助。

附表(四):交通补贴&伙食补贴
职等
特区
一类 省会
二类 省会
三类 省会
普通 城市
县城
总1
80
64
60
56
48
40
总2
75
60
56
53
45
38
总3
60
48
45
42
36
30
总4
60
48
45
42
36
30
总5
50
40
38
35
30
25
总6
40
32
30
28
24
20
总7;分1
40
32
30
28
24
20
总8;分2
40
32
30
28
24
20
总9;分3
40
32
30
28
24
20
总10;分4
35
28
26
25
21
18
总11;分5
35
28
26
25
21
18
总12;分6
35
28
26
25
21
18
总13;分7
30
24
23
21
18
15
总14;分8
30
24
23
21
18
15
总15;分9
30
24
23
21
18
15
总16;分10
25
20
19
18
15
12
总17;分11
25
20
19
18
15
12
分12
25
20
19
18
15
12
分13
25
20
19
18
15
12
分14
20
16
15
14
12
10
注:
1. 以上为单项补贴标准,交通补贴与伙食补贴标准相同。
2. 员工出差按规定可乘坐飞机的,可于交通补贴之外另行据实报销市区-机场来回民航大巴费用。