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行政总务的岗位说明书

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2020年4月19日
文档仅供参考
行政部门的岗位说明书
部 门
行政部
岗 位
经理
类别、级别
★ Ⅲ
 直接上级:人力资源总监

职务概况:负责制订、监督实施各项行政管理制度;负责按年度预算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理;严格控制行政开支;及时处理好日常行政事务;保证基本设施的正常运行,为公司其它部门做好辅助工作。

岗位职责:
1、负责制订公司的各项行政管理制度,使公司的管理工作规范化。
2、负责公司各项制度的执行与监督。
3、配合公司各部门发文,并按ISO9001的要求进行文件的统一管理。
4、制定合同的标准文本,对所有往来合同进行规范管理。
5、负责车辆调度、保养的管理,使车辆能够安全、高效地利用。
6、负责办公用品的采购、发放管理。
7、各部门所需的基本办公设施的采购、发放、维护、保养。
8、根据年度预算,严格控制行政开支。
9、负责组织财务部与本部门相关人员每月对办公用品及办公设备进行例行盘点。
10、负责办公区域的管理。
11、负责日常行为的管理,并进行相应的奖罚。
12、负责公司日常的事务接待。
13、负责公司一些突发事件的处理。
14、对本部门员工进行业绩考评,并将考评结果及时反馈给员工,帮助员工更好地工作。
15、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系:公司各部门,外部有关单位。

直接下属:行政秘书、行政助理、内务、前台文员、驾驶员。

部 门
行政部
岗 位
总经理秘书
类别、级别
★ Ⅴ
 直接上级:行政部经理

职务概况:负责文件的汇签、收发管理;对公司级会议进行记录,并整理成文;处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作;负责总经理和各部门总监的联络工作;整理总经理的文件;完成部门经理布置的各项工作。

岗位职责:
1、协助总经理处理公司公文、行政事务。
2、执行总经理交办的各事项。
3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。
4、拟定文件的借阅权限及借阅规定,并严格按规定借阅。
5、负责文件的汇签、收发、管理工作。
6、做好公司级会议的记录、并整理成文。
7、严格执行保密制度,做好各项保密工作。
8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待。
9、有关文稿的撰写及审批。
10、公司会议、报告的安排。
11、公司所有资料的存档。
12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系:与各部门联系密切。

直接下属:无

部 门
行政部
岗 位
行政助理
类别、级别
★ Ⅳ
 直接上级:行政部经理

职务概况:制定和完善公司的行政管理制度,使公司的管理更加规范、合理;合理安排车辆调度;员工日常行为的督导;办公区域的管理;日常行政事务的管理。

岗位职责:
1、  拟制行政管理制度,并对各部门执行情况进行监督、检查。
2、有效合理的安排公司员工用车,以提高员工的工作效率。
3、负责员工午餐的安排及协调工作。
4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。
5、新进员工办公桌位的安排。
6、负责办公区域的管理。
7、员工日常行为规范的管理,并进行相应的奖罚。
8、配合行政部经理做好年度行政预算工作。
9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。
10、负责会议室与活动中心的管理工作。
11、负责为客户和公司活动准备场地。
12、根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购,超出预算的支出需经部门经
理、财务部总监批准后方可采购。
13、严格按照采购管理制度进行采购,要货比三家(至少三家),进行询价、比价、议价。
14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。 

工作关系:各相关部门 

直接下属:无

部 门
行政部
岗 位
行政助理(总务)
类别、级别
★ Ⅴ
 直接上级:行政部经理 
职务概况:负责办公用品、办公设备的管理与发放负责公司内部办公设备、物品的维修及保养;办公环境的保洁;公司财产的安全。 
岗位职责:
1、公司所购物品的管理。办理好入库、出库手续,做到先进先出。
2、个人办公用品、设备的领用或借用管理,员工离职时个人领用物品的回收,并严格控制支出。
● 对个人使用的物品要建卡立帐,一人一卡。个人使用的财产随岗位变动而变动,若人员调动应及时
办理个人使用财产的交接手续。
● 对部门使用的物品(电脑及附属设备由信息部负责)建卡立帐,由部门负责人签字领用,并负责日
常的管理。
3、公司内部办公设备、办公设施的登记、建卡、维修与保养。
4、仓库的帐务要清晰,做到物、卡、帐一一对应
5、制定安全库存量,保证员工能及时领到所需物品,适时提出采购申请。
6、与供应商紧密联系,保障所购物品的调换、维修、保养。
7、办公环境的保洁,使公司有一个良好的工作环境。
8、保障公司财产的安全。
9、每月对库存进行盘点,做出盘点报表,并说明盘盈、盘亏的原因及处理意见。
10、              配合财务部门进行定期盘点及库存、帐、物的抽查工作。
11、              制定、执行公司的各项资产管理制度。
12、              每月编制公司的资产动态表。
13、              图书的管理、借阅。
14、              信件的收寄、报刊的订阅及管理。
15、 每周一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系:对内:财务部、其它各部门
对外:与相关供应商 
直接下属:无

 部 门
行政部
岗 位
总台接待
类别、级别
★ Ⅵ
 直接上级:行政部经理

职务概况:礼貌热情地接转电话;接待来访客户;预订票务;邮件快递;订水;完成部门经理安排的打字、复印等工作。

岗位职责:
1、   礼貌用语,举止得体,穿着大方。
2、  用公司规范用语接转电话,电话铃响三声必须接听,若需要找的人不在,负责记录留言或回电号码。
3、  接待来访客人,领到位置,端送茶水,并进行来访客人的登记。
4、  负责每月饭票及考勤卡的制作,及时修改公司员工通讯录。
5、  监督员工上下班打卡,并记录当天外出员工情况及请假情况。
6、  负责公司所有往来信件的收发工作,并负责每月费用的结算。
7、  根据员工的出差单预订票务。
8、  查看饮用水的消费情况,及时订水。
9、  负责文件与其它资料的打印、复印、校对等工作。
10、做好信息传递工作。包括电话、传真、信函、E-MAIL等,不得泄露其内容。
11、提供请假单等员工所需的各类单据。
12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系:各部门员工、来访客户、供应商

直接下属:无

部 门
行政部
岗 位
驾驶员
类别、级别
★ Ⅵ
 直接上级:行政部经理

职务概况:负责车辆的清洁、维修、保养,确保文明驾驶,安全行车。

岗位职责:
1、及时掌握交通法规和道路变化情况,确保出车时快速、高效。
2、每天做好车辆的清洁和例行保养工作,确保车辆的安全可靠。如需对车辆进行修理或保养时,应填写申请单,经部门经理批准后方可进行。
3、出车时必须持经部门经理签字的派车单,出车回来需如实填写出车单,且必须由用车人签字确认。在非紧急情况下,严禁无单出车。
4、车辆可正常运行时,驾驶员应根据公司的工作需要随时接受出车的命令,不得找任何借口拒绝出车,须按出车单上出车时间准时出车。
5、节假日及工作日的晚上,车辆必须停在公司;若晚上出车超过22:00点,需将车开回家停放,事先必须向部门经理请示。
6、必须严格遵守交通法规,文明驾驶,确保行车安全。
7、严禁酒后驾车、违章操作,由此造成的交通事故由违规人自负。
8、严禁未经批准私自用车。
9、在车辆行驶时若出现车辆故障、交通事故等突发事件,及时请示部门经理。
10、每周做各部门车辆使用情况汇总表。

工作关系:各部门

直接下属:无