处理客户抱怨的技巧.pptx

如何处理客户抱怨对产品质量的抱怨对维修质量的抱怨 对所提供服务的抱怨抱怨的种类：生活中常会遇到的不满或抱怨答应在星期三送到的货品，星期五了还没到。不得不像青蛙一样在公司的销售部、财务部等部门之间跳来跳去。对着产品说明书，感到自己像个傻瓜一样。公司或接待员不把你的抱怨当成一回事。你觉得他们的素质不高，没有能够及时、准确地处理好你的问题。他根本就不懂，很多问题都没说明清楚。他拿看小偷一样的眼神盯着你。他告诉你应该往东的时候，他的同事告诉你要往西。他一边咬着香口胶，一边回答你的问题。修车厂未能按时修好你的车。你刚刚遭遇了挫折，而他恰好在你最生气的时候碰上了你。你觉得他对你的态度不好。他或者他的同事对你作了某种承诺而没有兑现。你觉得你的话没人理睬。你做事情不正确时遭到了嘲弄。你对他看不顺眼，他的发型、穿着、语气、举止等。可以避免的不满：因为没有礼貌、热情地同顾客说话而引起的不满因为没有礼貌、热情地同顾客说话而引起的不满因为没有用心倾听顾客的话而引起的不满因为没有用心倾听顾客的话而引起的不满因为你外表不干净因为你外表不干净因为你对顾客作出了承诺但是没有兑现而引起的不满因为你对顾客作出了承诺但是没有兑现而引起的不满因为你同顾客争执而引起的不满因为你同顾客争执而引起的不满因为你不相信顾客而引起的不满因为你不相信顾客而引起的不满因为你嘲弄顾客而引起的不满因为你嘲弄顾客而引起的不满因为你对顾客态度不好而引起的不满因为你对顾客态度不好而引起的不满因为你没有按顾客的要求做而引起的不满因为你没有按顾客的要求做而引起的不满处理抱怨的原则麦肯锡公司所做的统计数字：有了大问题但没有提出抱怨的顾客，有再来惠顾的占有了大问题但没有提出抱怨的顾客，有再来惠顾的占9%9%会提出抱怨，不管结果如何，愿意再度惠顾的占会提出抱怨，不管结果如何，愿意再度惠顾的占19%19%提出抱怨并获得圆满解决，则有再度惠顾意愿的占提出抱怨并获得圆满解决，则有再度惠顾意愿的占54%54%提出抱怨并迅速获得圆满解决的顾客，愿意再度惠顾的提出抱怨并迅速获得圆满解决的顾客，愿意再度惠顾的占占82%82%原则一：先处理心情、再处理事情原则二：不回避，第一时间处理原则三：找出原因，界定控制范围原则四：必要时让上级参与，运用团队解决问题原则五：不作过度的承诺，寻求双方认可的服务范围，争取双赢处理抱怨的步骤：步骤一：让顾客发泄应避免使用：“你可能不明白你可能不明白”“你肯定弄混了你肯定弄混了”“你应该你应该”“我们不会我们不会我们从没我们从没我们不可能我们不可能”“这不可能的这不可能的”“你别激动你别激动”“你不要叫你不要叫”“你平静一点你平静一点”即使你不想在顾客发泄的时打断他们，但是，你也得让顾客知道你正在听他们说。当他们发泄时，你应该做到以下三点：不断地点头。不时地说“嗯、啊”。保持眼神交流。步骤二：充分地道歉，让顾客知道你已经了解他的问题 让顾客知道你已将问题写下来这样的反馈可以使顾客知道你在听他说、并且明白了他的问题。步骤三：收集信息 开始时，你应该花80%的时间去听，给你的顾客80%的时间去讲。如果你听的时间少于80%的，那么你讲的就会太多，这样无助于你为顾客提供正确的解决办法。经验！其实询问信息的句子，并不一定都是问句，有时你只需要对顾客刚说过的话作一个重复。例如：顾客说：“它不动了。”你接着重复一遍：“它不动了。”听后，你的顾客马上会给你提供其它的信息。这一招很灵的，请试一下！经验！步骤四：给出一解决的方法 “补补偿偿性性关关照照是是在在感感情情上上给给予予顾顾客客一一种种弥弥补补和和安安抚抚，它它并并不不能能代代替替整整个个服服务务。它它只只能能用用在在：你你们们对对顾顾客客的的伤伤害害或或给给顾顾客客造造成成的的损损失失是是无无法法改改正正和和补补偿偿的的时时候候，眼眼看看顾顾客客对对你你们们的的好好感感就就要要烟烟消消云云散散了了，为为了了不不让让他他气气愤愤地地离离开开而而且且永永远远不不再再回回来来，你你得得马马上上在在感感情情上上来来温温暖暖他他，使使他他那那颗颗快快要要或或者者已已经经冰冰冷冷的的心心，一一点点点点感感受受到温暖。到温暖。一句话，一句话，“补偿性关照补偿性关照”服务是不得已而为之的，服务是不得已而为之的，只有在你的基本服务正常运行的情况下它才会有效。只有在你的基本服务正常运行的情况下它才会有效。如果顾客发觉你在用如果顾客发觉你在用“补偿性关照补偿性关照”替代预期服务，替代预期服务，他们不但不会感受到温暖还会觉得这是不能接受的。他们不但不会感受到温暖还会觉得这是不能接受的。步骤五：如果顾客仍不满意，问问他的意见处理抱怨的技巧掌握交际的艺术 你认为在与人交流时，要注意哪些因素？写出你的经验和看法：你的遭遇：你给一家公司打电话，还没来得及报上姓名，就你给一家公司打电话，还没来得及报上姓名，就被粗鲁地告知让你拿着电话等着；被粗鲁地告知让你拿着电话等着；你在一家百货公司柜台旁等着买东西，而售货员你在一家百货公司柜台旁等着买东西，而售货员却视若无睹，只是在一旁与同事聊天；却视若无睹，只是在一旁与同事聊天；你在餐馆被侍者用不太友善的语气告知：你在餐馆被侍者用不太友善的语气告知：“用汉用汉堡包换薯条是违反规定的堡包换薯条是违反规定的”。研究表明在人与人的交际中，影响成功的因素有三个研究表明在人与人的交际中，影响成功的因素有三个语言，语调和手势（或身体语言）语言，语调和手势（或身体语言）语言，语调和手势（或身体语言）语言，语调和手势（或身体语言）。下面的图表显示了你与顾客交际时，下面的图表显示了你与顾客交际时，语言、语调和手势语言、语调和手势语言、语调和手势语言、语调和手势所占的比例。所占的比例。语调语调38%手势（身手势（身体语言）体语言）55%语言7%讲话者必须针对不同的顾客调整讲话的速度。讲话者必须针对不同的顾客调整讲话的速度。你讲话的音量应该适中，不要太高，否则你讲话的音量应该适中，不要太高，否则就会产生一种错误的交际情景，因为喊叫是愤就会产生一种错误的交际情景，因为喊叫是愤怒、不满的表现。怒、不满的表现。跟作曲家不用同样的音调谱写乐曲一样，跟作曲家不用同样的音调谱写乐曲一样，你与顾客讲话时也不能只用一个音调，否则给你与顾客讲话时也不能只用一个音调，否则给人的感觉是：冷漠、毫无生机、毫无感情、毫人的感觉是：冷漠、毫无生机、毫无感情、毫无诚意。无诚意。语言、语调使用的技巧使用身体语言的技巧 目光接触是最有效力的身体语言技巧之一目光接触是最有效力的身体语言技巧之一它它可以让客户了解到你对他很在意、很重视，也十分愿可以让客户了解到你对他很在意、很重视，也十分愿意接受他的想法。意接受他的想法。不管你有没有理由难过，你都不要让这一切聚在不管你有没有理由难过，你都不要让这一切聚在眉宇之间，以至于使你看起来就像一个开瘪的枣子。眉宇之间，以至于使你看起来就像一个开瘪的枣子。顾客希望看到的是一张热情、友善的脸。顾客希望看到的是一张热情、友善的脸。你在服务当中应该做了一些积极的动作：你在服务当中应该做了一些积极的动作：点头点头 正面对着客户正面对着客户 向前倾身向前倾身说“不”的技巧 三明治式的“不”：当我们不得不说“不”的时候，“三明治技巧”对绝大多数顾客都管用。“三明治”两片面包夹火腿；“三明治技巧”用两片“面包”把拒绝夹在中间。这两片面包是：对顾客说“我要做的是”告诉顾客“你能做的是”第一片“面包”“我要做的是”这句短语是告诉顾客：你会想尽一切能使问题得到解决的办法来帮助他。你提供一些可选择的行动给顾客，虽然这不是顾客想要的，但是它会产生可行性的解决办法，有助于减少顾客沮丧的心里感觉。第二片“面包”“你能做的是”向顾客提出一些可行的建议，这些做法可向顾客提出一些可行的建议，这些做法可能会暂时解快一些问题，或防止将来会再次发能会暂时解快一些问题，或防止将来会再次发生这种情况。生这种情况。案例一：一位客户来到专营店，抱怨油耗太大，每升油只跑89公里，强烈要求换车。案例二：抱怨车辆前挡风玻璃严重漏水。