总裁办岗位说明书参考范本.doc

总裁办岗位说明书参考152020年4月19日文档仅供参考总裁办公室01.总裁办公室主任职位名称总裁办公室主任职位编号PM-C-01-01所在部门总裁办公室定员1人直接上级行政总监所辖人员若干直接下级行政主管、战略发展主管、宣传主管、综合秘书、法律助理、总裁秘书、行政秘书、机要秘书本职：负责组织公司战略管理、行政办公管理、信息化建设、内外关系协调及后勤保障服务，督促相关部门和人员完成总裁交办的工作事项职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：部门目标及工作计划工作任务根据公司战略目标和经营计划，拟定部门各阶段工作计划全责战略匹配根据部门计划，编制部门费用预算，合理控制运营成本全责合理成本负责部门目标任务合理分工，分解到岗，落实到人全责合理分工督促和激励员工认真完成各自计划任务，共同完成部门任务全责有效指挥职责二职责表述：部门规章制度的拟定工作任务拟定部门相关规章制度 全责完备拟定部门相关业务规范和流程全责完备规章制度、业务规范和流程等的修订和完善全责动态适应职责三职责表述：参与拟定公司整体发展战略工作任务负责为高层决策提供信息支持全责信息价值协助高层拟定企业发展战略支持战略价值组织推进企业战略的实施部分执行力度职责四职责表述：公司计划督办和工作协调工作任务总裁安排工作和各部门工作计划执行情况的督办全责力度及时向总裁汇报各部门工作计划和总裁安排工作的进展情况全责客观及时负责各部门工作关系的协调和部门间特殊事件的处理全责协调力度促进各部门有效沟通全责沟通顺畅职责五职责表述：负责组织公司文秘管理工作工作任务负责总裁重要活动安排及信息报送全责合理及时负责组织公司会议安排、通知、纪要及会议决议的督办全责督办力度负责公司内外行文的审核全责及时规范负责组织公司文件、档案等资料管理全责规范程度职责六职责表述：负责组织公司信息化建设与宣传工作工作任务负责组织构建企业信息管理系统全责系统价值负责组织公司内外宣传工作全责宣传力度职责七职责表述：负责组织公司行政事务管理工作任务负责组织公司办公用品管理及行政办公费用管理部分费用指标负责组织公司接待和公关事务全责客户满意度负责组织公司车辆调配与管理全责合理使用负责组织公司法律事务管理部分利益保障职责八职责表述：团队管理、外部协调及其它事项工作任务负责部门团队建设、培训、考核等全责团队效应部门内部其它事务的处理和外部协调全责正常运转由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：部门工作计划的制订和实施权秘书和行政工作的领导权部门计划执行结果考核奖惩的建议权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系工商、派出所、市建委、建委及其它业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，中级以上专业技术职称专业文秘专业、经济管理专业、房地产管理专业及相关专业培训经历行政管理、办公自动化、文秘等培训经验5年以上相关工作经历知识具备相应的房地产专业知识、行政管理知识、办公自动化知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的领导能力、判断与决策能力、协调能力、人际沟通能力、影响力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单等02.行政主管职位名称行政主管职位编号PM-C-01-02所在部门总裁办公室定员1人直接上级总裁办公室主任所辖人员 若干直接下级行政专员、网络管理专员、前台、库管员、司机本职：负责公司固定资产和行政办公用品管理；负责公司网络、档案、车辆与司机管理职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责公司行政办公费用的管理工作任务编制、执行公司行政办公费用预算全责合理成本审核各类办公用品申购计划全责控制指标职责二职责表述：负责公司固定资产和办公用品管理工作任务申请采购办公设备、日常办公用品全责及时办公用品零星采购全责及时负责对公司办公场所、办公设备进行合理调配全责资源利用率负责公司办公设备的维护，保证办公设备正常运行全责故障率建立公司办公设备及其它固定资产台账全责及时准确职责三职责表述：负责组织公司网络系统的建立与维护工作任务搭建网络平台，并根据公司需要及时升级全责适用程度对公司网络设施、设备进行维护与管理全责故障率公司网络安全管理全责安全等级职责四职责表述：负责组织机要档案和印章管理工作任务负责监督指导公司重要文件收发、传递、文档管理与保密工作全责完整保密负责监督指导公司印章管理全责严格把关职责五职责表述：车辆和司机管理及其它事务工作任务组织拟定公司车辆管理制度全责科学性负责车辆和司机的管理全责有序性由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：部门管理建议权所属员工的指导权公司车辆的调配权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称专业行政管理及相关专业培训经历行政管理、财务会计等经验3年以上相关工作经历知识具备相应的管理知识、财务知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单03.战略发展主管职位名称战略发展主管职位编号PM-C-01-03所在部门总裁办公室定员1直接上级总裁办公室主任所辖人员直接下级本职：深入研究行业发展趋势和现代企业管理经验，协助上级参与公司整体战略研究和规划，并推动战略的具体实施职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：广泛收集战略信息，为高层提供决策支持工作任务负责收集国家政策和经济形势、区域经济发展状况信息全责及时准确负责广泛收集地产及相关行业的信息全责及时准确负责研究现代企业管理经验，供高层决策参考全责参考价值职责二职责表述：参与拟定公司整体发展战略与其它事项工作任务协助上级拟定企业发展战略支持战略价值负责推进企业战略的具体实施工作全责执行力度反馈和解决企业战略实施过程中出现的问题全责及时由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：公司战略规划建议权和督办权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，中级以上专业技术职称专业经济管理、房地产管理及相关专业培训经历现代企业管理培训经验4年以上相关工作经历知识具备相应的管理知识、经济学知识、房地产专业知识技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的现代企业管理经验，判断力、洞察力、人际沟通能力与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单等04.宣传主管职位名称宣传主管职位编号PM-C-01-04所在部门总裁办公室定员1人直接上级总裁办公室主任所辖人员直接下级本职：负责企业内刊的编辑、发行，重大事项的宣传，协助开展企业文化建设等工作职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责公司内部宣传工作工作任务建立健全公司宣传体系全责体系完善负责公司内刊的编辑、核稿及发行全责影响力做好公司重大决策和战略意图的宣传全责宣传力度配合公司其它部门开展宣传教育工作部分实效性职责二职责表述：负责合理化建议的收集、整理及上报工作任务建立公司内部信息沟通渠道，收集合理化建议全责渠道畅通对合理化建议进行分类整理，转交相关部门或人员全责及时合理特殊情况及时上报全责及时准确职责三职责表述：协助企业文化建设及其它事务工作任务宣传公司的企业价值观、企业理念及企业精神等部分宣传力度由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：宣传文稿的审核权内刊管理的建议权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系新闻媒介单位及与公司有相关业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称专业文秘、汉语言文学、经济管理类、法律及相关专业培训经历法律、行政管理、办公自动化、商务、公文写作、编辑等培训经验3年以上相关工作经历知识具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识、商务知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单05.综合秘书职位名称综合秘书职位编号PM-C-01-05所在部门总裁办公室定员1人直接上级总裁办公室主任所辖人员人直接下级本职：做好公司高层的秘书工作，包括信息采集、文字支持、重要客人接待、领导交办工作的督促、沟通联络等职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责公司高级文秘工作，为公司高层提供支持工作任务起草公司相关文件，为公司高层提供文字支持全责行文质量搜集相关信息、资料，为高层决策提供支持全责信息价值负责高层重要客人的接待，树立公司形象全责客户满意度职责二职责表述：负责领导交办工作的督促及沟通联络等工作工作任务负责高层与公司内、外单位、部门、人员间的沟通联络全责及时准确负责督促各部门和人员完成高层交办的工作事项全责即时准确由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：高层决策建议权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称专业外语、法律、商务、公文写作及相关专业培训经历外语法律、行政管理、办公自动化、商务、公文写作等培训经验3年以上相关工作经历知识具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识、商务知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件，较强的英语口头和书面表示能力具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单06.法律助理职位名称法律助理职位编号PM-C-01-06所在部门总裁办公室定员2人直接上级总裁办公室主任所辖人员0人直接下级无本职：评估公司事务的法律风险，处理相关法律事务，保障公司利益职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责公司合同的审核工作任务起草一定金额的对外合约全责风险规避对报审的合同提供法律层面的建议和分析全责风险规避职责二职责表述：处理纠纷，提供法律咨询工作任务对公司法律事务提出初步解决意见全责建议价值参与经济纠纷和诉讼事务处理部分利益保障提供法律咨询、培训全责咨询价值协助法律顾问对公司重大活动提供咨询部分建议价值职责三职责表述：证照办理及其它事务工作任务办理相关证照及年检全责及时由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：法律文书的审核权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系当地司法机关及业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称专业法学、经济法及相关专业培训经历法律、行政管理、办公自动化、公文写作等培训经验3年以上相关工作经历知识具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单07.总裁秘书职位名称总裁秘书职位编号PM-C-01-07所在部门总裁办公室定员1人直接上级总裁办公室主任所辖人员0人直接下级无本职：负责总裁日常工作安排和接待，为总裁提供文字支持及其它日常事务。职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责总裁日常工作安排工作任务负责安排总裁工作日程全责合理性提醒总裁各项安排全责及时性职责二职责表述：负责文书工作，为总裁提供文字支持工作任务组织撰写、校对公司对外行文全责行文质量负责组织总裁会议材料的准备全责准备充分职责三职责表述：负责总裁会议管理及其它事务工作任务负责记录、整理总裁办公会会议纪要并及时下发相关人员全责及时准确参与组织综合会议的会务工作，并整理成通报文件部分有序满意度督办、检查公司领导批件及会议决议的执行全责及时有效由主管授权处理的其它事项全责满意度权力：总裁会议决议的督办权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称专业中文、文秘、经济管理及相关专业培训经历行政管理、办公自动化、公文写作等培训经验3年以上相关工作经历知识具备相应的管理知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单08.机要秘书职位名称机要秘书职位编号PM-C-01-08所在部门总裁办公室定员人直接上级总裁办公室主任所辖人员人直接下级本职：负责公司内外重要文件的收发、传递、存档、保密工作及公司印章管理职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责公司内外重要文件收发、传递、存档与保密工作工作任务负责公司重要文件的收发、传递工作，防止泄密主责及时保密负责公司档案资料的收集、分类、归档及存放主责规范程度负责公司档案资料的借阅及安全保密工作主责规范保密职责二职责表述：负责公司印章管理及其它事务工作任务严格按照公司印章管理规定对印章进行管理主责原则性对公司印章进行妥善存放，保证印章安全主责安全性由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：文件管理权和保密权印章使用的复核权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系业务往来单位任职资格：学历和职称大学专科或以上学历，初级以上专业技术职称，初级以上专业技术职称专业文秘、档案管理类专业及相关专业培训经历受过文秘、档案管理等培训经验2年以上相关工作经历知识具备相应的档案管理知识、文秘知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单09.行政秘书职位名称行政秘书职位编号PM-C-01-09所在部门总裁办公室定员1人直接上级总裁办公室主任所辖人员0人直接下级本职：负责文件报签、会议管理、对外接待及车辆调度职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责文件报签工作任务对重要资料加盖收件章并进行登记、审核全责原则性将符合要求的材料报总裁签字，提醒时限并及时反馈报签部门全责及时对总裁批示的各类公文下发相关部门并登记全责及时职责二职责表述：负责会议管理工作任务负责公司会议安排、登记、通知全责及时性严格把握会议时间，在会议时间即将结束时及时提醒总裁全责及时性职责三职责表述：负责接待工作 工作任务来宾的接待和活动安排全责客户满意度负责建立和维护公司行政性公共关系部分畅通职责四职责表述：负责辆调配及其它事务工作任务协助行政主管，对车辆进行统一安排部分合理性由总裁办公室主任授权处理的其它事项全责满意度权力：报签文件的管理权部门管理建议权公司车辆的调配权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系业务往来单位任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称专业行政管理、经济管理及相关专业培训经历受过行政管理、管理学等培训经验3年以上相关工作经历知识具备相应的管理知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单10.行政专员职位名称行政专员职位编号PM-C-01-10所在部门总裁办公室定员人直接上级行政主管所辖人员人直接下级无本职：协助行政主管进行公司行政性事务管理与服务职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：协助行政主管进行公司行政办公费用的管理工作任务严格执行公司财务制度，认真审核各类申购计划部分原则性行政办公费用登记、统计和预算部分准确合理职责二职责表述：协助行政主管进行办公设备及用品调配及维护等管理工作工作任务编制办公设备及用品采购清单全责及时客观电话、桌椅、电脑等办公设备合理调配部分调配合理电话机、复印机、空调等设备的维护和保养部分故障率办公室、文件柜等备用钥匙的管理部分安全性职责三职责表述：行政性事务管理及其它事务 工作任务负责为公司员工及客户定房、定票、定餐等工作全责及时性负责名片制作，邮件发送等工作全责及时性由总裁办公室主任授权处理的其它事项全责满意度权力：部门行政工作的建议权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系业务往来单位任职资格：学历和职称大学专科或以上学历，初级以上专业技术职称专业行政管理专业、经济管理类专业及相关专业培训经历受过行政管理、管理学、财务会计等培训经验2年以上相关工作经历知识具备相应的管理知识、财务管理知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office等办公软件具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单11.网络管理专员职位名称网络管理专员职位编号PM-C-01-11所在部门总裁办公室定员1人直接上级行政主管所辖人员0人直接下级无本职：负责公司网络管理及维护职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责机房和网络设施管理及维护工作任务局域网主干管理和设备文件管理全责及时完整负责网络布线架构管理，确保布线合理有序全责科学合理监控网络运转及通信流量全责保障运转拟定、发布网络基础设施管理办法并监督执行全责健全性保持机房整洁、通风、适温，记录运行日志全责标准化职责二职责表述：负责网络操作系统及应用系统管理工作任务对网络操作系统进行日常维护，确保网络操作系统正常运转全责正常运转备份系统配置参数和定期备份系统业务数据全责及时建立和配置系统热备份全责完成程度职责三职责表述：负责网络用户管理工作任务用户的开户与撤消全责管理有序用户组的设置与维护全责管理有序用户使用系统服务和资源的权限管理和配额管理全责管理有序用户桌面联网计算机技术支持服务管理全责内部满意度用户技术培训服务的用户端支持服务全责内部满意度职责四职责表述：网络安全和信息存储备份管理及其它事务工作任务配置管理防火墙，防止外部攻击和入侵及内部信息的泄露全责网络安全性保护网络的信息安全，定期备份数据全责及时性建立存储备份系统，进行集中式备份全责完成程度由总裁办公室主任授权处理的其它事项全责满意度权力：信息化建设的建议权网络管理权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系软件销售商等任职资格：学历和职称大学本科或以上学历，初级以上专业技术职称专业计算机科学与技术专业及相关专业培训经历受过网络管理知识等培训经验2年以上相关工作经历知识具备相应的网络知识、计算机知识等等技能技巧熟练使用网络语言和设备具有一定的协调能力、人际沟通能力、创新能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单12.前台职位名称前台职位编号PM-C-01-12所在部门总裁办公室定员人直接上级行政主管所辖人员人直接下级本职：负责公司前台接待及管理工作职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责来人、来访、总机来电的接待工作任务建立来人来访登记制度全责真实性负责对来访人员进行登记，并电话通知被访人全责通知到位对在前台等待的客人进行接待全责客户满意度负责外部电话及公司内部分机之间的转接全责及时准确职责二职责表述：负责前台复印、打印工作及其它事务工作任务负责本部门或经本部门领导批准的文件、资料的打印、复印全责及时准确建立打印、复印登记表，对打印、复印及纸张情况进行登记全责真实性负责打印机、复印机设备的管理全责正常运行负责公司对内、对外文件的打印工作全责及时性由主管上级授权处理的其它事项全责满意度权力：来访客人登记权相关工作的建议权工作协作关系：内部协调关系相关部门外部协调关系来访人员任职资格：学历和职称中专或以上学历专业礼仪及相关专业培训经历受过礼仪知识等培训经验1年以上相关工作经历知识具备相应的礼仪、接待知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office专业办公软件具有一定的人际沟通能力和执行能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单13.库管员职位名称库管员职位编号PM-C-01-13所在部门总裁办公室定员人直接上级行政主管所辖人员人直接下级本职：负责库存办公用品的管理职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：负责库房的现场管理工作任务严格按照5S标准管理库房现场全责5S标准定期整理库房物品全责及时性做好物品的防潮、防尘、防损保护全责物品完好性职责二职责表述：日常出入库管理工作任务负责日常办公用品的入库和出库检验全责质量指标及时做好办公用品入库和出库账务处理全责及时准确及时更新公司固定资产账务全责及时准确负责办公用品的领用管理全责及时准确职责三职责表述：定期对库存进行盘点及其它事务工作任务定期进行盘点，及时报送盘点数据表全责及时准确定期对公司固定资产进行盘点全责及时准确由主管上级授权的其它事务全责满意度权力：出入库物品的检验权办公用品领用审核权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系任职资格：学历和职称中专或以上学历，初级工及以上专业库房管理相关专业培训经历受过物业管理、库房管理、会计等培训经验2年以上相关工作经历知识具备相应的管理知识、财务管理知识、消防安全知识等技能技巧熟练使用Microsoft Office专业办公软件具有一定的管理能力、计划能力其它：使用工具设备计算机、一般办公设备、网络工作环境办公场所工作时间特征正常工作时间所需记录文档公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单14.司机职位名称司机职位编号PM-C-01-14所在部门总裁办公室定员6人直接上级行政主管所辖人员0人直接下级本职：负责车辆驾驶与维护，提供用车服务职责与工作任务：责任程度衡量标准职责一职责表述：提供用车服务，保障行车安全工作任务根据安排，仔细周到做好各种用车服务全责满意度遵守交通法规，文明行车，杜绝交通事故全责无事故职责二职责表述：负责车辆维护、行车记录和其它事务 工作任务做好行车前的安全检查，消除安全隐患，搞好内外卫生全责清洁度降低维修费用和油耗全责费用指标认真填写原始行车记录全责真实准确由行政主管授权处理的其它事项全责满意度权力：司机工作的建议权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系无任职资格：学历和职称高中或以上学历专业无需专业限制培训经历机动车驾驶、交通安全、交通规则培训经验3年以上同等级驾照驾龄知识具备相应的机动车驾驶、交通规则等技能技巧具有较好的路途识别能力、机动车驾驶能力其它：使用工具设备车辆工作环境办公室及驾驶室工作时间特征正常工作时间所需记录文档车辆相关资料